Procesarea documentației primare: cerințe, exemplu. Documentatie contabila primara

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Activitatea oricărei întreprinderi este strâns legată de întreținerea și prelucrarea documentației primare. Este necesar pentru raportarea, calcularea plăților fiscale, luarea deciziilor de management. În articol, vom lua în considerare ce este - documentația primară în contabilitate - și cum este procesată.

Concepte de bază

Documentația primară în contabilitate - ce este? Se numește dovada faptului unei tranzacții comerciale, reflectată pe hârtie. În prezent, multe documente sunt compilate în sistemul automatizat „1C”. Prelucrarea documentației primare implică înregistrarea și contabilizarea informațiilor despre tranzacțiile comerciale finalizate.

Contabilitatea primară este etapa inițială a remedierii evenimentelor care au loc în întreprindere. Tranzacțiile comerciale sunt acțiuni care implică schimbări în starea activelor sau a capitalului organizației.

Prelucrarea documentației primare în contabilitate: un exemplu de schemă

De regulă, în întreprinderi sub conceptul de „lucrare cudocumentație implică:

• Se obțin date primare.
• Informații de preprocesare.
• Documentație.
• Aprobare de către conducere sau specialiști autorizați prin ordin al directorului.
• Reprocesează documentația principală.
• Efectuarea acțiunilor necesare pentru a efectua o tranzacție comercială.

Clasificare

Există documentație primară unică și cumulată. Prelucrarea informațiilor conținute în astfel de lucrări are o serie de caracteristici.

Documentarea unică are scopul de a confirma un eveniment o singură dată. În consecință, procedura de prelucrare a acestuia este simplificată semnificativ. Documentația cumulativă este utilizată pentru o anumită perioadă de timp. De regulă, reflectă o operație efectuată de mai multe ori. În acest caz, la procesarea documentației primare, informațiile din aceasta sunt transferate în registre speciale.

Cerințe de documentare

Documentația primară se întocmește în momentul operațiunii sau imediat după finalizarea acesteia.

Reflectarea informațiilor se realizează pe formulare speciale unificate. În lipsa formularelor aprobate, întreprinderea le poate dezvolta independent.

Etape ale procesării documentației contabile primare

La fiecare întreprindere din stat există un angajat responsabil de lucrul cu informațiile primare. Acest specialist ar trebui să știeregulile de prelucrare a documentației primare, respectă strict cerințele legii și succesiunea acțiunilor.

Etapele procesării documentației primare sunt:

• Taxi. Este o evaluare a tranzacției reflectată pe hârtie, o indicație a sumelor asociate cu implementarea acesteia.
• Grupare. În această etapă, documentele sunt distribuite conform caracteristicilor comune.
• Contabilitate. Acesta presupune denumirea de debit și credit.
• Stingere. Pentru a preveni rambursarea documentelor primare, contabilul pune marcajul „plătit”.

Greșeli în documente

Ele pot apărea din diverse motive. Practic, apariția lor este cauzată de atitudinea neglijentă a angajatului față de munca pe care o desfășoară, de analfabetismul specialistului și de funcționarea defectuoasă a echipamentului.

Corectarea documentelor este foarte descurajată. Cu toate acestea, în unele cazuri, este imposibil să faci fără corectarea erorilor. Contabilul trebuie să corecteze greșeala făcută pe documentația primară după cum urmează:

• Tachiți intrarea incorectă cu o linie subțire, astfel încât să fie clar vizibilă.
• Scrieți informațiile corecte deasupra liniei tăiate.
• Verifică „Corrected Believe”.
• Indicați data ajustării.
• Semn.

Utilizarea agenților corectivi nu este permisă.

Lucrul cu documentele primite

Procesul de procesare a documentelor primite include:

