Externalizarea proceselor de afaceri: avantaje și dezavantaje

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Profesionistii din mediul de afaceri cred ca externalizarea, facuta corect, produce rezultate fantastice. Dar această regulă nu este relevantă pentru fiecare caz. Caracteristicile serviciului, nuanțele de utilizare, avantajele și dezavantajele merită o atenție specială.

Externalizarea proceselor de afaceri: avantaje și dezavantaje

În primul rând, ar trebui să înțelegeți terminologia, deoarece cuvântul „externalizare” în sectorul de afaceri autohton a apărut relativ recent. Tradus literal, înseamnă „atragerea de resurse terță parte”. Din context reiese clar că vorbim despre atragerea de resurse umane către activitățile companiei pentru a îmbunătăți sau menține nivelul actual de eficiență.

Externalizarea ca instrument de afaceri nu este deosebit de comună în Rusia. Potrivit economiștilor, este prea devreme pentru a trage concluzii, deoarece potențialul acestei industrii nu este practic dezvăluit. Poate fi comparat cu țările europene și occidentale, unde companiile mijlocii și mici externalizează aproximativ 80% din procesele interne către management extern. Există mai multe argumente bune pentru aceasta. Dar nu se poate spune că externalizarea afacerilorprocesele promite un beneficiu solid. Vom vorbi și despre dezavantajele acestei abordări. Dar pe primul loc.

Cum arată procesul?

Pentru a înțelege esența procesului, este necesar să ne imaginăm clar anatomia fenomenului. Utilizarea serviciilor de specialiști externi aparține categoriei de servicii B2B - furnizarea de servicii către companii și antreprenori privați. Prin urmare, în primul rând, firma client semnează un acord cu o firmă de outsourcing. Acesta va indica ordinea cooperării.

Serviciile de outsourcing, de fapt, sunt un grup de specialiști „incoming”. Antreprenorul poate fi o persoană juridică, un antreprenor privat sau un specialist cu alte autorizații pentru a desfășura activități comerciale. Pentru clienții unui specialist în outsourcing, nu forma de activitate este importantă, ci experiența interpretului, precum și potențialele beneficii pe care acesta poate conta. În mod obiectiv, externalizarea proceselor de afaceri poate oferi unele beneficii semnificative.

Opinia expertului

Activitatea comercială este interesantă deoarece în fiecare etapă oferă ocazia de a confirma sau infirma cutare sau cutare teorie. De exemplu, metoda aleasă de impozitare sau contabilitate poate fi corectă și poate ajuta la economisirea de bani sau, dimpotrivă, la creșterea costurilor.

Al doilea rezultat este destul de probabil dacă contabilul companiei sau un bun consilier al șefului „a uitat” să ia în considerare o mică modificare a legislației fiscale. Compania trebuie să acopere costurile. Capul fiind încrezătorîn faptul că afacerile sale sunt conduse de experți, este posibil să nu știe ce oportunități sunt ratate.

Puterea unui specialist este proporțională cu numărul de sarcini complexe pe care a fost capabil să le rezolve cu succes și să arate rezultate concrete. Acest lucru necesită o altă condiție - dinamismul proceselor generale din companie. Serviciile de externalizare sunt excelente în a oferi astfel de condiții specialiștilor lor, deoarece fiecare client reprezintă o nouă provocare.

Ca urmare, în scurt timp, specialiștii dobândesc o experiență neprețuită și au deja câteva soluții gata făcute în arsenalul lor pentru fiecare caz critic.

Accelerează procesele

Psihologii notează următorul efect: cu cât un angajat are mai puține sarcini, cu atât își pierde mai repede motivația pentru muncă și invers. Șeful poate angaja un bun specialist, îi poate atribui un salariu solid și un pachet social. Dar va fi revoltat de faptul că foarte curând specialistul începe să rateze termenele limită, să arate eficiență scăzută și, în general, o tendință negativă.

Motivul nu este că angajatul nu este suficient de bun, ci cantitatea mică de muncă care nu este capabilă să creeze efectul de creștere dinamică. În același timp, același angajat, dar care lucrează într-o companie de outsourcing, gestionează simultan treburile mai multor companii și dă dovadă de succes. Dacă un manager apelează la această companie, treburile companiei sale vor fi, de asemenea, rezolvate rapid, iar salariile se pot dovedi a fi mai mici decât conținutul unui angajat cu normă întreagă.

Reducerea riscului

Un factor important în orice afacere este analiza și evaluarea obiectivăriscuri. De fapt, există puține companii în care fiecare angajat este responsabil pentru rezultatele muncii lor. Practica obișnuită pentru companii: dacă există succes - emiterea de bonusuri, eșecul se încheie cu o mustrare sau privarea de bonus.

O altă situație este atunci când un specialist poartă responsabilitate egală împreună cu managerul, atunci eficiența muncii sale crește foarte mult. Explicația unor astfel de manifestări de cooperare se află mai mult în planul științelor psihologice decât în explicațiile practice. În orice caz, faptul că externalizarea companiei va fi justificată în acest punct este incontestabil.

Reducerea costurilor

Acest articol este relevant în special pentru start-up-uri și companii mici. În astfel de birouri, volumul de muncă pentru un specialist poate fi mic. De exemplu, un antreprenor nu se poate lipsi de serviciile unui avocat, dar angajarea unui specialist cu o diplomă în drept și experiență cu normă întreagă îl poate costa o sumă substanțială.

