Planificarea proiectului este Etapele și caracteristicile procesului, dezvoltării și pregătirii unui plan

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

În timpul planificării se iau decizii calitative și cantitative pentru atingerea obiectivelor organizației pe termen lung. Mai mult, în cursul unei astfel de lucrări, este posibil să se determine cu precizie căile optime. Planificarea proiectelor este elaborarea unei scheme precise dupa care se va realiza dezvoltarea organizatiei. Acest lucru vă permite să vă gândiți la toate detaliile, să alegeți modalități de a rezolva problemele și să vă atingeți obiectivele. Cum se desfășoară o astfel de muncă va fi discutat mai târziu.

Programarea întâlnirii

Planificarea proiectelor este un proces important în managementul afacerii. Este extrem de important, motiv pentru care aproape fiecare companie realizează astăzi această muncă. Este nevoie de ceva timp și resurse, dar dă roade.

De la calitatea planificarii la managementul proiectelordepinde de implementarea lor ulterioară. În timpul unei astfel de proceduri, se efectuează o inițiere, în cadrul căreia se aprobă carta, registrul participanților și se selectează o direcție strategică pentru dezvoltarea ulterioară.

În primul rând, se stabilește ordinea acțiunilor principale. După aprobarea lor, detaliile sunt elaborate.

După ce a conturat conceptul viitorului proiect și principalele etape ale progresului acestuia, conducerea va putea să-și corecteze toate etapele, să aleagă cele mai bune modalități de atingere a obiectivelor stabilite.

Planificarea proiectelor este un proces important în management. Vă permite să monitorizați ulterior, corectând în timp util mișcarea pe calea dezvoltării. Indicatorii efectivi sunt comparați cu cei planificați, ceea ce dezvăluie informații despre gradul de implementare a sarcinilor planificate. În cursul monitorizării, se ia în considerare actualizarea constantă a informațiilor din surse externe și interne. Termenii stabiliți în plan, condițiile și indicatorii pot fi modificați, deoarece trebuie să corespundă situației reale.

Planificarea afectează în mod direct toate procesele de management al proiectelor. Prin urmare, este realizat de fiecare organizație. Este imposibil să gestionezi ceva dacă nu există o secvență clar stabilită de acțiuni. Aceste etape sunt sarcini, a căror implementare duce la atingerea scopului. Dacă ceva începe să meargă prost conform planului, managerul identifică cauzele unor astfel de fenomene, se iau decizii cu privire la acțiunile potrivite în circumstanțe.

Procesul de planificare este etapa inițială a ciclului de viață al proiectului. Este imposibil fără elatinge rezultatul dorit.

Planificare sarcini

Planificarea obiectivelor proiectului presupune dezvoltarea unui sistem de sarcini care, ca și pașii, duc la realizarea lor. Lucrarea prezentată vă permite să determinați chiar înainte de începerea lucrărilor dacă tipul de activitate selectat poate aduce profit. Fiecare investitor caută să-și investească fondurile în cel mai profitabil și profitabil proiect. Este posibil să se contureze principalii parametri și rezultatele activităților viitoare, să se aleagă modalități adecvate, realiste de a le realiza în timpul planificării.

Pentru a fi productivă, o organizație va trebui să abordeze o serie de provocări. Dacă în cursul calculelor se dovedește că rezultatul unor astfel de activități este negativ (compania va primi o pierdere), nu suficient de mare, este necesar să se identifice motivele acestui fenomen. Prin efectuarea anumitor ajustări, este posibilă creșterea eficienței proiectului. Se pot face modificări în fiecare etapă a implementării sarcinilor. Acestea pot fi după cum urmează:

• Detalierea, clarificarea scopului (sau obiectivelor) designului, determinarea rezultatului dorit al evenimentului.
• Determinarea domeniului de aplicare și a compoziției lucrărilor viitoare.
• Estimează timpul fiecărei etape.
• Calculați costul bugetar al proiectului.
• Creați un program și calculați bugetul pentru fiecare fază.
• Nevoia de resurse este determinată. Calculul se face pentru fiecare fază a proiectului și activitățile organizației în această direcție în ansamblu.
• Plan de logistică în curs.
• Se efectuează evaluarea riscurilor, se creează o metodologie pentru răspunsul corect în cazul unor situații periculoase.
• Detaliile evenimentului sunt explicate în detaliu investitorului.
• Detaliile sunt convenite cu toți participanții la proces.
• Răspunderea pentru efectuarea lucrărilor și îndeplinirea sarcinilor atribuite este repartizată între executanți și manageri.
• Interacțiunile planificate și procedurile de planificare managerială sunt specificate.

Managementul de proiect și planificarea proiectelor sunt strâns legate. Doar îndeplinirea consecventă a sarcinilor stabilite în termenul convenit și în totalitate poate garanta atingerea scopului, realizând profit în cursul activităților companiei.

