Ce este o călătorie de afaceri: concept, definiție, cadru legal, regulamente pentru călătoria de afaceri și reguli de înregistrare

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Călătoriile de afaceri sunt călătorii de afaceri în cadrul cărora sarcinile importante de lucru sunt rezolvate de specialiștii angajați ai companiei. Ele pot fi scurte sau lungi. Fiecare angajat ar trebui să știe ce este o călătorie de afaceri, cum este procesată și plătită corespunzător și cu ce dificultăți se poate confrunta un specialist.

Concept

Pentru a înțelege ce este o călătorie de afaceri, trebuie să studiezi bine Codul Muncii. Indică faptul că este reprezentată de o călătorie de afaceri destinată unor misiuni importante de muncă.

Șeful companiei decide în mod independent asupra necesității de a trimite un angajat într-o altă zonă pentru a îndeplini diverse sarcini. Cel mai adesea, procedura se efectuează pentru negocieri cu reprezentanții altor companii, achiziționarea de echipamente sau semnarea de contracte.

Dacă sarcinile de muncă ale unei persoane sunt direct legate de călătorii și deplasări frecvente, atunci astfel de acțiuni nu sunt călătorii de afaceri.

Nuanțedecoratiuni

Fiecare angajator ar trebui să știe ce este o călătorie de afaceri pentru a o aranja corect. Regulile pentru acest proces includ:

• a călătorie de afaceri este emisă exclusiv pentru angajații angajați oficial de companie;
• un specialist angajat poate refuza să călătorească numai dacă are motive întemeiate sau o astfel de oportunitate este prevăzută în contractul său de muncă;
• angajatorul este obligat să avertizeze angajații în avans cu privire la posibile deplasări;
• Nu este neobișnuit ca un contract de muncă sau un acord suplimentar la acesta să precizeze că un specialist angajat poate refuza să călătorească fără consecințe negative reprezentate de răspunderea disciplinară, de exemplu, dacă este bolnav sau trebuie să aibă grijă de rude..

Dacă călătoria de afaceri nu este executată sau plătită corespunzător, atunci aceasta este baza pentru depunerea unei plângeri la inspectoratul de muncă de către un specialist angajat.

Cine nu are voie să călătorească de afaceri?

În Federația Rusă, călătoriile de afaceri sunt folosite destul de des de către managerii diferitelor companii, ceea ce permite rezolvarea diferitelor probleme de muncă. Cu toate acestea, nu toți angajații sunt eligibili pentru călătorii de afaceri, așa că următorii angajați nu sunt eligibili pentru această procedură:

• femei însărcinate;
• angajați cu copii sub trei ani;
• părinți care cresc un copil cu dizabilități.

Conform legii, existenta unor motive precum nunta unui copil sau decesul unei rude nu poate sta la bazaanularea oficială a călătoriei. Dar dacă există o relație bună între angajat și șeful companiei, atunci de obicei directorul decide să amâne călătoria sau să aleagă un alt specialist pentru aceasta.

Dacă, fără un motiv întemeiat, un cetățean refuză să călătorească, atunci aceasta este baza pentru aplicarea unei amenzi sau chiar concedierea forțată a unui specialist angajat.

Cine poate fi trimis într-o călătorie?

Un angajator poate trimite angajați în călătorii de afaceri care lucrează de obicei în companie în mod permanent și îndeplinesc același tip de sarcini. Cel mai adesea, procedura este efectuată de ingineri, manageri de vânzări sau chiar contabili.

Dacă inițial natura muncii unui specialist este asociată cu călătoriile constante, atunci nu i se emite o călătorie de afaceri. Aceasta include curierii sau șoferii de camion.

În cazul în care un angajat lucrează la domiciliu, atunci poate pleca în călătorii de afaceri în modul general, așa cum este indicat la art. 310 TK. Procedura se realizează exclusiv în raport cu angajații care lucrează în personalul companiei. Nu este permisă implicarea în călătorii de afaceri a specialiștilor cu care a fost întocmit un contract de drept civil.

Timp călătorie

O călătorie de afaceri a unui angajat poate dura o perioadă diferită de timp, astfel încât șeful companiei poate stabili orice perioadă pentru o astfel de călătorie. Pentru a face acest lucru, ia în considerare cât de multă muncă va fi efectuată, precum și ce dificultăți se poate confrunta specialistul.

Nu există informații în legislație despre cetimpul maxim de călătorie. Prin urmare, este permisă trimiterea unui cetățean într-un alt oraș pentru a rezolva diverse probleme timp de câțiva ani. O călătorie de afaceri este reprezentată de o călătorie care durează mai mult de o zi, așa că dacă toate problemele de serviciu sunt rezolvate într-o zi, atunci o astfel de călătorie nu este considerată o călătorie de afaceri.

Elaborarea regulamentelor de călătorie

La trimiterea unui anumit specialist într-o călătorie de afaceri, este important să întocmești anumite documente oficiale de către șeful companiei. Pentru aceasta, se întocmește mai întâi o prevedere specială în companie, în care se introduc următoarele date:

• scopul călătoriei de lucru;
• locul unde vor fi îndeplinite sarcinile de serviciu ale angajatului selectat;
• timp călătorie de afaceri;
• documentație însoțitoare oferită unui angajat al organizației;
• salariu, diurnă și alte plăți;
• alte informații care sunt obligatorii pentru angajat.

