Specialist în achiziții: atribuții, fișă post, educație, cerințe, CV

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Nu este ușor să găsești locul de muncă potrivit astăzi. La urma urmei, ea nu ar trebui doar să ajute la întreținerea ei și a familiei sale, ci și să-i permită să se realizeze ca profesionistă în domeniul ei. Iar majoritatea aplicanților care doresc să găsească un loc de muncă se așteaptă oficial să primească un pachet social complet și beneficiile asociate acestuia. Printre posturile disponibile se regaseste deseori postul de specialist in achizitii. Ce fac astfel de angajati? Ce companii au nevoie de ele? Care sunt sarcinile acestui specialist? Este necesar să obțineți un învățământ superior cu drepturi depline pentru asta, sau este suficient să urmați cursuri? Specialist în achiziții este un post vacant popular în zilele noastre. Prin urmare, în continuare în articol, răspunsurile la întrebările de mai sus vor fi luate în considerare.

Entitate de document

Ce este descrierea postului de specialist în achiziții? Acesta este un document intern special al unei anumite organizații, care stabilește în mod clar și clar cerințele de bază pentru un candidat pentru această poziție, descrie gama tuturor îndatoririlor sale profesionale, precum și drepturile oficiale, domeniul de aplicare,determinarea gradului de responsabilitate a acestuia pentru munca prestata cu neglijenta. Prezența acestuia este obligatorie în orice întreprindere unde există un post de „specialist în achiziții”. Atribuțiile angajatului trebuie definite în mod corespunzător pentru ca funcția sa să fie îndeplinită în companie conform așteptărilor. Care este acesta din urmă?

Funcții de specialitate

În ciuda faptului că postul în cauză a apărut relativ recent, standardul profesional „Specialist în domeniul achizițiilor” este pe deplin format și conține cerințe stricte. Până la urmă, astfel de angajați erau solicitați înainte. De exemplu, funcții profesionale similare au fost îndeplinite de lucrătorii înscriși în personalul întreprinderilor și organizațiilor de producție. Apoi această poziție avea un alt nume: inginer logistic.

Deci, ce înseamnă meseria de „specialist în achiziții”? Pe scurt, fără a dezvălui cititorului numeroasele nuanțe ale îndatoririlor profesionale care reflectă caracteristicile muncii și producției unei anumite companii, sarcina principală a unui astfel de angajat este să furnizeze permanent organizației orice materiale sau bunuri necesare.

Funcția generală, care este reflectată de standardul profesional „Specialist în domeniul achizițiilor”, (și anume: asigurarea întreprinderii cu obiectele de inventar necesare funcționării adecvate a acesteia), include printre altele un număr destul de mare număr de îndatoriri indirecte, cum ar fi o analiză a realuluiraportul dintre calitatea produselor oferite de furnizori și valoarea lor de piață.

Scop și structură

Fișa postului, așa cum s-a menționat mai sus, este unul dintre cele două documente principale (al doilea este un contract de muncă încheiat cu un angajat), care determină ce trebuie să facă un specialist în achiziții în cursul activității sale. Formarea acestui document este o prioritate de top pentru management, deoarece, conform legislatiei in vigoare, un angajat nu poate indeplini alte atributii decat cele care au fost clar descrise in contractul pe care l-a incheiat pe parcursul procesului de angajare. Și acest document, de regulă, face un link în locul indicat, îndemnându-vă să vă referiți la fișa postului. De aceea mulți experți îi acordă atât de atenție.

Cum ar trebui să arate fișa postului specialistului în cauză? Este important ca acesta să fie întocmit în conformitate cu standardele și formele care sunt acceptate în regiunea dată. Deci, documentul în cauză trebuie întocmit astfel încât să conțină următoarele secțiuni:

• Prima secțiune este complet dedicată datelor privind coordonarea și aprobarea textului acestui document în sine. Pentru a face acest lucru, toți cei care au luat parte la aceste procese trebuie să consemneze acest fapt punându-și semnăturile personale împreună cu stenogramele lor, precum și să indice datele corespunzătoare. De regulă, departamentul juridic, departamentul de personal, precum și directdepartamentul căruia îi va aparține un anumit angajat.
• În secțiunea următoare, trebuie să enumerați toate cerințele actuale pentru un candidat pentru postul în cauză. Aceștia ar trebui să descrie în detaliu educația, cunoștințele și abilitățile practice necesare, experiența de lucru necesară, precum și vârsta și alte caracteristici care se pot aplica pentru această poziție specială. În plus, ar trebui să furnizați o listă completă a tuturor documentației (inclusiv atât actele interne ale companiei, cât și actele legislative de importanță națională), pe care noul angajat va trebui să o citească cu atenție. Și, de asemenea, secțiunea în cauză descrie locul postului în tabelul general de personal, procedura și condițiile de acceptare a unui candidat pentru un post de muncă, mecanismul de concediere sau înlocuire a unui angajat în timpul absenței sale pe termen lung. Este important să indicați supervizorul imediat al noului angajat.
• În secțiunea principală a instrucțiunii în cauză, este necesar să enumerați tot ceea ce se așteaptă de la angajat în cursul activității sale profesionale (toate îndatoririle sale de serviciu, precum și drepturile). Cu cât sarcinile unui specialist sunt descrise mai precis în instrucțiuni, cu atât este mai probabil ca munca să fie efectuată în mod corect, ceea ce va aduce beneficii întreprinderii. Drepturile sunt indisolubil legate de îndatoriri. Acestea, de regulă, includ: dreptul la condiții decente de muncă; dreptul de a primi datele necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor ce le revin; dreptul de a propune activități menite să îmbunătățească fluxul de lucru.
• Ultima secțiune a discursului este de obiceieste vorba despre responsabilitatea pe care o va asuma angajatul dacă își îndeplinește sarcinile profesionale în mod necorespunzător.

Funcțiile documentului

Ce definește responsabilitățile unui specialist în achiziții? 44-FZ, sau Legea federală, care reflectă cerințele actuale ale legii. Potrivit acestuia, documentul în cauză are multe în comun cu fișa postului de specialist în aprovizionare. Cu toate acestea, există o serie de diferențe care deosebesc funcția de „specialist în achiziții”. Îndatoririle acestor doi lucrători nu sunt identice. Cunoașterea acestor diferențe este necesară în special pentru angajații și conducerea întreprinderilor mari, care, de regulă, asigură prezența acestor două posturi.

De aceea, chiar înainte de formarea finală a fișei postului, este important să înțelegem temeinic cerințele de bază pentru candidați. Deci, trebuie să știți care ar trebui să fie calificările unui specialist în achiziții, precum și cum să delimitați responsabilitățile acestor angajați.

Practica arată că responsabilitățile angajatului care este angajat în achiziții sunt semnificativ mai mari decât cele ale celui care este angajat în aprovizionare. În ierarhia postului, prima poziție este listată semnificativ mai sus decât a doua. În mod similar, și nivelul salariilor diferă. De aceea ar fi logic ca cerințele pentru un candidat la postul de „specialist în achiziții”, ale cărui atribuții sunt semnificativ mai semnificative, să fie mult mai mari și mai dure. Acest lucru ar trebui luat în considerare cândintocmirea fisei postului. Un specialist în achiziții (sau mai bine zis, un candidat pentru acest post) poate întocmi cu succes un CV numai dacă se familiarizează în prealabil cu cerințele standard pentru solicitant.

În mod similar, responsabilitățile profesionale ale angajaților ar trebui, de asemenea, clar definite. Acest lucru va ajuta la stabilirea unei interacțiuni bine coordonate atât între specialiștii înșiși, cât și între departamente întregi care le sunt subordonate.

