Sarcini și funcții ale departamentului financiar al întreprinderii

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Conducerea unei întreprinderi este dificilă și un lider nu o poate face. Din acest motiv, se creează numeroase departamente, unul dintre cele mai importante fiind cel financiar. Putem spune că el este inima întregii organizații. Să luăm în considerare obiectivele și funcțiile departamentului financiar mai detaliat.

Ce face el?

Fiecare departament are responsabilități specifice, în ceea ce privește departamentul financiar, acestea sunt următoarele:

1. Control financiar. Aceasta este cea mai importantă caracteristică. Angajații monitorizează implementarea planurilor, precum și formarea acestora. Departamentul financiar nu trebuie să se ocupe doar de analiză și contabilitate, ci și să controleze execuția proceselor de afaceri din organizație.
2. Gestionarea banilor. A doua funcție a departamentului este de a gestiona finanțele întreprinderii. În plus, aceasta include monitorizarea stării decontărilor reciproce și crearea unui calendar de plăți. Aceste responsabilități nu trebuie subestimate, deoarece ele reprezintă pilonul de bază al departamentului financiar.
3. Tax și contabilitate și organizarea acesteia. Nu este nevoie să explici nimic și atâtînțelege.

Este important de reținut că unele funcții pot fi similare cu îndatoririle unui contabil șef, dar acest lucru nu este în întregime adevărat. Trebuie să distingeți clar între ele.

Diferențe

Contabilul-șef este responsabil de menținerea contabilității fiscale și reglementate, care respectă pe deplin cerințele legii. El este obligat să genereze în timp util rapoarte fiscale și contabile, să reflecte faptele activităților economice ale organizației în registrele contabile.

Funcțiile departamentului financiar și economic, sau mai bine zis șefului acestuia, sunt să planifice activitățile companiei, rezultatele financiare. Mai mult, șeful trebuie să se asigure că acțiunile sale nu contravin legislației țării noastre, aflată în continuă schimbare. Responsabilitatea directă a directorului financiar al organizației este planificarea fiscală.

Cum interacționează contabilul-șef și directorul financiar, deoarece sarcinile lor sunt similare? La această întrebare serioasă nu se poate răspunde atât de repede. Contabilul, conform legii „Cu privire la contabilitate”, trebuie să se supună directorului general al întreprinderii, dar este inclus și în aria de responsabilitate a directorului financiar, ceea ce înseamnă că acesta trebuie să-i urmeze ordinele. Credincioșii le vor asculta pe amândouă.

Apropo, cel mai adesea sarcinile departamentului nu limitează sarcinile cu care se confruntă directorul de serviciu.

Concept

Am remarcat deja că funcțiile departamentului financiar și economic sunt foarte extinse, dar nu am definit încă această secțiune. De fapt, totul este simplu. FEO este o formatiune structurala careeste angajat în executarea funcțiilor manageriale în organizație.

Numărul de angajați ai întregii întreprinderi și în special departamentul financiar este afectat de natura activităților desfășurate, precum și de forma juridică.

Cifra de afaceri financiară, numărul documentelor de plată pentru decontările cu partenerii depind de volumul producției și natura activităților organizației. Aceasta include furnizorii, clienții, creditorii, băncile private și bugetul în sine. Numărul și componența angajaților FEO depind de cât de mari sunt tranzacțiile cu numerar.

În paragrafele precedente, am menționat deja că departamentul de control financiar planifică bugetul. În plus, desfășoară activități analitice și operaționale.

Despre finanțe

Ce trebuie înțeles ca buget al departamentului studiat? Experții observă că în acest caz vorbim despre:

1. Despre analiza nevoilor de cifra de afaceri proprii ale companiei.
2. Despre planificarea împrumuturilor și finanțelor. Trebuie luate în considerare toate cheltuielile necesare.
3. Cu privire la identificarea oportunităților de finanțare a activității organizației.
4. Cu privire la participarea la pregătirea unui plan de afaceri.
5. Despre dezvoltarea proiectelor de investiții de capital, luând în considerare toate caracteristicile.
6. Despre proiectarea planurilor de numerar.
7. Cu privire la participarea la planificarea și implementarea produselor organizației.
8. Despre analiza profitabilității și costurile aferente.

Astfel, bugetul este întregul flux de numerar produs de departament.

