Bugetarea proiectului. Tipurile și scopul bugetului. Etapa proiectului

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2024-01-17 19:05

Bugetarea proiectului trebuie înțeleasă ca determinarea costului acelor lucrări care sunt implementate în cadrul unei anumite scheme. În plus, vorbim despre procesul de formare a unui buget pe această bază, care conține repartizarea stabilită a cheltuielilor pe post de cost, tip de lucrare, după momentul implementării acestora sau alte articole.

Formarea structurii bugetului

Cum este pregătit bugetul preliminar al proiectului? Structura acestora este dezvăluită prin planul de conturi care contabilizează costul unui anumit program. De regulă, pentru a o determina, este suficient să aveți o estimare contabilă tradițională.

Bugetarea este considerată un plan de cost sau un marcaj de cost. Aceasta înseamnă că, după planificarea preliminară, trebuie să înțelegeți cât, când și pentru ce anume vor fi plătite fondurile. Prin urmare, în acest caz, este posibil să se folosească orice metodă de prezentare a pierderilor. Cu toate acestea, trebuie amintit că acestea trebuie să îndeplinească cerințele practice ale părților interesate,interesați de acestea, precum și de standardele stabilite. În plus, ei trebuie să răspundă la acele întrebări care sunt de interes pentru investitorii de proiect.

Formulare de prezentare a bugetului

Atât bugetele planificate, cât și cele efective au anumite forme de prezentare. Prin urmare, printre acestea este important să rețineți următoarele:

• programe, care sunt un fel de planuri de cost;
• matrice de distribuție a pierderilor;
• diagrame cu bare ale cheltuielilor;
• grafice similare privind pierderile cumulate;
• grafice de linii ale costurilor cumulate de-a lungul timpului;
• afișează o structură de pierdere de tip circular.

Este demn de remarcat faptul că, în diferite etape ale dezvoltării proiectului, designul diferit al proiectului și documentația de lucru sunt relevante. Cert este că vorbim despre dezvoltarea diferitelor tipuri de bugete. Ele diferă unele de altele atât prin precizia necesară, cât și prin scop. Este demn de remarcat faptul că marja bugetară devine mult mai mică pe măsură ce proiectul progresează.

Soiuri și scopul bugetelor

Reducerea erorii poate fi argumentată cu datele din tabelul de mai jos. Deci, luați în considerare scopul și principalele tipuri de bugete.

Etape ale proiectului	Finanțare	Destinație	Eroare, %
Concept de design. Ideea principală în formă extinsă	Așteptările bugetare. Data exactă	Planificare în avans pentru nevoile de numerar și plăți	25-40
Justificarea investițiilor (studiu de fezabilitate)	Buget provizoriu	Justificarea elementelor de cost, planificarea pentru atragerea și utilizarea ulterioară a finanțelor	15-20
Licitații, negocieri și acorduri. Pentru fiecare etapă separat	Buget actualizat	Programarea decontărilor cu furnizorii și antreprenorii	8-10%
Elaborarea documentelor de lucru. Fiecare etapă are propriul calcul	Buget final	Restricția directivă a utilizării resurselor	5-8%
Implementarea și finalizarea proiectului	Buget real	Gestionarea costurilor (cu alte cuvinte, contabilitate și control ulterior). Bugetul proiectului și estimările costurilor

Bugetul proiectului și estimarea costurilor

Este interesant de observat că bugetul proiectului este similar cu estimarea costurilor de exploatare a unui element de afaceri al companiei. Principala diferență aici este că în mod tradițional îl acoperă în întregime, adică de la început până la sfârșit. La rândul său, bugetul unității de afaceri se formează anual sau trimestrial. Pentru cel mai eficient control, acesta ar trebui împărțit în două componente: costuri directe și costuri indirecte.pierdere.

Primul tip de buget este un instrument cheie de management și control pentru managerii de proiect, precum și pentru directorii unităților funcționale care participă la acesta. Aceasta include costurile (costurile de călătorie, salariile și așa mai departe) tuturor celor care sunt incluși în echipa de program. În acest caz, fiecare dintre subiecți îndeplinește sarcini separate.

