Remunerația pentru munca într-o călătorie de afaceri: reguli, reglementări, documente, calcule și plăți

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Multe companii solicită angajaților să călătorească în mod regulat pentru a rezolva numeroase probleme de muncă. În același timp, fiecare angajator și angajat ar trebui să știe cum funcționează remunerația într-o călătorie de afaceri. Pentru aceasta se ia in calcul salariul unui specialist in companie, durata calatoriei de afaceri si alti factori. În cazul în care regulile de calcul a plății sunt încălcate, atunci societatea poate fi trasă la răspundere administrativă din cauza încălcării prevederilor Codului Muncii.

Conceptul unei călătorii de afaceri

Călătoriile de afaceri sunt reprezentate de plecarea unui angajat în alt oraș sau țară din ordinul managerului. Scopul lor principal este executarea anumitor comenzi, stabilirea de contacte cu alte firme sau rezolvarea diverselor probleme cu contractorii sau clientii. Durata unor astfel de călătorii depinde de scopul lor.

De cele mai multe ori călătoriile de afaceri sunt necesare pentru a rezolva probleme importante pentru companie:

• construirea de relații cu alte companii;
• control asupra activitățilorramuri;
• necesitatea de a semna un nou contract;
• asist la expoziții sau prezentări.

Un angajat care a plecat într-o călătorie de afaceri își păstrează locul de muncă, iar salariul mediu nu este redus. În plus, angajatorul este obligat să ramburseze în mod competent toate cheltuielile asociate acestei călătorii. Prin urmare, plata călătoriei de afaceri este calculată de departamentul de contabilitate.

Cine poate fi trimis în călătorii de afaceri?

Pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, este suficient doar ca șeful să emită o comandă specială. Pe baza acesteia, specialistul trebuie să efectueze o anumită misiune într-o altă regiune a Rusiei sau chiar într-un alt stat. Pentru a face acest lucru, angajatul trebuie să aibă abilitățile și experiența corespunzătoare.

În același timp, există unii specialiști care nu pot fi trimiși într-o călătorie de afaceri. Acestea includ angajații companiei:

• femei însărcinate;
• cetățeni cu copii mici;
• lucrători minori;
• persoane care îngrijesc copii cu handicap sau rude bolnave.

Profesioniștii de mai sus pot pleca în călătorii de afaceri numai după ce au acordul scris și nu trebuie să existe contraindicații medicale pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri.

Conceptul de indemnizații de călătorie

Remunerația pentru munca într-o călătorie de afaceri trebuie efectuată conform anumitor reguli. Fondurile primite de un cetățean se numesc alocații de călătorie. Laacestea includ plăți:

• Diurnă. Sunt reprezentate de cheltuielile necesare locuirii și alimentației unui cetățean într-un alt oraș sau țară. Fondurile sunt furnizate exclusiv în avans, așa că trebuie să fie primite de un specialist înainte de a fi trimise într-o călătorie. Pentru a transfera fonduri, este necesar ca șeful să emită un ordin corespunzător. Banii pot fi emiși sub formă de numerar sau prin virament pe cardul bancar al angajatului. După întoarcere, cetățeanul trebuie să întocmească un proces-verbal care se transmite contabilului. Acesta enumeră toate cheltuielile efectuate de un cetățean în timpul călătoriei, așa că trebuie să păstreze toate cecurile, biletele sau alte documente de plată. Dacă sunt prea puțini bani primiți mai devreme, atunci sunt alocate fonduri suplimentare.
• Plată în timpul unei călătorii de afaceri. Este reprezentată de salariul direct al unui cetățean în timpul unei călătorii de afaceri. În astfel de condiții, fondurile se calculează și se acumulează simultan cu salariul pentru toate celel alte zile ale lunii. Remunerarea în timpul călătoriei de afaceri se virează în ordinea generală și anume în ziua în care se plătește salariul în companie.

Calculul plății este ușor diferit, iar acest lucru se datorează faptului că un cetățean este obligat să petreacă nu numai zilele lucrătoare, ci și weekendurile în alt oraș.

