Analiza situației: opțiuni, caracteristici, etape și rezultate ale analizei

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Liderii sunt adesea forțați să ia decizii care nu sunt în conformitate cu planul existent, ci pe baza situației actuale. Acest lucru se întâmplă din diverse motive. Sarcina principală a managerului este să analizeze situația, să dezvolte și să adopte cel mai optim curs de acțiune în rezolvarea problemelor apărute.

Ce este asta

Analiza situației este o modalitate de procesare a informațiilor care mai întâi o împarte în părți, apoi examinează cu atenție fiecare element individual pentru a găsi o problemă și a o rezolva. De exemplu, profitul unei întreprinderi poate scădea din cauza creșterii costurilor sau din cauza unei scăderi a veniturilor, a unei creșteri a conturilor de încasat și a altor factori. Pentru a determina ce factor a influențat modificarea profitului, este necesar să studiem acești factori.

Numai după identificarea cauzei, decidentul (DM) va putea să elaboreze un plan de acțiune și să rezolve problema. Pentru a analiza situația, persoana împuternicită formează o echipă de specialiști care adună datele și efectuează analize.proceduri, fiecare în domeniul său de expertiză și abilități.

Cine face analiza

Analiza situațiilor specifice este efectuată nu de o singură persoană, ci de mai multe grupuri. Ei sunt conduși de un manager sau de un factor de decizie (DM). Echipa este formată din:

• Experți de primul nivel. Ei colectează și procesează informații primare.
• Experți de al doilea nivel. Examinați rapoartele și dezvoltați idei pentru rezolvarea problemei.
• Grup analitic. Examinează ideile pe care experții de nivelul doi le-au dezvoltat și alege cele mai realiste, din punctul lor de vedere, opțiunile de desfășurare a evenimentelor. Analiștii dezvoltă strategii de afaceri și strategii de rezolvare a problemelor.
• Decidentul alege dintre opțiunile de strategie de dezvoltare propuse pe cea care, în opinia sa, este cea mai potrivită pentru rezolvarea problemelor din situația actuală. El poartă întreaga responsabilitate pentru acest lucru.

Numai o companie mare își poate permite să efectueze lucrări de amploare folosind mai multe grupuri de specialiști. În cele mai multe cazuri, șeful companiei efectuează o analiză a situației cu implicarea unui singur grup - specialiști din departamente. Munca celui de-al doilea grup și a analiștilor este efectuată de oameni care sunt membri ai conducerii companiei, contabili, marketeri și ingineri. Se adună pentru o întâlnire de afaceri, discută situația și caută soluții la probleme.

Proceedings

Analiza începe cu identificarea abaterii performanței companiei de la cele planificate. De exemplu, în trimestrul de raportare, a fost dezvăluită o scădere a veniturilor cu 30%, iar managerul nu poate explica motiveleacest nivel de declin. În acest caz, ar trebui să adune un grup de experți și să studieze situația. Procesul constă din următoarele etape de analiză a situației:

1. Identificarea abaterii indicatorilor - identificarea problemei.
2. Organizarea unui grup de experți de către lider.
3. Atribuire fiecărui expert al unui site pentru lucru.
4. Colectarea informațiilor în funcție de departament.
5. Experții procesează informațiile primite folosind cunoștințele și abilitățile lor de specialitate.
6. Pregătirea rapoartelor de progres de către specialiști.
7. Studiul acestor rapoarte de către șef, discuție în adunarea generală a conținutului rapoartelor.
8. Dezvoltarea de soluții la o problemă și punerea în practică a uneia sau mai multor.

Pregătirea raportului și prezentarea acestuia

Liderii sunt mereu ocupați cu munca, așa că nu au timp să citească rapoarte lungi și lungi. Acest lucru sugerează că informațiile din raport ar trebui prezentate pe scurt, concis și, de preferință, într-un mod vizual și convenabil. Este mai bine dacă, în loc de sute de pagini scrise și coloane de numere, raportul conține grafice, diagrame, rezultate de calcul și opinia unui expert care a efectuat o analiză într-o anumită zonă. Desigur, raportul ar trebui să indice sursele de informare și cei mai importanți indicatori care, în opinia expertului, au cauzat abaterea în activitatea companiei. Prin urmare, tehnologia de analiză a situațiilor problematice ar trebui elaborată înainte să apară o astfel de situație. Firma trebuie să aibă calculatoare cu software special pentrurezolvarea unor probleme similare.