Procese principale

În procesul de organizare a planificării proiectelor sunt efectuate o serie de acțiuni obligatorii și opționale. Indiferent de activitățile organizației, acestea sunt aplicate în cursul creării unei viziuni strategice de ansamblu. Procesele obligatorii includ următoarele:

• Descrierea și documentația ulterioară a tuturor sarcinilor planificate, conținutul proiectului.
• Definirea principalelor etape ale proiectului, detalierea lor ulterioară.
• Pregătirea unei estimări estimative. Se calculează costul total al tuturor resurselor necesare pentru finalizarea proiectului.
• Elaborarea unui plan de acțiune pas cu pas, a cărui implementare va duce la atingerea obiectivelor dvs.
• Descrie succesiunea lucrărilor.
• Dependențe de natură tehnică, precum și restricții asupra lucrărilor efectuate.
• Calculul timpului necesar pentrufinalizarea fiecărei etape de lucru, determinând costurile cu forța de muncă și alte resurse care vor fi necesare în fiecare etapă a ciclului de producție.
• Determinarea tipului, setului de resurse, precum și a volumului acestora.
• Indicând momentul real al lucrării, dacă resursele sunt limitate.
• Creați un buget și conectați costurile estimate pentru fiecare tip de lucrare.
• Creează un plan finalizat.
• Colectarea rezultatelor altor cercetări în timpul proiectării, prezentarea valorilor planificate într-un singur document.

În timpul planificării și dezvoltării proiectului, aceste acțiuni sunt obligatorii.

Proceduri auxiliare

În timpul planificării implementării proiectului, este posibil ca unele procese să nu fie necesare. Doar atunci când este nevoie de ele, managerul le include în lista generală. Aceste procese de asistență includ următoarele:

• Planificarea standardelor de calitate, stabilirea intervalului maxim permis al acestora. De asemenea, sunt discutate modalități de a atinge nivelul necesar al caracteristicilor produsului finit.
• Planificare în domeniul organizației, care presupune repartizarea competențelor funcționale, responsabilităților și subordonării între toți participanții la proiect.
• Selectarea personalului cu nivelul corespunzator de calificare, experienta in munca, ale carui activitati vor permite implementarea proiectului in cel mai scurt timp posibil. În unele cazuri, este necesară formarea unui lucru în echipă bine coordonat.
• Stabiliți comunicații pentru a asigura membriiproiect cu informațiile de care aveți nevoie.
• Identificarea tipurilor de riscuri ale proiectului, evaluarea și documentarea acestora. Acest lucru vă permite să identificați și să eliminați incertitudinile chiar și în faza de planificare, pentru a evalua gradul posibilului impact al acestora asupra proiectului. În această etapă se calculează atât scenarii favorabile, cât și nefavorabile pentru evoluția situației în timpul implementării strategiei alese.
• Planificarea procedurilor logistice. Se precizează exact ce materii prime, alte materiale și resurse necesare vor fi achiziționate de la organizații externe, în ce cantitate și, de asemenea, cu ce frecvență se vor face livrările.

Alte activități pot fi necesare în timpul planificării proceselor de proiect. Depinde de obiectivele pe care organizația le urmărește în timpul îndeplinirii sarcinii sale.

Pași de planificare

Există 4 etape principale ale planificării proiectului. Acestea au fost oferite de compania de consultanță Booz Allen & Hamilton.

Modelul standard de planificare este următorul:

Etapa 1. Formarea obiectivelor

Sunt stabilite două tipuri de obiective. Ele pot fi formale sau reale. În primul caz, sunt prezentate criterii pentru a determina utilitatea proiectului. Obiectivele formale apar din motivarea managerilor. Obiectivele reale sunt modalitățile prin care pot fi atinse obiectivele formale.

Pasul 2. Analiza problemei

În această etapă de planificare este determinată situația reală a organizației. În continuare, se face o prognoză despre starea sa viitoare. După aceease realizează identificarea problemelor existente, scop în care sistemele de obiective sunt opuse rezultatelor analizei predictive. Acest lucru permite ca problemele să fie structurate în final.

Etapa 3. Căutați alternative

Aceste soluții se exclud reciproc.

Etapa 4. Evaluarea alternativelor

Acceptabilitatea fiecăruia dintre scenariile existente este determinată. Se evaluează eficacitatea și gradul de risc al fiecărei decizii, după care se ia o decizie adecvată. Alternativa optimă ar trebui să fie nu numai practic fezabilă, ci și legală, permițându-vă să vă apropiați cât mai mult de obiectiv. În același timp, sunt luate în considerare restricțiile existente în timp, resurse etc.

Când creați un proiect de planificare pentru un tip teritorial, industrial sau de alt tip, asigurați-vă că îl aplicați în viitor pentru a compara rezultatele reale cu cele planificate. Acest lucru vă permite să gestionați progresul către un obiectiv comun, să faceți ajustările corespunzătoare în timp util.

