Optimizarea proceselor de afaceri este Metode, pași și greșeli

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Optimizarea proceselor de afaceri este un subiect destul de popular. Este rar ca cineva să-l aplice corect prima dată, deoarece începătorii fac greșeli care se reflectă în cele din urmă în practică. Pentru a le evita, citiți articolul nostru. Să începem programul educațional cu o definiție.

Concept

Optimizarea proceselor de afaceri sunt activități care vizează îmbunătățirea eficienței afacerii.

Există multe metode de optimizare, fiecare cu propriile avantaje și dezavantaje.

Le vom analiza mai jos, dar mai întâi ne vom da seama dacă optimizarea este cu adevărat necesară.

Este nevoie?

Am spus deja că optimizarea proceselor de afaceri este un set de activități care vizează îmbunătățirea eficienței afacerii. Și chiar este.

Orice întreprindere se bazează pe anumite procese de afaceri, care sunt efectuate de angajații organizației. Acestea includ procesele de vânzări, producție și management, achiziții, munca de birou și așa mai departe. De îndată ce întreprinderea începe să automatizeze procesele existente, aceastamunca devine mult mai eficientă.

Organizațiile mari operează pe un sistem de management de un anumit standard (ISO 9001), ceea ce indică o cultură de afaceri în altă. Sistemul este construit în așa fel încât să organizeze cât mai multe procese posibil, în timp ce le evidențiază și le programează.

Deoarece optimizarea proceselor de afaceri este un complex de anumite măsuri, atunci, teoretic, un specialist ar trebui să facă acest lucru. Așa este în marile companii. Dar indiferent de modul în care este construit procesul, acesta trebuie reorganizat periodic, deoarece condițiile de muncă se schimbă, apar noi posturi și procese vacante. Dacă optimizarea nu este efectuată, atunci apar conflicte care împiedică funcționarea normală a unor părți ale organizației. Și acest lucru, după cum înțelegeți, se reflectă în cele din urmă în profituri.

Pentru a înțelege dacă procesele de afaceri ale companiei trebuie optimizate, trebuie să verificați dacă există probleme. Mai jos este o listă și dacă cel puțin un element se reflectă în activitățile organizației, ar trebui să vă gândiți la optimizare.

Optimizarea va ajuta

Deci, în timp, pot apărea probleme în orice organizație. Sunt un test de turnesol prin care este ușor de determinat necesitatea de a optimiza procesele de afaceri ale companiei. Ce probleme pot fi?

1. Responsabilitățile postului sunt repetitive. Dacă nu numai angajații sunt obligați să facă același lucru, ci și departamente întregi, atunci acest lucru indică cu siguranță necesitatea reorganizării. Acest lucru nu poate dura pentru totdeauna, ceea ce înseamnă că rezultatul va fi haos, injecții financiare inutile șiconcurență nejustificată între angajați și departamente.
2. Liderii pot doar gestiona. Acești șefi sunt în mare parte inutili, deoarece nu știu nimic despre marketing, economie și management.
3. Compania nu are un sistem de îmbunătățire a abilităților angajaților. Aceasta este o omisiune gravă care aruncă întreprinderea înapoi. La urma urmei, dacă un angajat nu primește noi cunoștințe, atunci nu caută să schimbe nimic și marchează timpul.
4. Perfectul este inamicul binelui. Oamenii lucrează într-un singur mod și decid brusc să mărească nivelul de activitate. Pentru a face acest lucru, ei introduc un sistem IT pentru gestionarea angajaților, vânzărilor sau finanțelor. Sună bine, dar de multe ori angajații fac asta fără a ține cont de procesele curente ale organizației sau pur și simplu le copiază pe ale altcuiva. Drept urmare, au fost cheltuite sume uriașe fără un motiv clar, iar efectul economic nu a fost atins.

La ce ajută optimizarea proceselor de afaceri într-o organizație?

1. Îmbunătățiți experiența clienților.
2. Reduce timpul și costurile de operare.
3. Vă permite să atingeți noi obiective.
4. Crește capacitatea de administrare a companiei.

Toate aceste articole afectează costul final al produselor sau serviciilor în direcția reducerii acestuia. În plus, o companie optimizată atrage mult mai mulți clienți noi, ceea ce înseamnă că profiturile devin mai mari și competitivitatea crește.