Munca operațională

Departamentul de control financiarlucrează în această direcție. Un serviciu se ocupă în primul rând de îndeplinirea diferitelor sarcini. Printre acestea:

1. Asigurați completarea bugetului prin plăți la ora stabilită. Aceasta include, de asemenea, controlul asupra plății plăților pentru împrumuturi - atât pe termen lung, cât și pe termen scurt, eliberarea la timp a salariilor către angajați, toate tranzacțiile în numerar.
2. Plătirea furnizorilor pentru muncă sau bunuri.
3. Acoperire pentru costurile incluse în planuri.
4. Procesează împrumuturi conform acordurilor.
5. Control zilnic asupra vânzării produselor, a profiturilor din acestea și a altor surse de venit pentru organizație.
6. Controlul asupra implementării cerințelor planului material și asupra întregii situații materiale a organizației.

Dar funcțiile departamentului financiar și economic nu se opresc aici.

Lucrul de control și analiză

S-a spus deja mai sus că FEO monitorizează constant încasările de numerar. Această îndatorire este considerată una dintre funcțiile principale ale departamentului financiar și economic. Dar nu este singurul, este la fel de important să se calculeze fezabilitatea utilizării bugetului companiei și a fondurilor împrumutate. Acestea din urmă includ împrumuturi bancare.

Anterior, toate sarcinile FEO erau îndeplinite de contabili. Dar, de-a lungul timpului, toată lumea a devenit responsabilă pentru proiectele lor. Acest lucru s-a întâmplat deoarece departamentul studiat avea mai multe sarcini, ceea ce înseamnă că era timpul să se ramifice într-un serviciu independent. Au devenit mai multe sarcini după ce au apărut organizațiile non-profit și diferite forme organizatorice și juridiceacesta din urmă. Faptul că obiectele proprietății de stat și municipale au început să fie transferate în mâinile private și-a lăsat o amprentă, iar creșterea independenței subiecților s-a intensificat.

Dacă firma este mică, atunci contabilul preia funcțiile departamentului financiar al organizației. Acest lucru se datorează faptului că sunt puțini angajați la întreprindere și, respectiv, cifra de afaceri a fondurilor este mică. Dar când vine vorba de o organizație mare sau de o societate pe acțiuni deschisă sau închisă, funcțiile departamentului sunt îndeplinite de serviciul însuși. Acest lucru se datorează cifrei de afaceri mari a fondurilor și numeroși angajați.

Gestionare financiară

Puteți auzi adesea acest termen, dar nu este întotdeauna clar despre ce este vorba. Aceasta se numește gestionarea tuturor profiturilor și cheltuielilor. Este necesar pentru a folosi fondurile din bugetul întreprinderii și atrase din exterior pentru a crește profitul organizației în cel mai eficient mod.

Funcțiile departamentului financiar al întreprinderii includ analiza rapoartelor pe mai mulți indicatori și, în același timp, un sistem de previziune a veniturilor viitoare. FM dezvoltă cea mai profitabilă strategie și tactici pentru rezolvarea problemelor de bani. Din acest motiv, serviciul financiar al întreprinderii este indispensabil.

Atribuțiile departamentului financiar al unei întreprinderi sunt foarte diverse, așa cum ați văzut deja. Dar serviciul a fost creat în primul rând pentru a se asigura că organizația a prosperat și că profiturile sale au crescut.

Ce este munca financiară?

Funcțiile și sarcinile FEO sunt strâns întrepătrunse și, prin urmare, conducerea organizației le încredințează angajaților serviciului:

1. Finanțarea activităților comerciale.
2. Planificarea rațională și utilizarea fondurilor bugetului întreprinderii și a banilor împrumuți.
3. Menținerea parteneriatelor cu entități economice și financiare și de credit.
4. Asigurarea încasărilor bugetare la timp, deduceri la bănci, plata angajaților și furnizorilor.

Pentru a rezuma, se dovedește că serviciul financiar este angajat în circulația finanțelor, în timp ce planifică cu strictețe unde să cheltuiască fondurile. De asemenea, puteți adăuga aici parteneriate pentru a crește profiturile comerciale.

Dacă nu există FEO

Cu funcțiile și sarcinile departamentului financiar totul este mai mult sau mai puțin clar, să trecem la analiza situației când nu există un astfel de serviciu.

