Plată pentru combustibil și lubrifianți: executarea contractului, procedura de calcul, regulile și caracteristicile de înregistrare, acumulare și plată

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

De multe ori apar situații când, din cauza nevoilor de producție, un angajat este obligat să-și folosească proprietatea. Cel mai adesea este vorba despre utilizarea mașinii. Mai mult, angajatorul este obligat să compenseze pentru aceasta: plata combustibilului și lubrifianților (POL), amortizarea și alte costuri. Cum să-l faci cât mai eficient?

Cadrul legislativ

Nu mulți oameni chiar înțeleg ce înseamnă să plătești combustibil și lubrifianți și compensații pentru utilizarea vehiculelor personale. Și angajatorii profită de asta. Deși obligația acestora de a compensa costurile salariatului este consacrată în articolul 188 din Codul muncii. Cu toate acestea, așa cum se va vedea mai jos, utilizarea sa nu este cea mai bună opțiune. Informații mult mai utile sunt cuprinse în Codul civil și fiscal. Pentru a profita de toate beneficiile oferite de acestea, trebuie să abordați problema corect.

Cum funcționează în practică?

Adesea unui angajat i se dă de ales: fie mergi 300 de km în alt oraș în căldură cu autobuzul,sau conduceți propria mașină. Nu-i trece niciodată prin cap că cheltuielile pentru plata combustibilului și lubrifianților și nu numai că îi pot și trebuie compensate. Întreprinderile profită de analfabetismul legal al angajaților. Majoritatea nu știu ce sunt combustibilul la locul de muncă și compensarea costurilor.

Apropo, acest lucru se aplică nu numai mașinii, ci și oricărei alte bunuri personale pe care angajatul le folosește în îndeplinirea atribuțiilor sale oficiale. Cel mai des este folosit doar transportul personal. În consecință, plata combustibilului și lubrifianților către angajați pe cheltuiala angajatorului este norma. Deși nu toți angajatorii sunt de acord să plătească.

Cuplu de exemple

Toți cei care au încercat vreodată să lucreze ca reprezentant de vânzări au experimentat asta. Un alt exemplu în care angajații folosesc cel mai des propriul transport sunt taxiurile. Pentru a primi compensații, angajatul trebuie să folosească o mașină sau o altă proprietate numai cu cunoștințele și permisiunea conducerii. Și totul trebuie să fie documentat.

Plată pentru combustibil și lubrifianți către angajați - ce este?

Adesea, chiar și personalul contabil nu știe răspunsul la această întrebare, darămite angajații obișnuiți. Mulți oameni cred că combustibilul și lubrifianții sunt doar combustibil: benzină sau motorină. Acest lucru nu este în întregime adevărat. De fapt, multe alte lucruri sunt denumite combustibili și lubrifianți (combustibili și lubrifianți):

• unt;
• antigel - iarna;
• alte consumabile necesare.

În consecință, plata pentru combustibil și lubrifianți include nu numai costul combustibilului.

Cum se face oficial?

Există 3 moduriformalizați-vă acordurile cu angajatorul:

• acord suplimentar la contractul de muncă;
• acord de închiriere auto;
• contract pentru furnizarea de servicii de transport.

Fiecare dintre ele are avantajele și dezavantajele sale. Să le vedem în detaliu mai jos.

Acord suplimentar la contractul de muncă

Cel mai simplu este să închei un acord suplimentar cu angajatorul la contractul de muncă. Totuși, mai simplu nu înseamnă mai eficient: nu va fi ușor pentru angajați să primească plata pentru combustibil și lubrifianți pe cheltuiala angajatorului. Mai jos este un exemplu de astfel de acord.

Ar trebui să se precizeze clar:

• marca și caracteristicile vehiculului;
• suma compensației lunare și costurile pe care angajatorul le compensează de asemenea: plata pentru combustibil și lubrifianți, reparații curente și majore, diagnosticare și întreținere, asigurare;
• termen limită până la care trebuie trimis raportul de cost efectiv;
• termeni în care angajatorul compensează cheltuielile angajatului.

