Matricea RACI ca instrument de gestionare a răspunderii. RACI: transcriere

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Una dintre cele mai frecvente cauze ale proiectelor nereușite este distribuirea incorectă a funcțiilor între membrii echipei. Cu siguranță ați întâlnit deja asta: la cea mai mică dificultate, participanții încep să-i caute pe vinovați și să-și arunce responsabilitatea unul asupra celuil alt în loc să rezolve problema. Și tocmai pentru a evita astfel de situații, a fost inventată matricea RACI - un instrument simplu și eficient pentru planificarea resurselor umane.

„Sub microscop”: 4 roluri cheie în fiecare proiect

Repartizarea sarcinilor este una dintre principalele responsabilități ale unui manager. Dar, în practică, totul arată de obicei diferit: managerul numește pur și simplu membrii echipei cu așteptarea ca specialiștii înșiși vor decide cine ar trebui să facă ce. Dar ce se întâmplă dacă termenele limită au fost ratate sau a fost lansat un produs de calitate scăzută? „Nu fac asta”, „Nu mi s-a spus”… Și nicio acțiune utilă.

O matrice de responsabilitate RACI bine concepută rezolvă multe probleme. Conform acestei metodologii, indiferent de complexitatea și domeniul de activitate, un membru al echipei din orice proiect îndeplinește unul dintre cele patru roluri.

R - responsabil

Tradus de responsabilînseamnă „interpret”. Acesta este un angajat care este direct responsabil pentru implementarea unui anumit domeniu de lucru. În același timp, în majoritatea cazurilor, el nu alege soluții și raportează managerului de proiect.

În acest rol sunt numiți lucrători și specialiști competenți - oameni care știu să facă. În RACI, interpreții îndeplinesc următoarele funcții:

• determinați ce trebuie făcut în mod specific pentru implementarea proiectului și cât timp va dura (în condițiile stabilite „de mai sus”);
• faceți o listă cu resursele necesare;
• participă la coordonarea și aprobarea documentației tehnice;
• analiza progresul proiectului și rezultatele intermediare;
• furnizează managerului rapoarte de progres.

În echipă pot exista mai multe astfel de persoane. În plus, acest rol poate fi combinat cu altele. Cea mai comună combinație este responsabil + responsabil (tradus ca „responsabil + executor”).

A - responsabil

„Responsabil” sau „responsabil” este principalul manager de proiect. El este cel care este responsabil să se asigure că sarcinile sunt îndeplinite la timp, cu nivelul de calitate cerut și în bugetul alocat. De asemenea, A:

• selectează executanții și echipa de management de proiect;
• atribuie sarcini tuturor participanților;
• controlează progresul lucrării;
• distribuie resurse între interpreți;
• păstrează înregistrări ale utilizării resurselor șiva justifica, de asemenea, curatorului necesitatea alocarii de fonduri suplimentare;
• ia în considerare ideile și sugestiile altor membri ai echipei și le poate aproba sau respinge.

De obicei, managerul de proiect acționează ca „legătură” între client sau conducerea superioară și echipă.

C - Consultat

Al treilea rol din matricea RACI este „consultantul” (uneori denumit și „facilitator”). Alături de manager, participă la managementul proiectelor, dar se ocupă în primul rând de chestiuni strategice:

• aprobă orice modificări ale domeniului și calendarului de lucru;
• aloca resursele necesare implementarii proiectului;
• dacă este necesar, convingeți cu clientul asupra necesității de a crește bugetul;
• primește rapoarte de progres de la manager;
• ia decizii în orice situații neprevăzute, în cazul unor modificări critice care pot afecta calendarul și costul proiectului.

Rolul consultanților este de obicei atribuit managerilor superiori. Ei sunt cei care determină obiectivele globale și apoi numesc un manager de proiect care distribuie deja sarcinile între membrii echipei.