Externalizarea proceselor de afaceri, în special, transferul unor tipuri de muncă către managementul extern, va ajuta la reducerea semnificativă a costurilor. Un antreprenor poate contacta un angajat de la distanță numai pentru anumite activități și poate plăti în funcție de volumul acestuia.

Dacă vorbim de o companie mijlocie, atunci poate reduce semnificativ costurile. În astfel de companii, de obicei se obișnuiește să se mențină departamente întregi în diferite domenii de activitate. De obicei, după un audit amănunțit de HR, devine clar că o parte din departament poate fi imediat redusă, iar compania beneficiază doar de asta. Externalizarea companiei șiunele dintre sarcinile sale pot oferi rezultate strălucitoare la costuri reduse.

Funcții unice

Nu există limite pentru perspectivele de afaceri. Această frază va fi adevărată și literal. Lumea întreagă știe că în unele părți ale lumii munca este prețuită foarte scump, în altele costă un ban. Acest lucru se aplică tuturor tipurilor de muncă: în alt calificată, mentală și intelectuală.

Internetul a făcut posibilă combinarea unor astfel de condiții. Fiecare dintre părți primește propriul beneficiu: un specialist își găsește un loc de muncă cu un salariu decent, iar un antreprenor își găsește un specialist cu bune calificări. Externalizarea proceselor de afaceri este destul de posibilă prin Internet. În funcție de tipul de activitate, poți organiza munca astfel încât afacerea să funcționeze non-stop și în întreaga lume.

Simplificarea relațiilor de muncă

Folosirea serviciilor angajaților creează o mulțime de obligații. Pentru a gestiona acest aspect, devine necesara crearea unui departament HR. Aceasta este o mare problemă a companiei.

Cei mici au și ei dificultățile lor. Ei pot avea sau nu un departament de resurse umane. Dar în echipe mici, după cum arată practica, este dificil să menții subordonarea. Și acest lucru are un impact foarte negativ asupra eficienței muncii. Personalul din externalizarea proceselor de afaceri, în principiu, nu are posibilitatea de a fi expus fenomenelor care apar de obicei în cadrul companiei. Esența tuturor relațiilor de aici se rezumă la termenii acordului de servicii.

Puteți planifica în siguranță

Diviziunea riscurilor și a responsabilităților a fost deja menționată. Bazându-se pe experiența și cunoștințele interpreților, antreprenorul poate acum să planifice proiecte și decizii mai riscante. Este suficient doar să-ți anunți artiștii despre asta. Oportunitatea de a experimenta deschide perspective și oportunități nemaivăzute până acum pentru companii.

Calm și predictibilitate

Este greu să conduci o afacere când provoacă insomnie, ia sănătate și liniște sufletească. Va veni un moment în care antreprenorul nu va mai putea găsi puterea de a continua afacerea. Funcția externalizării proceselor de afaceri este de a face conducerea unei afaceri cât mai ușoară posibil.

Dacă un specialist este bun, atunci nu trebuie să vă faceți griji că va fi luat de concurenți. Nu este nevoie să verificați fiecare pas cu TC, să urmați disciplina, să cereți rezultate și să le obțineți la un preț ridicat. Toate aceste probleme se află pe umerii companiei de outsourcing, care, conform contractului, este responsabilă pentru clienții săi.

Defecte

Există și o serie de dezavantaje de care un antreprenor trebuie să țină cont. De exemplu:

1. Lipsa de control. Este vorba despre controlul asupra îndeplinirii sarcinilor. Un astfel de risc este mare atunci când lucrați la externalizarea cu alte țări. Clientul nu știe cine își realizează în mod specific munca, cum și care va fi rezultatul exact.
2. Scurgere de informații. Pe parcursul muncii, angajatul de la distanță va avea acces la afacerile companiei, precum și la datele sale importante. În contractul de prestareservicii, securitatea ar trebui să ocupe un loc special. Companiile garantează securitatea informațiilor. Dar ar fi util să ceri măsuri suplimentare de confidențialitate care să fie incluse în contract.
3. Dependența de altă companie. O cooperare prea strânsă cu o altă companie poate pune afacerile clientului într-o poziție dependentă. Pentru a preveni concentrarea tuturor forțelor într-o mână străină, se recomandă să apelați la serviciile diferitelor companii sau să reduceți ușor ponderea cazurilor de externalizare.

Ce poate fi externalizat?

Având în vedere toate avantajele și dezavantajele, se pune întrebarea care sunt procesele de afaceri care ar trebui externalizate și care nu. Astăzi, următoarele tipuri de procese de afaceri sunt practicate la distanță.

• Contabilitate.
• Servicii de audit.
• Servicii de avocați.
• Externalizarea proceselor de afaceri în achiziții.
• Departamentul de vânzări.
• departament PR.
• Procese de imprimare.
• Piesă de curățare.
• Servicii de mutare.
• Externalizarea proceselor de afaceri în publicitate.
• Servicii de traducere.
• Responsabilitățile departamentului de resurse umane.

Aceasta nu este o listă exhaustivă a ceea ce poate fi atribuit angajaților de la distanță. Depinde mult de sfera companiei și de specificul muncii. Datorită posibilităților largi ale internetului, puteți găsi orice specialist cu un focus restrâns și la un preț care se potrivește ambelor părți.