În cazul contabilității de gestiune prost stabilite, directorul primește date despre pierderi și profituri numai după luna închiderii perioadei de facturare. Adică, șeful nu poate influența în niciun fel situația, ceea ce are un efect negativ asupra activității organizației. Cum să fii?

Trebuie să planificați totul corect, este de dorit ca planul să fie pentru fiecare săptămână. În acest caz, nu este necesar să așteptați rapoartele contabile, puteți controla independent cheltuielile, evitând cheltuielile inutile.

Planificarea corectă va fi un instrument minunat pentru prosperitatea afacerii.

Structura departamentului

Ca orice serviciu, departamentul financiar are propria sa structură. Depinde de dimensiunea organizației, volumele de producție, activitățile și obiectivele întreprinderii.

Departamentul este împărțit în următoarele divizii:

1. Contabilitate. Funcția principală este contabilitatea, menținerea și raportarea bilanțului. Acesta include, de asemenea, un raport privind cheltuielile și profiturile, pregătirea raportării generale în conformitate cu cerințele și legislația.
2. Departamentul de analiză. Acești angajați monitorizează starea generală de sănătate a întreprinderii și analizează datele financiare. Intocmirea raportului financiar anual atat pentru intreprindere cat si pentru adunarea actionarilor. Departamentul de analiză se ocupă de proiectarea fondului de investiții și de performanța financiară a organizației.
3. Planificare financiară. Funcțiile departamentului de planificare și finanțare sunt de a realiza dezvoltarea proiectelor de durată diferită și de a gestiona bugetul organizației.
4. Planificare fiscală. Angajații sunt obligați să elaboreze o politică fiscală corectă, să întocmească rapoarte și declarații fiscale și să prezinte documente către anumite autorități. De asemenea, angajații sunt responsabili pentru a se asigura că impozitele sunt plătite integral la timp. De asemenea, trebuie reconciliate calculele bugetului principal și ale altor surse financiare.
5. Departamentul de operațiuni. Angajații serviciului interacționează cu debitorii și creditorii, băncile și alte instituții financiare. Angajații departamentului controlează toate grupurile mici de lucrători în ceea ce privește impozitele, plățile și disciplina de decontare.
6. Secțiunea pentru controlul valutar și valori mobiliare. Funcțiile departamentului de control financiar sunt diferite de acesta, iar acest lucru este firesc, pentru că fiecare departament își face treaba. Aici, angajații formează un pachet de valori mobiliare, gestioneazămiscarea lor. Aceștia se asigură că toate tranzacțiile financiare au loc în conformitate cu legile țării noastre. Se pare că compania se bazează pe acest departament.

Câți șefi ai departamentului financiar, atâtea păreri despre structura serviciului. Unii decid să rămână la schema clasică, alții recrutează departamente în conformitate cu obiectivele întreprinderii.

Personal

Dacă am clarificat funcțiile departamentului financiar al administrației și ale altor departamente, atunci vom trece la analiza angajaților.

Serviciul include:

1. Controller.
2. Trezorier.
3. Contabil șef.
4. Directori de estimări financiare.
5. Auditor.
6. Administrator sau administrator fiscal.
7. Directori de planificare.
8. Comitetul de finanțe.

Să ne uităm la fiecare angajat mai detaliat.

Cine este controlerul?

Am acoperit principalele funcții ale departamentului financiar, să trecem la angajați. Ce face controlerul? Angajatul este obligat să supravegheze în cadrul departamentului. De asemenea, autorizat să dezvolte diverse strategii de contabilitate a costurilor pentru a crește profitabilitatea producției.

Angajatul transmite toate informațiile primite la etaj: directorului general, vicepreședintelui companiei și consiliului de administrație. El este, de asemenea, responsabil pentru elaborarea estimărilor financiare.

Un funcționar este obligat să analizeze situația financiară din organizație, să evalueze starea, să prezică evenimente viitoare, să ofere anumite opțiuni,ceea ce va crește doar profitabilitatea.

Într-o corporație, un angajat este numit în funcția de controlor de către consiliul de administrație, în timp ce atribuțiile sunt stabilite în statutul organizației. Numirea trebuie să fie susținută și de președintele companiei împreună cu comitetele financiare.