Nuanțe de acumulare

La determinarea cuantumului remunerației într-o călătorie de afaceri, contabilii trebuie să țină cont de unele reguli, care sunt majorate în mod regulat ca urmare a introducerii unor modificări în legislație. Acestoraregulile includ:

• Alocația zilnică nu poate depăși 700 de ruble dacă călătoria nu implică trecerea frontierei de stat.
• Dacă intenționați să vizitați o altă țară, atunci această sumă crește la 2,5 mii de ruble.
• Permis să plătească diurnă în valută străină, dar calculul ține cont de cursul de schimb din ziua în care fondurile au fost transferate direct către angajatul companiei.
• Dacă un specialist dobândește în mod independent valută într-o altă țară, atunci trebuie să dea contabilului un certificat de schimb, iar dacă acest document lipsește, atunci se folosește cursul Băncii Centrale la momentul emiterii fondurilor.
• Dacă călătoria de afaceri nu durează mai mult de o zi, diurna nu este plătită.
• Toate cheltuielile efectuate de un angajat într-o călătorie nu sunt supuse impozitului pe venitul personal sau primelor de asigurare.
• Compania poate aloca indemnizații zilnice care depășesc 700 sau 2500 de ruble, dar impozitul pe venitul personal este necesar din suma excedentară.
• Procedura de calcul a remunerației unui angajat într-o călătorie de afaceri are momente similare cu calculul indemnizației de concediu.
• Salariile sunt acumulate pentru persoanele aflate într-o călătorie de afaceri numai în zilele lucrătoare, dar fondurile pentru concediu sunt acumulate pe baza zilelor calendaristice complete.

Contabilul trebuie să obțină informații exacte despre câte zile a petrecut angajatul într-o călătorie de afaceri.

Regulament legislativ

Plata pentru munca în timpul unei călătorii de afaceri trebuie efectuată în baza prevederilor art. 167 TK. Indică faptul că șeful companiei este obligat să-și păstreze locul de muncă pentru angajat, șiacoperiți, de asemenea, toate cheltuielile legate de călătorie.

De aceea, este ilegal să transferați numai salarii fără diverse indemnizații.

Procedura de calcul este reglementată de art. 139 TK și PP nr. 749. Dacă contabilul companiei încalcă legea, atunci compania și oficialii pot fi trași la răspundere administrativă.

Ce salariu se plătește?

Remunerația pentru călătoriile de afaceri, conform Codului Muncii al Federației Ruse, ar trebui calculată pe baza câștigurilor medii ale unui angajat pe an. Fonduri suplimentare sunt alocate angajatului în plus față de salariul direct. Acestea includ plăți:

• rambursare pentru cheltuielile de trai în altă regiune sau țară;
• fonduri destinate desfășurării activităților de muncă într-o călătorie de afaceri;
• plata pentru transport.

În unele companii, plata pentru zile într-o călătorie de afaceri are loc imediat înainte de călătorie, dar doar o anumită parte din această sumă este permisă să fie plătită în avans, iar restul fondurilor sunt transferate după călătoria de afaceri. Plata nu este întotdeauna reprezentată de o sumă strict definită, întrucât cheltuielile sunt influențate de diverși factori, care includ cursul de schimb, costul cazării și biletelor, precum și durata călătoriei.

Un angajat care se întoarce dintr-o călătorie de afaceri trebuie să completeze un raport special. Acesta enumeră toate fondurile cheltuite și articolele achiziționate, iar toate cheltuielile trebuie susținute de documente de plată adecvate. Pe baza raportului, finalaplata pentru o călătorie de afaceri bazată pe salariul mediu al unui angajat.

Ce zile sunt plătite?

Înainte de calcul, ar trebui să stabiliți câte zile va fi angajatul într-o călătorie de afaceri. Remunerația pentru munca într-o călătorie de afaceri în zi liberă nu se acumulează, prin urmare, se iau în considerare doar acele zile în care compania lucrează direct, pentru care se ia în calcul programul de lucru al întreprinderii.

