Elaborarea unui manual de calitate: procedura de dezvoltare, caracteristici, condiții și cerințe

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Managementul calitatii, elaborarea unui manual al calitatii - astazi acestea sunt cele mai importante sarcini din sistemul de management al calitatii produselor sau serviciilor furnizate. Este recomandabil să analizați această problemă mai detaliat, să luați în considerare toate aspectele ei separat.

Alegerea unei abordări pentru dezvoltarea documentelor

Într-un fel sau altul, elaborarea manualului de calitate al unei organizații este precedată de alegerea unei abordări specifice. Cu alte cuvinte, trebuie să vă dați seama ce puncte merită descrise în document și care nu. Angajații oricărei companii ar trebui să folosească această „carte de referință” în activitățile lor profesionale, așa că acest factor trebuie luat în considerare la crearea acesteia. Cum se organizează elaborarea unui manual de management al calității astfel încât să fie eficient și eficient?

Pentru ca orice document să fie eficient, trebuie să se înțeleagă că trebuie să fie înțeles și cuprinzător. El trebuiesă fie comod de utilizat. De aceea, în procesul de elaborare a unui manual al calității, este important să se țină cont de faptul că acesta, de regulă, include toate informațiile de bază despre sistemul de management al calității al structurii. Dacă este necesar, link-urile către documentație suplimentară devin relevante. Simplitatea prezentării și claritatea fac posibilă utilizarea manualului atât pentru specialiștii care lucrează în domeniul calității, cât și pentru alți angajați ai companiei. Ușurința de utilizare, care este atât de important de luat în considerare în elaborarea unui manual de calitate, asigură că angajații se vor referi la acest document mai des și nu vor căuta soluții prin colegi sau singuri.

Completitudine ca cerință de bază pentru elaborarea ghidului

Recomandările pentru elaborarea unui manual de calitate pentru un laborator, fabrică de producție sau altă companie includ caracterul complet al materialului prezentat. S-ar părea că această cerință este una dintre cele mai dificile. Dar nu ar trebui să vă fie frică. Din fericire, în cazul nostru, s-a parcurs deja o cale spinoasă, deoarece în prezent există standarde ISO de management al calității. Acestea sunt o reglementare clară a elementelor din care ar trebui să constea sistemul de management al calității al unei întreprinderi. În plus, standardele vă permit să nu vă întrebați cum este creat acest sistem și cum ar trebui să funcționeze.

La elaborarea unui manual de management al calității, trebuie să știți că secțiunea cheie a documentului este descrierea obiectivelor structurii îndomeniul calitatii. Cu alte cuvinte, vorbim despre idei pe care compania intenționează să le implementeze într-o anumită perioadă de timp. Realizarea obiectivelor numite de dezvoltator se datoreaza indeplinirii competente a cerintelor in domeniul calitatii. Deci, atunci când se elaborează un manual de calitate pentru o întreprindere, merită evidențiat modul în care fiecare dintre aceste cerințe este implementată separat în această structură. De obicei, titlurile cerințelor sunt titlurile secțiunilor documentului în cauză. De adăugat că în procesul de pregătire a manualului nu trebuie să dea frâu liber propriei imaginații în ceea ce privește numerotarea secțiunilor. Atunci când se elaborează un manual de calitate, nu are sens să se abată de la numerotarea care este aprobată în standard. Numai atunci documentul final va fi ușor de înțeles și de recunoscut atât în rândul angajaților companiei, cât și al auditorilor externi.

Este important să rețineți că anumite persoane sunt de obicei responsabile pentru îndeplinirea cerințelor standardului în întreprindere. În consecință, acești funcționari trebuie să fie indicați la elaborarea manualului de calitate, și anume după descrierea cerințelor individuale. Atât proprietarii proceselor, cât și oficialii specifici care gestionează activitățile descrise în documentație pot fi responsabili.

Claritatea ca cerință pentru elaborarea ghidului

La elaborarea unui manual de calitate pentru un laborator, fabrică de producție sau altă structură, este important să luați în considerare o serie de cerințe. Pe lângă caracterul complet al prezentării, un rol semnificativ îl joacăînțelegerea materialului. Într-un fel sau altul, managementul ar trebui să-și creeze o idee despre procesele care au loc în companie și despre interacțiunea lor. Acest lucru se face de dragul îndeplinirii cerințelor standardului.