Cu ajutorul informațiilor conținute în funcție se pot rezolva numeroase probleme care apar în timpul executării sarcinii. Documentația este pregătită de personalul de resurse umane.

În timpul călătoriei este importantă rezolvarea problemelor financiare, pentru care fondurile necesare sunt alocate de către departamentul de contabilitate, după care se introduc informațiile de plată în funcție. Este semnat de șeful companiei. Poziția în fiecare companie poate fi întocmită sub orice formă.

Ce documente se pregătesc?

Pentrutrimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri, este necesară pregătirea anumitor documentații pentru șeful companiei. Include următoarele lucrări:

• sarcină de service. În primul rând, șeful departamentului în care lucrează specialistul angajat formează un memoriu trimis șefului companiei. Indică necesitatea trimiterii unui angajat într-o călătorie de afaceri. În plus, sunt indicate scopul acestei proceduri și durata călătoriei.
• Comandă pentru o călătorie de afaceri. În baza atribuirii, se emite un ordin de către șeful companiei. Indică ce angajat al organizației ar trebui să meargă într-o călătorie de afaceri pentru a rezolva anumite probleme.
• Certificat de călătorie. Acesta este transferat specialistului angajat selectat. Acest document este marcat după finalizarea fiecărei sarcini atribuite, precum și la sosirea sau plecarea de la locul de reședință. Nu este necesară generarea acestui document dacă un cetățean este trimis într-o țară străină.

Deja după încheierea călătoriei de afaceri, cetățeanul consultă raportul corespunzător. Indică dacă specialistul a îndeplinit toate sarcinile stabilite de șeful companiei.

Reguli pentru a face indicații

O misiune de muncă este un document important care specifică exact ce sarcini ar trebui să îndeplinească un specialist, cine va fi trimis într-o călătorie și cât va dura călătoria.

Direcția într-o călătorie de afaceri este transferată împotriva semnăturii angajatului selectat. Ar trebui să studieze bine acest document pentru a determina dacă poatecu sarcini atribuite. Documentația este semnată de șeful companiei, după care încep pregătirile pentru călătoria de afaceri. Mai jos este un exemplu de misiune.

Cum se reînnoiește?

Nu este neobișnuit ca un angajat să nu îndeplinească sarcinile atribuite într-o perioadă limitată de timp. În acest caz, telefonic sau folosind alte forme de comunicare, se convine cu șeful o prelungire a perioadei de călătorie. În acest caz, angajatorul face următoarele:

• se întocmește un nou regulament de călătorie, care indică motivul prelungirii călătoriei;
• se emite un ordin care precizează data exactă la care lucrătorul se va putea întoarce acasă.

Un exemplu de comandă pentru o călătorie de afaceri poate fi studiat mai jos.

Cum se anulează?

Adesea există o situație în care nu este nevoie de o călătorie de afaceri. Dacă, în același timp, toate documentele au fost deja pregătite, atunci este necesar să se anuleze oficial călătoria. Pentru a face acest lucru, angajatul este notificat în scris cu privire la anulare.

În continuare, se emite un ordin care anulează comanda anterioară, iar motivul luării unei astfel de decizii este scris în ea. Dacă fondurile reprezentate de cheltuielile de călătorie au fost deja transferate cetățeanului, atunci acești bani sunt returnați de cetățean.

Așa cum este menționat în raportul?

Orice organizație este obligată să păstreze o foaie de pontaj. Procedura este de obicei efectuată de șefii diferitelor departamente. Separat, raportul notează că un anumit specialist a fosttrimis într-o călătorie de afaceri. Pe baza acestor informații, se face un calcul competent al salariului angajatului.

În buletinul de evaluare, prezența unei persoane într-o călătorie de afaceri este marcată cu litera „K”. În plus, sunt aplicate toate zilele de absență a unui cetățean de la locul de muncă.

Reguli de plată

Plătit de manager în timpul unei călătorii de afaceri, hoteluri, mese și alte cheltuieli ale unui specialist angajat. Prin urmare, un angajat poate conta pe următoarele tipuri de plăți:

• salariu pentru toate zilele în care cetățeanul a fost într-o călătorie de afaceri;
• per diurne, al cărui scop principal este plata pentru masă și cazare;
• plata altor cheltuieli suportate de angajat în timp ce lucra într-o altă regiune.

Șeful companiei la momentul emiterii unei comenzi, în baza căreia un specialist angajat pleacă într-o călătorie de afaceri, trebuie să întocmească o declarație specială. În baza acestui document se acordă un avans angajatului. Suma acestei plăți ar trebui să fie aproximativ egală cu cheltuielile zilnice ale cetățeanului pentru cazare și mâncare. Plata în avans poate fi oferită în numerar sau fără numerar.

