Organizarea unui sistem de control intern într-o organizație: creare, scop, cerințe și analiză

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Deținătorul oricărui obiect economic ține întotdeauna de calitatea organizării activității sale economice. Orice întreprindere profitabilă aduce un profit potențial pentru proprietarul său. Ce antreprenor competent nu ar fi interesat de condițiile de funcționare ale propriilor urmași, aducându-i venituri atât de serioase? Probabil, trebuie să fii un prost pentru a lăsa totul să-și urmeze cursul și a presupune că așa va fi întotdeauna, că munca în organizație va decurge conform planului și va aduce aceleași rezultate financiare pozitive pentru totdeauna, fără să aprofundezi și fără a interveni în procesul de muncă al subordonaților dvs. Tocmai pentru că fiecărui om de afaceri la minte și cu o atitudine obiectivă față de conducerea companiei sale îi este frică să nu-și piardă profiturile și să devină într-o zifalimentar, el introduce un sistem de control intern al organizatiei. Ce este? Ce oferă acest sistem? Cum este organizat? Și care sunt obiectivele? În primul rând, primul lucru.

Care este sistemul de control intern într-o organizație

Un eșantion de orice entitate de afaceri exemplară este o întreprindere care își desfășoară neîntrerupt activitatea economică și îndeplinește condiția principală a existenței sale - realizează profit, crescându-l în mod regulat. Proprietarul companiei orientează întotdeauna toate eforturile și investițiile doar către ceea ce face organizația sa și mai puternică și mai puternică, extinzând sursele de rentabilitate sub formă de venit. Desigur, orice proprietar dorește ca compania sa să funcționeze fără probleme. Și înțelege că pentru aceasta trebuie să luați măsurile adecvate. Aici apare nevoia globală de organizare a sistemului de control intern al organizației. Aici se vede clar necesitatea formării în cadrul întreprinderii a unui astfel de aparat pentru monitorizarea și identificarea deficiențelor în procesul de management, care va semnala proprietarului orice încălcări și inconsecvențe. Care ar trebui să fie un astfel de dispozitiv?

Sistemul de control intern în managementul unei organizații este un ansamblu de metode de urmărire, monitorizare, verificare, evaluare și analiza a tuturor procedurilor și proceselor de afaceri care se desfășoară în întreprindere care au legătură directă cu rezultatele activitatea economică a întreprinderii în ansamblu. Cu alte cuvinte, aceștia sunt angajați speciali, metode specificecercetare, o listă de echipamente analitice și tehnologii aferente, care împreună dau chiar efectul de control pe care un proprietar de afaceri dorește să i se asigure. El are nevoie de un astfel de control pentru a se proteja de sub alternii necinstiți sau de îndeplinirea de proastă calitate a atribuțiilor lor, care în cele din urmă poate afecta rezultatul financiar al întreprinderii în ansamblu. Dar cum este organizat acest proces?

Organizarea unui sistem de control intern într-o companie reprezintă formarea unui teren atât de favorabil pentru funcționarea autorităților de reglementare în legătură cu accesul acestora la echipamente tehnice și la toate informațiile necesare unei entități de afaceri care poate oferi un nivel ridicat. -controlul calitatii in monitorizarea muncii lucratorilor si a sarcinilor lor directe in conformitate cu fisele posturilor acestora. Simplu spus, crearea unui aparat de control la o întreprindere presupune efectuarea de către auditori specialiști a verificărilor în toate domeniile funcționale ale companiei.

Obiective

Un om de afaceri competent nu face niciodată nimic fără scop, prin urmare, el se gândește la fiecare detaliu al acțiunii sale, inovației, ordinii sau ordinii date prin director și le implementează în activitățile de afaceri ale întreprinderii sale pentru a obține un rezultat specific. În consecință, este același lucru cu aparatul de control. Există patru obiective principale ale sistemului de control intern în organizație, care ghidează orice proprietar pentru a evitaapar probleme:

