Supliment pentru natura deplasării muncii: procedură de calcul, reguli de înregistrare, acumulare și plată

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

La multe întreprinderi, munca anumitor categorii de angajați se deplasează. În primul rând, vorbim de șoferi care transportă personal, transportă produse, materiale și alte mărfuri. În articol vom vorbi despre plata suplimentară pentru natura de călătorie a muncii, impozitarea și contabilizarea indemnizației.

Informații generale

Este întotdeauna necesară indemnizația de călătorie? Să ne dăm seama.

În cazul în care activitatea de muncă a salariatului este legată de deplasări, angajatorul trebuie să compenseze cheltuielile efectuate pe baza datelor raportului în avans, precum și la prezentarea biletelor și a cecurilor. Între timp, legislația prevede o altă modalitate de a recupera costurile.

Angajatorul poate plăti o indemnizație fixă pentru muncă de deplasare. Șoferii, de regulă, sunt destul de mulțumiți de o astfel de compensație. Cuantumul plății suplimentare se stabilește de către conducătorul întreprinderii șiaprobat prin document local.

Aici trebuie spus că inspectorii nu recunosc întotdeauna indemnizația pentru caracterul de deplasare a lucrării ca compensație în sensul prevederilor art. 168,1 TC. Dacă nu există documente care să confirme cheltuielile angajatului, atunci angajatorului i se poate solicita să perceapă contribuții suplimentare.

Rambursare pentru documente

Dacă angajatul furnizează documente care confirmă cheltuielile sale de călătorie, angajatorul le compensează ulterior. Aceasta înseamnă că angajatul va primi exact cât a cheltuit. Această opțiune este de obicei folosită atunci când angajații sunt trimiși în călătorii lungi de afaceri în alte regiuni sau în străinătate. Angajatorul va rambursa acestor angajați costurile de călătorie și cazare. În același timp, angajatorul trebuie să decidă dacă reține impozitul pe venitul personal și contribuțiile la fonduri din această compensație. Să răspundem imediat la această întrebare.

Costuielile de compensare sunt incluse de angajator în cheltuielile luate în considerare la calcularea impozitului pe venit. În conformitate cu paragraful 11 al paragrafului 1 al art. 217 din Codul fiscal, nu este necesară reținerea impozitului pe venitul persoanelor fizice din rambursare. Această regulă se aplică întregii sume specificate în contractul colectiv sau de muncă sau în alt act local al întreprinderii. În ceea ce privește primele de asigurare, nici acestea nu trebuie să fie percepute (clauza 2, partea 1, articolul 9 212-FZ din 24.07.2009).

Dificultăți în practică

Totuși, trebuie spus că FSS și FIU uneori consideră că angajatorul este obligat să calculeze contribuțiile din valoarea compensației. Ei își justifică poziția spunând astanatura de deplasare a indemnizaţiilor şi plăţilor de muncă - acestea sunt elemente ale salariului. Inspectorii de fonduri își confirmă argumentele cu dispozițiile art. 129 din Codul muncii, care definește câștigul salarial. Ca urmare, în urma controalelor, angajatorul este sancționat cu amenzi și penalități și este obligat să perceapă contribuții suplimentare. Desigur, astfel de decizii trebuie contestate. În cele mai multe cazuri, instanțele iau partea angajatorului, invocând următoarele argumente:

1. Rambursarea pentru muncă este condiționată de aprobarea angajatorului.
2. Compensația este necesară pentru a acoperi cheltuielile suplimentare ale angajatului pe care acesta le suportă în timpul îndeplinirii funcției sale de muncă.
3. Sumele de rambursare nu pot fi incluse în venituri în niciun fel, prin urmare, nu este nevoie să acumulați contribuții.

Lista de documente justificative

Suplimentul pentru natura de călătorie a lucrării se percepe la furnizarea documentelor justificative. O listă specifică de documente este stabilită și aprobată de către conducătorul întreprinderii. Este recomandabil să formați două liste - pentru călătorii apropiate și lungi. În acest caz, cerințele angajatorului vor deveni mai clare.

Cheltuielile de călătorie ale angajatului pot fi verificate:

1. Bilete pentru metrou, autobuz, troleibuz etc.
2. Itinerar, scrisoare de parcurs, chitanțe, cecuri (când utilizați transportul personal).

Costurile rezidențiale sunt confirmate prin documentele primite la sosire. Aceasta poate fi o chitanță emisă de administratorul hotelului, un contract de închiriere pe termen scurt.

Răspunsuri la întrebări suplimentare din partea inspectorilor despresuprataxele pentru caracterul de deplasare a muncii se pot acorda prin referire la documentele care atesta circulatia salariatilor. Vorbim, în special, despre lista de posturi stabilite prin actul local, condițiile stipulate în contractul de muncă, memorii, reviste etc. Inspectorilor trebuie să li se pună la dispoziție orice documente de confirmare a deplasărilor.