Ce face trezorierul?

Trezorierul supraveghează îndeplinirea funcțiilor departamentului financiar al provizionului. De asemenea, lucrează cu numerar și valori mobiliare ale companiei. Toate tranzacțiile bănești, fie că este vorba de transfer, încasări, investiții, plată sau împrumut de finanțare, sunt efectuate de trezorier. El raportează vicepreședintelui sau președintelui companiei. Este de remarcat faptul că acesta din urmă numai în cazuri excepționale.

Angajatul interacționează cu băncile și controlează operațiunile de credit și numerar ale organizației. Pentru a prezice corect situația cu finanțele, trezorierul lucrează în tandem cu directorul de estimări financiare. Uneori este conectat un controler.

Funcțiile și sarcinile departamentului de suport financiar, la prima vedere, par similare cu alte departamente, dar aceasta este doar o iluzie. Același lucru se întâmplă și cu îndatoririle trezorierului: dacă săpați mai adânc, veți găsi diferențe fundamentale în similitudinea aparentă.

Trezorierul are autoritatea de a semna toate cecurile organizației, fie ele mari sau mici. Putem spune că el gestionează casa de marcat și sumele. Sau acest lucru este făcut de subordonați cu cunoștințele sale.

Uneori, trezorierul este și un secretar care semnează facturi, contracte, ipoteci, certificate și alteledocumente financiare.

Trezorierul joacă un rol important în sistemul de management al organizației, dar este important de reținut că raportează vicepreședintelui.

Responsabilitățile contabilului șef

Am spus mai sus că funcțiile departamentelor de contabilitate și finanțe sunt similare în multe privințe. Să vorbim despre îndatoririle care îi leagă. Ce face un contabil șef? Are aproape aceleași atribuții ca și controlorul, doar cu o ușoară precizare - contabilul șef este subordonat acestuia din urmă, ceea ce înseamnă că funcțiile sale sunt mai puțin extinse.

Angajatul este responsabil pentru planificarea, dezvoltarea și implementarea strategiilor de contabilizare a costurilor și cheltuielilor întreprinderii. În competența sa sunt și metode de audit eficient. Toate cele de mai sus sunt mai degrabă funcții secundare, în timp ce menținerea raportării financiare și a contabilității este sarcina principală.

Angajatul este obligat să întocmească rapoarte statistice și financiare. Ele sunt primite ulterior de controlor, manager sau trezorier. Dar dacă organizația este mică, atunci funcțiile departamentului financiar și economic de la întreprindere, și anume controlorul și contabilul șef, sunt combinate. Acest lucru nu afectează productivitatea.

Cine este directorul financiar?

Companiile mari au un astfel de angajat. El este responsabil pentru raportarea sistemului și estimările financiare.

Directorul estimărilor financiare raportează controlorului, deoarece are funcții similare cu el. Managerul este obligat să evalueze corect perspectivele și posibilitățile forței de muncă și ale materiilor prime. Uitandu-ma lainformația primită, angajatul va forma proiecte pe baza estimărilor financiare administrative și de producție, care sunt furnizate conducerii întreprinderii.

În plus, directorul este obligat să formeze versiunile finale ale devizului și să le arate tuturor managerilor și șefilor de departament.

O altă sarcină a directorului de estimare a costurilor este de a sugera îmbunătățiri atât la estimări, cât și la planurile de producție în timp util.

Auditorul vine la noi

Toată lumea a citit comedia cult la școală, așa că există o idee aproximativă despre cine va fi discutat. Observăm imediat că auditorul nu trebuie să fie în departamentul financiar al fiecărei întreprinderi. Dar dacă se oferă o astfel de poziție, atunci trebuie să cunoașteți responsabilitățile.

Sarcina principală a acestui angajat este să verifice rapoartele, mai precis, cât de bine sunt păstrate. Auditorul nu lucrează singur, el are asistenți, reprezentanți ai departamentelor și angajați de birou.

Inspectorul poate raporta oricui: de la controlor la consiliul de administrație și președintele organizației.

Dacă un șef este nemulțumit de munca depusă sau nu dorește să o accepte, atunci auditorul poate apela la un manager superior.

Cel mai adesea, acest angajat lucrează cu contabili care auditează registrele organizației.

Uneori funcția auditorului și a directorului de estimări sunt combinate.