Angajatul trebuie deseori să călătorească la instrucțiunile conducerii, sau natura de călătorie a muncii prevede îndeplinirea atribuțiilor sale oficiale. Într-adevăr, conform legii, plata combustibilului și lubrifianților la utilizarea vehiculelor personale, precum și compensarea altor cheltuieli, este posibilă numai dacă există o nevoie de producție.

În fiecare lună, angajatul depune un raport despre călătoriile sale, unde indică:

• data călătoriei;
• ora de plecareși returnați;
• destinație;
• scopul călătoriei.

În plus, acest document trebuie să conțină data întocmirii și semnătura angajatului.

Pro și contra unui acord suplimentar

Compensarea cheltuielilor angajatului în baza unui contract de muncă este benefică în primul rând pentru angajator. La urma urmei, îl puteți limita oricând la dimensiunea prevăzută de Decretul Guvernului nr. 92 din 8 februarie 2002: 1200 de ruble - pentru mașini cu o capacitate a motorului mai mică de 2000 cm³ și 1500 de ruble - pentru mașini cu o capacitate a motorului mai mare de 2000 cm^3.

Cu toate acestea, este puțin probabil ca o astfel de compensație să se potrivească angajatului - la prețurile curente la benzină, este aproape imposibil să o îndeplinești. În consecință, angajatorul trebuie să facă un compromis și să încheie un contract de închiriere sau un contract pentru furnizarea de servicii de transport sau să plătească din propriul buzunar - nu va fi posibilă compensarea compensației prin reduceri de taxe.

Cum să închiriez o mașină?

În acest caz, relația dintre părți va fi guvernată de Codul civil. În practică, închirierile bareboat sunt mai frecvent utilizate. Mai jos puteți vedea un contract tipic.

Este obligatoriu să specificați în contractul de închiriere:

• caracteristicile mașinii: marca, anul de fabricație, culoarea, numărul caroseriei și al motorului, numărul de stat;
• condiții de subînchiriere - este de dorit să interziceți angajatorului să închirieze o mașină altcuiva;
• alte aranjamente - cine și în ce interval de timp efectuează ITP, cine plăteșteconsumabile și întreținere, în ce scopuri poate fi utilizată mașina - de exemplu, numai transportul de pasageri.

Când încheiați un contract de închiriere, trebuie să înțelegeți că prin aceasta vă transferați mașina către companie, chiar dacă temporar, dar pentru utilizare. În timp ce în baza unui contract de muncă, numai tu poți folosi mașina.

De aceea, contractul de închiriere trebuie să stipuleze exact modul în care angajatorul vă poate folosi mașina. Altfel, nu fi surprins că vei fi obligat să transporti diverse mărfuri sau un fel de gunoi - până la urmă, compania deține acum mașina, deși temporar.

Important: asigurați-vă că ați fixat costul mașinii în momentul închirierii în contract.

Adesea există o problemă cu faptul că părțile nu știu cum să prescrie plata combustibilului și lubrifianților în contractul de închiriere. Chiar și avocații se ceartă despre asta. Calculul plății pentru combustibil și lubrifianți se efectuează pe baza foilor de parcurs - în funcție de kilometrajul real. Pentru aceasta, există reguli speciale, pe baza cărora se efectuează anularea.

Experții recomandă în continuare încheierea unui contract de închiriere de mașini cu plata pentru combustibil și lubrifianți. Cu toate acestea, acest lucru este prin acord. În cazul în care contractul de închiriere nu prevede plata pentru combustibil, se încheie un acord separat de plată pentru combustibil și lubrifianți cu furnizorul, iar șoferului i se eliberează un card de combustibil cu o anumită limită.

De asemenea, este important să specificați alte nuanțe în avans: compania vă plătește o sumă fixă în fiecare lunăsau plata este pe oră - în funcție de orele efective lucrate, cine și cum plătește asigurarea.

Contract de furnizare de servicii de transport

Folosit mult mai rar - în principal dacă mărfurile sunt transportate cu transport personal. Imaginați-vă o companie de mutare. În loc să achiziționeze sau să închirieze o mașină, ea ar fi putut să încheie un contract cu un încărcător care deține mașina dorită pentru furnizarea serviciilor de transport.