Programare

Este de remarcat faptul că programarea proiectului se bazează pe o schemă ușor diferită. Evidențiază 5 etape principale:

1. Definirea locurilor de muncă și scrierea lor sub formă de listă. În unele cazuri, managerii fac greșeli neenumerând toate procesele deodată. Pentru a exclude acest fenomen, se recomandă aplicarea metodei de descompunere secvențială în cursul determinării lucrării viitoare.
2. Pentru fiecare poziție selectată, ordinea și durata sunt determinate. Depinde decaracteristicile tehnologice ale lucrării viitoare. Pentru aceasta se folosește și tehnica de descompunere, care este completată de evaluări ale experților. Acest lucru vă permite să determinați cu exactitate durata planificată a fiecărei operațiuni. Pentru a face acest lucru, puteți folosi tehnica brainstorming, care vă permite să luați în considerare caracteristicile tehnologiei din diferite puncte de vedere.
3. Determină tipul de resurse și disponibilitatea acestora. Poate fi finanțare, materiale, forță de muncă, informații și așa mai departe. Programul de lucru efectuat este corelat cu programul de logistică, finanțare etc. Toate etapele trebuie să fie interconectate, constituie un proces continuu. Acest lucru evită întreruperi în procesul de producție. În același timp, resursele limitate necesită o luare în considerare separată. Acestea determină în mare măsură durata și succesiunea întregului spectru al lucrărilor viitoare.
4. Restricțiile sunt stabilite din exterior. Acestea includ sezonalitatea producției, capacitatea de fabricație a echipamentelor și alți factori externi.
5. Se creează un sistem pentru a răspunde riscurilor emergente în cursul managementului de proiect. Planificarea proiectului începe cu analiza acestora. Pentru cele mai probabile și periculoase amenințări, se dezvoltă măsuri de răspuns adecvate.

Principii de planificare

În cursul planificării unui proiect de afaceri, un manager trebuie să respecte anumite principii. Principalele sunt:

• Intenție. Implementarea proiectului urmărește un obiectiv clar, final, fără a fi pulverizat pe sarcini nesemnificative.
• Sistematic. Managementul viitorului proiect ar trebui să fie holist și cuprinzător. În același timp, sunt luate în considerare caracteristicile dezvoltării și compilării sale. În unele cazuri, un proiect poate fi împărțit în subsisteme. Vor fi, de asemenea, înrudiți. În același timp, schimbările într-un sistem implică schimbări în altă structură. Împărțirea proiectului în mai multe părți vă permite să urmăriți conexiunile interne și interacțiunile elementelor, să alegeți cea mai eficientă structură. Evaluarea implementării proiectului în acest caz poate fi dată în termeni de procese calitative și cantitative.
• Complexitate. Fenomenele sunt considerate din punctul de vedere al legăturii și dependenței lor. Pentru aceasta, sunt utilizate diferite metode și abordări ale managementului.
• Securitate. În timpul planificării lucrărilor proiectului, se are în vedere ca toate activitățile să fie dotate cu resursele necesare.
• Prioritate. Atenția principală în dezvoltarea proiectului este acordată sarcinilor principale, cele mai importante. Definiția lor depinde de conceptul general de dezvoltare în viitor.
• Securitate economică. Se calculează gradul de pierderi și pierderi suportate de organizație în cazul neîndeplinirii evenimentului vizat. Riscurile nu pot fi evitate deloc, dar ele trebuie evaluate și trebuie luate decizii justificate în această direcție.

Structurarea proiectului

Structurarea este necesară în cursul planificării lucrărilor proiectului. Secvența ierarhică a lucrărilor implică împărțirea întregului proiect în părți separate. Acest lucru vă permite să detaliați complexele la diferite niveluri. Astfel deabordarea simplifică gestionarea proceselor.

Structurarea vă permite să faceți următoarele:

• Definiți domeniul de activitate pentru a atinge obiectivele de tip intermediar.
• Controlați gradul de progres al proiectului, evaluați posibilitatea de a-și atinge toate obiectivele.
• Raportarea este creată conform structurii optime.
• Etapele de referință sunt setate pentru a măsura progresul proiectului.
• Responsabilitatea este distribuită în mod corespunzător între artiști.
• Toți membrii echipei primesc informații obiective, ușor de înțeles despre scopurile și obiectivele proiectului.

Greseli de structurare

Unii manageri greșesc în timpul structurării, ceea ce afectează negativ atingerea obiectivelor. Principalele sunt următoarele:

• Etapa de structurare este în general omisă. Managerul trece direct la căutarea soluțiilor la problemele din perioada actuală.
• Se folosesc doar unitățile organizaționale, nu se aplică produse sau resurse finale.
• Structurarea nu acoperă întregul proiect.
• Elementele de structură se repetă.
• Nu există integrare a structurilor în conformitate cu specificul pregătirii documentației proiectului și raportării financiare.
• Structura este prea detaliată sau sub-detaliată.
• Elementele individuale ale proiectului nu pot fi procesate pe computer.
• Produsele finale necorporale (servicii, servicii etc.) nu sunt luate în considerare.

Motive pentru structurare

Planificarea proiectelor este o muncă responsabilă. Structurarea trebuie făcută corect. Se efectuează din următoarele motive:

• Perioade ale ciclului de viață al proiectului care se creează.
• Caracteristici ale structurii diviziunilor.
• Componente ale rezultatului care vor fi obținute după finalizarea proiectului.
• Proces, elemente funcționale ale activității companiei.
• Locația geografică a obiectelor.