Ce este controlul inventarului? Modalități de efectuare a contabilității de depozit. Organizare contabilitate, responsabilitate, programe

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Operarea de succes a unei întreprinderi constă în impactul total al diverșilor factori și în îndeplinirea competentă a funcțiilor cheie. Totodată, trebuie menționat că contabilizarea corectă a mărfurilor poate fi pusă pe seama uneia dintre principalele condiții pentru funcționarea stabilă a companiei.

Gestionarea inventarului

Acest concept este folosit pentru a defini contabilitatea constantă cantitativă și varietală efectuată în depozit. Fără a ține cont de mărfurile introduse în depozit, este greu de asigurat siguranța acestora. Pentru un astfel de proces, se utilizează un card de inventar al materialelor, care este un formular aprobat de lege pentru înregistrarea mișcării materialelor de un anumit tip, dimensiune și calitate în depozit. Acestea sunt completate pentru fiecare număr de articol al materialului. Acestea sunt întreținute de o persoană responsabilă financiar, cum ar fi un manager de depozit sau un depozitar.

Înainte de a încredința depozitarului stocurile materiale ale întreprinderii, de regulă, se încheie un acord cu acesta. Acesta descrie tipurile de muncă pe care angajatul le efectuează și gradul de responsabilitate în caz de pierdere sau deteriorare a produselor depozitate în depozit.

Organizarea contabilității de depozit

Un proces contabil bine organizatmaterialele amplasate pe teritoriul depozitului reprezintă un segment foarte important și necesar al activităților organizației. Pentru funcționarea eficientă a depozitului se folosesc două sisteme de contabilitate uzuale: lot și sortat. Dar indiferent de alegerea făcută, angajații responsabili din punct de vedere financiar vor ține evidența produselor companiei în natură. Această procedură se realizează prin utilizarea comenzilor de mărfuri primite și ieșite.

Dacă ținem cont de informațiile cuprinse în manualele de contabilizare a stocurilor firmei, putem concluziona că contabilitatea analitică a mărfurilor și materialelor se realizează prin metoda bilanțului sau a facturilor negociabile. Cu aceste abordări, contabilitatea se realizează în contextul fiecărei locații de depozitare, precum și în cadrul acestora cu fixarea numerelor de articol, a diferitelor grupe de produse, a conturi sintetice și secundare.

Utilizarea cardurilor

Contabilitatea stocurilor materiale, care se bazează pe fișele cifrei de afaceri, presupune în majoritatea cazurilor utilizarea celor două metode mai sus menționate. Acest lucru vă permite să optimizați funcționarea depozitului și să obțineți un nivel mai ridicat de productivitate.

În prima opțiune se folosește un card de contabilitate depozit, care se deschide pentru fiecare tip de articol de inventar stocat în depozit. Afișează date cantitative-sumă, care, de fapt, este mișcarea materialelor. Baza pentru completarea unor astfel de carduri este contabilitatea primarădocumente.

Contabilitatea depozitului folosind carduri presupune, de asemenea, afișarea soldurilor în prima zi și calcularea cifrei de afaceri pe lună. Cu ajutorul unei astfel de documentații se întocmesc fișe de cifra de afaceri pentru fiecare depozit separat. În plus, datele acelor carduri care se află în departamentul de contabilitate sunt verificate cu documentația din depozit.

De asemenea, este posibil ca în departamentul de contabilitate să nu fie păstrate carduri de contabilitate. În acest caz, documentația de ieșire și de intrare este grupată după numerele articolului. După aceea, cu ajutorul acestor documente, se calculează rezultatele lunii, iar datele privind cheltuielile și încasările se înregistrează separat. În plus, aceste informații sunt afișate în fișa cifrei de afaceri. Acele solduri care au fost afișate în aceste extrase sunt comparate cu soldurile înregistrate în fișele contabile din depozit.

Contabilitatea soldului

Această formă de contabilitate de depozit diferă de cea anterioară. Diferența cheie este că nu există o contabilitate calitativă și totală în contextul mărfurilor și materialelor în departamentul de contabilitate. Declarațiile privind cifra de afaceri, respectiv, nu sunt compilate.

La acest tip de organizare a depozitului, contabilitatea mărfurilor și materialelor se realizează în contextul subconturilor, grupelor de mărfuri și bilanțurilor, care sunt utilizate pentru contabilizarea articolelor de stoc exclusiv în termeni monetari. Contabilitatea este efectuată de persoane responsabile din punct de vedere financiar. Pentru acest proces, se utilizează registrul de inventar sau jurnalul corespunzător.

