Departamentul de planificare și economie: funcțiile și sarcinile sale. Reglementări privind departamentul de planificare și economie

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Departamentele de planificare și economie (denumite în continuare PEO) sunt create pentru organizarea eficientă a economiei organizațiilor și întreprinderilor. Deși adesea activitatea unor astfel de departamente nu este reglementată clar. Cum ar trebui să fie organizate, ce structură ar trebui să aibă și ce funcții ar trebui să îndeplinească?

Introducere

În orice manual de economie se spune că PEO colectează indicatori economici ai detaliului firmei, îi analizează și întocmește planuri de dezvoltare pe baza concluziilor obținute în timpul analizei.

Dacă vorbim de o afacere mică, atunci această funcție poate fi îndeplinită de șeful companiei (sau antreprenor individual), pe măsură ce amploarea activității crește, aceste puteri pot fi transferate unei alte persoane sau chiar unui grup de oameni. Cu cât organizația este mai mare, cu atât mai mulți oameni din ea sunt responsabili de planificarea economică. Pentru confortul muncii, acești oameni sunt uniți în PEO.

Structura PEO

PEO are o structură standard. Acest departament este condus de o persoană careraportează direct managerului financiar, directorului de publicitate și promovare sau chiar directorului general. Totul depinde de structura organizației companiei în ansamblu.

Există două tipuri de organizare structurală a PEO:

1. O organizație în care locurile de muncă ale angajaților PEO sunt situate în interiorul departamentului.
2. O organizație în care unii dintre angajați lucrează în afara departamentului (colectează informații despre activitatea companiei), iar unii lucrează în interior (analizează informațiile primite și întocmesc planuri).

Ultimul tip de organizație este tipic pentru companiile de producție.

Avantajul primului tip de organizare este că munca unei astfel de unități structurale a companiei este ușor de controlat. Dezavantajul este că informațiile nu sunt întotdeauna primite de personalul PEO în timp util.

Dacă utilizați prima opțiune pentru organizarea departamentului de planificare și economie și a funcțiilor acestuia, atunci următoarele funcții ar trebui să fie atribuite angajaților săi:

• obținerea de date primare din surse financiare și unități structurale;
• crearea de metode de planificare și raportare de management;
• crearea directă a rapoartelor de management;
• controlul și analiza companiei în ansamblu.

A doua metodă de organizare a PEO este folosită nu mai puțin frecvent. În acest caz, angajaților departamentului ar trebui să li se încredințeze următoarele funcții:

• monitorizarea implementării planurilor dezvoltate;
• monitorizarea implementării bugetului unei anumite unități;
• analiza performanțeiunitate specifică.

Este important ca PEO care lucrează în afara unității lor să primească tot ceea ce au nevoie pentru a analiza și planifica în continuare economia organizațiilor și a întreprinderilor.

Angajații PEO pot raporta direct șefului de departament și șefului oricărei unități de producție. În primul caz, subordonarea se numește funcțională, în al doilea - administrativă. Iată cum arată trimiterea dublă.

Următoarele funcții ar trebui să fie atribuite economistului departamentului de planificare și economie:

1. Dezvoltarea metodologiilor liniilor de afaceri (atât în cadrul firmei, cât și în cadrul departamentelor individuale ale organizației).
2. Dezvoltarea directoarelor de bază care conțin indicatori de performanță ai diviziilor companiei.
3. Dezvoltarea unei politici de management al companiei.
4. Dezvoltarea formularelor de planificare și raportare.
5. Elaborarea metodelor de analiză și evaluare a performanței firmei.

Avantajul acestui tip de organizare a departamentului de planificare și economie și a funcțiilor acestuia este că toate informațiile necesare ajung fără întârziere la analiștii unității. Dezavantajul este controlul slab asupra muncii economiștilor care lucrează în afara departamentului, precum și faptul de dublă subordonare a angajaților.

Acest mod de organizare a muncii poate crește semnificativ personalul PEO la o dimensiune nejustificată.

Exemplu de structura PEO în diverse întreprinderi

Când vine vorba de companii mijlociidimensiune, atunci cel mai adesea PEO din ele are următoarea structură: șeful este șeful departamentului, iar trei specialiști ai PEO îi sunt subordonați.

Dacă vorbim de o întreprindere mare, atunci structura departamentului de planificare și economie de pe aceasta este următoarea: șeful de departament este responsabil de departament, departamentul adjunct îi este subordonat, să căruia îi sunt direct subordonaţi atât economistul-şef al departamentului, cât şi economistul principal al departamentului. Doi economiști PEO raportează economistului șef.

Probleme ale IEE

Sarcinile acestei divizii a companiei includ pregătirea următoarelor documente și aplicații:

• planuri de dezvoltare a companiei și previziuni;
• documentație de raportare de natură variată (o singură dată și regulată);
• referințe și explicații analitice necesare;
• calcule economice;
• proiecte de investiții și planuri de afaceri.

PEO are, de asemenea, anumite funcții care ar trebui să fie indicate clar în documentația de reglementare a companiei.