Este demn de amintit că atunci când se justifică articolele de cost, se iau în considerare următoarele puncte:

• costul materialelor care sunt achiziționate;
• sumă cheltuită pentru producție;
• costul abaterilor de la utilizarea normală a tehnologiei;
• sumă cheltuită pentru punerea în funcțiune a produsului;
• cost de aprovizionare;
• alte cheltuieli.

La rândul lor, costurile de tip direct ar trebui prezentate după cum urmează:

• într-o formă defalcată - exact în funcție de structura proiectului la nivelul sarcinilor executabile;
• include cheltuieli săptămânale pentru salariile personalului, materiale (fabricate în baza contractului sau achiziționate) și altele pentru fiecare componentă și sarcină a proiectului cu valoare intermediară;
• include costurile generale legate direct de plata materialelor și a forței de muncă;
• să fie rezumat în funcție de diferitele sarcini îndeplinite de entitățile participante;
• oferiți rezerve de management (cu alte cuvinte, lăsați o anumită rezervă de cost și timp pentru orice eventualitate).

Importanța procesului bugetar

Bugetproiectul pune presiune semnificativă atât asupra managerilor, cât și asupra departamentelor sale. Cert este că propune o astfel de alternativă: dacă ne menținem în buget, atunci acționăm eficient, dar dacă depășim, munca este prost făcută.

Cu toate acestea, această cerință nu este adesea aplicabilă bugetării efective a proiectului. Faptul este că bugetele sunt atât formate, cât și implementate sub o anumită presiune din partea unui număr de factori, atât subiectivi, cât și obiectivi.

De exemplu, un manager de proiect care este angajat este adesea forțat să accepte bugete elaborate și adoptate fără participarea sa, chiar dacă i se par nerealist. În caz contrar, angajatului i se poate refuza un contract. Totuși, dacă este de acord cu un buget care evident nu respectă termenele date, precum și cu resursele disponibile, atunci de îndată ce obținerea anumitor rezultate necesită cheltuieli mai mari decât cele planificate, angajatul este nevoit să explice această problemă, în ciuda faptul că inițial bugetul a fost stabilit la un nivel extrem de scăzut.

Merită să ne amintim că bugetarea proiectului poate fi rațională. În acest caz, scopul bugetului este în primul rând stabilirea costului real al proiectului pentru firmă. Prin urmare, dacă managerul de proiect acceptă un buget care depășește semnificativ marja de eroare de 15-20% acceptabilă pentru etapa de justificare a costurilor (informații din tabelul de mai sus), este foarte probabil ca situația să nu se limiteze la explicarea structurii motive pentru conducerea superioarăacest exces. În acest caz, este probabil ca managerul de proiect să-și piardă locul de muncă.

Cum să evitați acest lucru?

Pentru a evita o astfel de situație, M. Thomsett, un om de știință american, sugerează managerilor să-și formeze propriile bugete de proiect. Cu toate acestea, el subliniază o serie de motive pentru acest comportament:

• Sunteți responsabil pentru raportarea costurilor viitoare ale proiectului și a capacității de a-și cheltui bugetul. Acest lucru nu va fi posibil dacă lucrați cu un buget predeterminat.
• Fiind manager de proiect, ar trebui să știi mai bine decât oricine altcineva despre cât costă exact un anumit proiect. Bugetul stabilit este considerat un obiectiv monetar. Ar trebui să vă satisfacă în funcție de următorii parametri: să ofere o oportunitate de a măsura succesul proiectului și să fie o modalitate de a măsura competența managerului (adică a dvs.).
• Trebuie să permiteți anumite alocații în liniile bugetare. Acest lucru este esențial dacă intră în joc justificări viitoare pentru costuri specifice. Trebuie adăugat că ipotezele sunt comparate cu posibilitățile pentru perioada curentă, în timp ce posibilele complicații nu sunt luate în considerare. Numai atunci când aveți capacitatea de a compara la acest nivel, procesul bugetar va funcționa conform planului.