Deci, dacă există un proces specific, a cărui implementare îndeplinește o anumită cerință a standardului, este necesar să se indice în document nu numai procesul în sine, ci și proprietarul acestuia. Dacă cerința este îndeplinită pentru o activitate care nu este caracterizată ca proces, trebuie specificată o procedură documentată cu instrucțiuni pentru implementarea acestei activități, cu comentarii adecvate care sunt cauzale.

La formarea unui manual de calitate pentru noile cerințe, ar trebui să se țină cont de faptul că, de regulă, este nevoie de documentație suplimentară pentru a îndeplini aceste cerințe. Acestea sunt, de exemplu, reglementări de proces care specifică componența responsabililor și etapele proceselor în sine. Este important de știut că referințele la aceste documente sunt neapărat fixate în manual. Ca urmare a implementării acestor operațiuni, orice angajat ar trebui să înțeleagă de la prima lectură ce se așteaptă de la el în ceea ce privește implementarea cerințelor standardului de calitate și a obiectivelor corespunzătoare în acest domeniu. Angajatul trebuie să aibă în vedere care sunt modalitățile de atingere a acestor obiective, cel puțin la locul său de muncă. Implementarea acestor recomandări privind elaborarea unui manual al calității va face posibilă implicarea tuturor angajaților organizației în procesul de gestionare a parametrilor de calitate ai produselor sau serviciilor furnizate.

Ușurință în utilizaremanuale

O altă cerință importantă pentru elaborarea unui manual de calitate pentru un laborator, întreprindere de producție sau altă structură este ușurința în utilizare. Este imposibil de argumentat faptul că nici pe cea mai puternică mașină nu poți merge departe și, într-adevăr, nu poți pleca deloc dacă volanul său este instalat în portbagaj. Iar supraîncărcarea tabloului de bord cu tot felul de senzori secundari va duce cumva la faptul că șoferul va începe să fie distras de la procesul principal în cazul său pentru a citi indicatoare interesante.

Exemplu de manual de calitate ISO

Ar fi util să revizuiți manualul și secțiunile sale standard cu un exemplu specific. Pentru a face acest lucru, vom lua un laborator de testare. Prima secțiune a documentului este o introducere. Se citește:

• numele structurii în formă completă și prescurtată;
• reglementarea activităților laboratorului, unde este necesar să se indice denumirile lucrărilor și numerele de înregistrare ale acestora;
• locația persoanei juridice, unde trebuie să specificați atât adresa poștală, cât și adresa juridică;
• detalii de contact (e-mail, număr de telefon);
• structura organizatorică a companiei, care, de regulă, poate fi găsită în anexele la documentul principal.

Apropo, cel mai bine este să afișați schematic structura organizatorică.

Domeniul de aplicare

După introducerea în procesul de elaborare a unui manual de calitateeste important ca laboratorul de testare să indice domeniul de aplicare. Acest subiect este scos într-o secțiune separată, de obicei prima la rând. De exemplu:

1. Acest document prezintă politica de management al calității și principiile și practicile cheie care asigură funcționarea unui sistem de calitate într-un laborator de cercetare.
2. Manualul este elaborat de unul sau altul angajat, semnat de directorul centrului de cercetare și, de asemenea, aprobat de conducerea organizației și securizat prin sigiliul persoanei juridice.
3. Pentru a ne asigura că sistemul calității este menținut la un nivel în alt și eficient, iar acțiunile corective sunt întreprinse în timp util, manualul este revizuit și completat dacă o entitate juridică este schimbată sau reorganizată, precum și în cazul modificării sferei de acreditare a structurii sau îmbunătățirii sistemului calității.
4. Acest document a fost compilat pentru a se conforma cu cerințele legilor și reglementărilor anumitor țări.
5. Sfera de aplicare a sistemului de management al calității se extinde la toate punctele de implementare a activităților de laborator.

Referințe normative

A doua secțiune a documentului în cauză conține de obicei referințe normative. Este important de reținut că toate legile, reglementările, cărțile de referință și alte surse care sunt utilizate în pregătirea manualului de calitate trebuie să fie descrise și marcate clar și detaliat. În plus, este recomandabil să treceți la cunoașterea celei de-a treia secțiuni a manualului, care descrie toți termenii și definițiile,folosit în lucrare.

