Părți interesate ale proiectului. Autorii și liderii de proiect

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Pentru a concura cu succes pe piața actuală și pentru a avea succes în eforturile lor, multe companii folosesc metoda proiectelor. Vă permite să obțineți un produs finit de în altă calitate într-un timp limitat. Pentru a face acest proces eficient, trebuie să-i cunoașteți esența, specificul și caracteristicile de implementare.

Definiția conceptului

Cuvântul „proiect” provine din engleză. proiect, din lat. projectus „aruncat înainte, proeminent” și are mai multe semnificații în funcție de zona în care este aplicat. În management, aceasta este o întreprindere limitată în timp, al cărei scop este de a crea un produs, serviciu sau rezultat nou, unic. Implementarea acestui set de activități prevede primirea de beneficii pentru principalele părți interesate ale proiectului (clienți, investitori, furnizori). Această formă de muncă este utilizată pe scară largă de companiile de construcții, inginerie, software pentru întreprinderi sau marketing, anumite grupuri de oameni și companii de succes recurg la această metodă în activitățile lor.personalitate.

Funcții

Este un proiect, nu un ansamblu de sarcini de realizat, dacă activitatea de realizat are o serie de caracteristici și anume:

• limitat în timp (un eveniment conceput are o dată de începere și o dată de primire a rezultatului final, sau ca rezultat este așteptat un anumit produs sau serviciu);
• unicitatea este una dintre principalele caracteristici distinctive ale implementării sale, în timp ce poate fi nouă numai pentru organizator sau participanții la proiect și nu pentru toți angajații;
• limită de fonduri și alte resurse necesare pentru realizarea acestui proces (timp, bani, forță de muncă, suport tehnic).

În viața unei persoane obișnuite, un proiect poate fi mutarea în alt oraș, cumpărarea unei case noi, căutarea unui loc de muncă, începerea unei afaceri etc., în afaceri este crearea unui nou produs, extinderea piata, demararea unei noi campanii de publicitate, crearea de noi capacitati de productie. Această metodă vă permite să faceți noi pași în activitățile organizațiilor sau ale persoanelor fizice, astfel încât părțile interesate ale proiectului o folosesc atunci când dezvoltă orice inovație.

Participanți cheie în proces

Această categorie include persoane (organizații) care beneficiază direct de implementarea întreprinderii vizate. Acestea includ:

• Inițiatori - oameni care susțin necesitatea unui proiect. Aceștia pot fi angajați de orice nivel în interiorul și în afara companiei.
• Sponsorii sunt în principal angajați ai superioarelorlegătura companiei care îi supraveghează cursul din partea clientului. Ei supraveghează implementarea acestui set de activități și oferă surse de finanțare a proiectelor, materiale și alte tipuri de sprijin, precum și obținerea beneficiilor planificate pentru organizație. Sponsorii numesc un manager care va conduce procesul, îi va oferi toate fondurile necesare și va raporta despre progresul acțiunilor conducerii superioare (CEO, consiliu de administrație etc.).
• Managerul de proiect este managerul responsabil de implementarea întreprinderii date. Sarcinile sale sunt: controlul asupra atingerii rezultatului final la timp, salvarea nivelului limitei resurselor puse la dispozitie si calitatea ridicata a produsului sau serviciului final. El se ocupă zilnic de proiect, gestionează acțiunile echipei, controlează îndeplinirea cerințelor stabilite, ia în considerare și convine asupra dorințelor tuturor părților interesate și, dacă este necesar, primește asistență din partea administratorului sau a unui echipă de specialiști creată temporar pentru a rezolva sarcinile.

Acești participanți la proiect devin în cele din urmă proprietarii produsului final (rezultat), prin urmare, își dictează cerințele pentru proiect, îl finanțează prin investirea fondurilor proprii sau externe și, de asemenea, încheie contracte cu contractanții necesare pentru realizarea planificată. activități.

Realizatori ai planului

Membrii echipei de plan sunt persoane fizice sau entități care participă la întreprindere sau acele părți careale căror interese pot fi afectate de atingerea obiectivului.

