Proces de afaceri: analiza proceselor de afaceri. Descriere, aplicare, rezultate

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Orice antreprenor trebuie să știe cel puțin indirect ce este un proces de afaceri. Analiza proceselor de afaceri ajută la reducerea costurilor, la creșterea profitabilității și în cele din urmă la creșterea profitului întreprinderii. În literatura economică, acest concept este întâlnit pentru prima dată în lucrările cercetătorilor din anii '80 ai secolului trecut. Atunci, în Statele Unite, au crezut pentru prima dată că eficiența întregii producții depinde de un set de acțiuni interdependente numite proces de afaceri.

Definiții

Procesul de afaceri este un concept complex. Dezvoltarea afacerii este foarte dependentă de operațiuni, proceduri și activități interconectate. Este imposibil să ne imaginăm o fabrică fără aprovizionarea cu materii prime, prelucrarea acestora, lucrători la mașini și contabili. O întreprindere este un sistem închis care funcționează ca un organism integral. Și pentru ca totul să funcționeze corect, fără probleme și întârzieri, aveți nevoie de un creier principal - un manager cu experiență care va analiza și monitoriza coerența tuturor proceselor de afaceri.

Dacă priviți din punct de vedere economic, atunci interconectarea tuturor activităților posibile, în timpul cărora procesarea resurselor de mediu în produsul final pentru consumator, se numește proces de afaceri. Analiza procesului de afaceri este o evaluare a eficacității unei anumite acțiuni, operațiuni sau eveniment legate de producție.

La ce sunt acestea

Descrierea proceselor de afaceri este destul de ușoară. Dar cea mai mare problemă de realitate este că în orice întreprindere din țara noastră se găsește rar o persoană care să fie cu adevărat interesată de îmbunătățirea eficienței diferitelor procese de producție. Întreprinderile mici și mijlocii încearcă să folosească metode de mult depășite pentru a reduce costurile, în timp ce în Occident au înțeles de mult că succesul unei afaceri depinde de un manager angajat competent, care este interesat să obțină rezultate maxime din munca sa.

Crearea proceselor de afaceri oferă o înțelegere clară: cine este responsabil pentru ce stadiu, ce poziție ocupă și ce ar trebui făcut. O astfel de structurare face ca organizarea producției să fie transparentă și ușoară gestionarea acesteia. Comunicând arborele obiectivelor angajaților, le puteți crește motivația demonstrând că munca lor vizează obiective comune. În plus, organizarea unei afaceri în acest mod va ajuta la identificarea costurilor inutile ale resurselor financiare și de timp.

Cum se creează

Indiferent dacă afacerea este mare sau mică, abordarea pentru crearea unui plan detaliat este aceeași. Consideraexemplu concret. Exista o firma care vinde canapele. Diagrama procesului de afaceri este similară cu un arbore. Ramurile principale găzduiesc caracteristici majore care se ramifică în altele mai mici. Deci, care sunt principalele etape ale procesului de afaceri pentru un comerciant cu amănuntul?

1. Achizitie de bunuri. Acesta este primul și central proces de afaceri. Care sunt substadiile sale?

• Analiza furnizorului.
• Întocmirea de contracte cu fabricile de producție.
• Întocmirea de contracte cu companiile de transport.

2. Amplasarea canapelei. În această etapă, există astfel de momente:

• Selectarea unei camere.
• Construire sau închiriere de spații.
• Crearea condițiilor pentru vânzări.

3. Proces de vânzare.

• Recrutare.
• Achiziționarea unei case de marcat.
• Crearea unei atmosfere și design pentru vânzări.

4. Marketing și publicitate.

• Plasarea unui semn.
• Creează cărți de vizită, broșuri, broșuri, cataloage etc.
• Destinație de plasare a anunțului.

Lista poate fi lungă. Este important să înțelegeți cum sunt create procesele de afaceri. Și apoi vom oferi câteva reguli de aur pentru a organiza o afacere pentru a avea succes.

