Exemplu de scopul călătoriilor de afaceri pentru înregistrarea corectă

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Se știe că un exemplu al scopului călătoriilor de afaceri poate fi găsit cu ușurință în revistele de specialitate pentru contabili. S-ar părea că nu este dificil să folosești experiența gata făcută. Cu toate acestea, dacă scopul călătoriei este formulat incorect, costurile acesteia nu pot fi luate în considerare în cheltuielile de reducere a profitului impozabil al întreprinderii. Prin urmare, este necesar să se justifice „călătoria” de afaceri a angajatului cu grijă și cu atenție.

Ce documente să pregătiți

Este foarte convenabil când un specialist care știe să organizeze o călătorie de afaceri lucrează într-o organizație. Dar, în vremuri de disponibilizări masive, mulți proprietari de întreprinderi mici trebuie să-și păstreze propriile evidențe și să facă cea mai mare parte a documentelor oficiale.

Întreprinzătorii privați și angajații care nu au absolvit cursuri de contabilitate, dacă este necesar, sunt interesați de modul în care sunt procesate indemnizațiile de călătorie.

Nu este un secret că această procedură include mai mulți pași.

1. SupraveghetorCompania emite o comandă de călătorie de afaceri în formularul T9. Conține:

• Nume complet angajat;
• numărul său de personal;
• poziție;
• diviziune a companiei (departament, sector, departament) în care lucrează angajatul;
• obiective și obiective ale călătoriei, calendarul acesteia, sursele de finanțare (de obicei, fondurile angajatorului);
• destinație.

La comandă este atașat un document - motivul călătoriei (notă sau invitație).

Până în 2013, a fost, de asemenea, necesară pregătirea unei misiuni de serviciu și a unui certificat de călătorie. Aceste formulare nu mai sunt necesare. Costurile cu forța de muncă ale contabililor au scăzut, dar au apărut noi întrebări: cum se confirmă faptul unei călătorii de afaceri și cum se dovedește că scopul călătoriei de afaceri a fost atins?

În acest sens, în multe organizații, angajații continuă să elibereze certificate de călătorie. Acesta este un document mic și în același timp foarte informativ. Scopul certificatului de călătorie este același ca și în comandă.

2. Angajatorul cumpără bilete de călătorie, rezervă o cameră de hotel.

3. Angajatul detașat semnează că este familiarizat cu comanda, primește bilete de călătorie și informații despre locul de reședință.

4. Se calculează indemnizațiile zilnice. Prin lege, acestea sunt:

- 700 de ruble. pe zi - atunci când călătoriți pe teritoriul Federației Ruse.

- 2500 de ruble. pe zi - pentru călătorii de afaceri în străinătate.

Angajatorul poate, din proprie inițiativă, să majoreze plățile, dar în acest caz va fi obligat să contribuie la bugetImpozitul pe venitul personal perceput pentru sume care depășesc valorile specificate.

5. Salariul salariatului se calculează pentru timpul șederii acestuia în afara locului principal de muncă. Este câștigul mediu zilnic înmulțit cu numărul de zile dintr-o călătorie de afaceri. Dacă timpul petrecut într-o călătorie de afaceri scade parțial în weekend sau sărbători, salariul pentru această zi este calculat la o rată dublă.

6. La întoarcerea dintr-o călătorie, angajatul completează un raport în avans privind cheltuielile efectuate în formularul nr. AO-1 și anexează documente justificative: bilete de călătorie, un voucher pentru cazare la hotel, o listă de călătorie, cecuri pentru plata combustibilului, dacă este necesar..

7. Rezumând: scopul călătoriei a fost atins? Angajatul întocmește un raport scris sau depune documente care confirmă finalizarea unei sarcini de lucru.

Ce se întâmplă dacă scopul declarat al călătoriei nu este atins?

Pot fi luate în considerare cheltuielile de călătorie în acest caz pentru a reduce baza impozabilă? Această problemă provoacă încă controverse între contabili și reprezentanții Serviciului Fiscal Federal. Aceștia din urmă susțin că costurile unei călătorii nereușite nu sunt acceptate pentru contabilitate fiscală.

Contabilii și proprietarii de firme, la rândul lor, au înaintat pretenții pentru recunoașterea faptului că călătoria de afaceri a angajatului este de natură de producție, indiferent de rezultatul acesteia. Adesea reușesc să-și apere punctul de vedere în instanță.