Astfel, încărcătorul și-ar îndeplini sarcinile imediate (încărcare și descărcare) conform contractului de muncă. Și ar presta în mod privat servicii pentru transportul acestor mărfuri de la punctul A la punctul B. Cu toate acestea, pentru aceasta ar trebui să emită un IP, deoarece activitatea antreprenorială este interzisă în Federația Rusă fără înregistrare.

Cum poate un proprietar de mașină să optimizeze taxele?

Pentru a închiria o mașină sau a oferi servicii de transport, un angajat va trebui să emită un IP. Strict vorbind, el își poate închiria mașina fără a fi antreprenor. Cu toate acestea, dacă există mai multe astfel de mașini, atunci trebuie să emiteți un IP. În plus, în acest caz, el plătește mai puțin impozit - 6% la impozitarea veniturilor simplificate, în loc de 13% impozit pe venitul persoanelor fizice. Cu toate acestea, impozitul pe venitul personal de 13% va fi reținut în continuare din salariul său oficial.

Există o altă nuanță importantă aici. Indiferent de performanta antreprenorului individual, acesta trebuie sa plateasca prime de asigurare, chiar daca nu are angajati. Suma este fixă și în 2018 este de 32.385 de ruble. Cu toate acestea, dacă venitul unui antreprenor individual depășește 300.000 de ruble pe an, atunciplata suplimentară de 1% din diferență „venit minus 300.000 de ruble”.

Cu toate acestea, valoarea primelor de asigurare nu poate depăși o anumită sumă. În 2018, fondul de pensii este de 212.360 de ruble (acești bani „nu dispar”, ci merg la formarea viitoarei pensii a antreprenorului) și 5.840 de ruble sub formă de contribuții la asigurările de sănătate. În total, primele de asigurare pentru întreprinzătorii individuali nu pot depăși 218.200 de ruble pe an.

La prima vedere, primele de asigurare sunt costuri suplimentare inutile. Dar este chiar așa? Nu chiar. Cert este că întreprinzătorii individuali au dreptul de a reduce plata în avans în cadrul sistemului fiscal simplificat „Venituri” cu valoarea primelor de asigurare plătite. Astfel, atunci când închirieți o mașină, nu puteți plăti deloc impozit (valoarea impozitului este puțin probabil să depășească contribuțiile plătite) și este complet legal. Iar cea mai mare parte a contribuțiilor plătite se îndreaptă către viitoarea pensie.

Important: statutul de antreprenor individual și sistemul simplificat de impozitare nu scutește antreprenorul de plata taxei de transport. Va trebui plătit oricum. Dar impozitul pe proprietate în acest caz nu trebuie plătit.

Un exemplu despre cum un antreprenor individual crește veniturile din închirierea unei mașini

Să ne imaginăm că Ivan și-a închiriat mașina SRL-ului Romashka, al cărui angajat este, cu 100.000 de ruble pe lună. În același timp, compania se ocupă de reparațiile curente și majore ale mașinii, precum și de plata combustibilului și lubrifianților și a altor consumabile.

Fără înregistrarea unui antreprenor individual, un angajat ar primi doar 1.044.000 de ruble pe an. Angajatorul, în calitate de agent fiscal al lui Ivan, ar reține în mod independent 13% din impozitul pe venitul personal din această sumă. În același timp, având emis un IP privind sistemul fiscal simplificat„Venit”, Ivan ar plăti următoarele taxe:

• contribuții de asigurare la Fondul de pensii: 32385 + 1% × (100.000 × 12 - 300.000)=41385 ruble;
• contribuții la asigurările de sănătate: 5840 de ruble;
• USN 6%: 100.000 × 12 × 6% - 41385 - 5840=24775 ruble.

În consecință, venitul său net a fost de 100.000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775=1.128.000 de ruble. Mai mult, 41.385 de ruble ar fi mers la viitoarea pensie a lui Ivan, și nu la trezoreria statului. Astfel, economiile fiscale s-ar ridica la 125.385 de ruble pe an. Sau puțin mai mult de 10.000 de ruble pe lună.