Funcțiile PEO

Funcțiile PEO sunt următoarele:

• analiza performanței firmei;
• prognozează performanța companiei;
• evaluarea stării financiare a organizației;
• elaborarea standardelor pentru procesele de producție;
• controlul formării și modificările costului de producție;
• Controlul prețurilorpentru produse;
• raportare de management;
• participarea la formațiebugete departamentale.

Toate funcțiile PEO sunt interconectate cu procesele de afaceri care au loc în companie. Mai jos este descrisă relația dintre aceste concepte.

Relația dintre funcția PEO și procesele de afaceri din firmă

Principalele procese de afaceri care au loc în companie sunt:

• vânzări;
• producție;
• achiziții;
• cercetare și dezvoltare experimentală.

Pentru fiecare dintre etapele activității companiei, PEO are propria sarcină.

Când lucrează cu vânzările de produse, PEO efectuează planificarea vânzărilor, controlul și analizele ulterioare. În producția de produse, sarcinile PEO sunt similare.

Atunci când procesul de producție este în stadiul de achiziție a resurselor necesare, PEO se ocupă și de planificarea achizițiilor, controlul acestora și analiza valorilor și fondurilor dobândite. Situația este aceeași cu cercetarea și dezvoltarea experimentală.

Planificarea, controlul și analiza sunt cele trei responsabilități ale unui economist într-o întreprindere atunci când lucrează cu procesele de afaceri de bază. De ce să faci asta? Pentru a optimiza aceleași procese în viitor.

Procesele de afaceri pot fi, de asemenea, auxiliare. Acestea sunt:

• tehnologii de producție;
• calitatea produsului;
• inginerie;
• construcție capitală de facilități;
• logistică.

Care sunt sarcinile PEO în acest caz? La fel: planificare, control și analiză. În primul caz, se lucrează la tehnologia de producere a dezvoltărilor experimentale, înal doilea - peste certificare, autorizare și metrologie, în al treilea - asupra întreținerii echipamentelor și aprovizionării cu energie, în al patrulea - asupra construcției de clădiri, în al cincilea - peste costurile de transport.

Organizațiile care deservesc procesele de afaceri sunt distinse, care includ:

• lucrare cu personalul;
• marketing;
• gestionare financiară;
• servicii juridice;
• administrație generală.

În acest caz, îndatoririle unui economist la întreprindere nu se modifică.

Reglementarea activității PEO

Unele companii creează PEO, dar nu le pasă deloc de reglementarea activității acestei unități structurale. Nu sunt prevăzute prevederi pentru departamentul de planificare și economie.

Dacă organizația nu reglementează în niciun fel activitatea PEO, este urgent să se întocmească un document care să rezolve acest neajuns. Acest document va deveni baza pentru crearea fișelor de post pentru angajații care lucrează în WtE, care vor rezolva problemele descrise la începutul articolului.

Documentul standard de reglementare al departamentului de planificare și economie și funcțiile acestuia conține următoarele articole:

1. Dispoziții generale.
2. Structura departamentului.
3. Principalele sarcini ale departamentului.
4. Funcțiile departamentului.
5. Drepturi.
6. Colaborați cu alte structuri ale întreprinderii.
7. Responsabilitate.
8. Criterii de evaluare a activităților departamentului.

În continuare, structura documentului care reglementează activitatea și sarcinile planificării și economice.departament.

Structura documentului care reglementează activitatea IEE

Secțiunea Dispoziții generale conține informații generale despre această unitate. Specificat:

• scopul creării unui departament în conformitate cu politica economică a întreprinderii;
• termeni de bază;
• o persoană desemnată de șef;
• documente după care se ghidează acest departament în îndeplinirea atribuțiilor sale.

Secțiunea „Structura departamentului” conține informații despre structura PEO și compoziția sa cantitativă.

Secțiunea „Sarcinile cheie ale departamentului” descrie sarcinile cheie ale EEO, precum și listele de rapoarte și planuri pe care angajații săi trebuie să le prezinte conducerii pentru examinare.

Sarcinile principale ale PEO

Principalele sarcini ale departamentului de planificare și economie, care ar trebui indicate în documentul de reglementare, includ:

1. Lucrări de planificare economică, raționalizare a activității economice.
2. Dezvoltarea unei strategii de dezvoltare a companiei pentru a adapta rapid activitățile de afaceri la condițiile pieței în continuă schimbare.
3. Efectuarea unei analize economice cuprinzătoare a activităților financiare și economice ale întreprinderii.
4. Contabilitatea statistică a tuturor indicatorilor de funcționare a companiei.
5. Planificarea tehnică și economică a activităților altor departamente ale companiei.

