Adjunct al șefului departamentului: funcții și responsabilități, calificări, calități personale

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

În acest articol dorim să introducem una dintre pozițiile de conducere care este disponibilă în aproape fiecare organizație majoră. Acesta este șeful adjunct al departamentului. Luați în considerare fișa postului, îndatoririle unui specialist. Vom analiza si postul din punctul de vedere al solicitantului - calitatile personale si profesionale necesare, un CV aproximativ, educatie, experienta in munca.

Dispoziții generale

Și vom începe cu fișa postului adjunctului șefului de departament. Documentul conține o serie de dispoziții generale fundamentale. Să le defalcăm:

1. Șef adjunct al departamentului - o poziție superioară. Specialist din categoria „manager de top”.
2. Pe post sunt acceptați cetățeni cu studii profesionale superioare (în direcție ce ține de activitățile societății angajatorului). Experiență de lucru în special în specialitate - cel puțin 3 ani.
3. Ca numire în funcția de adjunct al șefului de departament și demitere din aceasta- prerogativa directorului organizaţiei sau întreprinderii. Recepția și eliberarea din funcție se efectuează conform ordinului semnat de acest funcționar, la dispoziția șefului acestui departament.
4. Șef adjunct de departament raportează șefului de departament.
5. În timpul absenței acestui funcționar la locul de muncă (vacanță, concediu medical, concediu de maternitate etc.), atribuțiile sale sunt transferate unui angajat desemnat de conducere în modul prescris. Acest angajat își asumă temporar atribuțiile de șef adjunct al departamentului (director). El poartă, de asemenea, întreaga responsabilitate pentru (îndatoririle) lor incomplete, necorespunzătoare sau pentru ignorarea acesteia.

Cerințe de bază pentru un specialist

Șef adjunct de departament (șef de departament) ar trebui să știe următoarele:

• Comenzi, comenzi, alte directive si directii oficiale normative privind domeniul lor de activitate.
• Fundamentele protecției muncii, economie, organizare a muncii, managementul personalului.
• Legislația muncii a Federației Ruse.
• Reguli ale regulamentelor interne de lucru ale organizației angajatoare.
• Reguli și norme de siguranță, protecție împotriva incendiilor, salubritate industrială.

Cerințe speciale pentru un specialist

Fișa postului adjunct al șefului de departament nu este un document universal. Cerințele suplimentare de calificare pentru un specialist diferă în funcție de departament,organizația în care lucrează. De exemplu, luați în considerare departamentul de material și suport tehnic.

Cerințele specifice pentru „adjunct” sunt următoarele:

• Cunoașteți elementele de bază ale organizării suportului tehnic și material, încărcării și descărcarii.
• Cunoașteți regulile și procedurile pentru primirea și expedierea mărfurilor, comandarea vehiculelor și containerelor adecvate.
• Să poată întocmi corect documentația oficială pentru recepția și expedierea mărfurilor, precum și pentru reclamația acestora în caz de nerespectare a termenelor de livrare, a cerințelor tehnice ale firmei angajatoare.
• Cunoașteți reglementările în vigoare, regulile privind gama de aprovizionare cu produse, standardele pentru consumul de combustibil sau materii prime, inventar, instrumente, materiale etc.
• Fiți la curent cu condițiile de transport și depozitare a produselor companiei sau partenerilor dvs.

Responsabilități de serviciu

Această secțiune a fișei postului adjunctului șefului de departament, de asemenea, nu va fi universală. Conținutul său este unic pentru fiecare dintre domeniile de activitate ale companiilor și diviziile acestora. Vă invităm să vă familiarizați cu conținutul aproximativ al secțiunii pentru același exemplu (departamentul adjunct de suport tehnic și material al organizației):

• Conducerea muncii unui departament subordonat în elaborarea calculelor de nevoi ale unei firme sau întreprinderi de materii prime și materiale (în cazul unei linii de producție de activitate).
• Asigurarea șefului departamentului său pentru aprobarea documentelor de planificare, a proiectelorîn funcție de nevoia companiei de orice materiale, materii prime, produse într-o anumită perioadă de timp (de exemplu, pentru următorul an calendaristic).
• Analiza mișcării produselor, materialelor în depozitele companiei.
• Reglarea și controlul nevoilor departamentelor de producție ale companiei în resurse materiale (inclusiv la modificarea intervalului de producție).
• Intocmirea unui bilant executiv pentru materiale pentru productia categoriei principale de marfuri, stabilirea abaterilor in functie de prezenta/absența materialelor necesare.
• Pregătirea de propuneri către șeful departamentului său (suport tehnic și material) despre materialele care se află în depozite fără mișcare - dacă este posibil, utilizarea cu succes, implementare.
• Participarea directă la comisia de inventariere a materiilor prime, materialelor din depozitele companiei.
• Pregătirea raportărilor statistice privind mișcarea și utilizarea resurselor materiale în moduri și forme deja aprobate.
• Participarea la implementarea măsurilor de utilizare economică a materiilor prime, materialelor, echipamentelor prin reducerea costurilor de achiziție, livrare și depozitare a acestora.
• Controlul asupra activităților atelierelor întreprinderii (dacă există) pentru utilizarea, depozitarea și contabilizarea activelor materiale disponibile acolo.