Orice utilizare a materialelor este permisă numai dacă există un hyperlink.

Este important să înțelegeți că toate procesele de afaceri sunt interconectate. Adică optimizarea proceselor de afaceri înorganizația va afecta într-un fel sau altul funcționarea întregii întreprinderi. Pentru a face acest lucru mai puțin vizibil, conducerea companiei începe să optimizeze mai întâi procesele mici, fără a cheltui prea mult timp și bani. Treptat, modelarea și optimizarea proceselor de afaceri sunt transferate altor departamente.

Încercările de a schimba totul deodată se termină de obicei foarte trist, iar în viitor, dorința de a schimba ceva în activitatea companiei va fi satisfăcută negativ.

De unde să încep?

Modelarea și optimizarea proceselor de afaceri începe cu faptul că metodele de lucru vechi devin învechite. Optimizarea este necesară pentru fiecare firmă, cu excepția corporațiilor de stat. Cu cât o afacere adoptă mai repede noi moduri de lucru și le implementează în procesele sale, cu atât va avea mai mult succes.

Acele firme care evoluează constant au un întreg departament care este angajat în optimizarea proceselor de afaceri ale întreprinderilor mici sau ale organizațiilor mari. La urma urmei, doar finanțarea generoasă a tehnologiilor moderne este cheia unei afaceri de succes.

Criterii de evaluare

Pentru a optimiza corect, trebuie să prioritizați. Acestea din urmă sunt selectate după anumite criterii. Acestea sunt enumerate mai jos:

1. Importanța procesului. Înainte de optimizarea muncii, este necesar să se identifice principalele procese, a căror îmbunătățire va duce la rezultate ridicate. Pentru a determina un astfel de proces, este suficient să știm ce rol joacă acesta în toate activitățile organizației. Există și un dezavantaj: dacă procesul este deja în prim-plan și eficientfuncționează, atunci optimizarea va fi inutilă. Desigur, puteți încerca deja să îmbunătățiți procesul, dar aceasta va fi o risipă de fonduri care ar fi utilă pentru altcineva. Este mai bine să cheltuiți timp și bani pe procese de afaceri problematice.
2. Problemă a procesului. Sună cunoscut, dar ce înseamnă? În acest context, se implică diferența dintre ceea ce se obține ca rezultat și acțiunile dorite. Adică, dacă un proces nu funcționează deloc așa cum ar trebui, atunci acesta este un motiv clar pentru optimizare.
3. Abilitatea de a implementa modificări de proces. Optimizarea proceselor de afaceri ale unei afaceri mici sau mari începe cu faptul că cea mai simplă opțiune este aleasă pentru a începe procesul. De exemplu, ei aleg exact pe cel care va necesita cele mai puține fonduri posibile pentru îmbunătățire, timp personal și resurse de muncă. De asemenea, este important să acordați atenție factorilor negativi care vor apărea inevitabil și să țineți cont de ei.

Așadar, se dovedește că trebuie să ții cont de toate criteriile și factorii pentru o reorganizare de succes. De regulă, cele mai mari procese sunt supuse optimizării, deoarece întreprinderea lucrează în detrimentul lor.

Principii

Metodele de optimizare a proceselor de afaceri sunt diferite, dar înainte de a alege una, trebuie să cunoașteți principiile îmbunătățirii. Fără a le urma, nu vei obține efectul dorit. Luați în considerare principiile de mai jos:

1. Fundație. Înainte de a începe optimizarea proceselor, trebuie să înțelegeți care proces este responsabil pentru ce. Adică, în primul rând, trebuie să înțelegeți structura afacerii și abia apoi să vă ocupați de optimizare. Dacă acest lucru nu se face, atuncinu este clar ce trebuie reorganizat, ceea ce înseamnă că nu va avea niciun efect.
2. Mai întâi trebuie să remediați erorile. Înainte de a reorganiza întreprinderea, este necesar să eliminați micile erori care vor interfera cu optimizarea.
3. Decizii ambigue. Acesta este numele situației în care optimizarea unui proces îl afectează negativ pe altul. Din acest motiv, înainte de a îmbunătăți orice proces, este necesar să calculați toate părțile pozitive și negative și abia apoi să luați decizia corectă.
4. Respingerea modificării. Adesea angajații organizației nu sunt entuziasmați de schimbare, ceea ce înseamnă că rezistă din toate puterile. În plus, rezistența poate fi inconștientă sau exprimată.