Cerințe pentru un specialist în achiziții

Specificul unei anumite profesii determină o serie de cerințe speciale specifice unei anumite specialități care se aplică candidaților pentru un post. Și în zona luată în considerare există și anumite criterii. Specialistul în achiziții este selectat pe baza abilităților și cunoștințelor disponibile. Deci, candidatul trebuie să:

• au o minte analitică;
• să poată lua decizii chiar și în condiții de stres constant și să-și asume întreaga responsabilitate personală pentru rezultatele lor;
• să poată procesa cantități mari de informații și să mențină în mod competent documentația actuală;
• au abilități de negociere în afaceri pentru a ajunge la rezultatul dorit pentru companie;
• înțelegeți clar cum este organizată activitatea vamală și cum funcționează companiile de transport;
• fii un utilizator încrezător al unui computer personal, precum și să poți folosi toate programele necesare pentru a îndeplini funcții profesionale.

Printre altele, orice angajator aredreptul de a-și forma alte cerințe care sunt necesare pentru calitatea lucrării ce urmează a fi executată. Specialistul în achiziții este o componentă importantă a succesului unei companii. De exemplu, dacă o companie este angajată în activitate economică străină, atunci unui astfel de angajat i se poate cere să cunoască limbi străine. De aceea este important să-ți scrii bine CV-ul. Specialist în achiziții - o poziție care permite multora să-și realizeze în mod viu abilitățile. Merită riscul.

Drepturi

Datoriile unui specialist în achiziții publice vor fi discutate mai târziu, dar acum este important să înțelegem ce drepturi are.

• Fii proactiv în a face o varietate de sugestii care ar putea îmbunătăți sau facilita fluxul de lucru legat exclusiv de îndeplinirea funcțiilor acestui angajat.
• Solicitați cooperarea absolută din partea supervizorului dvs. imediat în probleme legate de punerea în aplicare a drepturilor sau îndatoririlor unui angajat.
• Solicită conducerii companiei să asigure departamentului toate condițiile organizatorice și tehnice necesare, precum și pregătirea și executarea la timp a documentelor și rapoartelor de lucru de care angajatul are nevoie pentru a-și îndeplini atribuțiile profesionale.
• Stabiliți relații între departamentele companiei și anumite departamente ale unor organizații terțe care sunt necesare pentru a rezolva rapid problemele emergente de achiziții caresunt invariabil în competența directorului general de achiziții.

Responsabilitate

Ce include un ofițer principal de achiziții?

• Monitorizarea și asigurarea îndeplinirii planului de achiziții pentru fiecare lună.
• Răspunderea administrativă pentru dezvăluirea informațiilor clasificate, care este definită ca un secret corporativ de documentele interne ale companiei și care este în mod oficial proprietatea unei anumite companii.
• Implementarea personală a tuturor reglementărilor interne existente, precum și respectarea standardelor de disciplină.
• Efectuarea de tranzacții de achiziții, precum și încheierea de contracte relevante cu diverse organizații sau persoane, dacă este necesar.
• Respectați reglementările privind siguranța și securitatea la incendiu pentru a nu provoca niciun prejudiciu angajaților companiei sau proprietății sale corporale.
• Implementarea atentă a tuturor instrucțiunilor, instrucțiunilor, sarcinilor, comenzilor, comenzilor primite de la supervizorul imediat, precum și de la directorul general al companiei.
• Răspunderea pentru cauzarea sau contribuția la cauzarea atât a prejudiciului material, cât și a prejudiciului direct reputației de afaceri a companiei.
• Răspunderea pentru neglijarea propriilor atribuții oficiale, care sunt determinate de instrucțiunea actuală, precum și de actele legislative actuale ale Federației Ruse.

Condiții de lucru

Ce spune fișa postului unui specialist în achiziții despre condițiile de muncă, conformcine ar trebui să lucreze acest muncitor? Modul de angajare a unei persoane care ocupă postul în cauză în cadrul companiei este determinat de regulamentul intern al muncii întocmit special pentru o anumită întreprindere, precum și de un acord care se încheie cu noii angajați în proces de angajare. Printre altele, aceste condiții prevăd necesitatea de a pleca periodic în călătorii de afaceri pentru a îndeplini sarcini oficiale.