Feedback

O altă categorie de atribuții ale șefului de departament. În exemplul nostru, departamentele de suport material și tehnic. Îndatoririle șefului departamentului de personal de aici vor fi, desigur altele.

Feedback înseamnă primirea unui „adjunct” de la alte divizii structurale ale companiei sau organizației următoarelor:

• Departamentele de producție ale întreprinderii. Planuri de producție, atât pentru perioada curentă cât și pentru următoarea perioadă de activitate pentru a calcula necesarul de anumite resurse materiale.
• Depozitele departamentului de aprovizionare tehnică/materială. Informații despre soldul activelor materiale, mișcarea acestora în depozit.
• Șefii departamentelor tehnice ale companiei. Ratele de consum de materiale, materii prime pentru fabricarea unui anumit tip de produse. Precum și modificări ale designului, producției, structurii, compoziției mărfurilor, care necesită recalcularea necesarului de materii prime sau alte materiale.

Drepturi de specialitate

Drepturile adjunctului departamentelor de personal, sprijin material, cooperare, plăți și transferuri vor fi aceleași - indiferent de specializarea funcționarului.

Această secțiune include următoarele - drepturi pentru:

• Cunoaștere cu proiectele directorului unei întreprinderi sau organizații care au legătură directă sau indirectă cu activitatea departamentului.
• Depunerea spre examinare de către conducerea unei întreprinderi, a unei firme, a unei firme a unui număr de propuneri de îmbunătățire a propriilor activități, prevăzute de fișa postului adjunctului.
• În limitele competenței sale, sesizează șeful propriului departament despre neajunsurile, neajunsurile identificate în activitatea acestei unități structurale. Și, de asemenea, să facă propuneri pentru eradicarea, evitarea lor etc.
• Implementareinteracțiunea necesară cu șefii și adjuncții acestora ai altor divizii structurale ale organizației.
• Aprobați, semnați documentația oficială de competența lor.
• Fă sugestii pentru a încuraja angajații distinși ai propriei unități. Precum și impunerea de sancțiuni (conform Codului Muncii din Rusia) în legătură cu cei care au încălcat disciplina muncii și/sau a producției.
• Cerere din partea șefului unității dumneavoastră structurale, directorul întregii organizații asistență în implementarea drepturilor lor de muncă și îndeplinirea atribuțiilor oficiale.

Responsabilitatea unui funcționar

Șeful adjunct, șef de departament va fi responsabil pentru deciziile luate, documentele și contractele semnate, munca executată necorespunzător sau inacțiunea.

Legislația muncii implică următoarea responsabilitate pentru acest funcționar:

• Pentru indeplinirea necorespunzatoare sau neexecutarea atributiilor lor de munca, care sunt prevazute de fisa postului a deputatului. În măsura în care legislația muncii a Federației Ruse implică.
• Pentru infracțiuni în timpul desfășurării activităților lor de muncă. Limitele răspunderii sunt limitate de legislația administrativă, penală și civilă a Federației Ruse.
• Pentru cauzarea daunelor materiale companiei-angajatorului. Limitele răspunderii sunt reglementate de legislația civilă și a muncii din Rusia.

Rezumatdeputat

Există o mulțime de CV-uri de la candidații pentru funcția de adjunct al șefului de departament și la bursele de muncă și ca răspuns la ofertele organizațiilor. De fapt, astăzi nu este necesar să aveți anumite abilități în compilarea unor astfel de documente: puteți găsi o mulțime de șabloane, mostre, exemple în care este destul de competent, informativ și concis să introduceți informații despre dvs., educație, carieră. Multe burse de muncă oferă chiar și formulare standard de CV de completat.