În funcție de gradul de implicare în acest tip de activitate, există trei grupuri principale de persoane care au aceleași idei:

• Echipa principală este reprezentată de angajați (organizații) care sunt direct implicați în implementarea planului.
• Echipă extinsă - profesioniști care oferă indirect asistență profesională.
• Părți interesate ale proiectului (interne și externe) - organizații sau angajați care influențează reprezentanții primului și al doilea grup, fără a se implica în interacțiune directă cu participanții direcți. Ei își fac propriile ajustări la cursul procesului sau simt direct impactul implementării planului asupra activităților lor.

Posibili participanți la întreprindere

Uneori sunt implicați persoane sau organizații din afara pentru a face acest set de evenimente un succes. Și anume:

• Investitorii sunt oameni care investesc într-un proiect, de exemplu, sub formă de împrumuturi. Uneori, investitorul este clientul, altfel sunt bănci, fonduri și alte companii mari.
• Contractanți - părți care își asumă obligații de a executa lucrări în conformitate cu acordul (contractul). Poate fi fie parte a sarcinilor, fie întregul proiect. Alocați contractantul principal și subcontractantul, care intră într-o relație contractuală cu acesta și oferă o parte din serviciile convenite.
• Furnizori - părțile interesate ale proiectului, pun la dispoziția clientului materialele necesare, echipamente tehnice etc.
• Organe guvernamentale - aparatul administrativ al așezării,care monitorizează implementarea cerințelor sociale, de mediu, comunitare și guvernamentale.
• Consumatori - persoane care cumpără produse finite sau folosesc rezultatul final care determină dorința pentru un produs sau serviciu și oferă cerere pentru acestea.

Posibilitatea de participare a acestor părți la proiect depinde de tipul, tipul, amploarea și gradul de complexitate al acestuia. Munca unui manager trebuie să acopere în mod necesar toate părțile interesate și să asigure coordonarea cerințelor acestora.

Cine supraveghează procesul?

Autorii proiectelor sunt, de regula, specialisti (arhitecti, proiectanti, constructori), iar managerul asigura implementarea intreprinderii planificate. Acesta este un angajat de nivel managerial, șeful de departament. Responsabilitățile sale includ monitorizarea implementării la timp a planului, utilizarea resurselor disponibile și calitatea produsului final.

Prioritatea este primul aspect, deoarece vă permite să evitați depășirile de costuri și problemele în timpul lucrului. Prin urmare, atunci când gestionați un proiect, accentul este întotdeauna pe programul întreprinderii.

Funcții manager de proiect

Eficacitatea managementului întreprinderii depinde în mod direct de distribuția corectă a puterii între artiștii simpli, membrii cheie ai echipei și manager. Competențele și responsabilitățile funcționale pentru acestea din urmă sunt determinate fie de client, fie de carta de proiect (dacă se realizează în cadrul companiei).

KPrincipalele responsabilități ale unui manager includ:

• Organizați structura conceptului și formați echipa de management al întreprinderii.
• Căutați fondurile și resursele necesare pentru implementarea acesteia.
• Analiza impactului părților interesate de proiect asupra progresului procesului.
• Instruirea personalului necesar îndeplinirii sarcinilor, motivarea acestora.
• Formarea termenilor de referință și a responsabilităților pentru toți participanții, determinarea nivelului de responsabilitate al echipei de management al proiectului.
• Elaborarea unui plan de afaceri și a unui program, calcularea bugetului și a bugetului, analizarea posibilelor riscuri și găsirea modalităților de eliminare.
• Monitorizarea implementării tuturor tipurilor de lucrări conform planului.
• Semnarea contractelor pentru executarea sarcinilor, monitorizarea executării acestora și închiderea la timp.
• Stabilirea comunicării între echipa de management și alți participanți la proiect.
• Primirea materialelor de raportare și analiza acestora.
• Comunicare cu clientul pentru a oferi toate informațiile de interes pentru acesta, precum și pentru a obține informații despre dorințele sau cerințele pentru rezultatul final.
• Monitorizarea activității tuturor participanților la proiect și închiderea acestuia la timp.

Gama sarcinilor funcționale ale unui manager este destul de mare și numai cu cunoștințe specifice și organizare atentă a activităților sale, acesta poate asigura succesul întreprinderii.

Societatea artiștilor interpreți

Pentru a implementa proiectul, managerul creează 2grupuri de angajati: echipa de proiect si veriga manageriala. Rezultatul final depinde în mare măsură de calitatea muncii efectuate de aceste două structuri organizatorice.