Termeni și definiții

Această secțiune este destul de mare, așa că haideți să o luăm în considerare pe un exemplu specific al laboratorului nostru. Următorii termeni și definiții se aplică în acest document:

• Acreditarea este o confirmare a conformității unei persoane juridice sau a unui antreprenor individual cu anumite criterii.
• Un extras din registru (cu alte cuvinte, un certificat de acreditare) este un document care se generează automat cu ajutorul mijloacelor sistemului informațional de stat în domeniul acreditării. Este un certificat, confirmarea faptului de acreditare într-un anumit domeniu de activitate.
• Calitatea este un set de proprietăți inerente unui obiect. De obicei, aceste caracteristici se referă la capacitatea unității de a răspunde nevoilor care au fost stabilite inițial.
• QCA, sau analiza chimică cantitativă, este o determinare cantitativă realizată experimental și care se referă la conținutul unuia sau mai multor constituenți ai unei probe prin mijloace fizice sau chimice.
• O tehnică de analiză este un complex de operațiuni specific caracterizate, a căror implementare duce la obținerea rezultatelor CCI cu indicatori de acuratețe stabiliți.
• Audit, sau revizuire internă, este un proces documentat, independent și sistematic de obținere a rezultatelor auditului și de evaluare obiectivă a acestor rezultate pentru a stabili măsura în care au fost îndeplinite criteriile de audit convenite anterior.
• Programul de audit esteun set de criterii stabilite pentru auditarea unuia sau a unei serii de audituri care sunt planificate pentru o anumită perioadă de timp și care vizează în principal atingerea obiectivelor stabilite.
• Criteriile de audit reprezintă un set de cerințe, proceduri și politici care sunt folosite ca referințe. Este important să rețineți că criteriile de audit sunt folosite pentru a corela probele de audit cu acestea.
• Un auditor este o persoană care își demonstrează caracteristicile personale și competența de a efectua un audit.
• Echipa de audit – unul sau mai mulți auditori care sunt implicați în audit.

Lista de termeni și definiții poate fi continuată, dar scopul principal al acestui articol este acela de a clarifica semnificația și natura materialului publicat în fiecare secțiune a ghidului, de aceea este recomandabil să treceți la următoarea paragraf.

Cerințe de management al calității în laborator

Acest paragraf este ultimul din documentul luat în considerare. Cu toate acestea, este cel mai informativ. Pentru început, este necesar să indicați aici numele laboratorului, ca în prima secțiune, apoi să furnizați informații despre managementul structurii, și anume, trebuie să descrieți poziția șefului centrului de cercetare sau calitate. manager și căruia îi raportează. După aceea, este recomandabil să se caracterizeze structura organizatorică și personalul de conducere cu funcții și responsabilități profesionale aferente. În plus, este important să ne amintimcăi de substituție, adică directori adjuncți ai diferitelor departamente ale laboratorului. În continuare, vorbește despre:

• Responsabil pentru angajatul sistemului de management al calității. Este necesar să se indice nu numai funcția sa, ci și datele ordinului corespunzător pentru angajare.
• Implementarea SMC și elementele de bază ale funcționării acestuia.
• Răspunderile și atribuțiile angajaților centrului de cercetare în domeniul calității, inclusiv repartizarea îndatoririlor, drepturilor și responsabilităților între angajații centrului de cercetare.
• Regulamente ale activităților structurii.
• Right Research Center.
• Politica de confidențialitate, chiar și de la terți.
• Răspunderea conducerii pentru activitățile care sunt organizate în laborator.
• Un set de documentație de reglementare și tehnică, care în orice caz acționează ca proprietate a clientului. Deci, după lucrările de laborator, această documentație rămâne în centrul de cercetare sau este returnată clientului prin acord prealabil.
• Rezultatele lucrărilor efectuate și actele emise, care acționează ca proprietate a clientului numai după ce lucrarea a fost plătită.

Ce altceva?

Pe lângă articolele de mai sus, în secțiunea „Cerințe” referitoare la centrul de laborator, trebuie să specificați următoarele:

• Încheierea de subcontracte pentru realizarea măsurătorilor. Trebuie adăugat că scopul acestei proceduri este de a asigura rezultatele testelor de calitate înîn cazul structurilor de subcontractare implicate în implementarea acestora. Într-un fel sau altul, laboratorul de cercetare este pe deplin responsabil pentru munca efectuată de organizația subcontractantă.
• Gestionarea lucrărilor legate de teste care nu îndeplinesc cerințele aprobate.

După ce am descris toate secțiunile manualului folosind exemplul unui centru de cercetare și o analiză detaliată a tuturor cerințelor pentru documentul de astăzi, este recomandabil să tragem câteva concluzii.

Punctul principal este necesitatea documentarii intregii game de procese desfasurate in domeniul asigurarii si imbunatatirii calitatii produselor sau serviciilor oferite. De asemenea, este important să aveți un document care reglementează problemele legate de managementul documentelor în general, ca parte a proceselor documentate.