Programa fluxului de documente pentru politica contabilă: eșantion. Regulamentul privind politica contabila

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Fluxul de documente al unei întreprinderi este sistemul ei nervos central. Reglementarea legislativă a activității antreprenoriale este în continuă creștere și îmbunătățire. Nu doar organizarea corectă a mișcării formei scrise a documentelor este importantă, problema suportului electronic pentru funcționarea întreprinderii a devenit urgentă. În multe domenii ale fluxului de documente, schimbul electronic de informații a devenit obligatoriu.

Documentele primare nu sunt întotdeauna întocmite inițial în scris, dar oricare ar fi documentul, acesta are anumite proprietăți, timp de existență și deplasare specifică prin departamente și angajați. Dimensiunea întreprinderii, forma sa juridică, domeniul de competență și domeniul de activitate nu contează, dar programul fluxului de lucru pentru politica contabilă la întreprindereeste mai bine să-l proiectați chiar înainte de a începe.

Politica contabilă este o componentă obligatorie a fluxului de lucru

Reglementările privind politicile contabile sunt în vigoare încă de pe vremea URSS, din 1983! Contabilitatea nu a fost niciodată inima unei afaceri, dar a fost întotdeauna coloana vertebrală a acesteia.

Răspunderea pentru elaborarea politicilor contabile cade de obicei pe umerii contabilului-șef și este aprobată de șeful întreprinderii. Documentul principal trece prin următoarele etape:

1. Creați sau primiți.
2. Acceptare și procesare.
3. Transfer în arhivă.

Orice acțiune cu un document principal este caracterizată prin:

• sursa sau expeditorul documentului;
• destinatar sau interpret;
• data acceptării pentru execuție;
• timp de execuție;
• destinația rezultatului execuției.

Orice document primar are un conținut semnificativ, iar în procesul de deplasare este furnizat cu indicatori de stare care vă permit să monitorizați conformitatea cu politica contabilă aprobată de întreprindere.

De obicei, se întocmește un program de flux de lucru pentru politica contabilă în contabilitate, dar este disponibil și obligatoriu pentru toate departamentele întreprinderii din competența lor.

Cerințe legale obligatorii

Este necesară dovada documentară a cheltuielilor. Și ca și până acum, aceasta este prezența efectivă a unui document scris întocmit în conformitate cu legislația în vigoare și localăreglementarea întreprinderii. Timpul este de asemenea important.

Codul fiscal al Federației Ruse necesită confirmarea tuturor tranzacțiilor. Aceasta este una dintre principalele condiții pentru contabilizarea costurilor la calcularea impozitului pe venit. Cu toate acestea, circulația documentelor nu satisface întotdeauna cerințele activităților de producție: plata poate fi efectuată, iar materialele pot întârzia livrarea, mărfurile au fost expediate, dar consumatorul nu a plătit. Drept urmare, unele documente primare întârzie termenele limită în raport cu altele.

Situațiile neprevăzute sunt întotdeauna suficiente, dar programul fluxului de lucru pentru o politică contabilă este un exemplu de flux ideal de documente. Sunt permise abateri de la plan, dar trebuie reduse la minimum pe cât posibil, iar programul trebuie să prevadă responsabilitatea fiecărui interpret.

Indicatori de stare a documentului

Este greu să găsești o întreprindere care să nu folosească un program electronic de gestionare a documentelor, dar chiar și într-o întreprindere care nu are un singur computer, crearea sau primirea unui document primar este însoțită de crearea unui „indicator” al stării sale.

Pentru întreprinderile mari cu numeroase divizii și sucursale îndepărtate, urmărirea stării tuturor documentelor este un proces de producție obligatoriu și separat. Aici, programul fluxului de lucru pentru politica contabilă este un exemplu, iar starea reală este baza pentru optimizarea programului, clarificarea termenelor limită și pedepsireainfractori și identificarea modalităților de a rezolva dificultățile de producție emergente.

Este important de reținut că multe evenimente sunt extrem de critice în timp:

• oferă declarații fiscale;
• plată taxe;
• depunerea declarațiilor electronice;
• alte acțiuni obligatorii din punct de vedere juridic.

Dacă încălcările ciclului intern de producție pot fi cumva nivelate, atunci în relațiile cu agențiile guvernamentale acest lucru este inacceptabil și este plin de sancțiuni sau pierderi grave.

