PDCA-cycle - filozofia îmbunătățirii continue a afacerii

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

ciclul PDCA (ciclul Deming) este unul dintre conceptele de bază în teoria managementului modern. De asemenea, stă la baza seriei de standarde ISO 9000, care sunt utilizate în întreaga lume pentru managementul calității în întreprinderi de toate dimensiunile și tipurile.

Definiție

PDCA Ciclul Deming este o tehnologie pentru îmbunătățirea continuă a proceselor în afaceri și în orice alt domeniu de activitate. Denumirea acestei metode este o abreviere a 4 cuvinte în limba engleză, adică o succesiune logică de etape de îmbunătățire:

• P - Plan (plan);
• D - A face (a face);
• C - Verificați (verificați, analizați);
• A - Act (act).

Totul este logic și simplu: mai întâi trebuie să te gândești la acțiuni. Apoi sunt executate conform planului. Al treilea pas este analiza rezultatelor obținute. Și, în sfârșit, ultima etapă – Act – presupune introducerea unor modificări specifice pentru îmbunătățirea procesului și/sau stabilirea de noi obiective. După aceea, începe din nou faza de planificare, la care ar trebui să se țină cont de tot ce s-a făcut înainte.

Schematic, ciclul de control PDCA este afișat caroată, care demonstrează continuitatea acestui proces.

Acum să ne uităm la fiecare pas în detaliu.

Plan (plan)

Primul pas este planificarea. Este necesar să formulați clar problema, apoi să determinați principalele domenii de lucru și să veniți cu cea mai bună soluție.

O greșeală comună este de a dezvolta un plan bazat pe presupuneri subiective și ipoteze de management. Fără a cunoaște cauzele care stau la baza problemei, este posibil, în cel mai bun caz, să se neutralizeze consecințele acesteia, și apoi doar temporar. Ce instrumente pot fi folosite pentru a face acest lucru?

Metoda „5 de ce”

A fost dezvoltat în anii 40, dar a câștigat popularitate 30 de ani mai târziu, când Toyota a început să-l folosească în mod activ. Cum se realizează o astfel de analiză?

Mai întâi trebuie să formulați și să scrieți problema. Apoi pune întrebarea: „De ce se întâmplă asta?” și notează toate motivele. După aceea, trebuie să faceți același lucru pentru fiecare răspuns. Apoi urmam acelasi tipar, pana la intrebarea "De ce?" nu va fi intrebat de 5 ori. De regulă, al cincilea răspuns este adevăratul motiv.

Diagrama Ishikawa

Această metodă vă permite să reprezentați grafic relațiile cauză-efect ale oricărui fenomen în afaceri. Numit după creatorul său, chimista Kaora Ishikawa, și este utilizat pe scară largă în management.

La construirea unei diagrame, există 5 surse probabile de probleme: oameni, materiale, mediu (mediu), echipamente și metode. Fiecare dintre ele, la rândul său, poate conține motive mai detaliate. De exemplu,munca angajaților depinde de nivelul de calificare, sănătate, probleme personale etc.

Secvența de construire a diagramei Ishikawa:

1. Desenați o săgeată orizontală la dreapta și scrieți o problemă bine definită lângă vârful acesteia.
2. Înclinat spre săgeata principală, descrieți cei 5 influenți principali despre care am vorbit mai sus.
3. Folosiți săgeți mici pentru a afișa motive detaliate. Se pot adăuga ramuri mai mici după cum este necesar. Acest lucru se face până când toate cauzele probabile sunt scrise.

După aceea, toate opțiunile primite sunt scrise într-o coloană, de la cele mai realiste la cele mai puține.

„Brainstorm”

O discuție de grup cu experți și personal cheie, în care sarcina fiecărui participant este să numească cât mai multe cauze și soluții potențiale ale problemei, inclusiv pe cele mai fantastice.

În urma analizei teoretice, este necesar să se găsească date reale de fapt care să confirme că cauzele problemei sunt corect identificate. Nu puteți acționa după bănuieli („cel mai probabil…”).

În ceea ce privește planificarea în sine, specificul este de asemenea important aici. Este important să stabiliți termene limită, să schițați o secvență clară de acțiuni și rezultate măsurabile (inclusiv cele intermediare) la care ar trebui să conducă.

Fă (Fă)

A doua etapă a ciclului PDCA este implementarea planului, implementarea modificărilor. Cel mai adesea este mai oportun să implementați mai întâi deciziile luate înla scară mică, efectuați un „test pe teren” și verificați cum funcționează pe o zonă sau un obiect mic. Dacă există întârzieri, întârzieri, este important să înțelegem care este motivul (planificarea nerealistă sau lipsa de disciplină din partea angajaților). În plus, este introdus un sistem de control intermediar, care permite nu numai să aștepte rezultatele, ci și să monitorizeze constant ceea ce a fost deja făcut.

Verificați

În termeni simpli, acum trebuie să răspundem la o singură întrebare: „Ce am învățat?”. Ciclul PDCA presupune o evaluare constantă a rezultatelor obținute. Este necesar să se evalueze progresul față de obiectivele stabilite, să se determine ce funcționează bine și ce trebuie îmbunătățit. Se realizează în principal prin verificarea rapoartelor și a altor documentații ale întreprinderii.

Pentru implementarea cu succes a ciclului Shewhart-Deming (PDCA) în afaceri, este necesar să se stabilească raportări regulate asupra muncii depuse și discutarea rezultatelor cu angajații. Instrumentul ideal pentru aceasta este introducerea unor indicatori cheie de performanță KPI, pe baza cărora se construiește un sistem de motivare și recompense pentru cei mai productivi angajați.

Act

Ultimul pas este de fapt acțiune. Pot exista mai multe opțiuni aici:

• implementare modificare;
• respinge decizia dacă s-a dovedit a fi ineficientă;
• repetați toate etapele ciclului PDCA din nou, dar introduceți anumiteajustări.

Dacă ceva funcționează bine și poate fi replicat, soluția trebuie să fie standardizată. Pentru a face acest lucru, se fac modificări corespunzătoare în documentația întreprinderii: regulamente de muncă, instrucțiuni, liste de verificare pentru verificarea performanței în muncă, programe de formare a angajaților etc. În paralel, ar trebui evaluată posibilitatea de a introduce îmbunătățiri în alte procese de afaceri în care pot apărea probleme similare..

Dacă planul de acțiune elaborat nu a adus rezultatele așteptate, trebuie să analizați motivele eșecului, apoi să reveniți la prima etapă (Plan) și să încercați o altă strategie.