Funcții de documentare

Pentru a asigura controlul asupra mișcărilor zilnice ale angajaților, este recomandabil să creați un jurnal de călătorie de afaceri. Acest document poate fi păstrat de șeful departamentului relevant sau de alt angajat responsabil.

Planificarea și controlul călătoriilor individuale se poate face cu ajutorul notificărilor. Angajatul îl întocmește pe numele șefului. Într-un memoriu, angajatul indică motivele călătoriei, scopurile și obiectivele. Documentul trebuie predat angajatorului pentru aprobare.

Reglementările în vigoare astăzi nu stabilesc o singură formă de memorii și jurnale contabile. În consecință, conducerea întreprinderii poate aproba formularele acesteia. Pentru a introduce documentația în circulație, directorul emite un ordin corespunzător.

Nuances

Indemnizația pentru natura de călătorie a lucrării este stabilită în funcție de:

• frecvențe de călătorie;
• durata călătoriei de afaceri;
• dificultatea sarcinii etc.

De asemenea, puteți lua în considerare calificările și experiența de muncă a unui anumit angajat. În consecință, nu este necesară instalareao singură sumă pentru toate.

Flux de lucru simplificat

După cum arată practica, este departe de a fi întotdeauna posibil ca un angajat detașat să păstreze actele de achitare. Se întâmplă ca până la data raportării unele dintre bilete să fie pierdute, să nu existe verificări de la benzinării, bonuri etc. Dar fără ele, angajatul nu va fi rambursat pentru cheltuieli. Pentru astfel de cazuri, este oferit un flux de lucru simplificat.

Șeful întreprinderii stabilește și aprobă cuantumul indemnizației pentru caracterul de deplasare a muncii. Această sumă trebuie să includă:

1. Tarif mediu în transportul public.
2. Plătește chiria.
3. Reparații neprogramate sau minore ale vehiculului.
4. Servicii de comunicare (telefon mobil, fax).

Este indicat să se stabilească o suprataxă fixă pentru caracterul de călătorie a muncii pentru șoferii, expeditorii de marfă, comerciantii și alți angajați care îndeplinesc o funcție de muncă în afara întreprinderii, dar în cadrul aceleiași localități.

Bonusul este oferit și dacă angajatul:

• cheltuiește de obicei aceeași sumă în călătorii;
• nu cheltuiește bani pentru cazare și călătorii în altă regiune sau în străinătate.

Dacă un angajat are o plată suplimentară pentru natura de călătorie a muncii, nu trebuie să colecteze bilete, cecuri și alte documente justificative. Iar compensația îi va fi dată la sfârșitul lunii.

Procedura generală de calcul

În conformitate cu partea 2 a art. 168.1 din Codul Muncii al Federației Ruse, plată suplimentară pentru natura de călătorie a munciiaprobat de conducătorul întreprinderii și fixat în actul local al întreprinderii.

Cuantumul indemnizației este stabilit de angajator în mod independent. Formularea din actul local al întreprinderii poate fi următoarea: "Stabiliți o plată suplimentară pentru natura deplasării muncii. Cuantumul indemnizației este de 10% din salariul de bază." Managerul, la discreția sa, poate stabili o sumă fixă.

La stabilirea suprataxelor pentru caracterul de călătorie a muncii, angajatorul trebuie să fie ghidat de:

1. Acte de reglementare adoptate în perioada sovietică. În prezent, în ciuda faptului că URSS a încetat să existe, multe documente legale aprobate în anii de existență sunt valabile. Astfel, Decretul Consiliului de Miniștri al RSFSR din 1978 nr. 579 a stabilit o plată suplimentară pentru natura de călătorie a muncii - 20% din salariu. Poate fi acumulat salariaților care lucrează în transportul rutier și fluvial. În același timp, doar cei care călătoresc timp de 12 sau mai multe zile primesc o plată suplimentară pentru caracterul de călătorie a lucrării.
2. Acorduri industriale și regionale. De exemplu, lucrătorii rutieri pot primi o suprataxă de până la 20%, în funcție de numărul de zile petrecute pe drum. Clauza corespunzătoare este prezentă în clauza 3.6 din Acordul industrial federal privind instalațiile rutiere.

Dacă cuantumul indemnizației nu este prevăzut nici în actele adoptate în perioada sovietică, nici în acordurile industriale (regionale), managerul are dreptul de a o stabili la propria discreție.

Unii manageri cred în mod eronat că organismul responsabil pentrustabilirea cuantumului plății suplimentare pentru caracterul itinerar al lucrării, - Camera de Conturi. Trebuie spus imediat că această structură nu are nimic de-a face cu determinarea sumei plăților.