De altfel, în primul caz, Ivan plătește imediat impozitul pe venitul personal. De fapt, nici nu vede acești bani - angajatorul transferă impozitul pentru el. În al doilea, Ivan primește întreaga sumă „în mâinile sale”. Și apoi plătește taxe. În plus, le poate distribui după bunul plac în timpul anului - principalul lucru este să plătească totul până la 31 decembrie.

Abilitatea de a gestiona calendarul plăților impozitelor oferă un avantaj semnificativ. Să presupunem că Ivan a decis să distribuie uniform povara fiscală și să plătească suma datorată în fiecare trimestru.

Astfel, el poate elibera în plus următoarele sume:

• ianuarie - 100.000 × 13%=13.000 de ruble;
• februarie - 100.000 × 13% +13.000=26.000 de ruble;
• martie - 100.000 × 13% + 13.000 + 13.000=39.000 de ruble.

Până la sfârșitul lunii martie, el poate folosi acești bani după cum crede de cuviință. Și abia apoi plătiți plata corespunzătoare pentru primele de asigurare, reducând astfel plata în avans în cadrul sistemului fiscal simplificat „Venit”.

ActivatLa prima vedere se pare ca sumele sunt mici. Dar dacă Ivan își mărește venitul de 10 ori - închiriază mai multe mașini sau alege leasing în loc de închiriere, economiile vor deveni impresionante.

Cum poate o afacere să economisească taxe?

În cazul în care compania se află în DOS (sistemul general de impozitare) sau în sistemul simplificat de impozitare „Venituri minus cheltuieli” (unul dintre tipurile de sistem simplificat de impozitare), atunci costul închirierii unei mașini, furnizarea de servicii de transport sau plata compensației în baza unui contract de muncă poate fi luată în considerare pentru reducerea bazei de impozitare. Adevărat, în acest din urmă caz, pentru mașini, suma deducerii este limitată de lege.

În cazul închirierii unei mașini pe DOS, nu numai chiria este compensată, ci și:

• combustibil și lubrifianți și alte consumabile;
• întreținerea și revizia mașinilor;
• Întreținere, spălare, taxe de parcare și parcare;
• asigurare;
• salariu șofer.

În plus, doar cheltuielile documentate sunt recunoscute drept cheltuieli deductibile. În același timp, acestea trebuie să fie justificate economic.

Important: compania nu este proprietarul mașinii închiriate și, prin urmare, nu este obligată să plătească taxe de proprietate și de transport.

Afacerile câștigă de obicei mai mulți bani decât costurile de închiriere de mașini. În consecință, prin reducerea impozitului pe venit, este posibil să se compenseze mai mult decât toate costurile suportate efectiv.

Rezumat

Articolul 188 din Codul Muncii obligă angajatorulCompensați angajatul pentru utilizarea transportului personal în scopuri oficiale. Dacă se presupune că o astfel de utilizare este ocazională, este suficient doar să încheiați un acord suplimentar corespunzător la contractul de muncă și să transmiteți raportul la timp.

Cu toate acestea, în cazul în care un angajat care nu folosește transportul personal nu își poate îndeplini sarcinile și este forțat să-și folosească mașina în scopuri comerciale tot timpul, această compensație nu va putea acoperi majoritatea costurilor reale suportate. Asta numai în detrimentul profiturilor întreprinderii. Organizația va putea folosi o astfel de compensație pentru a reduce impozitul pe venit doar în cuantumul stabilit de lege, care nu va acoperi nici măcar o zecime din costurile efective.

În consecință, această abordare nu este benefică nici pentru angajat, nici pentru companie. Și totul din cauza particularităților impozitării: un angajat, ca persoană fizică, plătește prea mult impozit pe venitul personal, iar compania nu poate optimiza impozitele în mod corespunzător. Este mult mai profitabil pentru ambele părți să încheie un contract de închiriere sau să furnizeze servicii de transport (dacă urmează să fie transportați alți pasageri sau mărfuri).

Numai în acest caz, angajatul va trebui să emită un IP - procedura nu este complicată și nu durează mult timp. Unii oameni cred că, devenind antreprenor individual, nu vor putea lucra ca persoană fizică. Cu toate acestea, de fapt este posibil - legea nu interzice.