1. Verificarea eficacității activității economice. Presupune necesitatea monitorizării și monitorizării tranzacțiilor economice efectuate la întreprindere pentru a identifica eventualele abateri și a le suprima.
2. Securitatea informațiilor. Implică organizarea funcționării transparente a departamentului de contabilitate în furnizarea de raportări fiabile, obiective, complete și în timp util către conducere și autoritățile superioare.
3. Suprimarea furtului și a acțiunilor ilegale ale angajaților. Aceasta se referă la un control mai strict asupra posibilelor incidente de spălare a banilor și escrocherii de către angajații din cadrul întreprinderii.
4. Respectarea reglementărilor. Fiecare unitate de stat din aparatul de personal trebuie să respecte cu strictețe programul de lucru reglementat intern.

Încercând să se protejeze pe sine și fructele funcționării companiei sale sub formă de venituri, proprietarul acesteia își stabilește obiective specifice. Aceste obiective sunt atinse cu succes datorită organizării eficiente a sistemului de control intern în organizație.

Structură

Mecanismul de control la orice întreprindere se realizează prin subordonarea ierarhică a organelor de control. La fiecare amplasament există organisme responsabile cu desfășurarea activităților de monitorizare și verificare. Cum arată un exemplu de sistem de control intern într-o organizație din punct de vedere al subordonării structurale și ierarhice?

DesigurDepinde mult de forma de guvernare a întreprinderii. Cu o firmă mică și un personal de trei-patru oameni, totul este clar, nu este nimic special de controlat, acest lucru este făcut de supervizorul imediat. Dar în întreprinderile mari, totul este diferit: cu cât compania este mai mare, cu atât măsurile de control intern mai relevante ar trebui distribuite departamentelor sale structurale. De exemplu, organizarea controlului intern în sistemele corporative se realizează în contextul mai multor blocuri structurale:

• Primul bloc este consiliul de administrație, aparatul administrativ principal și de neclintit, care este gestionat și controlat central.
• Al doilea bloc presupune ramificarea controlului de la consiliul de administrație în două organe principale sub forma aparatului de conducere și a comitetului de audit.
• Al treilea bloc - prevede împărțirea controlului de la aparatul de conducere la șefii tuturor departamentelor existente în companie, care, la rândul lor, controlează activitățile directe ale subordonaților lor în fiecare departament.
• Al patrulea bloc - implică dispersarea responsabilităților de control ale comitetului de audit în unitatea de management al riscurilor și unitatea de control intern.

Pe baza structurii în bloc a organelor de control din companie, putem concluziona că există două direcții în formele corporative de guvernare: acestea sunt organisme structurale separate în cadrul întreprinderii și șefi de departamente care le monitorizează subordonații. Adesea, așa este organizarea sistemului interncontrol în întreprindere.

Structura de supraveghere a instituțiilor financiare arată puțin diferit. Sistemul de control intern al unei instituții de credit prevede șase surse principale de diseminare a măsurilor relevante la anumite niveluri ale ierarhiei:

• organisme de conducere ale unei instituții de credit;
• șeful și adjuncții săi;
• contabil șef și adjunctul acestuia;
• comisie de revizuire sau auditor integrat într-un singur;
• unități de control speciale;
• alte diviziuni structurale ale organelor de control ale instituției de credit.

Vizualizări

Clasificarea varietăților de supraveghere internă este destul de multifațetă datorită numărului mare de caracteristici ale unității. Astfel, crearea unui sistem de control intern al unei organizații prevede mai multe ramuri în principalele domenii.

În ordinea implementării:

• administrativ;
• administrativ;
• financiare;
• tehnologic;
• legal;
• contabilitate.

Conform formei de trimitere:

• actual;
• computer;
• documentar.

Temporal:

• preliminar;
• actual;
• next.

După acoperire:

• complet și parțial;
• solid sau selectiv;
• complexe sau tematice.

Metode

Pe lângă tipurile de supraveghere enumerate, procedurile de audit efectuate la întreprindere se pot manifesta în implementarea diverselor abordări metodologice de verificare. Prin urmare, organizarea unui sistem de control intern la o întreprindere presupune utilizarea unui set de trei domenii metodologice principale.