Niveluri de optimizare

Optimizarea proceselor de afaceri din logistică sau din alte domenii este împărțită pe mai multe niveluri, fiecare dintre ele afectând rezultatul în felul său. De exemplu, procesele administrative și de management sunt responsabile pentru luarea deciziilor și acțiunilor corecte ale echipei de management. Datorită acestora, se colectează informații despre fluxul de lucru al organizației implicate în procesul principal de afaceri.

Eficiența optimizării proceselor de afaceri poate fi diferită, dar în orice caz va duce la o reducere a costurilor financiare. Nivelul pe care îl alege o companie depinde de mulți factori. De exemplu, dacă conducerea dorește să economisească bani, atunci alegerea va cădea pe un nivel, iar când scopul este obținerea unui rezultat strategic, alegerea va cădea pe altul.

Luați în considerare toate nivelurile de automatizare și optimizare a afaceriiprocese:

1. Primul nivel. Această etapă este asociată cu costuri financiare. Fiecare departament al întreprinderii creează cheltuieli pentru propriile nevoi. Dar acest nivel poate fi numit cel mai rapid dacă scopul este reducerea costurilor. Acest lucru se datorează faptului că nivelul nu afectează interesele altor departamente ale companiei, ceea ce înseamnă că nu sunt necesare aprobări suplimentare. Dezavantajul nivelului este considerat o mică economie. De regulă, nu depășește 20%. Este important să înțelegeți că nu toate cheltuielile sunt atribuite unui singur departament, unele apar în timpul executării sarcinii. De exemplu, un departament comandă altei informații despre analiza organizației, în această situație contractorul va suporta toate costurile.
2. Al doilea nivel. Exemplele de optimizare a proceselor de afaceri de al doilea nivel asigură reducerea costurilor la un proces comun între clienți și contractori. Nivelul implică activitatea ambelor părți, munca unilaterală este pur și simplu inacceptabilă. Reducerea costurilor are loc numai atunci când toți participanții la optimizare au discutat și au ajuns la un consens despre cum vor decurge procesele și colaborarea. Al doilea nivel oferă economii de peste 20%, putând fi folosit pentru a optimiza diverse funcții ale întreprinderii. Condiția principală este ca toate funcțiile să aibă același rezultat și să aibă ca scop obținerea rezultatului.
3. Al treilea nivel. Această abordare a optimizării proceselor de afaceri oferă economii de până la 30%. Adevărat, există anumite dificultăți: pentru a lucra cu cheltuieli, trebuie să înțelegeți întregul sistem de afaceriprocesele de organizare. Acest lucru se datorează faptului că optimizarea acestui nivel asigură un număr mare de activități.

Metode de optimizare

Procesele de afaceri din fiecare organizație decurg în felul lor, dar acest lucru nu împiedică experții să evidențieze principalele metode de optimizare. Luați-le în considerare mai detaliat:

1. Analiza SWOT. Esența metodei este de a studia punctele forte și punctele slabe ale procesului de afaceri. Acesta este denumirea metodei de planificare strategică, care este folosită pentru a evalua fenomenele și factorii care afectează întreprinderea sau proiectul de afaceri. Există mai mulți parametri specifici metodei: puncte forte, oportunități, puncte slabe, amenințări. Obiectivele optimizării proceselor de afaceri folosind această metodă sunt găsirea și remedierea vulnerabilităților, precum și reducerea riscurilor și posibilelor amenințări.
2. Cauze - consecințe. Metoda este caracterizată de diagrama Ishikawa sau diagrama cauză-efect. Este unul dintre cele mai cunoscute șapte instrumente pentru evaluarea, controlul, măsurarea și îmbunătățirea calității proceselor de producție. Metoda vă permite să găsiți relația dintre parametri, ceea ce vă ajută să efectuați studii precise ale procesului de afaceri necesar. Diagrama facilitează identificarea principalilor factori care afectează procesul de producție.
3. Evaluare comparativă. O metodă de evaluare a avantajelor și de analiză a avantajelor concurenților și partenerilor pentru a identifica cei mai productivi factori. Benchmarking-ul are ceva în comun cu spionajul industrial, dar nu complet. Pentru a implementa metoda, este suficientă observarea superficială, și nu introducereaconcurenți.
4. Optimizarea și analiza proceselor de afaceri pe baza indicatorilor. Se utilizează principiul stabilirii obiectivelor procesului de afaceri, după atingerea căruia obiectivul fie este mărit, fie, dacă nu a fost posibilă abordarea lui, sunt analizate metode de implementare a acestuia. Tehnologia de optimizare a proceselor de afaceri este de așa natură încât, în primul rând, se analizează performanța.
5. Brainstorming. Metoda este o discuție activă a sarcinilor, exprimând diferite opțiuni. Dintre toate propunerile, cea mai de succes ofertă este aleasă drept rezultat.
6. 6 Sigma. Prin reducerea numărului de erori de producție se realizează o creștere a indicatorilor de productivitate.
7. Modificarea și calcularea fragmentării proceselor. Metoda constă în faptul că componentele procesului de afaceri sunt mărite sau reduse.
8. Analiza logicii afacerii. Scopul este de a elimina procedurile ineficiente, de a lega activități paralele, de a împărți responsabilitatea proceselor și de a împărți puterile decizionale, de a captura informații la sursă și de a le procesa în activitățile efective ale companiei.
9. Analiza costurilor funcționale. Metoda are ca scop obținerea celei mai în alte funcționalități a obiectului în detrimentul unor costuri minime atât pentru cumpărător, cât și pentru vânzător.
10. Simularea proceselor de afaceri. Optimizarea proceselor de afaceri logistice vă permite să reprezentați acțiunile oamenilor și utilizarea tehnologiilor folosind un model computerizat. În timpul simulării, trebuie respectate patru etape: construirea modelului, rularea modelului, analiza rezultatuluiindicatori de performanță, evaluarea altor scenarii posibile. Metoda este eficientă numai dacă sunt utilizate valori reale și precise pentru a construi modelul.
11. Analiza și calculul complexității și duratei procesului. Metoda vă permite să calculați numărul necesar de lucrători și sarcina la care sunt expuși.
12. Analiza matricei de distribuție a responsabilităților. Acesta este un tabel vizual funcțional care distribuie organizația în legături, unități și așa mai departe. adică metoda vă permite să atribuiți sarcini unităților structurale.

Pași de optimizare

Lucrările privind optimizarea proceselor de afaceri sunt împărțite în cinci etape. Să vorbim mai multe despre fiecare dintre ele:

1. Descrierea proceselor organizației. Analiza și optimizarea proceselor de afaceri sunt indisolubil legate. Fără a defini funcțiile fiecărui departament și angajat, este imposibil să începem o optimizare eficientă. Se pare că acest pas pare a fi luat de la sine înțeles, dar, de fapt, majoritatea companiilor uită de el, iar aceasta este o mare greșeală. Este mai bine să începeți procesele de învățare prin lanțul valoric. Există companii care furnizează resurse sau produse organizației dumneavoastră sau realizează funcții suplimentare de care are nevoie clientul dumneavoastră. Înțelegeți în ce stadiu și cum se formează valoarea adăugată a produsului final. Utilizarea unei astfel de strategii vă permite să calculați rapid punctele de ieșire și de intrare în companie. Astfel, veți putea să studiați întregul flux de lucru al întreprinderii, să explicați personalului care face ce,pentru a separa procesele de lucru care necesită optimizare prioritară, pentru a decide modalități de îmbunătățire a calității unui serviciu sau a unui produs. În timpul cercetării, veți înțelege că, pe lângă procesele cheie, există și unele de susținere. De regulă, acestea nu trebuie finanțate, deoarece formează infrastructura întreprinderii și ajută la funcționarea continuă a principalelor procese. Există, de asemenea, procese de dezvoltare responsabile pentru profiturile viitoare.
2. Numirea persoanelor responsabile. Sistemul de optimizare a proceselor de afaceri este construit în așa fel încât să nu poată funcționa fără control. Prin urmare, este desemnată o persoană responsabilă pentru implementarea acesteia. Mai mult, o persoană ar trebui să efectueze managementul general, în timp ce alții ar trebui să controleze fiecare etapă. Managerul nu trebuie doar să fie obligatoriu, ci și să poată coordona munca subordonaților. Astfel de lideri pot fi comparați cu o baterie eternă, deoarece trebuie să lucreze constant și să optimizeze producția. Din acest motiv, responsabilitățile postului ar trebui să fie clar precizate, pentru aceasta este suficient să prescrii atribuții în regulamentele interne ale întreprinderii.
3. Implementarea optimizării. Așa că ajungem la optimizarea proceselor de afaceri ale întreprinderii. Pentru ea, doar a treia etapă este rezervată, pentru că mai întâi trebuie să te pregătești. Să nu credeți că fiecare organizație este în ordine perfectă. În orice întreprindere, puteți găsi zeci de probleme. Și după descoperire, trebuie să acționați în conformitate cu planul. Mai întâi trebuie să evaluați toate procesele companiei, precum și să eliminați repetarea responsabilităților postului. urmatorul pasva fi calculul timpului pentru fiecare dintre procesele de afaceri, o analiză comparativă cu indicatori medii, ajustare la indicatori reali. În continuare, trebuie să organizați o analiză operațională a resurselor de producție. Trebuie să urmăriți mișcarea valorilor și informațiilor în companie și să eradicați zonele în care există o pierdere a ambelor. Pasul final va fi analizarea eficienței utilizării resurselor în fiecare proces.
4. Automatizarea principalelor procese ale întreprinderii. Nu e de mirare că acest pas este descris în al patrulea paragraf, deoarece înainte de a continua cu el, trebuie să înțelegeți clar cum va avea loc optimizarea. Dacă există o confuzie completă la întreprindere, atunci indiferent de modul în care optimizați procesul, nu va avea niciun sens din aceasta. Singurul lucru care poate fi realizat este cheltuielile financiare mari și pierderea de timp.
5. Evaluarea rezultatelor. Optimizarea managementului proceselor de afaceri a fost depășită, la fel ca și reorganizarea în sine. Este timpul să facem un bilanț. Dacă operațiunea a fost efectuată corect, rezultatul va fi eliminarea posturilor și a îndatoririlor repetitive ale angajaților, supravegherea efectuării muncii de către lucrători, reducerea numărului de erori și reducerea influenței factorului uman în producție, introducerea unui sistem de factori de eficiență care motivează angajații, o bază de cunoștințe formată despre procesele organizației, reducerea încălcărilor în producție din cauza lipsei de personal sau a resurselor, găsirea de finanțe care nu sunt implicate în circulație și lichidarea acestora, minimizarea achiziției de produse inutile.

Greșeli frecvente

Cătreoptimizarea a dat rezultate, trebuie să încercăm să nu facem greșelile pe care le fac alți antreprenori. Iată câteva dintre ele.

Prima greșeală este afirmarea greșită a problemei. Dacă managerul nu știe exact ce trebuie făcut pentru a îmbunătăți activitatea întreprinderii, atunci nu va reuși. Pasul inițial este să înțelegeți ce rezultat așteptați de la optimizare. De exemplu, este inutil să se întocmească caracteristicile departamentului de contabilitate dacă organizația nu are venituri directe. Lipsa profitului este treaba departamentului de vânzări, nu a contabilului. Adică, în această situație, este necesar să se schimbe activitatea acestui departament special, iar bonusul va fi o schimbare în activitatea altor servicii. Pe scurt, merită să începem optimizarea cu o descriere a proceselor întreprinderii, despre asta am vorbit deja mai sus.

A doua greșeală este disproporția dintre eforturi și sarcini. Adesea puteți vedea descrierea proceselor care nu sunt absolut legate de scopul principal al întreprinderii. Un exemplu exagerat, dar care reflectă clar esența, este comunicarea dintre șef și secretar pentru a chema deputatul. Este clar că procesul nu are sens și nu are nicio valoare. Se pare că organizația irosește bani pe acest proces.