Crearea, urmărirea și executarea unui plan financiar

Trebuie să știi că bugetele proiectelor se formează, se monitorizează și se execută separat de planul financiar al unităților implicate în afacere,companie în ansamblu.

Există motive pentru aceasta:

• Proiectele nu tind să se repete. Bugetele departamentelor și subdiviziunilor se formează anual. Acestea sunt adesea revizuite la fiecare șase luni sau mai des. Proiectele își încetează existența imediat după execuție. Cert este că timpul pentru implementarea programului nu este legat de anul fiscal. Revizuirea bugetului este nedorită. Excepție fac cazurile în care se găsesc erori grave în versiunea inițială sau când mediul se schimbă dramatic (în el este implementat un anumit proiect).
• În mâinile managerului - control direct asupra execuției bugetului. Este de remarcat faptul că planurile financiare ale departamentelor și diviziilor depind, de regulă, de relația care se dezvoltă între mai multe servicii: departamentul de execuție acordă unuia sau altuia o limită de cost, pe baza informațiilor furnizate de un alt departament; cu toate acestea, deciziile cu privire la personal și sistem sunt luate de conducerea de vârf. Proiectul, dimpotrivă, utilizează bugetul în conformitate cu două direcții: utilizarea acelor resurse care sunt disponibile (realizări și personal), acestea sunt deja la dispoziția și bugetul departamentului, și utilizarea limitată a resurselor de tip extern. care sunt atrase temporar. Angajarea unui angajat suplimentar are ca rezultat costuri fixe oricum; o unitate suplimentară de personal pentru un proiect, care de obicei angajează forțe deja în serviciu.
• Succesul execuției bugetare este direct legat de aderarea impecabilă la planul de acțiuni al proiectului, precum și de graficul de utilizare a resurselor. De asemenea, se compune dinîn funcție de cât de bine a planificat managerul implementarea fiecărei etape, precum și dacă angajații care participă la echipa de proiect respectă programul stabilit. Dacă implementarea unei anumite etape sau a unei lucrări în ansamblu este întârziată din cauza necesității, de exemplu, de resurse umane sau de timp decât au fost stabilite inițial, acest lucru afectează cumva bugetul într-un mod nefavorabil, adică sub forma unui creșterea costului de realizare a lucrării proiectului.

Reguli similare, cel puțin în situația ideală, ar trebui să fie folosite de managerii tuturor departamentelor companiei care au propriul buget. Merită să știți că fiecare dintre ei este responsabil pentru a nu depăși nivelul bugetului și, în consecință, depășirea cheltuielilor. Cu toate acestea, în practică, doar o minoritate de firme respectă cu strictețe această regulă. Pe de altă parte, doar câteva companii permit directorilor de departament să stabilească nivelul bugetului care este cu adevărat necesar pentru proiectul care se execută în departament.

Licitații, negocieri și acorduri

În continuare, este indicat să luați în considerare stadiul culminant al proiectului: organizarea de licitații, site-uri speciale, precum și încheierea de acorduri de cooperare și parteneriat.

În licitație ar trebui să se înțeleagă licitație competitivă, pe parcursul căreia se implementează alegerea furnizorilor de produse și servicii comercializabile. Clienții municipali și de stat își desfășoară activitățile în cadrul 44-FZ „Cu privire la sistemul contractual în domeniuachizitii de bunuri, lucrari, servicii pentru asigurarea statului. și nevoile municipale.”

Corporațiile de stat, organizațiile care desfășoară activități reglementate, monopolurile naturale funcționează conform legii 223-FZ „Cu privire la achiziția de bunuri, lucrări, servicii de către anumite tipuri de persoane juridice. persoane” (de exemplu, licitații pentru construcții).

Locuri speciale

Structurile comerciale funcționează în cadrul legislației civile actuale pe teritoriul Federației Ruse. Ei postează informații despre planurile lor pe site-urile de licitație. Atât persoanele fizice, cât și persoanele juridice care respectă pe deplin cerințele clientului și legislația rusă au dreptul de a participa la achiziții.