Metode generale:

• Audit - implică controlul contabilității și raportării financiare.
• Monitorizare - presupune studierea corectitudinii procedurilor efectuate in domenii specifice in anumite departamente ale intreprinderii.
• Revizuire - efectuată prin manipulări de verificare cu documentația.
• Analiză - calculează indicatori economici specifici și îi compară cu valorile normei.
• Verificare tematică - efectuată pe subiectul ceva specific, de exemplu, verificarea casei de marcat și a numerarului.
• Investigație oficială - are loc atunci când este dezvăluită o nerespectare a reglementărilor sau o infracțiune a unei persoane responsabile din punct de vedere material.

Controale documentare:

• Evaluare juridică - se referă direct la atribuțiile departamentului juridic de la întreprindere cu activități de verificare privind contractele și alte documentații.
• Control logic - se efectuează pentru a verifica profitabilitatea operațiunilor de afaceri în desfășurare, reflectate în documentele relevante.
• Verificare aritmetică - se manifestă printr-o anumită greșeală de calcul și compararea indicatorilor din documente cu cei realidate.
• Verificare la contor - implică ridicarea primarului pentru o anumită perioadă și analiza acestuia: aceasta include borderouri, facturi fiscale, ajustări ale facturilor fiscale și multe altele.
• Verificare formală - asigură controlul asupra disponibilității documentelor obligatorii pe baza cărora au fost efectuate anumite operațiuni.
• Verificare comparativă - dezvăluie inexactități și inconsecvențe în datele digitale, rezumative, echivalente.

Tehnici de control efectiv:

• Inventar - prevede verificarea de către sistemul de control intern al contabilității în organizarea prezenței și recalculării unor astfel de proprietăți cum ar fi active fixe, active corporale și necorporale, numerar, finanțe fără numerar în conturi bancare, etc.
• Expertiză - se realizează prin atragerea unui expert sau a unui specialist de personal într-o problemă specifică cu o anumită atenție.
• Observația vizuală - presupune monitorizarea angajatului și a activității sale de muncă din exterior. De exemplu, acesta este modul în care un contabil senior poate observa îndeplinirea atribuțiilor sale de către un contabil obișnuit.
• Măsurarea de control - caracterizată printr-o decizie bruscă de a verifica reproducerea cantitativă sau calitativă a unei anumite operațiuni în întreprindere pentru a o compara cu norma.
• Analiza informatiilor de management - predetermina studiul comenzilor, comenzilor, decretelor cu caracter intern si verificarea rezultatelor implementarii acestora.

Funcții

Organizarea unui sistem de supraveghere internă într-o organizație de orice formă de proprietate prevede îndeplinirea unor funcții specifice de către organismele relevante. La urma urmei, fiecare operațiune de control implică obținerea unui anumit rezultat. Rezultatul global ar trebui să fie funcționarea neîntreruptă a întreprinderii cu un venit regulat și stabil. Și pare posibil să se realizeze numai atunci când îndeplinesc un set de funcții strategice. Iată câteva dintre ele:

• Monitorizarea activităților de afaceri ale companiei și a mediului extern al acesteia - include urmărirea tendințelor pieței, a schimbărilor în nevoile cererii, precum și a facilităților competitive și a politicilor acestora.
• Elaborarea direcțiilor strategice ale activităților companiei - prevede realizarea scopului principal al companiei prin pași tactici în activități operaționale și economice.
• Crearea unui sistem de evaluare și management al riscurilor - autoritățile de reglementare ale oricărei întreprinderi ar trebui să aibă o idee despre ce factori negativi o amenință în cadrul activităților sale.
• Evaluarea proiectelor de investiții și investiții de capital - controlul intern ar trebui să efectueze lucrări de evaluare a productivității, raționalității și profitabilității proiectelor investite de acesta.