Indemnizație de muncă de călătorie: impozitare

Când un angajator, într-un efort de a simplifica fluxul de lucru, compensează cheltuielile de călătorie acumulând plăți suplimentare, IFTS poate avea pretenții. Între timp, acum s-a dezvoltat o practică destul de stabilă. Din păcate, nu este în favoarea angajatorului. Instanțele și autoritățile de reglementare nu contestă dreptul angajatorului de a stabili o plată suplimentară. Cu toate acestea, ei consideră că plata fixă ar trebui să fie supusă impozitului pe venitul personal și a contribuțiilor la fonduri. Argumentele sunt următoarele.

Legea prevede două tipuri de plăți. Prima include compensații care acționează ca elemente ale câștigurilor. Ele sunt stabilite datorită faptului că un cetățean lucrează în condiții speciale. Din această compensație sunt reținute impozitele și contribuțiile la fonduri. Al doilea tip de plată este rambursarea cheltuielilor efectuate de un angajat în îndeplinirea unei funcții de muncă. Contribuțiile și impozitele nu sunt reținute din aceste sume.

Potrivit multor experți, suprataxa lunară fixă nu poate fi considerată compensație conform art. 168,1 TC. Cert este că angajatorul nu rambursează salariatului costurile efective suportate. Cu alte cuvinte, valoarea compensației nu depinde de valoarea cheltuielilor.

Supliment la veniturile prevăzutemunca sau contractul colectiv nu pot fi considerate compensatii conform art. 164 TK. Acest lucru se datorează faptului că atunci când se acumulează, salariul unui angajat care își îndeplinește funcțiile de muncă în deplasări crește.

Explicațiile soarelui

La sfârșitul anului 2015, Curtea Supremă a preluat funcția de angajator. În Revizuirea de Practică pentru anul 2015, Curtea Supremă a indicat că în scopuri fiscale va conta natura plății, conform căreia cuantumul se numără printre despăgubirile prevăzute la art. 164 TK. Conform acestei reguli, compensația este o plată bănească stabilită pentru rambursarea angajaților pentru cheltuielile efectuate de aceștia în legătură cu îndeplinirea funcțiilor lor de muncă. Totodată, Curtea Supremă a indicat că denumirea plății nu are o semnificație decisivă. Acesta poate fi o indemnizație, suprataxă, beneficiu, creștere de salariu etc.

Autoritățile statului, însă, nu doresc cu adevărat să susțină poziția Curții. De exemplu, pentru Ministerul Muncii, o condiție prealabilă pentru plata compensației unui angajat este furnizarea de documente care confirmă cheltuielile în timpul călătoriei. Prin urmare, întreprinderile care nu intenționează să perceapă taxe și să plătească contribuții la fonduri din suprataxe vor trebui să își apere poziția în instanțe.

Contabilitate

Cum se înregistrează plățile menite să compenseze cheltuielile suportate de angajați în timpul unei călătorii de afaceri?

În conformitate cu instrucțiunile pentru planul de conturi contabile, aprobate prin ordinul Ministerului Finanțelor nr. 94n din data de2000, pentru a rezuma informații despre toate decontările cu angajații întreprinderii, cu excepția tranzacțiilor salariale și a decontărilor cu angajații responsabili, se utilizează contul. 73. Informațiile privind decontările cu personalul cu privire la sumele primite pentru cheltuieli de exploatare și administrative sunt reflectate în cont. 71. În același timp, mulți experți consideră că utilizarea acestui cont va fi incorectă dacă compania nu emite fonduri pentru raportare, dar rambursează costurile suportate de angajat. Ținând cont de acest lucru, contabilul ar trebui să facă următoarele înregistrări:

• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 73 - acceptarea în contabilitate a cheltuielilor sub forma rambursării costului cheltuielilor după confirmarea acestora.
• Dt sch. 73 ct sc. 50 - Plata compensației pentru lucrător.

Dacă se ghidează de prevederile art. 129 din Codul muncii, apoi plățile suplimentare, indemnizațiile, inclusiv pentru munca în condiții speciale, sunt recunoscute ca element de câștig. În consecință, contabilul face următoarele înregistrări:

• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 70 - acumularea salariului unui angajat cu o suprataxă.
• Dt sch. 70 Kt. 68 - reținerea sumei impozitului pe venitul personal din venituri.
• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 69 - acumularea primelor de asigurare.
• Dt sch. 70 Kt. 50 - plata salariului cu o suprataxă.

Potrivit experților, o astfel de delimitare în contabilitate va face mai ușor pentru angajator separarea sumelor supuse impozitului pe venitul personal și a primelor de asigurare și fondurile scutite de impozitare.

Concluzie

Fluxul de lucru simplificat nu esteîntotdeauna în mâinile angajatorului. Dacă angajatorul intenționează să ia în considerare faptul că indemnizațiile pentru munca deplasată nu sunt elemente ale salariului, atunci există riscul unor pretenții din partea autorităților de reglementare. În astfel de cazuri, este recomandabil să studiezi jurisprudența în această problemă mai detaliat.