În ceea ce privește departamentul de contabilitate, acesta se ocupă de recepția primaruluidocumentatia contabila de la persoane responsabile financiar si verifica ulterior datele primite. Când procesul de reconciliere este finalizat, acele solduri de materiale care au fost înregistrate în prima zi sunt transferate în bilanţ.

Contabilitatea părților

Comerțul și depozitul în acest caz sunt organizate în așa fel încât un anumit lot de mărfuri să fie depozitat separat. Și pentru fiecare dintre ele, depozitarul scrie un card de lot în două exemplare. O carte specială este folosită pentru a înregistra astfel de carduri. În acest caz, numărul lotului acceptat este numărul de înregistrare din această carte. După introducerea informațiilor necesare, un exemplar este transferat la departamentul de contabilitate, iar celăl alt rămâne în depozit și îndeplinește funcția de registru contabil de depozit.

Este de remarcat faptul că mărfurile și materialele cu același nume sunt determinate ca lot. Acest produs trebuie să fie furnizat de un singur furnizor. În ceea ce privește numărul de livrări, pot fi mai multe.

La completarea unei fișe de lot, lucrătorul de la depozit trebuie să indice data întocmirii, numărul acestuia, ora completării actului de primire a mărfii, tipul de transport, detaliile furnizorului, numărul și data a facturii, denumirea produsului, locul de plecare, precum si greutatea si gradul.

Contabilitatea de depozit a materialelor, care folosește metoda lotului, presupune reflectarea în timpul eliberării mărfii a datei acestei acțiuni, a numărului documentului de mărfuri consumabile, a modului de transport, a denumirii destinatarului., cantitatea și gradul produselor vândute. Totodată, documentul de cheltuieli indicănumărul cardului de partid.

Când toate stocurile unui anumit lot sunt epuizate, managerul de depozit și comerciantul își pun semnătura pe card și îl transferă la departamentul de contabilitate, unde va fi verificat ulterior.

Este posibil ca o lipsă să fie dezvăluită în timpul verificării. In acest caz, contabilitatea de depozit presupune urmatoarele actiuni: inainte de urmatorul inventar, contabilul anuleaza deficitul la costurile de distributie, dar numai cu conditia ca acesta sa fie in limitele pierderii naturale. Dacă normele au fost depășite, atunci lipsa ar trebui recuperată de la acele persoane care sunt responsabile financiar pentru produsele depozitate în depozit.

De asemenea, merită luată în considerare informațiile conform cărora sistemul de inventariere a loturilor include întocmirea unui act pentru un lot de mărfuri și materiale utilizate complet.

Cum sunt folosite jurnalele de depozit pentru sortare?

Dacă se folosește această metodă contabilă, depozitarul deschide una sau mai multe pagini în jurnalul de mărfuri pentru fiecare soi și nume de produs. De asemenea, poate fi introdus un card separat. Numărul de pagini depinde de volumul operațiunilor efectuate la primire și consum.

În titlul unui card sau al unei pagini a unei reviste, trebuie să indicați articolul, numele, varietatea și alte caracteristici care disting un anumit produs. Spațiul rămas de pe pagină este folosit pentru a reflecta încasările, cheltuielile și soldurile produselor.

Cartea de inventar (jurnal) este necesară pentru a înregistra datele la înregistrarea fiecărei chitanțe sau cheltuielidocument.

Legislația permite utilizarea diferitelor forme de reviste. Un exemplu este un jurnal comercial sub forma N MX-2. Acesta trebuie să fie efectuat de către un depozitar sau o altă persoană responsabilă. La baza completării acestuia se află documentele privind acceptarea și eliberarea mărfurilor și materialelor, depuse anterior. Un astfel de jurnal conține următoarele date:

- data la care bunurile și materialele au fost acceptate pentru depozitare;

- unitatea care a transferat articolele de inventar în depozit;

- nume, preț, cantitate, unități de măsură pentru bunuri și materiale;

- numărul și data documentelor care au fost utilizate în timpul emiterii și primirii produselor;

- locație de stocare.

Pentru ca mărfurile să fie acceptate la depozitare și ulterior eliberate, este necesară certificarea documentației relevante cu semnăturile depozitarului și conducătorului depozitului.

Organizați corect contabilitatea de depozit de tip cantitativ, în care se înregistrează mișcarea și soldurile produselor, vă vor ajuta diverse tipuri de reviste de mărfuri, cu ajutorul cărora articolele de inventar sunt păstrate în locuri de depozitare, precum și fixarea. consumul acestora. Astfel de informații pot fi afișate și sub formă de declarații.

Cum se efectuează reducerea stocului?

