Plan de management al proiectului: descriere, compilare, analiză

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Ce este un plan de management de proiect poate fi înțeles prin înțelegerea termenului de management de proiect. Este o artă și o știință în același timp, bine stabilită într-o economie de piață orientată spre consumator. Este o elaborare structurată a unui plan de lucru cu desemnarea unor obiective intermediare pentru anumite date. În cadrul implementării acestuia, este desemnat un proiect responsabil, care va efectua lucrările, și organismele de reglementare care vor monitoriza respectarea reglementărilor. Managementul de proiect este întotdeauna eficient? Cine sau ce influențează rezultatul final?

Aspect teoretic

Planul de management al proiectului este întotdeauna asociat cu implementări inovatoare și constă în elemente de analiză a unui nou produs, piață, categorii de consumatori. Scopul său principal este de a rezolva sarcina planificată în cel mai scurt timp posibil cu economii maxime de bani.resurse.

Din design, fiecare proiect are un efect inovator limitat. Inovația se manifestă într-o abordare individuală a creării de bunuri care diferă de bunuri sau servicii similare. Această capacitate vă permite să rafinați și să modificați în mod sistematic proprietățile unui produs sau serviciu.

Acest parametru este parte integrantă a planului de management al comunicării proiectului, dezvoltarea de noi produse, repararea lucrărilor de construcții sau campania electorală, formarea unui sistem informațional în companie.

Aspectul teoretic implică cunoștințele, abilitățile, modalitățile și mijloacele combinate pentru a crea un nou produs și serviciu. Pentru a satisface cerințele pieței și așteptările investitorilor, este necesar să se găsească echilibrul optim între costuri, termene, obiective și calitatea proiectului care se derulează.

Planul de proiect ar trebui să conecteze în mod logic toate domeniile de cunoaștere cu resursele disponibile și potențialul actorilor.

Tipuri de sisteme

Orice sarcină, cum ar fi crearea unui produs nou și apoi vânzarea acestuia, poate fi realizată cu sau fără un plan de management al proiectului.

Prima opțiune se va baza pe utilizarea unui sistem matrice, care determină responsabilul (managerul) proiectului. El va raporta directorului, iar grupul său va fi format din angajați din diferite departamente care sunt eliberați de sarcinile de muncă directe pe durata proiectului. Astfel de schimbări de personal necesită coeziunea echipei și o înțelegere clară a obiectivelor și rezultatelor proiectului.

A doua opțiune presupune că unul dintre șefii de departament va fi numit responsabil. Toate sarcinile proiectului vor fi îndeplinite de angajații acestei unități. Dar, în general, angajații nu vor avea o înțelegere completă a acestei sarcini și o vor percepe ca pe o povară suplimentară. Ca rezultat, momentul și rezultatele pot fi imprevizibile.

Soiuri de proiecte

Companiile folosesc proiectele la locul de muncă ca o metodă netradițională de a lua inițiative care nu pot fi utilizate în operațiunile de zi cu zi. Ponderea lor în companii crește în fiecare an.

Proiectele sunt întotdeauna diferite, dar au ceva în comun. Acestea sunt condițiile de timp limitat, căutarea unor interpreți competenți și bani suplimentari. Se disting următoarele direcții:

1. Design arhitectural. Pentru a avea succes în afaceri, este necesară participarea inginerilor, designerilor, consumatorilor și investitorilor. Un exemplu izbitor este inventatorul și arhitectul din SUA, B. Fuller, care a reușit să intereseze oamenii și să dezvolte un model de băi modulare. Aceste camere reprezintă o opțiune economică și sunt folosite și astăzi în construcția de clădiri rezidențiale.
2. Viziune conceptuală. Ideea este de a crea condiții favorabile creării de idei noi. Un exemplu este un proiect cu companii de telefonie din SUA care caută o modalitate de a proteja cabinele telefonice de tâlhari. Dintre numeroasele opțiuni, ne-am hotărât pe o construcție din oțel inoxidabil. Astăzi acest element poate fi observat pe ușa din față.în multe clădiri.
3. Planificare. Este foarte important să construiți o secvență de execuție a proiectului. De exemplu, conform acestui criteriu, Parcul Național Yellowstone a reușit să implementeze planul general pentru schimbul și întreținerea acestuia.
4. Constructia de obiecte. Lucrarea se concentrează pe respectarea normelor și regulilor de construcție, precum și pe controlul sistematic al fiecărei etape. Absența unui organism de control poate duce la distrugerea obiectului cu daune neprevăzute.