Contabilul în timpul calculului trebuie să folosească foaia de pontaj. Acest lucru este valabil mai ales într-o situație în care compania utilizează un program de lucru flotant. Vacanțele într-o călătorie de afaceri nu sunt plătite, dar fiecare organizație poate acumula în mod independent fonduri, dacă este necesar, pentru angajați.

Procedura de calcul

Procesul de stabilire a salariului unui angajat care se află de mult timp într-o călătorie de afaceri presupune ca contabilul să efectueze mai multe acțiuni succesive. Este recomandabil în timpul procedurii să se folosească prevederea privind remunerarea călătoriilor de afaceri, care poate fi formată din companii directe și asigurată prin ordinul corespunzător.

Procesul de calcul este împărțit în etape:

• determină câte zile lucrătoare va petrece angajatul într-o călătorie de afaceri;
• calculează suma salariului care ar fi acumulat unui specialist dacă acesta ar continua să lucreze în companie în perioada de facturare;
• arată câte zile sunt incluse în calcul;
• calculează câștigurile medii pentru perioada de timp în care specialistul va fi încălătorie de afaceri.

La calculul remunerației șoferilor aflați într-o călătorie de afaceri se iau în considerare cheltuieli suplimentare pe care angajatul va trebui să le suporte într-o călătorie de afaceri. Aceasta include costul benzinei, cazarea in diferite hoteluri sau hanuri, precum si costurile necesare indeplinirii instructiunilor conducerii companiei. Toate aceste cheltuieli sunt prevăzute de Regulamentul privind salariile.

Caracteristici ale plății fondurilor

În timpul calculelor, contabilii pot folosi diferite moduri și metode de calculare a salariilor pentru persoanele care se află într-o călătorie de afaceri. Prin urmare, caracteristicile acestui proces includ:

• Dacă este necesar, se poate percepe o plată suplimentară până la salariul mediu al unui cetățean. Se întâmplă adesea ca după o călătorie de afaceri să se dovedească că angajatul a primit mult mai puțini bani decât ar fi fost plătit dacă ar fi abandonat călătoria de afaceri și ar fi lucrat la birou. În acest caz, aceștia pot întocmi o cerere la inspectoratul de muncă. Pentru a evita conflictele cu angajații, se percepe o suprataxă. Mărimea sa poate fi diferită, deoarece condiția principală este necesitatea de a plăti o astfel de sumă de fonduri egală cu salariul mediu al unui cetățean. Acest lucru este valabil mai ales dacă salariile la bucată sunt folosite într-o călătorie de afaceri. Deoarece un cetățean practic nu are rezultate ale activității, atunci cu un calcul standard se poate dovedi că este plătit prea puțin salariu, prin urmare, se face o plată suplimentară până la venitul mediu. Liderii companiilor înșiși iau o astfel de decizie, deoarece nu sunt interesațipentru a înrăutăți situația financiară a angajaților care acceptă să călătorească pentru afaceri.
• Plătirea zilelor libere. Adesea, un specialist al unei organizații trebuie să plece într-o călătorie de afaceri pentru doar câteva zile. În această perioadă, este mult de lucru. În acest caz, în weekend pot cădea două zile. Potrivit legii, salariile într-o călătorie de afaceri într-o zi liberă nu sunt necesare, dar de fapt, în această perioadă, cetățeanul nu s-a odihnit, ci era angajat în muncă. În acest caz, plata dublă este atribuită de către conducătorul întreprinderii. În locul unei astfel de plăți, managementul poate oferi oportunitatea de a-și lua concediu în viitor.
• Reguli de salarizare pentru lucrătorii cu fracțiune de normă. Adesea, specialiștii combină mai multe locuri de muncă deodată, așa că lucrează în companie cu normă parțială. După ce un cetățean este transferat în poziția principală, apar dificultăți în calcularea câștigurilor sale medii dacă pleacă într-o călătorie de afaceri. În acest caz, trebuie luate în considerare perioadele în care cetățeanul a lucrat cu jumătate de normă. În aceste condiții, suma plății va fi suficient de mică încât conducerea poate impune o suprataxă.