Comerțul și depozitarea sunt în mod inevitabil asociate cu fenomene precum învechirea mărfurilor, precum și scăderea cererii pentru acestea sau pierderea calității. Aceste probleme nu pot fi ignorate și procesul de reducere a reducerii este utilizat pentru a le rezolva în mod eficient. Pentru înregistrarea acestuia, veți avea nevoie de un act de amortizare a bunurilor materiale.

Trebuie întocmit și semnat în două exemplare. Aceasta se realizează de către persoane responsabile care reprezintă o comisie specială. Un exemplar rămâne la responsabilul depozitului (trebuie păstrat), al doilea este trimis la departamentul de contabilitate. În unele situații, la bonul de livrare poate fi atașat un exemplar. Acest lucru se face pentru transferul ulterior al acestui document către o organizație angajată în vânzarea de bunuri cu preț redus sau în scopul returnării către producător.

Sisteme de management al depozitelor

Una dintre sarcinile cheie ale oricărei afaceri este automatizarea și optimizarea tuturor proceselor interne ale întreprinderii. Acest lucru va economisi timp și va îmbunătăți calitatea serviciului.

Depozitul nu face excepție. Pentru a accelera diverse procese legate de recepția și consumul de mărfuri se folosește un program de contabilitate depozit. Poate avea un aspect și o structură diferite, dar funcțiile unui astfel de software rămân aceleași.

Vorbim despre următoarele oportunități:

- distribuirea produselor în depozit de către celule de depozitare, loturi și persoane responsabile;

- posibilitatea de recalculare dinamică a soldurilor stocurilor;

- urmărirea mărfurilor de-a lungul rutelor de trafic;

- utilizarea diferitelor metode de stabilire a prețurilor bunurilor;

- inventar și formarea ulterioară a rapoartelor relevante în funcție de rezultatele acestuia;

- formarea chitanței și a comenzilor de depozit;

- reevaluarea mărfurilor datorită influenței diverșilor factori care formează valoarea acesteia;

- managementul depozitului.

Un program de control al stocurilor bine conceput vă permite să stabiliți funcționarea eficientă a unui depozit de tranzit, precum și a depozitelor de uz general. De asemenea, se practică utilizarea unui analog electronic al cardului contabil de depozit, care are toate filtrele relevante. Vorbim despre informații de urmărire în următoarele domenii:

- moneda folosită pentru plata bunurilor (conform declarației de colare, actului de surplus și lipsă, declarației de disponibilitate efectivă etc.);

- lot de produse, termenii de depozitare, data de expirare a certificatelor;

- diverse tipuri de operațiuni cu bunuri și materiale;

- scop;

- sortare;

- persoane responsabile financiar;

- operațiuni de angajare și dezmembrare a bunurilor materiale din depozit.

De regulă, o astfel de contabilitate automată a depozitului este finalizată de dezvoltator, ținând cont de caracteristicile individuale ale afacerii unui anumit client.

Programe curente

Pot fi folosite diverse programe software pentru a organiza eficient munca depozitului. Dar una dintre cele mai populare opțiuni este „1C Warehouse Accounting”. Acest software are anumite avantaje care atrag multe companii care integrează acest program în depozitele lor.

Funcțiile cheie arată astfel:

- contabilizarea rapidă și la timp a bunurilor materiale, sosirea și mișcarea acestora;

- întreținerea corectă a tuturor documentației din depozit;

-menținerea în timp util și convenabilă a unui jurnal de depozit (carduri);

- disponibilitatea tuturor instrumentelor necesare pentru inventarul corect;

- reprezentarea și procesarea sistemului de depozit.

Cu ajutorul acestui software, puteți acoperi calitativ mai multe domenii ale activității economice a întreprinderii. Vorbim despre gestionarea regulilor de vânzări, stocuri, finanțe, achiziții și livrarea mărfurilor. Principalele avantaje ale „1C” includ ușurința de utilizare a programului, posibilitatea de corectare a acestuia ținând cont de nevoile unei anumite organizații și respectarea deplină a normelor legislației ruse.

Dacă doriți, puteți utiliza alte programe: „Super Warehouse”, „Marfa-bani-bunuri” și altele.

Concluzie

Evident, munca depozitului joacă un rol important în construirea unei companii eficiente. Prin urmare, calitatea serviciului, viteza de livrare și starea procesului de vânzare în ansamblu depind de nivelul de organizare a funcțiilor depozitului. Astfel, orice companie interesată să construiască cu succes un ciclu de vânzări și livrarea produselor trebuie să organizeze corespunzător contabilitatea mărfurilor.