În special, un exemplu foarte comun al scopului călătoriilor de afaceri - „Semnați un contract cu clientul”. Existăprobabilitatea ca tranzacția să nu aibă loc. În acest caz, autoritățile fiscale consideră că este nerezonabil să atribuie costurile unei călătorii de afaceri cheltuielilor pentru reducerea profiturilor. Cu toate acestea, șefii de întreprinderi au reușit în repetate rânduri să demonstreze că în timpul negocierilor s-au stabilit legături de afaceri puternice cu potențiali clienți, ceea ce poate duce la încheierea unui contract în viitor. Instanța a recunoscut dreptul contribuabilului de a accepta cheltuieli de călătorie pentru contabilitate fiscală.

Formulare „universală” pentru sarcinile de lucru

În prezent, auditorii cu experiență recomandă: dacă există vreo îndoială că scopul călătoriei va fi atins, este mai bine să îl indicați în ordine în termeni generali. La stabilirea obiectivelor, este permisă utilizarea formulărilor gratuite. Iată exemple de scopuri ale călătoriilor de afaceri care nu obligă angajatul să documenteze faptul îndeplinirii sarcinii:

Ivanov I. Și se îndreaptă spre orașul N-sk pentru:

• rezolvarea problemelor de producție,
• negocieri privind o posibilă cooperare,
• stabilirea contactelor de afaceri,
• cercetați pe piață posibilitatea de a cumpăra bunuri.”

Lucrătorul detașat nu a finalizat sarcina indicată în comanda

Dacă a fost stabilit un anumit obiectiv și nu a fost atins, este permis să se solicite angajatului o notă explicativă care să conțină informații despre:

• de ce sarcina de service a eșuat,
• care este rezultatul călătoriei,
• decât „călătoria” este benefică din punct de vedere economic pentru companie.

Dacă există o scrisoare din partea oficialului fiscalautoritățile, de regulă, recunosc ca fiind legitim să accepte cheltuielile de călătorie pentru contabilitatea fiscală.

Ce condiții trebuie îndeplinite la atribuirea unei sarcini de serviciu?

Din păcate, documentele normative nu oferă ca exemplu exemplele corecte ale scopurilor călătoriilor de afaceri. Sarcinile pe care angajatul trebuie să le rezolve în timpul călătoriei, angajatorul le stabilește în mod independent. Totuși, atunci când întocmești o comandă, este important să ții cont de câteva puncte:

1. Pentru ca cheltuielile de călătorie să fie acceptate în contabilitate fiscală, trebuie să fie evidentă nevoia de producție de a muta un angajat în alt oraș sau țară. De exemplu, costul călătoriei la un eveniment corporativ sau la o ceremonie de premiere nu poate fi inclus în cheltuieli pentru a reduce profiturile.
2. Obiectivele și obiectivele călătoriei de afaceri trebuie să corespundă sarcinilor de serviciu ale angajatului.
3. Data și traseul „călătoriei” nu pot contrazice cauza acesteia. De exemplu, dacă un angajat a fost trimis într-o călătorie de afaceri pentru a participa la o expoziție, acesta trebuie să plece în direcția opusă în termen de 24 de ore de la încheierea evenimentului.

Deplasarea personalului superior

Primele persoane ale companiilor și adjuncții acestora călătoresc în alte orașe și țări, de regulă, pentru:

• desfășurarea negocierilor cheie cu partenerii,
• participarea la evenimente oficiale,
• stabilirea de contacte cu potențiali clienți.

O călătorie de afaceri a unui manager este cel mai adesea emisă nu printr-o comandă din formularT9, dar cu un ordin care conține sintagma: „Plec pentru _ în scopul …”. În comandă, ca și în comandă, este necesar să se indice numele complet. și poziția angajatului, destinația, scopul și obiectivele călătoriei de afaceri.