Înainte de a decide asupra uneia dintre abordări, este necesar să se elaboreze un plan de management al calității pentru proiect. În producția de echipamente medicale sau medicamente, este mai bine să se concentreze pe calitatea etapelor de planificare. În cazul în care produsul finit trebuie reutilizat dintr-o zonă în alta, de exemplu, instalarea de sisteme de aer condiționat și încălzire în clădiri cu mai multe etaje, accentul se pune pe control.

Factor de succes

Planul de management al proiectului este astăzi o parte integrantă a unui rezultat de succes. În trecut, crearea sa a fost caracteristică zonelor tradiționale de producție (apărare, energie, construcții). În prezent, această abordare este utilizată de aproape fiecare a doua firmă, sau mai degrabă, de 45% din toate organizațiile. Acestea includ instituțiile financiare care furnizează servicii și bunuri companiei.

Adesea, o firmă axată pe produs simte nevoia să-l modifice sistematic ca răspuns la noile cerințe ale clienților. În acest caz, creareaplan de management al proiectului. Astăzi, majoritatea organizațiilor funcționează prin această abordare.

Sfaturi pentru crearea unui plan

În practică, multe companii în demersurile lor întâmpină dificultăți și dau faliment. De exemplu, Lockheed, care a eșuat cu aeronava L-1011, sau proiectul Deep Tunnel, a vizat creșterea infrastructurii de canalizare a orașului Chicago. Companiile au suportat costuri mari, încercând să păstreze ceea ce au reușit să facă și să vândă într-o oarecare măsură - produsul lor.

Motivul principal al eșecurilor a fost că nu s-a realizat dezvoltarea detaliată a planului de management al proiectului, iar conducerea companiei s-a concentrat complet pe rezultatul final, și nu pe etapele succesive ale atingerii obiectivului.

Pentru a implementa o întreprindere de succes, este necesar să dezvoltați un concept cu o secvență clară de acțiuni, luând în considerare următoarele sfaturi:

1. Vizualizați proiectul de la o terță parte. Această tehnică vă va permite să evaluați în mod obiectiv ceea ce se întâmplă, să aruncați o privire nouă asupra situațiilor, să rezolvați problemele care au apărut și să analizați costurile;
2. Delegați luarea deciziilor. O astfel de abordare va oferi o înțelegere a obiectivelor intermediare ale proiectului, va crește eficacitatea de mai multe ori;
3. Faceți un plan de rezervă. Opțiuni suplimentare pentru rezolvarea problemelor care au apărut vor ajuta la economisirea de timp și bani. Și împărțirea conceptului în mai multe părți îl va aduce mai aproape de finalizare.

Responsabil de management

Plan de management al calitățiiUn proiect este atunci eficient atunci când liderul său îndeplinește anumite criterii. Selectarea unei persoane care este capabilă să desfășoare activitățile necesare și să ducă compania la un nou nivel este o întreprindere riscantă. Cu toate acestea, este mai bine să nu amânați soluționarea problemei.

Principalele atribute ale candidatului ar trebui să fie responsabilitatea, ambiția, capacitatea de a gestiona oamenii și un nivel ridicat de competență. În practică, acest lucru nu este suficient, pentru că el trebuie să cunoască și conținutul lucrării. Planul de management al domeniului de aplicare al proiectului constă în majoritatea cazurilor din etape:

• dezvoltare documentație;
• distribuirea puterilor și sarcinilor;
• aprobarea planului de lucru;
• crearea de scenarii pentru situații neașteptate.

În sfârșit, este mai bine să acordați preferință candidaților motivați și auto-nominați. Aceasta arată caracteristica principală a unui lider - capacitatea de a lua rapid decizii serioase.

Riscuri ale proiectului

Planul de management al riscului este un sistem structurat pentru identificarea factorilor, evaluarea acestora și răspunsul la ei. Constă în norme de prognoză disponibile și acceptabile în ceea ce privește consecințele unui scenariu.