Prezentarea fiecărui raport nu trebuie să dureze mai mult de 15 minute pentru ca studiul și discutarea rezultatelor analizei situației să nu țină câteva zile. Rapoartele trebuie să fie concrete, iar informațiile trebuie să fie actuale la momentul pregătirii și prezentării.

Ce face liderul cu informațiile primite

Obținerea rezultatelor analizei situației sub forma unui raport este doar jumătate din luptă. În plus, aceste informații ar trebui studiate și analizate de către șeful companiei. Și aici depinde mult de cunoștințele și experiența lui. În același timp, experiența înseamnă nu doar experiența sa personală, ci și cât de bine știe despre cum s-au rezolvat situații similare la alte întreprinderi. Managerul se întâlnește de obicei cu alți manageri și experți, inclusiv cu cei care au fost implicați în analiza și raportarea pe teren, înainte de a lua o decizie finală.

Ce fel de situații există

Situațiile cu probleme sunt standard și nestandard. Pentru a rezolva probleme standard, managerii folosesc metode de analiză a situației prin analogie. Adică compară datele pe care le au despre alte întreprinderi cu cele care au fost obținute în urma studiului companiei lor. Dacă situațiile sunt similare, atunci folosesc aceleași metode pentru a rezolva problema.

Dacă situația nu este standard, aplicați metodele de analiză a situațiilor specifice. Pentru a face acest lucru, sunt utilizate diverse programe de calculator pentru a modela posibilele opțiuni de dezvoltare, pentru a efectua calcule, a studia dinamica etc. Pentru a face acest lucru, managerul poate folosi programe speciale de simulare pe computer bazate pe datele introduse. De exemplu, Project Expert este folosit nu numai pentru a dezvolta planuri de afaceri, ci și pentru a prezice activitatea întreprinderilor existente.

Problema poate fi rezolvată fără ajutorul programelor de calculator, dar acest lucru va complica calculele deja complexe. În plus, experții vor trebui să deseneze grafice și diagrame pentru a pregăti un raport. Va dura mult timp. Managerul nu poate folosi software special, dar numai în cazul în care modelarea pe computer este nepractică. De exemplu, în caz de forță majoră, dacă trebuie să acționați rapid și soluția nu depinde de starea de fapt sau de dinamică din trecut. În același timp, cantitatea și calitatea informațiilor primite nu sunt suficiente pentru a construi un model pe computer.

Brainstorming ca metodă de soluție

În situații dificile, când un manager are nevoie de o soluție extraordinară la o problemă complexă, poate recurge la utilizarea acestei metode de analiză a unei situații specifice - pentru a reuni toți experții, șefii de departamente și pentru a aranja un „brainstorming”. Esența acestei metode este că fiecare participant la întâlnire își exprimă opinia despre posibila cauză a problemei și cum să o rezolve. Dreptul de a-și exprima opiniile și ideile este acordat tuturor, în timp ce niciunul dintre participanți nu ar trebui, conform regulilor, să fie sarcastic cu privire la opinia celuil alt.

Este firesc ca discutarea problemei să aibă loc în cadrul etichetei în afaceri șiInscrie-te. Totuși, decizia este luată în continuare de șeful sau de persoana desemnată în acest sens. Ca rezultat al brainstormingului, managerul va primi mai multe idei valoroase deodată. O astfel de analiză are atât avantaje, cât și dezavantaje. Principalele plusuri sunt viteza și un număr mare de opțiuni, minusul este că o astfel de analiză a situației nu reflectă întotdeauna starea reală a lucrurilor și suferă adesea de lipsă de obiectivitate.

Probleme ale modelării evenimentelor

Principala problemă a tehnologiei de analiză a cazurilor este că experții trebuie să lucreze cu cantități mari de informații, ceea ce poate provoca erori. Cantitățile mari de date care trebuie procesate într-un timp scurt reprezintă, de asemenea, o problemă în modelarea dezvoltării evenimentelor. Fie analiza va dura mult mai mult și rezultatul își va pierde relevanța, fie din cauza cantității limitate de informații, rezultatele analizei vor fi obținute cu un grad ridicat de distorsiune. Drept urmare, modelul poate fi în cel mai bun caz ineficient, în cel mai rău caz - poate duce la faliment.