I - Informat

Pe lângă rolurile enumerate, „informat” („observator”) este indicat în matricea RACI. Îndeplinește funcții de administrator și se implică în principal în organizarea managementului documentelor. Observatorul raportează managerului de proiect, însă, spre deosebirealți participanți, nu este responsabil pentru rezultatele sale. În schimb, el:

• colectează și organizează toate informațiile despre proiect, resurse și planuri;
• ia procese-verbale ale întâlnirilor;
• acceptă documentația de la participanții la proiect pentru a le transfera apoi în structurile corespunzătoare;
• monitorizează termenele limită de depunere și corectitudinea completării rapoartelor.

Rețineți că comunicarea cu un observator este predominant unidirecțională. Funcția sa principală este de a scuti managerul de nevoia de a pierde timpul cu proceduri birocratice și de a-l „descărca”.

Învățați să construiți o matrice RACI folosind un exemplu

Să vorbim despre partea practică a problemei. Cum se întocmește o diagramă de repartizare a puterilor și responsabilităților?

1. Compilare în lista de făcut

În primul rând, trebuie să scrieți tot ce trebuie făcut. Nivelul de detaliu depinde de proiectul specific. Uneori, pentru ușurința controlului și managementului, sunt dezvoltate mai multe matrice. Mai întâi, enumerați principalele blocuri de lucru și apoi împărțiți fiecare în funcții și sarcini separate. Lista lucrărilor este indicată în tabel pe verticală.

Pași
Termeni de referință
Prototip
Design
Cod de program
Raport de testare
Prezentare pe site

2. Alegerea membrilor echipei

Aici trebuie să răspundeți la întrebarea: „Cine va fi implicat în acest proiect?”. Pe orizontală, este necesară listarea tuturor angajaților și/sau departamentelor care sunt implicate în implementare în toate etapele - de la planificare până la prezentarea rezultatelor și transmiterea unui raport.

Pași	Analist	Designer	Sys. arhitect	Dezvoltator	Tester	Sys. administrator	Manager de proiect
Termeni de referință
Prototip
Design
Cod de program
Raport de testare
Prezentare pe site

3. Completarea tabelului

Dupăapoi puteți începe să distribuiți funcții. Pentru a face acest lucru, trebuie să înțelegeți clar fiecare etapă a muncii și cum funcționează munca în echipă.

Să luăm exemplul nostru ca bază și să ne oprim la etapa „Design”. În acest caz, R - interpret - doar unul. În procesul de lucru, el se concentrează pe un prototip pre-preparat al site-ului. Prin urmare, arhitectul de sistem care l-a dezvoltat, în această etapă, acționează ca consultant C. De asemenea, analistul și dezvoltatorul își pot exprima dorințele. Proiectul finit este aprobat de managerul de proiect (A). Dar testerii și administratorul de sistem în această etapă nu iau nicio decizie, ci doar primesc informații despre cum decurge munca și, prin urmare, li se atribuie rolul de informat - I.

Pași	Analist	Designer	Sys. arhitect	Dezvoltator	Tester	Sys. administrator	Manager de proiect
Termeni de referință	R	I	C	C	I	C	A
Prototip	C	I	R	C	I	I	A
Design	C	R	C	C	I	I	A
Cod de program	C	I	C	AR	I	I	I
Raport de testare	C	C	C	C	AR	I	I
Prezentare pe site	C	I	C	C	I	AR	I

Variații de model

În majoritatea cazurilor, vă puteți descurca cu o matrice standard. Cu toate acestea, atunci când lucrați la proiecte mai complexe, uneori este nevoie de roluri suplimentare. Prin urmare, în ultimii ani, au apărut 2 versiuni extinse ale diagramei de responsabilitate.

RACI-VS

Aici mai sunt adăugate două roluri la rolurile standard:

• Verifică (V) - un angajat sau o echipă specială care verifică dacă rezultatul implementării unei anumite sarcini îndeplinește criteriile aprobate.
• Signs off (S) coordonează livrarea proiectului cu clientul, realizează o prezentare și furnizează rapoarte. De obicei, această funcție este îndeplinită de responsabil, dar RACI-VS angajează un specialist separat pentru aceasta.