Iată exemple de sarcini pe care prima persoană a companiei le poate atribui lui sau adjuncților săi:

• negocierea cu Komplekt LLC;
• demonstrație de mostre de produse ale Standard LLC;
• participarea la expoziția „Materiale electrice ale Rusiei”, Moscova 27 septembrie 2016;
• făcând o prezentare pentru participanții la întâlnirea Cosmotehnică din 20 iulie 2016;
• participarea la seminarul „Cum să supraviețuiești crizei financiare” din 21 august 2016, susținut de Centrul de Formare SRL „Consultație” la Moscova;
• prelecție pentru studenții și studenții absolvenți ai Universității de Stat din Moscova pe tema „Sprijinul de stat pentru producătorii interni”;
• schimb de experiență cu participanții la conferința „Business is easy and fun”, desfășurată în perioada 10-15 octombrie 2016;
• dezvoltare profesională;
• experimentați noile tehnologii.

Deplasarea de afaceri a directorului și a adjuncților săi poate fi legată și de verificarea calității activității sucursalelor companiei. Iată câteva exemple:

• sumarea rezultatelor activităților financiare și economice ale filialei Our Firm LLC pentru prima jumătate a anului 2016;
• participarea la auditul operațiunilor financiare și de tranzacționare a sucursalei OOO „Enterprise” din N-sk;
• analizacalitatea muncii și certificarea personalului biroului suplimentar Nr. 0233 din A-sk în perioada 02 septembrie - 10 septembrie 2016

Dacă este necesar, scopul călătoriei poate fi împărțit în mai multe sarcini mai restrânse. De obicei, acestea nu sunt indicate în comandă, dar sunt reflectate în documentele interne ale companiei.

Deci, de exemplu, următoarele sarcini pot fi stabilite în scopul „negocierii cu Perspektiva LLC despre o posibilă cooperare”:

Cunoaștere și întâlnire personală cu directorul general al Perspektiva LLC: demonstrație de materiale promoționale, mostre de produse, discuție despre condițiile de livrare

Rezultat planificat:

• pentru a stabili contactul cu șeful Perspektiva LLC,
• pentru a-i aduce informații despre avantajele competitive ale produselor companiei noastre și beneficiile cooperării,
• negociați un contract pentru furnizarea primului lot de bunuri.

2. Participarea la o întâlnire cu departamentul de achiziții al SRL „Enterprise”, discutarea termenilor contractului.

Rezultat planificat:

• Atinge dreptul de a furniza bunuri în condițiile unei plăți anticipate de 100%, sub rezerva acordării de către Perspektiva LLC cu o reducere angro de cel mult 20% din prețul indicat în lista de prețuri (opțiunea 1);
• Acordați furnizarea de bunuri în valoare de o tonă de materii prime pe lună, fără reducere, cu plata în rate pe o perioadă de cel mult 3 săptămâni (opțiunea 2).

După ce se întoarce dintr-o călătorie, directorul rezumă dacă scopul călătoriei a fost atins.

Călătorii de afaceri ale managerilor de vânzări

Cum să rezervați o călătorie de afaceriun angajat responsabil cu servicii pentru clienți și vânzări? Managerilor de vânzări li se stabilesc de obicei obiective clare, exprimate în termeni cantitativi. Cât de bine și de eficient îndeplinește un angajat un plan de afaceri depinde de câștigurile sale și de perspectivele de carieră.

Dacă un angajat responsabil de lucrul cu clienții nu reușește să îndeplinească sarcina principală a unei călătorii de afaceri (a face o vânzare), angajatorul dorește totuși să obțină cât mai multe informații despre potențialul client, perspectivele de cooperare cu acesta, precum și motivele pentru care am reușit să încheie afacerea.

În plus, este important ca șeful unei companii care vizează extinderea bazei de clienți să înțeleagă cu care dintre firmele concurente cooperează clientul potențial și în ce condiții sunt încheiate contractele.

De aceea, atunci când un manager de vânzări pleacă într-o călătorie de afaceri, i se oferă un obiectiv pe mai multe niveluri, care include sarcini legate nu numai de negocierile cu clientul, ci și de colectarea de informații de piață.

Atribuirea sarcinii principale ar putea suna astfel:

• negocierea și stabilirea contactului inițial cu Future Client LLC;
• încheierea unui contract de furnizare de materiale pentru societatea SA „Client”;
• extinderea bazei de clienți, explorarea oportunităților de piață în N-ska;
• participarea la expoziția „Materiale de construcție astăzi” 01 august 2016;
• schimb de experiență cu directorii de vânzări ai filialei de Vest a companiei; participarea la corporatieConferință de oferte profitabile;
• Instruirea noilor angajați ai departamentului de vânzări West Branch;
• organizarea și desfășurarea seminarului „Munca de succes”.