Funcții principale PEO

Principalele funcții ale PEO, care sunt de obicei indicate în documentația de reglementare, includ:

1. Economicplanificarea activității companiei, care vizează raționalizarea activităților de afaceri.
2. Pregătirea proiectelor de planuri pentru activitățile altor departamente ale companiei. Pregătirea include și justificarea încheierii anumitor contracte, susținută de calcule.
3. Intocmirea planurilor pentru activitatile de productie, financiare si comerciale ale companiei pe diferite perioade (pe termen scurt, mediu si lung).
4. Informarea departamentelor companiei despre planurile actuale.
5. Efectuarea unei analize cuprinzătoare a activităților companiei în toate domeniile.
6. Monitorizarea implementării planurilor curente de către departamente, precum și raportarea la timp.
7. Creează înregistrări raționale care cresc ușor sarcina birocratică asupra angajaților.

Aceasta nu este o listă completă a principalelor funcții pe care trebuie să le îndeplinească departamentul de planificare și economie.

Drepturi PEO

Un specialist în departamentul de planificare și economie, în cadrul fișei postului său, are dreptul la:

• solicitați de la reprezentanții autorizați ai altor divizii ale companiei datele necesare controlului și analizei activităților acestora;
• creați grupuri de lucru de experți a căror sarcină este planificarea economică a organizației;
• în limita competenței lor, participă la negocieri de afaceri cu reprezentanții altor firme și organizații, semnează contracte;
• organizează analiza noilor programe și proiecte științifice ale companiei pentru eficacitatea șioportunitatea dezvoltării;
• face propuneri cu privire la aspecte care intră în competența IEE sub formă de proiecte.

Interacțiune, responsabilitate, evaluare

Documentația de reglementare care guvernează activitatea OEP conține adesea secțiuni care specifică interacțiunea PEO cu alte structuri ale organizației; responsabilitatea pentru toate acțiunile comise de angajații departamentului; Evaluarea activităților IEE.

În secțiunea „Conlucrarea cu alte structuri ale întreprinderii”, se face doar o introducere conform șablonului: „În cursul activității sale, departamentul interacționează cu următoarele divizii structurale (aceste divizii sunt enumerate mai jos)”. La transfer, totul depinde de cât de extinse sunt planificate să fie acordate angajaților PEO.

În secțiunea „Responsabilitate” se indică faptul că șeful IEE își asumă întreaga responsabilitate pentru activitatea departamentului; gradul de responsabilitate al angajaților se stabilește în conformitate cu fișele posturilor acestora; toți angajații și șeful PEO sunt personal responsabili pentru documentele întocmite de aceștia și operațiunile efectuate în conformitate cu legislația Federației Ruse.

În secțiunea „Criterii de evaluare a activităților departamentului” sunt prescrise două criterii:

1. Implementarea la timp și de în altă calitate a sarcinilor.
2. Performanța de calitate a sarcinilor imediate.

Puteți specifica alte criterii de evaluare.

Aceasta completează redactarea documentului de reglementare. Desigur, trebuie să fie formatat în conformitate cu regulile de proiectare.documente similare: toate datele trebuie să fie semnate, ștampilate și datate.

Controlul operațiunii PEO

Controlarea activității PEO a unuia dintre următorii angajați:

• director financiar al unei firme (într-o companie mare);
• CFO (într-o companie mică sau mijlocie);
• economist-șef (în producție).

Controlul activităților PEO se realizează în următoarele scopuri:

1. Executarea promptă a sarcinilor unice.
2. Respectarea raportării și fluxului de documente, în conformitate cu reglementările interne ale companiei.
3. Asigurarea fiabilității calculelor furnizate și a documentației de raportare.
4. Analiza muncii pentru a identifica eficacitatea funcționării IEE.

Concluzie

Fiecare manual de economie spune că PEO este o unitate structurală cu adevărat necesară a unei companii. Fără el, eficiența multor întreprinderi și organizații este redusă semnificativ. Deși nu toate companiile au PEO configurați corespunzător.

Undeva funcțiile departamentului nu sunt clar definite, undeva sarcinile angajaților. În unele firme, există o situație dificilă cu subordonarea angajaților PEO. Deși planificarea într-o economie de piață este cel mai important proces.

Pentru a remedia problema, este necesar ca șeful firmei să înțeleagă clar răspunsurile la următoarele întrebări:

1. Ce este PEO?
2. Care este structura sa?
3. Această companie are nevoie de el sau funcția sa poateexecutați o persoană?

Dacă s-a luat în mod neechivoc o decizie de creare a unui PEO, atunci merită să se treacă imediat la executarea documentației de reglementare, unde, pe lângă prevederile generale, se vor scrie următoarele:

• structura departamentului;
• drepturi și funcții;
• responsabilitate;
• colaborează cu alte structuri ale firmei.

Dacă urmați aceste recomandări atunci când proiectați departamentul de planificare și economie și funcțiile acestuia, atunci compania va avea o unitate structurală eficientă.

Într-adevăr, dacă activitatea acestei unități este clar stabilită, atunci specialiștii acesteia sunt capabili să optimizeze toate procesele de producție fără a afecta activitatea. Tradus în limbajul banilor, aceasta înseamnă că a avea un PEO eficient vă permite să cheltuiți mai puține resurse și să câștigați mai mult.