Programa fluxului de documente pentru politica contabilă: exemplu de conținut

Forma documentului descris nu este esențială. Ca de obicei, este elaborat de contabilul șef, aprobat de șeful întreprinderii și este un tabel. Vă aducem la cunoștință un exemplu de astfel de diagramă.

Fiecare document are un nume, iar toate rândurile tabelului sunt numerotate. Sunt necesare minimum două coloane:

• crearea sau primirea unui document;
• verificarea și procesarea documentului.

Prima coloană conține două poziții:

• responsabil (angajat, departament);
• data de execuție.

A doua coloană - trei până la patru poziții:

• responsabil pentru verificare (execuție);
• data execuției;
• termen de transfer către organizația-mamă;
• forma de înregistrare a rezultatului executării.

Întreprinderile nu sunt limitate în formularea titlului tabelului care reflectă programulfluxul documentelor pentru politica contabilă. Exemplul de mai jos arată una dintre opțiuni.

Este important ca logica tabelului să reflecte cu acuratețe: ce document, cum apare, de către cine și unde este trimis, de către cine și când este executat și unde este trimis rezultatul. În plus, este posibil să se prevadă livrarea efectivă a elementului primar cheltuit către arhivă. De obicei, programul fluxului de lucru pentru politica contabilă a unei instituții guvernamentale este însoțit de reglementări pentru lucrul cu documentele de arhivă. În ceea ce privește entitățile de stat, acest lucru este consacrat prin lege.

Arhivele documentelor și perioadele de păstrare

Arhivele (chiar și pentru întreprinderile mijlocii) ating rapid dimensiuni impresionante. Este o practică bună să însoțiți un exemplu de program al fluxului de lucru pentru politicile contabile cu recomandări suplimentare privind arhivarea și lucrul cu documente de arhivă pentru repetarea de către sucursale.

Legislația stabilește perioade diferite de păstrare pentru diferite documente. Politica contabilă a sediului central nu trebuie să fie aceeași cu cea a sucursalei. Sfera de competență a diferitelor departamente ale întreprinderii poate fi radical diferită. Dar este recomandabil să construiți logica construirii unui program, identificarea fără ambiguitate a documentelor, etapele trecerii acestora, reguli de urmărire a indicatorilor și reglementări pentru arhivare într-un singur mod.

Unificarea politicilor contabile și, în special, munca de arhivă, este esențială pentru optimizarea infrastructurii unei întreprinderi șiinformații despre trafic.

Orice afacere nu este controlată doar de organele de stat, ci și de propria conducere și fondatori. Ultima soluție nu este de obicei înclinată să înțeleagă nuanțele și acționează conform unui singur algoritm strict.

Caracteristici ale politicilor contabile din sectorul privat

Multe organizații nu se limitează la normele prevăzute de legislație, ci își dezvoltă propriul cadru de reglementare. Puteți găsi adesea un program de flux de lucru pentru politica contabilă a SRL, cooperativă de producție, parteneriat, fond și alt tip de entitate juridică în formatul propriei versiuni a ideii de procese de afaceri și construcția lor în practică, într-un mod real. întreprindere.

O diferență semnificativă între sectorul public și afacerile private sunt oportunitățile financiare mai largi care fac posibilă bazarea infrastructurii unei întreprinderi pe un sistem costisitor popular, de exemplu, bazat pe soluția Oracle Primavera Instantis. Oracle are o mulțime de astfel de idei scumpe, dar nu orice întreprindere le poate achiziționa și dispune de echipament suficient pentru a le opera.

Software de gestionare a documentelor

O trăsătură caracteristică care afectează implementarea politicilor contabile este disponibilitatea unui software de în altă calitate, costisitor, complex și la cerere. Multe companii mari achiziționează soluții noi care permit procesarea distribuită a unor cantități uriașe de informații.

Cu toate acestea, această abordare radicală pe teren diferă puțin desituația în întreprinderile mijlocii și mici. Nici măcar nu poți menționa organizațiile guvernamentale. Până în prezent, Excel și produse similare cu scop universal și dezvoltări de software proprietar domină peste tot.

Această circumstanță (coexistența unui sistem informațional serios și a mai multor programe proprietare) indică faptul că software-ul din acest domeniu are nevoie de îmbunătățiri constante.

Pe baza celor de mai sus, la elaborarea unei politici contabile pare oportun ca o întreprindere să se concentreze nu pe software-ul utilizat, ci pe momentul de reglementare și pe conformitatea prevederilor legale din programul de lucru cu legislația în vigoare și nevoia reală pentru o anumită întreprindere.