„Încheierea unui contract de furnizare de bunuri” este cel mai popular scop al călătoriilor de afaceri pentru angajații responsabili de lucrul cu clienții. Poate fi dezvăluit în probleme:

• întâlnire cu un reprezentant al departamentului de achiziții al Future Customer LLC, identificarea și analiza nevoilor;
• Vizită la întreprinderile concurente LLC „Rival 1” și JSC „Rival 2” ca „cumpărător misterios”: obținerea listelor de prețuri, colectarea informațiilor privind condițiile de cooperare cu clienții, întocmirea unui raport pentru departamentul de marketing, identificarea punctele forte ale LLC „Rival 1” și JSC „Rival 2”;
• negocieri cu șeful departamentului de achiziții al Future Client LLC, demonstrație de mostre de produse, acord asupra termenilor contractului;
• întâlnire cu CEO-ul Future Client LLC, semnarea contractului.

După întoarcerea dintr-o călătorie, managerul de vânzări trebuie să prezinte un raport privind implementarea fiecărei sarcini și rezultatele obținute. Este însoțit de procese verbale de negocieri, o analiză a nevoilor unui potențial client, materiale pentru cercetări de marketing, copii ale ofertelor comerciale, un contract semnat (dacă există).

În mod similar, scopul unei călătorii de afaceri poate fi formulat pentru șeful departamentului clienți sau directorul departamentului de vânzări.

Următoarele sarcini pot fi atribuite echipei de management:

• realizarea unui internauditul tranzacțiilor de vânzare,
• control asupra activității sucursalei companiei,
• participarea la ședința Comitetului pentru îmbunătățirea experienței clienților,
• furnizarea unui raport de vânzări membrilor consiliului la reuniunea anuală.

Călătoresc pentru a cumpăra rechizite

Directorii întreprinderilor, precum și angajații departamentelor de achiziții, merg adesea în călătorii de afaceri pentru a cumpăra bunuri pentru nevoile întreprinderii.

În acest caz, comanda poate specifica orice exemplu de scopul călătoriilor de afaceri din următoarele:

• negocierea cu Possible Supplier 1 LLC și Possible Supplier 2 LLC, discutând termenii de cooperare;
• stabilirea de contacte de afaceri cu Zavod LLC, studierea procesului de producție și a mostrelor de produse;
• încheierea de contracte de achiziție de materii prime și componente cu SRL „Material” și SA „Detalii”;
• negocierea termenilor contractului cu furnizorul Producer LLC.

Deplasarea lucrătorilor din producție

Adesea cont „de călătorie” pentru ingineri pentru instalarea și instalarea echipamentelor, constructori, muncitori. Pentru acești specialiști, orice exemplu de sarcină de călătorie de afaceri din următoarele este relevant:

• instalarea și testarea inițială a echipamentelor de producție „Linia-1” în atelierele SA „Client”,
• instalarea, reglarea și punerea în funcțiune a echipamentelor „Conveyor-100”,
• serviciu de garanție al mașinii „A-2”,
• lucrări de întreținerelinie de producție JSC „Client”,
• reparații neprogramate, repararea defecțiunilor mașinii,
• întreținerea echipamentelor.

Soferi de călătorii de afaceri

„Lucrătorii la cârma” trebuie adesea să călătorească în alte orașe pentru a transporta mărfuri, documente și pentru a livra specialiști la locurile lor de muncă.

O călătorie de afaceri a unui angajat din această categorie este de obicei asociată cu următoarele sarcini:

• livrarea directorului comercial al Standard LLC la locul negocierilor cu Client LLC,
• primirea materialelor la depozitul furnizorului, livrarea mărfurilor pe teritoriul firmei Our Firm LLC,
• reparații auto, achiziționare de piese de schimb,
• diagnosticare tehnică a mașinii într-un service auto certificat.

Concluzie

Acum știți la ce puncte este important să acordați atenție atunci când organizați călătoria de afaceri a unui angajat. În acest articol, puteți alege un exemplu de scopul călătoriilor de afaceri care se potrivește cazului dvs. personal.