Cu un control sporit și un contact mai strâns cu clientul, acest model este ideal pentru proiecte complexe din punct de vedere tehnic sau la scară largă care implică zeci (sau chiar sute) de oameni.

RASCI

În această variantă, în matrice apare un rol nou - Suport (S). Funcțiile sale cheie sunt de a oferi proiectului resurse suplimentare, adică sprijin pentru manager și executanți.

Echilibrul perfect al rolurilor

Matricea RACI este compilată nu numai pentru a ști pe cine să „reprima” în cazul oricăror probleme. Chiar și în etapa de planificare, folosind acest tabel, puteți vedeapuncte slabe în organizarea fluxului de lucru.

Analiza verticală vă permite să vedeți responsabilitățile și puterile fiecăruia dintre participanții la proiect, pentru a evalua în mod obiectiv nivelul volumului de muncă:

• multe R - cel mai probabil, o persoană va trebui să fie ruptă între mai multe sarcini, ceea ce va afecta negativ viteza și rezultatele muncii;
• alot A - angajatul „se bagă în gât” pentru toată lumea; se recomandă să distribuiți responsabilitatea mai uniform;
• fără celule R și A - motiv să te gândești la oportunitatea acestei poziții ca atare (de fapt, plătești un specialist care nu face nimic);
• fără celule goale - din nou, problema supraîncărcării, nu toată lumea este capabilă să efectueze atât de multe sarcini în același timp.

Analiza orizontală, la rândul său, demonstrează calitatea organizării muncii în fiecare etapă. Și aici apar adesea probleme:

• multe R - poate că există o dublare a funcțiilor, iar unul dintre membrii echipei face o muncă inutilă;
• o mulțime de A - există o „încețoșare” a responsabilității și confuzie în livrarea proiectelor;
• multe C - discuțiile încetinesc semnificativ fluxul de lucru (trebuie să așteptați până când toată lumea își face editările și comentariile, găsiți compromisuri etc.);
• nu I - poate fi un semnal că prea mulți interpreți lucrează la o singură sarcină, ceea ce încetinește și proiectul.

Cu RACI, un manager poate identifica rapid muncitorii suprasolicitați sau subangajați, locurile de muncă inutile și domeniile de lucru pentru care nimeni nu este responsabil. O matrice bine concepută poate îmbunătăți semnificativ calitatea organizării și controlul asupra implementării proiectelor, precum și poate reduce numărul de conflicte între interpreți („Nu fac asta deloc…”, „Ar fi trebuit să facă aceasta…”, etc.).

Sfaturi utile

Există câteva lucruri importante de reținut pentru ca matricea RACI să-și îndeplinească funcțiile și să asigure o continuitate eficientă a afacerii în companie.

1. Când completați tabelul, luați în considerare calificările angajaților. Deci, un contabil nu ar trebui să fie numit consultant (C) în faza de amenajare a site-ului, cel puțin pentru că nu înțelege acest domeniu.
2. Trebuie să existe un singur responsabil (A) per lot. Dacă există mai multe, vă rugăm să specificați condițiile. De exemplu, A1 este responsabil de testarea versiunii desktop a site-ului, iar A2 este responsabil de testarea versiunii pentru mobil.
3. Orice sarcină trebuie să aibă responsabil și responsabil (în traducere - „Responsabil” și „Executor”).
4. Încercați să formulați fiecare sarcină cât mai specific posibil. Folosiți verbe - „publicați”, „pregătiți”, „scrie”, „verificați”, „actualizați”, etc. Este recomandabil să indicați imediat rezultatele necesare - nu doar „Verificați viteza de încărcare a site-ului”, ci „Asigurați-vă că viteza de încărcare a site-ului nu depășește 0,8 secunde".
5. Acțiunile nu ar trebui să se aplice unui anumit angajat, ci funcției în ansamblu.
6. Este mai bine să compilați matricea RACI într-o echipă, pe baza analizeisituații reale de muncă. Este important ca fiecare participant să fie conștient de rolul său și de sarcinile cu care se confruntă.