Nomenclatura afacerilor organizației: umplerea probei. Cum se face un nomenclator al afacerilor organizației?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Fiecare organizație în procesul de lucru se confruntă cu un flux mare de documente. Contracte, acte statutare, contabile, interne… Unele dintre ele trebuie păstrate la întreprindere pe toată perioada de existență, dar majoritatea certificatelor pot fi distruse la expirarea valabilității acestora. Pentru a putea înțelege rapid documentele culese, se întocmește un nomenclator al treburilor organizației. Exemple din acest document și algoritmul pentru construcția acestuia vor fi discutate mai jos.

Scop

Sute de documente sunt create în fiecare organizație. În fiecare zi în care se acumulează, lucrătorii se înlocuiesc treptat. La un moment dat, devine dificil să găsești o comandă de acum doi ani. Pentru a evita astfel de situații, se creează o nomenclatură de cazuri.

Definiție

Un caz este un document legat de unulproblemă, domeniu de activitate. Nomenclatorul cazurilor este o listă care conține o listă a dosarelor deschise cu indicarea perioadelor de păstrare a acestora. Cu ajutorul acestuia, puteți organiza corect fluxul de lucru. Nomenclatorul cazurilor unei organizații comerciale, al cărui eșantion va fi discutat mai jos, este alcătuit în următorul scop:

• sistematizarea grupării documentelor, care asigură căutarea promptă și siguranța acestora;
• atribuirea unui număr de înregistrare în funcție de clasificarea cazurilor;
• întocmirea unui inventar al documentelor pentru depozitare permanentă, pe termen lung și personală (inclusiv acte de distrugere).

Nomenclatorul cazurilor este folosit la selectarea documentelor pentru arhivare și distrugere. Această referință multifuncțională este nevoie de orice organizație pentru a eficientiza munca de birou. În acest caz, forma de proprietate a organizației nu contează. Dacă un exemplu de nomenclatură a cazurilor unei organizații medicale poate fi găsit în regulamente și rezoluții, atunci analiza cazurilor deschise ale unei organizații private va trebui compilată independent.

Obligat sau forțat?

Alcătuirea acestei liste este prevăzută de „Regulile de lucru a arhivelor”. Este obligatoriu pentru organizațiile care creează o arhivă ca serviciu separat. Această listă, pe lângă instituțiile de stat și municipale, include și unele structuri comerciale, cum ar fi birourile notariale.

Toate celel alte instituții trebuie să creeze un nomenclator de cazuri pentru a sistematiza munca cu documente, deoarece întreprinderile de toate formeleproprietatea sunt obligate să asigure siguranța referințelor arhivistice. Acest lucru este prevăzut de Legea federală nr. 125. Lista detaliată de activități trebuie începută sau actualizată în al patrulea trimestru al anului calendaristic.

Structură

Nomenclatorul cauzelor ar trebui să conțină toate dosarele depuse, cu excepția publicațiilor tipărite: declarații ale angajaților, certificate de muncă, reviste, registre de contabilitate, toată documentația diviziilor structurale, corespondența diviziilor structurale etc. Documentație cu acces limitat trebuie să conțină titlul „Forță”. Directorul ar trebui să conțină dosarele comisiilor temporare, diviziilor. Dar, de exemplu, un sindicat este o organizație independentă. Angajații săi sunt implicați în mod independent în formarea directorului. Arhiva trebuie să conțină și titlurile cauzelor pendinte ale întreprinderilor lichidate, al căror succesor legal este o organizație existentă.

Puteți vedea mai jos un eșantion de completare a nomenclatorului afacerilor organizației.

Astăzi, multe întreprinderi mențin documentația în formă electronică. Unele rapoarte nici măcar nu sunt tipărite pe hârtie. La sfârșitul fiecărei secțiuni, enumerați ce înregistrări sunt păstrate electronic, indicați numărul de fișiere și orice cuvinte cheie necesare de căutare. Unele instituții creează o nomenclatură electronică separată a cazurilor pentru o organizație comercială. Eșantionul și algoritmul de completare trebuie să respecte pe deplin standardele acceptate.

De unde să încep?

Răspunderea pentru întocmirea directorului în instituțiile mari revine serviciului de documentare(secretariat, birou), iar în mici - secretarul, o altă persoană desemnată. În organizațiile comerciale, această funcție este îndeplinită de departamentul de personal, în care sunt create majoritatea documentelor. Deoarece informațiile trebuie să provină de la toate unitățile structurale, este mai oportun să se înceapă cu elaborarea unui ordin privind nomenclatorul cazurilor din organizație. O mostră dintr-o astfel de comandă vă este prezentată atenției mai jos.

ABC LLC

20.11.2017 Moscova

În scopul sistematizării, stocării și contabilizării documentației

COMANDĂ:

• Aproba si pune in circulatie nomenclatorul dosarelor Societatii din 2018-01-01.
• Șefii diviziilor structurale pentru a asigura formarea dosarelor în forma aprobată.
• Trimite secretarul la diviziile structurale extrasul din cartea de referință pentru lucru.