Trei factori principali influențează eficacitatea analizei. Acestea sunt calificările expertului, cantitatea de informații pe care o poate procesa și timpul disponibil pentru a analiza situația.

Analiza SWOT

Analiza SWOT este studiul și evaluarea punctelor forte și slabe ale întreprinderii, precum și a oportunităților sale de dezvoltare și a amenințărilor cu care se confruntă sau se poate confrunta. Mai jos este o matrice pentru efectuarea unei analize SWOT.

Celula din stânga sus indică punctele forte și oportunitățile pe care compania le are și care au fost identificate în timpul monitorizării și în prima etapă a analizei situației. Un exemplu ar fi o situație în care s-a știut că o companie deține o poziție de monopol pe piața producerii anumitor produse, iar datorită unei anumite tehnologii de care dispune, o poate produce și mai ieftin. Analiza va ajuta la identificarea ce fel de produs este înainte ca concurenții să intre pe piață.

Celula din dreapta sus indică punctele forte și amenințările. De exemplu, pentru unele dintre produsele de bază ale firmei din care obține cel mai mare profit, au apărut mai multe firme competitive care produc produse similare și le vând mai ieftin.

Celula din stânga jos prezintă dezavantajele și oportunitățile întreprinderii. De exemplu, în ciuda costului ridicat, produsul fabricat de companie este solicitat.

Celula din dreapta jos indică punctele slabe și amenințările. Primul poate fi costul ridicat al produselor sau calitatea scăzută a acestora, iar ca amenințări - acțiunile concurenților sau solvabilitatea consumatorilor. Cum arată o analiză SWOT poate fi văzut în tabelul de mai sus.

Avantajul analizei SWOT atunci când se analizează și se evaluează situația este că face posibilă evaluarea nu numai a factorilor interni, ci și externi, care pot fi chiar mai semnificativi decât cei interni.

Analiza factorială

Analiza factorială este o metodă de analiză a situației care implică efectuarea de calcule pe bazadate despre activitatea întreprinderii și construirea unui model multifactorial al stării actuale și dezvoltării ulterioare a întreprinderii. De obicei, această metodă este utilizată în evaluarea stării financiare a companiei. Se calculează indicatori precum lichiditatea, profitabilitatea, puterea financiară și probabilitatea de faliment.

Analiza de caz

Aceasta este o metodă de analiză atunci când, după citirea rapoartelor privind starea actuală a întreprinderii, participanții la întâlnire sunt împărțiți în grupuri și dispersați pentru o discuție de grup a informațiilor primite. După aceea, se întâlnesc din nou și fiecare grup își aduce ideile publicului pentru discuții.

Dimensiunea medie a grupului este de trei până la șapte persoane. Ei își pot exprima ideile atât în cadrul adunării generale, cât și direct persoanei care trebuie să ia decizia. O analiză de caz include o descriere a problemei, compararea acesteia cu cazuri similare și o soluție. Adică, grupurile ar trebui să spună cum văd situația, cum le arată și ce pași ar trebui luati pentru a rezolva problema.

Evaluarea rezultatelor obținute

După desfășurarea activităților desfășurate în urma analizei situației, devine necesară evaluarea acestor rezultate, adică reanaliza. Numai că în acest caz nu se verifică starea întreprinderii, ci efectul după ce soluțiile au fost implementate în practică. Pentru a face acest lucru, utilizați metoda de comparare a ceea ce a fost înainte și după modificări.

Rolul analizei în activitatea companiei

Fără o analiză regulată a situației din punct de vedere fizicdezvoltarea normală a întreprinderii este imposibilă. Managerul trebuie să fie întotdeauna conștient de ceea ce se întâmplă și să poată determina nu numai starea companiei, ci și care sunt perspectivele de dezvoltare a acesteia. Ajută nu numai să afle care sunt deficiențele în activitatea întreprinderii, ci și să identifice amenințările externe și oportunitățile de creștere a competitivității și dezvoltării acesteia. Cu toate acestea, acest lucru trebuie făcut rapid și cu costuri minime. Analiza promptă face posibilă menținerea stabilității financiare a companiei, identificarea deficiențelor existente în muncă și găsirea rezervelor pentru eliminarea acestora. În viitor, managerul va putea folosi beneficiile care îi oferă experiența și cunoștințele dobândite în urma muncii.