A treia greșeală este alegerea greșită a mijloacelor de descriere. Pentru caracterizarea proceselor se folosesc diverse mijloace, inclusiv programe de diferite capacitati. Costul unor astfel de programe este destul de mare, începe de la 100 USD și nu are limită superioară. Este clar că capacitatea programului ar trebui să corespundă mărimii companiei. Se dovedește că este inutilo firmă mică să achiziționeze un program de amploare. Instrumentul trebuie ales în funcție de sarcinile și obiectivele întreprinderii, pe care managementul încearcă să le rezolve prin optimizare. Dar nu trebuie să credem că software-ul este instrumentul principal. Acesta este doar un instrument auxiliar. Optimizarea este cel mai afectată de organizarea sa corectă.

Literatura suplimentară

Pe lângă informațiile de pe internet, liderii companiilor ar trebui să citească și cărți care vor ajuta în acest proces complex. Iată câteva cărți:

1. „Procese de afaceri. Modelare, implementare, management” de Vladimir Repin. Dacă decideți să schimbați procesele de afaceri și să încercați o nouă abordare, atunci această carte este pentru dvs. Acest lucru nu înseamnă că este ușor de citit, dar, cu toate acestea, o mulțime de informații importante sunt ascunse în el. Fiecare capitol va trebui să înțeleagă și să lucreze. Publicația include o mulțime de desene, tabele și diagrame care ajută la dezvăluirea procesului. De asemenea, este de remarcat faptul că nu există niciun cuvânt despre acest lucru în alte surse deschise.
2. „O abordare sistematică a îmbunătățirii continue. Teoria constrângerii Goldratt de William Detmer. Toate cărțile autoarei sunt măturate de pe rafturi ca niște prăjituri calde. Și totul pentru că ajută la rezolvarea multor probleme, cum ar fi contradicția dintre calendarul serviciilor și calitate, între costurile financiare și preț. Anterior, nu era posibil să găsim informații complete de la autor, dar acum a fost lansată o carte care dezvăluie toate secretele.
3. „Gestionarea proceselor de afaceri. Ghid practicprivind implementarea cu succes a proiectelor” de Johan Nelis, John Jeston. Cartea vorbește despre principiile de bază ale managementului proceselor de afaceri, beneficiile și caracteristicile pozitive ale acestora. Publicația este, de asemenea, bogată în exemple despre cum să gestionați. Cartea este potrivită ca referință pentru întreprinderile care implementează proiecte de management al proceselor. Acest lucru se datorează faptului că materialul descris spune despre instrumentele care pot fi aplicate în practică și, de asemenea, ajută la implementarea eficientă a proiectelor de afaceri.
4. "Obiectiv. Un proces de îmbunătățire continuă de către Eliyahu Goldratt. Publicația explică că o persoană care vede un fel de problemă într-un proiect de afaceri este obligată să construiască relații cauză-efect între rezultate și procese. Individul trebuie să înțeleagă principiile de bază ale eficienței fluxului de lucru organizațional.
5. Software slab: de la idee la profit de Tom și Mary Poppendyck. Managementul va oferi asistență în situațiile în care este necesar să se formeze cele mai eficiente procese. Managerii de top ar trebui să citească această carte, precum și managerii, dezvoltatorii companiei. Adică, informațiile vor fi utile tocmai celor implicați în software.

Concluzie

După cum puteți vedea, pentru a optimiza corect, trebuie să știți multe și să înțelegeți multe. Reorganizarea nu va ajuta dacă managerul nu înțelege cu ce lucrează. Adesea există mulți astfel de șefi, care este motivul prăbușirii multor companii.

Chiar dacă fondatorul nu înțelege el însuși problema, sarcina lui este să găsească angajați competenți carevor lucra nu din interes propriu, ci pentru că sunt dedicați muncii lor. Au mai rămas foarte puțini astfel de lucrători dezinteresați, ceea ce înseamnă că, dacă ai noroc și i-ai găsit, atunci încearcă să nu renunți. Este competența personalului care determină cât de mult va înflori organizația. Nici cel mai talentat lider nu va putea retrage singur compania și, prin urmare, nu trebuie neglijat profesionalismul personalului. La urma urmei, este vorba despre banii și timpul tău.