• Determinarea tipului de document. Documentele de contabilitate conțin întotdeauna informații despre tranzacțiile comerciale finalizate. De exemplu, acestea includ o factură, o comandă de primire a fondurilor etc.
• Verificarea detaliilor destinatarului. Documentul trebuie adresat unei anumite companii sau angajatului acesteia. În practică, se întâmplă ca documentele pentru achiziționarea materialelor să fie eliberate special către companie, deși contractul cu furnizorul nu a fost încheiat.
• Verificarea semnăturilor, a sigiliilor. Persoanele care semnează documentul trebuie să aibă autoritatea în acest sens. Dacă vizualizarea documentelor primare nu este de competența angajatului, atunci acestea sunt invalidate. În ceea ce privește printurile, în practică apar adesea erori în acele întreprinderi care au mai multe sigilii. Informațiile de pe amprentă trebuie să se potrivească cu tipul de document pe care se află.
• Verificarea stării documentelor. În cazul constatării deteriorării pe hârtii sau a lipsei oricăror foi, este necesară întocmirea unui act, o copie a căruia să fie trimisă contrapartidei.
• Verificarea valabilității evenimentului reflectat în document. Angajații întreprinderii trebuie să confirme informațiile despre faptul tranzacției. Documentele privind acceptarea obiectelor de valoare sunt certificate de managerul depozitului, termenii contractului sunt confirmati de comerciant. În practică, există situații în care un furnizor primește o factură pentru bunuri pe care compania nu a primit-o.
• Definiți perioada căreia îi aparține documentul. Când procesați lucrările primare, este important să nu înregistrați aceleași informații de două ori.
• Definește secțiunea de contabilitate. La primirea primaruluidocumentație, este necesar să se stabilească în ce scopuri vor fi utilizate valorile livrate. Acestea pot acționa ca active fixe, materiale, active necorporale, bunuri.
• Determinați registrul în care va fi depus documentul.
• Înregistrați hârtie. Se efectuează după toate verificările.

Lucrează cu documentele trimise

Prelucrarea acestui tip de documentație este oarecum diferită de cea de mai sus.

În primul rând, un angajat autorizat al întreprinderii formează o versiune nefinalizată a documentului trimis. Pe baza acestuia, este în curs de elaborare un proiect de lucrare. Acesta este trimis managerului pentru aprobare. Cu toate acestea, un alt angajat cu autoritatea corespunzătoare poate aproba și proiectul de document.

După certificare, proiectul este întocmit conform regulilor stabilite și trimis destinatarului.

Planificarea fluxului de lucru

Această etapă este necesară pentru a asigura primirea, trimiterea și procesarea promptă a documentației. Pentru organizarea competentă a circulației documentelor la întreprindere se elaborează grafice speciale. Acestea indică:

• Locul și termenul de înregistrare a lucrărilor primare.
• Numele și funcția persoanei care a pregătit și a transmis documentele.
• Conturi derivate din valori mobiliare.
• Ora și locul pentru păstrarea documentației.

Registre de contabilitate

Sunt necesare pentru înregistrarea documentației primare. În același timp, pelucrările sunt marcate cu o marcă contabilă. Este necesar să se prevină reînregistrarea documentelor.

Lucrările primare pot fi stocate în registre electronice. Cu toate acestea, la cererea agențiilor guvernamentale sau a contrapărților, întreprinderea trebuie să furnizeze copii pe hârtie.

Funcții de recuperare a documentelor

În prezent, nu există o procedură clară pentru restaurarea documentelor în regulament. În practică, acest proces include următoarele activități:

• Numirea unei comisii care să investigheze motivele pierderii sau distrugerii documentelor. Dacă este necesar, șeful întreprinderii poate implica organele de drept în procedură.
• Apel la o organizație bancară, la contrapărți pentru copii ale documentelor primare.
• Corectarea declarației de impozit pe venit. Necesitatea de a trimite un raport actualizat se datorează faptului că costurile nedocumentate nu sunt recunoscute drept cheltuieli în scopuri fiscale.

În cazul pierderii documentației primare, IFTS va calcula valoarea deducerilor fiscale pe baza documentelor disponibile. În același timp, există posibilitatea ca autoritatea fiscală să aplice măsuri de răspundere sub forma unei amenzi.

Greșeli frecvente în procesul de emitere a lucrărilor primare

De obicei, deținătorii de evidențe comit următoarele încălcări:

• Completați formulare care nu sunt unificate sau aprobate de șeful întreprinderii.
• Nu specifica detalii saureflectați-le cu erori.
• Nu aprobați documente cu semnătura lor și nu permiteți angajaților care nu au autoritate să semneze acte.

Documentația care confirmă faptele tranzacțiilor comerciale este extrem de importantă pentru întreprindere. Designul său trebuie abordat cu mare atenție. Orice greșeală poate duce la consecințe negative.