CEO Ivanov N. A.

Pentru instituțiile din anumite domenii de activitate, mostre din nomenclatorul afacerilor organizațiilor au fost deja elaborate de minister. Această nuanță ar trebui clarificată înainte de formarea directorului. Nomenclaturile model trebuie completate în strictă conformitate cu nomenclatorul model dat pentru cazurile organizației. Alte instituții pot folosi aceste ghiduri pentru a compila un document individual.

Documentație justificativă

Când dezvoltă un formular de director, organizațiile comerciale ar trebui să se concentreze pe:

• „Regulile arhivelor” (decizia Arhivelor Federale din 06.02.02);
• Secțiunea 5 din Decretul nr. 477 din 15.06.2009 „Cu privire la aprobarea regulilor de muncă de birou”.
• Instrucțiuni pentru munca de birou.
• Lista de documente de arhivă.

Ar trebui să studiați, de asemenea, tabelul de personal, statutul, actele locale, reglementările privind diviziile, regulile, standardele, instrucțiunile, inventarele de cazuri. Acestea conțin link-uri către documente relevante. În primul rând, sunt compilate mostre din nomenclatorul treburilor organizației pe divizii, pentru a forma apoi un director general. Uneori se aplică mai degrabă un principiu funcțional decât unul structural. Adică, distribuția se realizează nu pe departamente, ci pe funcții.

Cum se creează un exemplu de nomenclatură a afacerilor unei organizații?

Forma directoarelor este specificată în Anexa nr. 8 la „Regulile de lucru ale arhivelor”. Cărțile de referință sunt compilate pe antetul organizației. Partea principală a raportului este prezentată sub forma unui tabel și constă din 5 coloane:

• index de cazuri;
• titlu (volume, părți);
• număr (volume, părți);
• termen de valabilitate, numărul articolului pe listă;
• notă.

Index

Index este o desemnare digitală a unei unități structurale din cadrul unei întreprinderi. De exemplu: 04-06, unde 04 este numărul de serie al departamentului de personal, 06 este numărul de serie al cazului. Indexul poate consta din trei perechi de numere, de exemplu: 04-03-08, unde 04 este codul departamentului financiar și economic, 03 este denumirea departamentului de contabilitate, 08 este numărul cazului. Indexul poate fi numeric, alfabetic sau mixt.

Titluri

Titturile sunt distribuite în funcție de importanța documentelor. În primul rând, cea organizatoricădocumentatia administrativa (incepand cu unitatile superioare si trecand la unitatile structurale). Apoi sunt enumerate regulile și reglementările elaborate de organizația însăși. În plus, planurile și rapoartele (anuale, trimestriale, lunare) sunt luate în considerare. Proiectele de documente administrative sunt plasate după documentele principale. Cazurile de același tip (de exemplu, cardurile personale ale angajaților) sunt completate în ordine alfabetică.

Titlul ar trebui să rezumă conținutul documentului. Nu este permisă utilizarea unor expresii generale precum „diverse”, „corespondență”, „documente de intrare/ieșire”. Antetul cazului conține următoarele elemente:

• numele documentului sau tipul de caz care este depus, dacă documentul face parte dintr-un volum mare;
• autor document (numele organizației sau departamentului);
• destinatar (de la care se primesc documentele sau căruia îi vor fi trimise documentele);
• rezumat/esență (de exemplu, „Întrebări de certificare”);
• numele teritoriului;
• data/perioada;
• marcați dacă fișierul conține copii ale altor documente, nu originalele acestora.

Volumul fiecărei carcase nu trebuie să depășească 250 de coli. Dacă se presupune că carcasa va fi voluminoasă, atunci este împărțită în părți și volume. A treia coloană de la sfârșitul anului calendaristic indică numărul de cazuri deschise efectiv.

A patra coloană indică termenii de stocare a documentelor, conform Regulilor. Acestea trebuie respectate atât de către organizațiile guvernamentale, cât și de către organizațiile comerciale. Dacă documentul nu este în Reguli, atunci termenul săustocarea ar trebui determinată pe baza Listei. Numărătoarea inversă a perioadei de depozitare începe la 1 ianuarie a anului următor după înființare. Dacă certificatul a fost eliberat în 2016, atunci numărătoarea inversă ar trebui să înceapă de la 2017-01-01.

Se actualizează lista

Anual, atunci când fișierele sunt transferate în arhivă, este trimisă o listă detaliată. Iată cum arată eșantionul de nomenclator actualizat al cazurilor pentru o ramură a organizațiilor de securitate:

Pe parcursul anului, toate documentele sunt grupate conform formularului aprobat. Dacă trebuie să adăugați un raport neutilizat anterior, este generat un nou antet. Și procesul se repetă conform algoritmului descris mai sus.