Procedura de familiarizare cu fișa postului

Încheierea unui contract de muncă, care, de fapt, marchează momentul angajării, este momentul ideal pentru ca viitorul angajat să studieze cu atenție de ce este responsabil specialistul în achiziții, adică să se familiarizeze cu postul Descriere. Cum să remediați faptul că angajatului i-au fost furnizate toate informațiile necesare? Există mai multe moduri. Printre acestea se numără următoarele:

• semnătura personală (și transcrierea acesteia), precum și data, care indică faptul că specialistul în achiziții și-a studiat deja cu atenție atribuțiile și este gata să confirme acest lucru; plasat într-o revistă specială, care este special concepută în acest scop;
• o notă separată că angajatul este pe deplin informat, care este certificată prin semnătura personală a angajatului individual direct sub textul fișei postului în sine, menită să familiarizeze fiecare nou candidat;
• o marcă similară, de asemenea semnată și datată,care se plasează sub textul unei fișe individuale a postului, întocmită personal pentru un angajat individual, care este ulterior atașată la dosarul său personal deschis la întreprindere.

Concluzie

Un specialist în achiziții este un angajat special al unei întreprinderi care efectuează și controlează procesul de aprovizionare a companiei cu bunurile necesare activităților sale de producție, tot felul de materiale, diverse materii prime. Acest angajat este, de asemenea, implicat în pregătirea și verificarea tuturor documentației de raportare care are legătură cu atribuțiile sale directe. Printre altele, specialistul în cauză trebuie să fi dezvoltat gândirea analitică și bune abilități de comunicare pentru a putea evalua corect rentabilitatea tranzacției propuse și a negocia competent cu furnizorii.

Este la fel de important în practică să știi exact cum să verifici produsele pentru conformitatea cu criteriile de calitate declarate. Un astfel de specialist trebuie să fie capabil să manipuleze un computer personal și să aibă un nivel în alt de stăpânire a programelor de calculator de care va avea nevoie în cursul îndeplinirii principalelor sarcini de serviciu; luați decizii importante într-un timp scurt chiar și sub presiune și în condiții de stres constant, deoarece succesul întregii întreprinderi depinde direct de eficacitatea acestora; procesează cantități mari de informații în timp util și trage concluziile adecvate; naviga perfect in conditiile actuale de functionare a vamilor, precum si incaracteristici ale activității companiilor individuale de transport cu care această organizație cooperează. Acești angajați trebuie să înțeleagă complexitățile de bază ale alegerii materialelor necesare, să înțeleagă exact cum ar trebui să fie transportate și, de asemenea, depozitate, astfel încât să nu-și piardă proprietățile și prezentarea utile. De asemenea, este de dorit, și uneori o condiție prealabilă, să aveți o anumită experiență în domeniul achizițiilor. De obicei, pentru acest post sunt angajati oameni activi si energici. Acești candidați sunt cei care au șansa să ocupe acest post vacant.

Dacă vă gândiți să lucrați ca specialist în achiziții, este important să studiați mai întâi fișa tipică a postului (un document tipic care definește cu exactitate domeniul de aplicare al drepturilor, îndatoririlor și responsabilităților unui anumit angajat). Acest lucru vă va ajuta să vă familiarizați cu viitoarele condiții de muncă și să aflați în prealabil toate subtilitățile acesteia. Așa că poți înțelege dacă merită să-ți continui încercările de a obține un loc de muncă sau este mai bine să cauți altceva. Dacă totul ți se potrivește, atunci trebuie să încerci să te asiguri că îndeplinești toate cerințele companiei. Pentru a face acest lucru, trebuie să aflați cât mai multe despre organizația în sine, precum și despre activitatea acesteia, volumele de producție și vânzări și, în același timp, despre principalele caracteristici tehnice.

Ia foarte în serios problema propriei locuri de muncă. Este important să studiezi din timp cât mai multe informații despre compania în care vrei să obții un loc de muncă, precum și direct despre postul dorit. Este nevoie destudiază cu atenție fișa postului pentru specialitatea aleasă. Formularul standard al acestui document pentru majoritatea profesiilor este disponibil gratuit, astfel încât oricine îl poate citi oricând dacă este necesar. Cu cât ești mai pregătit, cu atât șansele tale de a obține ceea ce îți dorești sunt mai mari. Și lăsați munca să vă ofere numai emoții plăcute!