Există mai multe niveluri de gestionare a riscurilor în afaceri:

• identificarea abordărilor și elaborarea unui plan de acțiune;
• căutați riscuri care pot schimba rezultatul proiectului;
• evaluare calitativă și cantitativă a riscului;
• dezvoltarea de metode și proceduri pentru reducerea posibilelor amenințări;
• monitorizarea execuției întregului ciclu al proiectului.

Resurse

Puteți influența creșterea rezultatelor finale ale conceptului, precum și reduceți costul și timpul de lucru, alegând tehnologii moderne, angajați calificați și resurse financiare pentru a finaliza sarcina. Tehnologiile utilizate și planul de management al resurselor proiectului sunt considerate instrumente cheie pentru succesul companiei.

Împreună cu cheia, există instrumente suplimentare necesare pentru a gestiona cheia. De exemplu, pot fi încheiate contracte care vă permit să atrageți resursele necesare la momentul potrivit. Navele atribuie sistemul de management al personalului și conceptul în sine, formarea interacțiunii informaționale a tuturor participanților.

Evaluare

Analiza planurilor de management de proiect include două elemente: o evaluare a structurii și o examinare a gradului de implementare. Este necesară o analiză pentru a înțelege pe deplin modul în care conceptul este eficient în ceea ce privește resursele investite.

Primul element include o evaluare de către angajați a indicatorilor, sarcinilor, rezultatelor finale ale muncii. Aici se fac ajustări la viitorul proces de lucru. Toate procesele ulterioare vor fi legate de elementul de analiză a performanței, în care se înregistrează munca efectuată și se elaborează prognozele.

Majoritatea companiilor folosesc un sistem de evaluare a criteriilor de concept, unde evaluează costurile, durata muncii și calitatea acestora. Dacă vreunul dintre criterii nu este îndeplinit, se formează un plan de management al schimbării proiectului. În acest caz, există o revizuire a valorilor indicatorilor, sarcinilorîn curs de ajustare.

Etapa finală a analizei este compararea rezultatelor obținute cu cele planificate.

Circumstanțe neprevăzute

Calma directorului în situații neprevăzute și evaluarea adecvată a acestuia a problemelor apărute joacă un rol important în implementarea planului de management al proiectului.

Lipsa acestei calități la un lider și lipsa timpului pentru a lua în considerare consecințele unor decizii sunt principalele cauze ale problemelor. Sarcinile nerezolvate care au apărut chiar la începutul lucrărilor pot să nu fie rezolvate, ceea ce va duce la nerezolvarea termenelor limită sau la costuri economice inutile. În același timp, teama și incertitudinea în acțiunile conducerii se pot răspândi rapid la întregul grup de lucru. Acesta este un comportament psihologic. De aceea este foarte important ca un lider să aibă concentrare și să nu-și piardă calmul ascunzând emoțiile.

Versatilitatea proiectului

Orice plan de management de proiect necesită ca multe sarcini să fie abordate simultan. În același timp, fiecare întrebare trebuie să primească un răspuns corect și detaliat. Orice nuanță care apare determină soarta proiectului în sine. Problema prevenirii riscurilor este rezolvată în principal printr-o abordare competentă a specialiștilor.

Pentru a implementa un proiect de succes, trebuie să observați viteza de finalizare a sarcinilor, să arătați atenție la detalii, să delegați munca colegilor și să evaluați calitatea acestuia în toate etapele lansării unui proiect.

Atenție la detalii

Efectuați analize de piață, analize SWOT, calcul al fluxului de numerar șialți indicatori cheie asigură o creștere a eficacității proiectului. Planul de afaceri pentru managementul proiectului nu definește doar tipul de asociere implementată, ci include și proiecții privind veniturile și cheltuielile. Include următoarele articole:

• descrierea companiei;
• strategie de marketing;
• evaluarea concurenților;
• proceduri operaționale;
• personal.

Planificați în ansamblu

Toți angajații proiectului acționează ca parte a unui singur întreg, deoarece rezultatul final depinde de acțiunile lor.

Fiecare participant, în aria sa de responsabilitate, influențează spiritul grupului de lucru și eficiența muncii în general. În management, este important să nu militezi în mod constant pentru implementarea sarcinilor stabilite pentru a atinge indicatorii de performanță solicitați, ci să ne asigurăm că fiecare participant își simte importanța în cauza comună.