Trecând de la general la particular, putem evidenția funcțiile actuale ale sistemului de control intern contabil din organizație ca date de informații fundamentale pentru desfășurarea de în altă calitate.inspecții în fabrică:

• studiu al sistemelor contabile actuale;
• evaluarea productivității și profitabilității acestor sisteme;
• analiza financiară și control contabil;
• monitorizarea metodelor de control;
• conformitate globală;
• conformitatea cu reglementările interne de către angajați;
• evaluarea nivelului de fiabilitate al datelor furnizate de informații;
• consiliere în probleme contabile, fiscale, juridice;
• participarea la automatizarea directă a contabilității, gestiunii și contabilității fiscale;
• Verificarea implementării indicatorilor planificați.

Pași

Ca orice altă procedură economică sau procedurală, desfășurarea măsurilor de control prevede o succesiune în etape a îndeplinirii sarcinilor specifice. Iată principalele etape în organizarea sistemului de control intern prin care se caracterizează acest tip de procesiune:

1. Se inițiază verificarea. Orice actiune de control se realizeaza fie din ordinul conducerii companiei, fie ca eveniment planificat. Verificarea se efectuează pe baza ordinului directorului sau în graficul planificat al procedurilor de control.
2. Control de planificare. Fiecare inspecție este precedată de identificarea unor discrepanțe în funcționalitatea întreprinderii sau de dorința managerilor de a evalua starea de fapt în cadrul personalului și munca pe care o desfășoară. Prin urmare, înaintea procedurilor de control directse efectuează un studiu planificat al zonei care urmează să fie verificată și dezvoltarea direcțiilor tactice în reproducerea evenimentelor viitoare.
3. Verificare directă. Pe un anumit site pentru o anumită perioadă de timp se preiau anumite documente spre examinare și se analizează tranzacțiile comerciale în relația lor cu procesele conexe ale activității economice la nivelul întreprinderii.
4. Pregătirea rezultatelor testului. Pe baza rezultatelor tuturor operațiunilor de verificare, rezultatele controlului sunt supuse documentării obligatorii pentru a oferi indicatori finali conducerii companiei.
5. Efectuarea lucrărilor relevante după studierea rezultatelor inspecției. În cursul efectuării operațiunilor de control se dezvăluie infracțiuni săvârșite de persoane responsabile material, se constată abateri de la norme, se constată cazuri de neglijență a unor angajați față de muncă, implicând, într-un anumit sens, prejudicii economiei întreprinderii. ca un intreg, per total. Prin urmare, astfel de precedente situaționale dau o reacție din partea aparatului de conducere sub forma unei mustrări, privare de bonusuri sau concediere a subordonaților neglijenți. În plus, este obligatorie analizarea datelor obținute și tragerea de concluzii cu privire la posibila modernizare a procesului de muncă necesară în această etapă pentru a crește eficiența companiei în ansamblu.

Analiză

Analiza sistemului de control intern în organizație are o importanță nu mică în menținerea calității și corectitudinii auditului intern peafacere. De ce este atât de important în sistemul modern de afaceri? Pentru că analiza și evaluarea sistemului de control intern al organizației reprezintă impulsul pentru elaborarea de recomandări pentru îmbunătățirea acestuia și modernizarea procesului de afaceri în ansamblu. Nu numai că este importantă în sine verificarea operațiunilor procedurale ale activităților economice ale unei întreprinderi, dar nivelul de eficacitate al implementării acesteia poate afecta prosperitatea și funcționarea profitabilă a companiei ca atare.

Analiza sistemului de control financiar intern al organizației se realizează de către organele relevante de subordonare centralizată a companiei în următoarele domenii:

• analiza proceselor de control ca obiect al cercetării analitice;
• sondaj privind potențialul de calificare și profesionalismul angajaților care desfășoară activități de control;
• luarea în considerare a calității organizării activității planificate efectuate de auditori sub forma pregătirii pentru procesul de audit în sine;
• verificarea planului strategic de acțiune conturat în timpul auditului intern la nivel de întreprindere;
• studiu privind disponibilitatea planurilor de inspecții pentru viitor, precum și o analiză a relevanței acestora și a profunzimii problemelor luate în considerare de aparatul de supraveghere.