Este permisă să nu se acorde avans, astfel că angajatul cheltuiește banii proprii în timpul călătoriei. După aceea, ei colectează toate documentele de plată, pe baza cărora șeful plătește despăgubiri pentru mâncare și cazare într-o călătorie de afaceri.

Scopul plăților

La calcularea unei călătorii de afaceri, se iau în considerare toate cheltuielile pe care un angajat va trebui să le suporte în timpul unei călătorii de afaceri. Prin urmare, fiecare plată are propriile sale nuanțe:

• Indemnizații de călătorie. Aceștia sunt reprezentați de salariul cetățeanului pentru toate zilele de călătorie. Calculul ține cont de data plecării pentru călătorie, precum și de ziua întoarcerii. Pentru a determina suma optimă de plată, câștigurile medii zilnice ale unui specialist din companie sunt calculate preliminar. O călătorie de afaceri într-un weekend nu este plătită, așa că este important să se calculeze numărul de zile lucrătoare în care un cetățean a fost într-o călătorie. Dacă a fost forțat să lucreze chiar și în weekend și are și dovezi relevante, atunci poate cere plata chiar și într-un weekend.
• Diurnă. Acestea sunt reprezentate de compensarea cheltuielilor efectuate de salariat cu ocazia meselor si cazarii in alta regiune. Angajatorul stabilește independent cuantumul acestei plăți. Pentru a face acest lucru, ține cont de regiune sau țară în care este trimis angajatul. De obicei, alocațiile zilnice variază de la 1 la 2 mii de ruble. Dacă suma atunci când călătoriți în Rusia nu depășește 750 de ruble. sau când călătoriți în altă țară pentru 2,5 mii de ruble, atunci nu este supus impozitării.
• Cheltuieli de călătorie. Din bugetul organizației, salariatului i se rambursează toate cheltuielile pe care este obligat să le suporte în procesul îndeplinirii atribuțiilor oficiale în altă regiune. Aceasta include cumpărarea de bilete pentru transportul public, închirierea de cazare sau alte cheltuieli. În fiecare caz, suma plății va fi diferită, deoarece este calculată individual.

Pentru a primi toate plățile, angajatul trebuie să întocmească o specialăraport. Acesta indică toate cheltuielile efectuate, care trebuie confirmate prin verificări oficiale, facturi sau alte documente de plată. Dacă o persoană a lucrat sâmbătă sau duminică și poate dovedi și acest fapt, atunci o zi liberă într-o călătorie de afaceri este plătită pe baza salariului mediu zilnic al unui specialist.

Caracteristici ale călătoriilor de afaceri în străinătate

Rezolvarea diferitelor sarcini poate fi efectuată nu numai în regiunile rusești, ci chiar și în alte țări. Trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri în străinătate are câteva nuanțe. Acestea includ:

• Cotele zilnice sunt emise în moneda acceptată în statul selectat, dar trebuie convertite în ruble la cursul în vigoare la momentul emiterii fondurilor;
• pentru ca diurnele să nu fie supuse impozitului pe venitul personal, valoarea lor pe zi nu poate depăși 2,5 mii de ruble;
• ziua trecerii frontierei ruse este inclusă în perioada unei călătorii de afaceri;
• salariile plătite unui cetățean care se află într-o altă țară pentru muncă este venitul primit dintr-o sursă rusă.

Dacă durata unei astfel de călătorii este scurtă, astfel încât persoana rămâne rezidentă fiscală, atunci rata standard de 13% este utilizată pentru a calcula impozitul pe venitul personal. Dacă statutul de rezident a fost pierdut, atunci se aplică o cotă de 30% în timpul calculului.

Nuanțele trimiterii angajaților în călătorii de afaceri

Toți angajatorii și angajații direcți ar trebui să înțeleagă ceo astfel de călătorie de afaceri, cum este emisă și plătită. Principalele caracteristici ale acestei proceduri includ:

• dacă un cetățean a fost forțat să lucreze într-o excursie în sărbători sau în weekend, atunci i se atribuie o plată dublă;
• cu plățile transferate angajatului, impozitul pe venitul personal și primele de asigurare trebuie plătite, dar acest lucru nu se aplică diurnelor dacă valoarea acestora nu depășește 750 de ruble. când călătorești în Rusia;
• nu este obligatoriu să transferați diurna unui specialist angajat trimis într-o călătorie de afaceri de o zi, ci numai dacă merge în alt oraș din țară, și nu în alt stat;
• dacă călătoria este în străinătate, atunci chiar dacă se petrece doar o zi, se plătește 50% din diurna;
• Rutina de zi și munca în weekend se negociază separat între cei doi participanți la relația de muncă.

Adesea, călătoriile de afaceri conduc la avansare în carieră și la experiențe plăcute pentru angajați.

Concluzie

Călătoriile de afaceri sunt călătorii de afaceri semnificative care abordează probleme importante pentru orice companie. Angajatorii ar trebui să știe cum să organizeze și să plătească pentru o astfel de călătorie.

Angajații pot cere despăgubiri de la managerii companiei pentru toate costurile suportate. Pentru a face acest lucru, ei întocmesc un raport special și pregătesc documente justificative de plată.