Echipa de proiect - aceștia sunt specialiști și/sau organizații care desfășoară activități în cadrul întreprinderii și sunt responsabili în fața managementului pentru implementarea și calitatea acestora. Acest grup este creat pe durata activităților planificate. Poate include atât personal intern, cât și personal atras (grupuri).

Echipa de management include angajați din primul grup care au legătură directă cu supravegherea procesului și luarea deciziilor de management. Succesul întreprinderii, numărul de riscuri și probleme care apar în cursul rezolvării problemelor depind de modul în care managerul selectează corect performanții din acest grup.

Angajații de nivel managerial, ca nimeni alții, sunt responsabili pentru implementarea domeniului lor de activitate, a cărui scară poate fi diferită: de la pregătirea unui document până la un subproiect finalizat. Uneori, șeful întreprinderii adună un grup de personal cheie (subechipă), care este format în conformitate cu pachetele de muncă sau subproiecte necesare.

Pentru a asigura implementarea la timp a planului stabilit, este necesar ca fiecare angajat să cunoască sfera atribuțiilor sale funcționale, cerințele pentru munca prestată, nivelul de responsabilitate personală, calendarul și formele de raportând despre activitățile lor.

Identificarea părților interesate de proiect

Orice set de acțiuni are ca scop obținerea rezultatului final. Produsul final este viziunea clientului. Când începeți un eveniment, este dificil de spus dacă rezultatul va îndeplini așteptările. Pentru ca planificarea să aibă succes, trebuie identificate sursele de incertitudine. Adesea, motivele eșecului sunt așteptările ratate de la proiect, care trebuie să facă schimbări în cursul lucrărilor. Inițiatorii unor astfel de schimbări sunt adesea părțile interesate ale proiectului. Un exemplu ar fi sponsorii, furnizorii, autoritățile etc. Ei au dreptul de a-și prezenta dorințele pentru rezultate, care pot diferi unele de altele.

Dacă persoanele sau organizațiile de mai sus pot influența cursul proiectului, iar managerul nu a știut sau nu a ținut cont de acest lucru, atunci intervenția lor va schimba cursul întregii întreprinderi planificate și va avea pentru a face ajustări pe parcurs. Nu ar trebui să existe deficiențe în munca unui manager.

Există mai multe modalități de a identifica agenți sau companii pentru care realizarea intenției poate avea semnificația ei:

• Clasificare, adică evidențierea tuturor întreprinderilor, grupurilor, persoanelor care au vreo legătură cu proiectul. Aceasta include: sponsori, clienți, furnizori, utilizatori de produse, manageri, concurenți, directori, parteneri de afaceri, mass-media, autorități etc. O listă completă a tuturor părților interesate posibile este compilată aici și dacă se stabilește un beneficiu pentru aceștia.
• Nominare, a cărei esență este că liderul determină principalul stakeholder, de exemplu, sponsorul, șeful companiei, care întocmește o listă a tuturor participanților, în puterea căreiainfluențează cursul întreprinderii.
• Documentația de studiu.

Succesul acțiunii și numărul de probleme care apar depind de caracterul complet al definiției părților interesate din proiect.

Control asupra implementării planului

Îndeplinirea planului este monitorizată prin desfășurarea de ședințe de echipă, ai căror membri furnizează informații despre cantitatea de muncă efectuată și, în același timp, indică cât timp mai este necesar pentru a finaliza sarcinile la timp. Aceste date sunt verificate în raport cu programul calendaristic. Dacă se prevede o întârziere, atunci sunt luate în considerare diferite opțiuni pentru rezolvarea problemei, iar una dintre ele este luată pentru execuție. În aceleași moduri, problema este rezolvată cu o abatere de la suma de fonduri și resurse furnizate, precum și nivelul final de calitate.

Implementarea proiectului este o modalitate bună pentru organizațiile ale căror activități vizează dezvoltarea companiei. Cunoașterea componentelor procesului de proiectare vă permite să obțineți rezultate bune la costuri minime într-un timp scurt, iar interacțiunea coordonată cu părțile interesate de proiect deschide noi orizonturi pentru a face afaceri.