Datorită punctelor de mai sus, calculul corect al salariilor pentru persoanele care pleacă în călătorii de afaceri este considerat un proces destul de specific și complex. În timpul implementării sale, contabilul trebuie să țină cont de prevederile legislației ruse. Dacă fac greșeli grave, atunci angajatul poate scrie o reclamație la inspectoratul de muncă. În acest caz, compania poate fi trasă la răspundere administrativă.

Cum sunt rambursate vacanțele?

Dacă un angajat al companiei este forțat să lucreze într-o călătorie de afaceri chiar și în weekend, atunci ar trebui să fie compensat. Pentru a face acest lucru, poate fi selectată una dintre opțiuni:

• în viitor, angajatului i se va oferi posibilitatea de a-și lua concediu în orice zi;
• Munca plătită în weekend dublu.

Pentru a transfera plata dublă, comanda corespunzătoare este emisă de conducerea companiei. Indică funcția și numele complet al angajatului care a fost trimis într-o călătorie de afaceri. Sunt indicate țara și regiunea în care a fost, perioada călătoriei și motivul călătoriei.

Pentru a preveni situațiile duble, se recomandă consolidarea completă a actului de reglementare intern în firmă, în baza căruia se face calculul corect al salariilor pentru angajații care sunt nevoiți să lucreze în weekend în timpul unei călătorii de afaceri. Acest lucru va simplifica foarte mult munca unui contabil.

Cum pot fi transferate fondurile?

Plata poate fi efectuată în două moduri diferite:

• furnizarea de fonduri sub formă de numerar eliberate angajatului înainte de deplasare la casieria companiei;
• transfer bani pe un card bancar care este un salariu.

Dacă salariul de bază este transferat într-un cont bancar, atunci plata unei călătorii de afaceri se face de obicei în același mod.

Ce cablaj este folosit?

Contabilul trebuie să reflecte corect diferitele tranzacții asociate curemunerația unui angajat într-o călătorie de afaceri. Pentru aceasta, se folosesc postări:

• D71 K50 - emiterea de bani conform raportului către un angajat al organizației pentru a acoperi cheltuielile efectuate în timpul unei călătorii de afaceri;
• D71 K50 - plata unei despăgubiri unui angajat dacă în timpul călătoriei a cheltuit nu numai fondurile primite, ci și banii proprii, prin urmare, înaintează contabilului un raport cu toate cheltuielile sale;
• D50 K71 - returnarea fondurilor de către un angajat dacă, după o călătorie de serviciu, are bani în plus.

Angajatul trebuie să se prezinte la organizație pentru toate cheltuielile efectuate, pentru care întocmește un raport în avans. La acesta sunt anexate diverse documente de plată care confirmă cheltuielile. Acestea includ chitanțe, cecuri sau bilete. Dacă sunt identificate costuri necorespunzătoare, organizația poate refuza să plătească despăgubiri. De multe ori în documentația de cheltuieli apar facturi în care se alocă TVA. În astfel de condiții, taxa poate fi acceptată pentru deducere.

Concluzie

Călătoriile de afaceri sunt necesare în diferite companii, deoarece doar călătoriile de afaceri pot rezolva diferite probleme, pot încheia noi contracte sau pot controla activitatea sucursalelor. Specialiștii companiei trimiși în călătorii de afaceri trebuie să primească diurnă și salarii calculate corect.

La calculul salariilor se ia în calcul salariul mediu al unui cetățean pe un an de muncă. În același timp, pot apărea dificultăți dacă angajatul lucrează în companie pentru o perioadă scurtă de timp sau a fost transferat la statrecent. În acest caz, se atribuie o plată suplimentară până la câștigul mediu. Pentru a face acest lucru, este necesar să se întocmească corect înregistrările contabile.