Sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS): ce este, caracteristici și recomandări

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Cu câțiva ani în urmă, despre sistemele electronice de gestionare a documentelor se vorbea despre un viitor strălucit. Astăzi sunt deja utilizate activ în întreprinderile private și publice. Dar cel mai important lucru este că cererea pentru EDMS este în continuă creștere. Ce este un sistem electronic de gestionare a documentelor și cum funcționează, să luăm în considerare exemplul sistemelor care funcționează în Federația Rusă.

Context

Pentru a înțelege mai bine cum funcționează un program EDMS, este necesar să revizuiți conceptele și sarcinile de bază. Factorii cheie sunt cei care determină alegerea unui anumit sistem.

Dacă o organizație poate funcționa în condiții de management informal, atunci nu este nevoie de managementul documentelor. Odată cu apariția proceselor de afaceri, este nevoie de a gestiona mecanismul cu ajutorul documentației ordonate. Dacă nu vă ocupați de documente în timp util, acestea vor începe să se acumuleze și să se piardă.

O schemă specială de stocare a fișierelor este utilizată ca alternativă la suportul de hârtiepe server. Dar nici nu funcționează mult timp. Pe măsură ce volumul companiei crește, nevoia de stocare și sincronizare a informațiilor crește.

Există o dilemă: dacă să folosiți suporturi vechi de hârtie sau EDMS pentru a stoca informații. Ce este atât de important pe care poți obține datorită sistemului electronic? Creșteți eficiența organizației.

Efect economic

Eficiența muncii poate fi crescută în două moduri: reduceți costurile sau creșteți rezultatele. Documentele EDMS vă permit să atingeți două obiective simultan. Adică, implementarea sistemului permite organizației să cheltuiască mai puțin, dar să câștige mai mult.

Reducerea costurilor prin reducerea costurilor hârtiei, timp pierdut, accelerarea comunicării, schimbarea culturii companiei.

Pentru a evalua eficacitatea programului EDMS, trebuie să calculați timpul petrecut cu documentele. Companiile de consultanță estimează că astfel de operațiuni ocupă 20% din timpul de lucru. În sistemul birocrației ruse, acest lucru durează și mai mult - 60% din timp. Introducerea EDMS va reduce aceste costuri de cel puțin 10 ori.

Munca de birou și fluxul de documente

Cei doi termeni sunt legați. Păstrarea înregistrărilor este un termen care se referă la un set formal de reguli pentru lucrul cu documente. Unele sisteme EDMS pot fi personalizate conform regulilor muncii de birou, dar există și acele sisteme pe baza cărora munca de birou este deja formată.

Un document este o unitate de stocare a informațiilor într-un EDMS. Fluxul documentelor este format dinsurse diferite: alte sisteme, aplicații, e-mail, dar mai ales - din suporturi de hârtie scanate. Prin urmare, scanerele și alte echipamente sunt parte integrantă a EDMS. Sistemul stochează toate documentele, le păstrează istoricul, asigură circulația prin organizație și efectuează procese de afaceri cu acestea.

Într-o astfel de bază de date există o decizie, o instrucțiune și un ordin al SED. Prin intermediul acestora se conduce organizația. Orice document este furnizat cu „ajutor”. Setul de câmpuri din formular depinde de tipul documentului. Informațiile sunt stocate în sistem sub forma unei baze de date a fiecărui câmp al unui astfel de card.

Funcții și sarcini ale EDMS

Programul de gestionare a documentelor este conceput pentru a rezolva următoarele sarcini:

• sistematizarea lucrărilor cu documente.
• crearea documentelor în funcție de șabloane, stocarea lor de înregistrare;
• automatizare contabilă;
• clasificare document.

Să aruncăm o privire mai atentă la funcțiile SED. Programul de flux de lucru este folosit pentru:

• crearea cardurilor.
• formând textul documentului;
• salvare date ca pdf sau ms word;
• gestionarea drepturilor de acces ale utilizatorilor;
• crearea rutelor;
• controlul fluxului de documente;
• trimite notificări, mementouri;
• jurnalizare, directoare, clasificatoare;
• generarea comenzii;
• caută și semnează documente;
• generare de raport.

Funcțiile generale ale sistemului includ:

• telecomandălucrați cu documente;
• folosirea unui DBMS pentru a stoca date;
• lucrare simultană cu EDMS;
• securizat prin certificate, coduri de bare și personalizare.

Avantaje și dezavantaje

Trecerea la SED are mai multe avantaje decât dezavantaje. Cu toate acestea, un proiect prost organizat poate distruge toate beneficiile automatizării. Obiectivele implementării EDMS trebuie să fie realizabile. Beneficiile includ:

• stocare structurată centralizată a informațiilor;
• aceeași abordare a formării și procesării documentelor;
• folosind șabloane;
• căutare;
• acces la audit.

Dezavantajele includ costuri mari de pornire și instruire riguroasă a utilizatorilor.

Procese de documentare

În EDMS, gestionarea electronică a documentelor trece printr-o serie de etape, timp în care anumite proprietăți sunt atribuite documentului. Prelucrarea se realizează atât manual, cât și automat. În al doilea caz, setați:

• condiții pentru tranzițiile între etape;
• separare rută;
• cicluri de prelucrare;
• subprocese de pornire, cronometre, proceduri de procesare;
• roluri de utilizator sunt setate.