Regula 1

O anumită persoană este responsabilă pentru fiecare etapă de afaceri selectată. Implicați-i în crearea schemei. Acest lucru va oferi o oportunitate de a înțelege procesul mai detaliat, de a interesa angajații și de a le crește motivația în vederea atingerii obiectivelor comune. Acest lucru este deosebit de important în primele etape ale formării întreprinderii. Lansarea unei afaceri este întotdeauna asociată cudificultăți uriașe, iar stabilirea la timp a obiectivelor pentru anumite etape va oferi un plan de acțiune mai detaliat.

Regula 2

Utilizați programe automate și vizualizați-vă circuitele. Până în prezent, există multe programe gata făcute care ajută la structurarea informațiilor. Întreprinderile mici și mijlocii le folosesc peste tot.

Dacă lucrați în grup, luați o tablă sau bucăți de hârtie pentru a nota totul și desenați un arbore cu procesele dvs. pe măsură ce mergeți. Începeți cu operațiuni mari și împărțiți-le în altele mai mici. Pentru întreprinderile mari, crearea proceselor de afaceri este o muncă uriașă și minuțioasă, care necesită concentrare și coordonare maximă a acțiunilor tuturor angajaților.

Regula 3

La formularea proceselor de afaceri, ghidați-vă de strategia companiei, și nu de structura organizatorică a acesteia. Aceeași funcție poate depăși departamentele stabilite. De exemplu, la livrarea unui produs de la un furnizor, se poate lua în considerare limita procesului de afaceri până când produsul părăsește punctul de vânzare cu amănuntul însuși, adică atunci când este plasat pe rafturi și disponibil consumatorului. Acest proces implică mai multe departamente care fac parte din structura organizațională.

Regula 4

Nu fiți prea detaliați în planul dvs. Dacă supraîncărcați diagrama cu informații inutile, acest lucru va duce la confuzie generală și la o povară grea pentru angajații responsabili. Dacă intenționați să faceți modificări într-un anumit segment, această parte trebuie să fie detaliată și toate celel alte ar trebui luate în considerare.doar superficial, fără a intra în detalii. Eficiența proceselor de afaceri este supusă legii Pareto „20/80”, când 20% din descrierile detaliate vor aduce 80% din succesul întregii operațiuni.

Regula 5

Nu-ți fie frică de adevăr și construiește o schemă bazată pe ceea ce este cu adevărat. Această situație apare foarte des. Managerul șef își întreabă subordonații despre departamentele lor pentru a construi o diagramă a procesului de afaceri. Aceștia încearcă să spună cum le descurcă bine. Deși de fapt situația reală este departe de a fi ideală. Dar pe baza datelor false se va construi schema greșită, după care se vor lua decizii ineficiente și toată munca va fi irosită.

Nu confundați „cum este”, „cum ar trebui să fie” și „cum vreau să fie”. Oricât de rău ar fi totul, procesele de afaceri sunt compilate tocmai pentru a îmbunătăți această stare. Prin urmare, este imperativ să descrii doar o situație din viața reală.

Automatizarea proceselor de afaceri

Urmărirea tuturor evenimentelor care au loc în cadrul companiei este foarte dificilă, mai ales când vine vorba de mari corporații și sindicate. Afacerile mari sunt greu de imaginat fără un întreg sistem de programe automatizate care vă permit să analizați datele primite pentru a lua o decizie. Prin urmare, astăzi de foarte multe ori vorbim despre automatizarea proceselor de afaceri.

În practică, aceasta înseamnă că există un program special de calculator care prelucrează tot felul de fluxuri de informații care asigură un proces de afaceri. Analiza procesului de afaceri are loc offlinemodul, iar persoana se familiarizează doar cu rezultatele și trage concluzia potrivită.

Alegerea metodei de analiză

Când se confruntă cu întrebarea cum să descrie cel mai bine procesele de afaceri într-un mod automat, un antreprenor autohton va găsi multe opțiuni care nu sunt bine optimizate pentru piața rusă. Aproape tot software-ul propus a fost creat pentru companii occidentale care au experiență în optimizarea producției. Dar, după analizarea unor date, am creat propria noastră listă de programe care implementează procesul de afaceri.