Administrator fiscal

Deja putem vedea că uneori există o dublare a funcțiilor departamentelor financiare, dar acest lucru nu estepriveste administratorul fiscal. Angajatul se raportează la trezorier, dar controlorul îi poate da și sarcini. La urma urmei, pentru a rezolva problemele fiscale, trebuie să interacționați atât cu departamentul de contabilitate generală, cât și cu departamentul de audit.

Administratorul este obligat să efectueze operațiuni de asigurare. Dacă firma este mare, atunci fiecare tip de operațiune are propriul administrator. Ei bine, dacă întreprinderea nu se poate lăuda cu amploare, atunci o singură persoană este responsabilă pentru tot.

Apropo, în organizațiile mari, administratorul raportează direct comitetului financiar sau președintelui companiei.

Director de planificare

Am explicat deja mai sus ce funcții există ale departamentului financiar și analitic, dar acestea coincid cu atribuțiile directorului de planificare?

Desigur, pentru că acesta este domeniul lui direct de activitate. Chiar dacă postul ca atare nu este prevăzut la întreprindere, un alt angajat îndeplinește funcțiile.

Poziția de director este considerată prestigioasă, deoarece interacționează direct cu managerii companiei. De regulă, contabilul-șef sau directorul de estimare a costurilor poate ajunge la funcția de director de planificare.

Un angajat elaborează planuri financiare, determină zonele țintă în diferite domenii.

Dacă se ia decizia de a cumpăra o nouă sucursală sau de a lichida o întreprindere, trebuie luată în considerare opinia directorului de planificare. Evaluează nu numai situația economică a organizației, ci calculează și starea pieței în viitor și în prezent.

Funcțiile șefului departamentului financiar și ale directorului sunt foarte asemănătoare, dar asemănătoaretreaba nu se termină. De fapt, directorul de planificare este angajat în munca tuturor angajaților de mai sus, aceeași regulă funcționează în direcția opusă. Dacă postul nu este prevăzut de dimensiunea întreprinderii, atribuțiile sunt împărțite între controlor, șeful OEF și directorul devizului de costuri.

Bineînțeles, funcțiile șefului departamentului financiar și economic vor fi mai largi decât ale celorlalți angajați. La urma urmei, conducerea este în primul rând responsabilă.

Comitetul de finanțe

Ce comitet am menționat în titlu? Pentru ce este, de ce se ocupă? Recent, a dobândit funcțiile unui departament de control financiar, rezolvând cele mai importante sarcini strategice. Cu alte cuvinte, fiecare decizie serioasă la întreprindere este rezultatul muncii comitetului financiar.

Consiliul de administrație decide înființarea unui astfel de organism. Întâlnirile se organizează numai dacă pe ordinea de zi există un motiv de discuție. Președintele poate fi fie un membru al consiliului de administrație, fie directorul financiar sau președintele organizației. Dacă compania este mică, atunci comitetul include toți oficialii responsabili.

Dar o astfel de activitate nu este cea principală. Pe lângă toate cele de mai sus, comitetul îndeplinește funcțiile departamentului de securitate financiară. La urma urmei, el este cel care dă acordul pentru împrumuturile mari, după ce a calculat anterior toate riscurile.

Dacă totul este mai mult sau mai puțin clar cu pozițiile, atunci să trecem la activitățile departamentului.

Cum funcționează?

Pentru a gestiona întreprinderea, CFO foloseștemetode diferite. Ar putea fi:

1. Impozitare.
2. Împrumut.
3. Autofinanțare.
4. Planificare.
5. Autoasigurare. Aceasta este ceea ce se numește formarea rezervelor.
6. Sistem de plată fără numerar.
7. Asigurare.
8. Leasing, trust, factoring, garanții și alte operațiuni.

Orice dintre metode prevede posibilitatea tranzacțiilor financiare.

Activitatea departamentului este îndreptată în trei direcții:

1. Gestionarea cifrei de afaceri financiare în acest moment.
2. Planificare financiară. Acestea includ cheltuieli, capital, venituri.
3. Controlul și analiza tuturor tranzacțiilor monetare.

Cum este dezvoltat bugetul?