Dar atunci când căutați un loc de muncă ca șef adjunct de departament, este important să nu uitați să furnizați următoarele informații personale despre dvs.:

• Tip de angajare pentru care sunteți pregătit: normă întreagă/part time, dornici de călătorie, muncă în schimburi.
• Reședință, posibilitate de mutare.
• Vârsta, starea civilă.
• Informații despre învățământ: numele complet al universității sau instituției de învățământ profesional secundar, facultății și specialității pentru care s-a efectuat formarea. Licenta, Master sau Specialist. Forma de învățământ este full-time, seminar, part-time, la distanță. Dacă solicitantul are o diplomă roșie sau alte diferențe în educație, atunci este recomandabil să rețineți acest lucru (în special pentru tinerii profesioniști).
• Informații despre educație suplimentară, seminarii și traininguri finalizate, cursuri de recalificare/perfecționare. Se prezintă după următorul plan: denumirea centrului de învățământ, direcția de pregătire, denumirea cursului, numărul de ore, diploma. Desigur, este important să indicați doar ceea ce este relevant pentru munca care urmează.
• Cunoașterea unei limbi străine(categorie conform standardului internațional).
• Aveți permis de conducere (categorie).
• Calitățile personale ale solicitantului.
• Experiență. Fie că ești în căutarea unui loc de muncă în secția de poliție (adjunct, șef secție de poliție) sau în mediul de informare, comerț, producție, acest punct va fi cel mai important și fundamental de pretutindeni. Angajatorul ii va acorda mare atentie in CV. La urma urmei, orice poziție managerială cere solicitantului să aibă experiență de muncă, în plus, de succes și productivă. Locurile de angajare anterioare sunt enumerate în ordine cronologică inversă, de la cel mai recent la cel mai vechi.
• Salariu așteptat. De regulă, solicitanții cu experiență nu scriu aici numere specifice, limitându-se la un modest „prin acord”.

Calități personale ale unui specialist

Această coloană din CV nu este cea principală pentru un specialist în resurse umane. Cu toate acestea, este important pentru solicitantul însuși. Anumite calități personale, tipuri de caracter vă ajută să lucrați cu succes ca șef adjunct al departamentului - investigații, personal, vânzări și marketing.

Calitățile caracteristice generale ale oficialilor sunt următoarele:

• Rezistența la stres.
• Grad ridicat de responsabilitate.
• Punctual.
• Sănătate.
• Talent organizatoric.
• Sociabilitatea, capacitatea de a găsi o abordare față de diferiți oameni.
• Deschidere către noi cunoștințe și experiențe.
• Inițiativă.

Coloana „experiență de lucru”

Am spus deja că această secțiune este cea mai importantă din CV-ul candidatului pentru o funcție de conducere. Prin urmare, specialistul ar trebui să acorde o mare atenție completării acestuia. Informațiile furnizate trebuie să fie concise și concise. Atenția cititorului este concentrată doar asupra detaliilor importante din carieră. Și cel mai important - datele trebuie să fie exclusiv veridice. Este posibil ca managerul de resurse umane să contacteze fostul angajator al șefului adjunct al departamentului de resurse umane pentru a verifica exactitatea anumitor fapte din biografia muncii.

Despre fiecare loc de muncă din trecut, informațiile sunt indicate după cum urmează:

• Perioada de angajare. Perioada de timp este indicată în același mod ca și în carnetul de muncă.
• Titlul complet al postului.
• Numele complet al organizației, scurte informații despre activitățile acesteia - bancă, companie metalurgică etc.
• Site-ul web oficial, adresa de e-mail, numărul de telefon al persoanei responsabile, care va oferi managerului de resurse umane acces la fostul dvs. angajator.
• Tip de angajare: full/part-time, în ture, călătorii de afaceri.
• Abilități profesionale utilizate în îndeplinirea sarcinilor de serviciu.
• Lista de realizări la acest loc de muncă.

Să ne uităm la un mic exemplu:

• Șef Departament Cooperare.
• PJSC „Achiziții-Omsk”.
• Domeniu de activitate: achiziții, aprovizionare.
• Perioada de lucru: 3.10.2010-5.08.2014. Durata totală: 3 ani și 9 luni.
• Profesional folositaptitudini: procurarea produselor, organizarea si planificarea conform nomenclatorului activitatilor de achizitii; managementul bugetului companiei, controlul costurilor; munca precontractuala/contractuala cu partenerii, activitati de recuperare; selectarea furnizorilor, evaluarea competitivității acestora; căutați parteneri alternativi.
• Realizări la locul de muncă: optimizarea costurilor de producție, reducerea costurilor întreprinderii, asigurarea stabilă a nevoilor materiale ale companiei pe toată durata vieții de muncă.

Șef adjunct al departamentului - o poziție tipică pentru diferite întreprinderi și organizații. Prin urmare, fișele posturilor deputaților vor diferi prin conținutul secțiunilor. Cu toate acestea, atunci când căutați un loc de muncă, sunt relevante standardele generale pentru redactarea unui CV, care indică informații despre experiența de muncă.