Evaluare

Conceptul de analiză este indisolubil legat de conceptul de evaluare. În sens larg, acest termen presupune stabilirea valorii absolute sau relative a obiectului, subiectului, fenomenului investigat. Din punct de vedere economicevaluarea subtext a sistemului de control intern al organizației presupune o comparație cu norma efectuată de auditori în timpul auditării acțiunilor, precum și luarea în considerare a calității măsurilor elaborate de aceștia, care vizează identificarea neconcordanțelor, inexactităților, erorilor. în cursul activităților de afaceri. Mai simplu spus, acesta este un test al calității muncii inspectorilor înșiși.

Combinația a două concepte înrudite - evaluare și analiză - predetermină necesitatea unor activități suplimentare după audit. La urma urmei, pe baza rezultatelor analizei sistemului de control intern al contabilității în organizație, necesitatea de a înăspri, de exemplu, reglementările de muncă privind execuția și stocarea fluxului de documente, sau se iau decizii cu privire la mai amănunțit și mai frecvent. inventarele mijloacelor fixe ale întreprinderii, deoarece în această parte a contabilității există adesea neconcordanțe cu scorurile anterioare și așa mai departe. Și acest lucru se aplică nu numai în mod specific departamentului de contabilitate al întreprinderii. Adică, cu alte cuvinte, evaluarea rezultatelor obținute în timpul auditului face posibilă aprecierea necesității îmbunătățirii sistemului de control intern al organizației sau, dimpotrivă, tragerea de concluzii despre funcționarea calității acesteia în această etapă anume. Evaluând indicatorii finali dobândiți în timpul auditului, se poate evalua și activitatea organelor de reglementare înseși, pe baza profunzimii și conținutului raportului lor la finalul activităților de control.

Cerințe

Cu toate acestea, nu trebuie uitat că sistemul de control intern utilizat de organizațietrebuie să respecte standardele și reglementările stabilite. Mai mult, această conformitate ar trebui realizată atât la nivelul întreprinderii, cât și în ceea ce privește respectarea legislației în vigoare. Serviciul Fiscal Federal prevede că toate organizațiile existente ca entități de afaceri urmează ordinul din 16 iunie 2017 „Cu privire la aprobarea cerințelor pentru organizarea unui sistem de control intern”. Iată care sunt aceste cerințe:

• Crearea unui astfel de aparat de control în companie, care să asigure desfășurarea ordonată și eficientă a activităților de afaceri, obținerea de rezultate financiare pozitive, siguranța activelor și proprietății întreprinderii.
• Formarea unui mediu adaptat pentru controlul de în altă calitate în cadrul companiei.
• Dezvoltarea unui sistem de management al riscului.
• Abilitatea de a verifica faptele existente de evaziune fiscală, taxe, prime de asigurare.
• Dezvăluirea informațiilor necesare despre posibilele riscuri și furnizarea acestora conducerii în forma corespunzătoare.
• Implementarea procedurilor de control menite să minimizeze și să reducă riscurile.

Pe baza cerințelor de organizare a sistemului de control intern, putem trage concluzii cu privire la o cotă serioasă de importanță care este atribuită în mod specific riscurilor - posibile amenințări existente care sunt un element integral al potențialelor temeri ale antreprenorilor.

Riscuri

Modelul de control intern bazat pe risc este un model care vă permite să analizați amenințărileîntreprinderi din cauza necesității de a obține informații fiabile despre activele și pasivele unei anumite entități economice. Orientarea spre risc în organizarea sistemului de control intern presupune scopul conducerii firmei de a obține un grad rezonabil de încredere că firma își va atinge obiectivele în cel mai eficient mod. Și în acest sens, scopul principal al controlului este de a asigura identificarea și analizarea în timp util a riscurilor de fiabilitate a situațiilor financiare, conformarea angajaților cu reglementările și normele de reglementare a procesului de muncă prevăzute de politica contabilă a întreprindere, precum și implementarea planurilor financiare și economice, utilizarea eficientă a resurselor, veridicitatea informațiilor financiare și manageriale. Prin urmare, principalul scut pentru o entitate de afaceri în lupta împotriva amenințărilor și riscurilor care o împiedică să funcționeze în condiții normale este un control bine construit și organizat corespunzător.