Există licitații diferite: deschise (adică pentru toți participanții), de exemplu, licitație deschisă, cerere de cotații, licitație electronică, cerere de oferte; închis (adică pentru un număr limitat de persoane), de exemplu, licitații și concursuri limitate. Achizițiile se pot face atât în format electronic, cât și pe hârtie.

Trebuie ținut cont de faptul că un astfel de eveniment necesită o pregătire serioasă, în special, juridică, financiară și tehnică. Acest lucru este necesar pentru a asigura aplicarea și executarea contractului. Prin urmare, managerii ar trebui să-și configureze inițial personalul pentru lucrul în echipă, deoarece rezultatul final depinde de coerența operațiunilor desfășurate de angajați.

Etape principale ale implementării licitației

Schematic, participarea la astfel de evenimente poate fi reprezentată astfel: Analiza pieței → Selecția și primirea ulterioarăsemnătură electronică → Înregistrare → Căutare site de licitație → Pregătirea garanției financiare → Deschiderea unui cont special (acest lucru este necesar pentru participanții la achiziții în conformitate cu 44-FZ) → Pregătirea și depunerea ulterioară a unei cereri de participare la achiziție → Participare directă în licitaţie. Pasul final, desigur, este obținerea rezultatului.

Să luăm în considerare etapa principală a listei prezentate: participarea, de exemplu, la o licitație de construcții. Va fi o licitație electronică sub 44-FZ. La un moment prestabilit, clientul începe să ia în considerare aplicațiile participanților. Atunci când cererea dvs. este considerată eligibilă pentru participarea la licitație, ar trebui să calculați nivelul minim de preț pentru care sunteți gata să furnizați un produs pentru construcții sau să furnizați servicii conexe, să organizați munca în cadrul acestei licitații.

Licitația electronică se desfășoară în timp real. Astfel, în termen de zece minute de la depunerea ultimei oferte pentru preț, participantul are dreptul de a-și face propria ofertă online la „etapa de licitație”: de la 0,5 la 5% din NMCC. Cu alte cuvinte, un pas care poate fi făcut la un moment dat nu trebuie să depășească 5% din prețul maxim inițial al acordului de parteneriat (cooperare) indicat în notificare.

Conform rezultatelor licitației se întocmește un protocol. După ce licitația este considerată finalizată, începe etapa de examinare a părților suplimentare ale aplicațiilor.

Concluzie

Deci, am luat în considerare categoria de bugetare:scopul și tipurile de buget, etapele proiectului. În plus, am analizat mai detaliat etapa principală. Este de remarcat faptul că chiar și un începător poate câștiga licitația. Cum se pune în practică?

Tranzacționarea electronică presupune prezența clienților, adică bani. Cu toate acestea, licitația exclude relațiile informale. Nu există nicio modalitate de a ajunge la un acord. Nerespectarea condițiilor prevăzute în contract poate duce la pierderea acordului, pierderea fondurilor și pierderea oportunității de a participa la alte licitații din cauza descalificării. Începătorii încalcă adesea aceste reguli din cauza neatenției banale.

În primul rând, ar trebui să puneți mâna pe licitații care nu conțin reguli stricte. De exemplu, la licitația unui plan comercial. Abia după aceea este indicat să se treacă la licitații serioase, care sunt reglementate de legislația privind achizițiile în conformitate cu 44-FZ și 223-FZ. Condiția principală pentru victorie nu este altceva decât atenția. În primul rând, trebuie să vă gândiți la calitatea muncii, și nu la valoarea acordului.

Imaginați-vă că încă ați câștigat. Ai un contract în mâinile tale. Va putea compania să găsească capacități și forțe suplimentare pentru a o îndeplini fără probleme? Și dacă nu, câți bani vor fi nevoie pentru a angaja muncitori sau a închiria echipamente? Oferta va rămâne profitabilă?

Este de reținut că, printre greșelile ofertanților, cele mai importante sunt precum încălcarea termenelor, studiul neatent al documentației, încercările de a participa la multe licitații în același timp, defecțiunile planului tehnic,tranzacționând în pierdere. Toate acestea pot duce la consecințe negative. De aceea este necesar să preveniți în avans toate deficiențele enumerate.