Pentru a o face corect, trebuie să iei în considerare o mulțime de date. Printre acestea:

1. Prognoze și informații despre rentabilitatea unui serviciu, produs sau job.
2. Costuri fixe și generale. Analiza trebuie efectuată pentru fiecare produs în parte, deoarece doar așa se poate afla profitabilitatea.
3. Costuri de producție variabile în fiecare grup de produse.
4. Prognoza privind schimbările în activele organizației, sursele de investiții, indicatorii cifrei de afaceri, profitabilitatea activelor cifrei de afaceri.
5. Solvabilitatea fiscală a companiei, împrumuturi, alocarea de fonduri către organizații nebugetare.
6. Prognozați profitabilitatea muncii de barter, raportare după analiza profitabilității.
7. Starea generală a lucrurilor în organizație. Aceasta include uzura echipamentelor, compoziția unor fonduri, profitabilitatea acestora și procentul de reînnoire.

Pentru a gestiona cu succes bugetul unei companii, trebuie să luați în considerare următoarele:

1. Utilizarea metodelor de contabilitate și raportare.
2. Analiza potențialului firmei.
3. Dezvoltarea unui sistem de gestionare a fondurilor.
4. Contabilitatea structurii personalului.
5. Pregătirea fondurilor bugetare pentru utilizare și raportare asupra acestora.

În primul rând, este numit un director de buget, care aduce totul la viață. Salariatul este responsabil de coordonarea activităților substructurilor și serviciilor întreprinderii.

Dacă o organizație are un director de buget, acesta este cel care conduce comitetul financiar.

Document de reglementare

Fiecare domeniu de activitate are propria lege. În cazul nostru, acesta este „Regulamentul privind departamentul financiar al întreprinderii”. Conține toate punctele importante ale managementului personalului și păstrării evidenței. Documentul este elaborat de directorul financiar.

Componente ale regulamentului:

1. Structura organizatorica si functionala a serviciului financiar. Prezentat ca o diagramă bloc care reprezintă cel mai bine structura departamentului financiar cu toate departamentele.
2. Numărul de personal și structuri ale departamentului financiar. Exprimat într-un tabel care listează toate departamentele, numărul de angajați, funcționari.
3. Sarcini și obiective principale. Scopurile întreprinderii și sarcinile fiecărui departament depind de strategia de dezvoltare a organizației.
4. Matrice de funcții. Tabel care conține nume de funcții pe verticală. Numele angajaților unităților organizaționale și ale managerilor care sunt responsabili pentru îndeplinirea unei anumite funcții sunt scrise pe orizontală. Prin utilizareatabele, puteți urmări cu ușurință volumul de lucru al fiecărui departament și puteți redistribui.
5. Ordinea de interacțiune între angajații departamentului financiar. De obicei, ei stabilesc o ordine internă între angajații unui departament și între mai multe divizii ale serviciului financiar. Separat, se stabilește o procedură externă care reglementează interacțiunea cu organizațiile și clienții publice sau private. Baza este caracteristica structurală a întreprinderii, sarcinile și obiectivele departamentelor, precum și tradițiile companiei.
6. Rezolvarea litigiilor și a conflictelor. Dacă apare un conflict, trebuie depusă o contestație. În acest scop, s-a dezvoltat propriul lanț „director general – director de finanțe – șef departament – angajat”. Aceeași schemă este aplicabilă și în cazul întrebărilor angajaților obișnuiți. Apropo, întrebările se pot referi la sarcini, decizii, stimulente, compensații, precum și diverse propuneri care vor crește profitabilitatea întreprinderii.
7. Stabilirea indicatorilor de evaluare a activității serviciului financiar. Acest paragraf indică indicatorii, a căror respectare indică activitatea de succes a departamentului. Este important ca indicatorii să fie specifici și măsurabili. Dacă formularea este vagă, atunci ele nu pot servi ca un fel de măsură.
8. Dispoziții finale. Iată principalele cerințe pentru pregătirea acestui Regulament, termenele limită de acceptare de către angajații departamentului și regulile de depozitare. Consimțământul cu Regulamentul trebuie să fie dat de directorul general al organizației și de angajații departamentului de personal.

După cum puteți vedea, activitatea întreprinderii este însoțită dedificultăți care trebuie depășite. Dar pentru o persoană care cunoaște funcțiile departamentului financiar al unei întreprinderi, niciun obstacol nu este îngrozitor.