1. BEST-5 „Afacerea mea” este un software care este adesea folosit de întreprinderile mici și mijlocii. Programul este disponibil pentru orice computer și este foarte ușor de utilizat. Avantajul său este că poate analiza cantități mici de date de la o întreprindere mică.
2. Modelator corporativ. Folosit adesea în întreprinderile moderne, în principal pentru că este ieftin. Pornirea unei afaceri este ușor de organizat cu acest program, deoarece este foarte convenabil să construiești diagrame de procese de afaceri, dar practic nu analizează.
3. iGrafx Enterprise Central. Design canadian foarte bun. Poate nu numai să recunoască și să întocmească planuri de afaceri, ci și să analizeze cu succes matrice de date de intrare. În țara noastră are foarte puțină distribuție, deși produsul este foarte demn.
4. Business Studio. Cea mai cunoscută dezvoltare rusă. Integrat cu alte produse MS Office (Word, Excel, Visio). Pentruantreprenorul autohton este cea mai bună alegere în ceea ce privește raportul preț-rezultat. Analiză excelentă a proceselor de afaceri. Producția poate fi optimizată cu succes datorită rezultatelor obținute din program.

Tehnologie pentru construirea proceselor de afaceri

Cea mai comună astăzi este integrarea metodei automate și manuale de construire a schemei „Procesul de afaceri”. Analiza proceselor de afaceri în acest caz se realizează în două etape: prima cu ajutorul rezultatelor obținute pe calculator, a doua - manual de către manager.

Să luăm în considerare două abordări principale pentru trasarea graficelor și diagramelor. În acest caz, tehnologia proceselor de afaceri va fi construită folosind următoarele metode:

1. DFD (Diagrama fluxului de date).
2. WFD (Diagrama fluxului de lucru).

Prima metodă DFD presupune întocmirea unei diagrame a fluxurilor de date. Acestea includ: detalierea activității procesului, angajați responsabili, documentația necesară. O astfel de construcție oferă o imagine completă a activităților companiei, a datelor de intrare și de ieșire din jur, a tuturor elementelor procesului de producție și a relațiilor dintre acestea. Această abordare vă permite să evidențiați procesele de afaceri gratuite (suplimentare) care reduc eficacitatea rezultatului și pot fi optimizate în diferite moduri.

WFD - diagrame de flux de lucru care descriu procesele de afaceri de nivel inferior. Dezvoltarea afacerii se poate schimba semnificativ dacă cunoașteți nu doar ierarhia verticală a acțiunilor, ci și cea orizontală. Ce înseamnă asta?

Dacă te uițiîn mod clar, diagramele WFD sunt o grilă de intervale de timp, fiecare grafic fiind responsabil pentru un anumit proces. Să presupunem că livrarea mărfurilor durează două zile - graficul arată începutul și sfârșitul procesului. Urmează apoi evenimentul plasării produsului pe platforma de tranzacționare, iar acest proces va începe abia după terminarea livrării. Datele sunt reprezentate secvenţial pe grafic. Evenimentele, operațiunile și acțiunile pot fi împletite dacă sunt efectuate simultan. Este convenabil să începeți dezvoltarea unei afaceri în fazele incipiente în acest fel, determinând cât timp este necesar pentru un ciclu complet de producție.

Concluzii

Pentru mici sau mari, noi sau vechi, trebuie să înțelegeți ce este un proces de afaceri. În orice etapă a ciclului de viață al firmei, optimizarea producției poate afecta semnificativ dezvoltarea ulterioară. La urma urmei, scopul principal al existenței oricărei organizații de astăzi este satisfacerea nevoilor consumatorului. Și dacă clientul este mulțumit, va obține profit. Dependența aici este direct proporțională. Cu cât este mai mare nivelul de satisfacție a consumatorilor, cu atât este mai mare profitul firmei. Și acest lucru poate fi realizat doar analizând și apoi schimbând procesul din cadrul întreprinderii.