Tipuri de tratamente:

• Crearea unui document.
• Editare.
• Redenumire.
• Mutare.
• Salvați.
• Indexare.
• Ștergere.

SED costă

Gestionarea documentelor nu poate funcționa pe deplin fără o licență, servere, configurarea completă și instruirea tuturor utilizatorilor. Fiecare dintre aceste elemente necesită o cheltuială mare de numerar. În plus, nu trebuie să uităm de integrarea EDMS cu alte sisteme, actualizarea bazelor de date și a software-ului, consultațiile de asistență tehnică și alte costuri de întreținere.

Introducerea EDMS

Implementarea proiectului poate dura câteva luni. Procesul depinde atât de numărul de procese de documentare, cât și de capacitățile financiare, organizaționale și de resurse. Implementarea se realizează conform următorului algoritm:

• crearea unui grup de lucru, identificarea unui lider;
• definiți scopuri și obiective;
• verificarea proceselor de documentare existente;
• dezvoltarea termenilor de referință;
• SED alegere;
• încheierea unui contract pentru implementarea EDS;
• elaborarea și aprobarea regulamentului de lucru;
• Verificarea conținutului inițial al directoarelor;
• test prealabil EDS;
• formarea personalului la locul de muncă;
• test de implementare a EDMS;
• analiza rezultatelor testelor;
• corectare erori;
• implementare completă a EDMS.

Erori de implementare

O atenție specială ar trebui acordată acelor procese care necesită un document pe hârtie. Principala greșeală este duplicarea unui document pe hârtie cu unul electronic. Acest lucru complică munca și provoacă o atitudine negativă față de automatizare. Nimeni nu plătește în plus pentru munca dublă. Este necesar să construiți procese de automatizare fărăduplicare. A doua greșeală este nepregătirea personalului. Cel mai adesea, procesele noi sunt percepute cu ostilitate. Prin urmare, este necesar să le explicăm angajaților de ce se introduce un EDMS, astfel încât aceștia să abordeze în mod conștient procesul de învățare.

Tehnologii de stocare a documentelor

În EDMS, gestionarea electronică a documentelor constă din atribute, pe baza cărora se efectuează căutarea, clasificarea, gruparea și raportarea. Uneori, un document este creat conform unui șablon, alteori prin transferul de date dintr-o bază de date. Atributele sunt stocate în tabele. Fișierul în sine este plasat în folderul de stocare, informațiile din acesta sunt plasate în directorul DBMS. Numai utilizatorii EDMS pot accesa date.

Ce este scanarea inline?

Prelucrarea completă a documentelor cu plasarea ulterioară a mostrelor acestora în arhivă se realizează cu ajutorul scanerelor. În timpul procesului de scanare, este posibil să creați automat un cod de bare pe document și să îl înregistrați în baza de date cu direcția ulterioară pe traseul specificat.

Recunoaștere optică a textului

Acest sistem electronic de gestionare a documentelor EDMS convertește o imagine electronică a unui document în format foto sau jpeg în format text. În acest caz, software-ul special este utilizat sub forma unei aplicații de sine stătătoare sau ESCOM. BPM integrat în EDMS. Ce este ESCOM. BPM? Acesta este un program pentru recunoașterea documentelor tastate în diferite fonturi. Cu toate acestea, merită remarcat faptul că aplicațiile independente au mai multe funcții și recunosc chiar și textul scris de mână.

Cod de bare

Această tehnologie oferă un set de proceduri pentru crearea și aplicarea unui cod de bare grafic la un document. Un cod de bare unic este generat prin serverul de sistem. De asemenea, oferă identificarea documentelor, căutarea rapidă a acestuia în baza de date și distribuirea în locații de depozitare. La înregistrarea unui document, pe etichetă este imprimat un cod de bare corespunzător identificatorului cardului electronic. Este lipit de versiunea pe hârtie a documentului.

EDS

Semnătura digitală vă permite să verificați corectitudinea documentului și imuabilitatea datelor. Semnarea se realizează cu ajutorul unui furnizor criptografic și a unei chei software - un certificat. Acesta din urmă este un fișier într-un format special, care este regenerat în centrul de eliberare a licenței. Pentru a asigura siguranța informațiilor, ar trebui să stocați certificatul pe un card inteligent sau pe chei I-Token. Sunt protejate de un PIN. Dacă PIN-ul este introdus incorect de mai multe ori, certificatul va fi blocat automat.

Text complet și căutare de atribute

Căutarea atributelor se realizează printr-un formular special folosind mai multe valori din câmpurile cardului. De exemplu, criteriul „Cont” caută date în câmpul „Destinatar” sau „Expeditor”. Totodată, sistemul compară criteriile introduse cu datele din fișe și introduce în rezultat acele cartonașe care s-au potrivit. Căutarea se bazează pe o potrivire exactă sau parțială.

Căutarea în text integral se efectuează conform datelor dindocument, inclusiv forme de cuvinte prin instrumente DBMS încorporate, cum ar fi MS SQL SERVER, ORACLE. Pentru o căutare completă, fișierele trebuie introduse în baza de date în formatul unui document (doc), tabel (xls), prezentări, mesaje.