Ce este documentația primară în contabilitate? Definiție, tipuri, caracteristici și cerințe pentru umplere

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Contabilitatea oricărei întreprinderi se ocupă de raportarea primară. Lista documentației primare în contabilitate include mai multe documente obligatorii. Fiecare dintre ele este legată de etapele procesului de afaceri. Dacă angajații organizației nu mențin documentația principală în „1C: Contabilitate”, compania se va confrunta cu sancțiuni tangibile.

Ce este asta?

Contabilitatea documentației primare în contabilitate este o prioritate maximă. Toate activitățile desfășurate în această direcție sunt reglementate de Legea federală „Cu privire la contabilitate”. Așadar, în primul paragraf al capitolului al nouălea se spune că orice lucrare corect executată și certificată de conducere, care reflectă diverse episoade ale activităților comerciale ale companiei, poate fi denumită documentație primară. Apropo, aceste episoade se numesc:

• primirea de bani pentru bunuri sau servicii furnizateîntreprindere;
• transfer de fonduri pentru bunurile și materialele primite.

Astfel, pe lângă lista obligatorie a documentației primare în contabilitate, există una suplimentară. Se întocmește de obicei la cererea conducerii companiei. Și introduc formulare în el care conțin informații despre compensații reciproce care nu au o bază financiară.

Caracteristici de lucru cu documentația principală în contabilitate

Primul lucru la care ar trebui să acordați atenție este că toate formularele „primare” trebuie să fie asociate cu transferul de fonduri. Prin urmare, nu ar trebui să includeți o împuternicire pentru a primi documente în această listă.

Depozitarea acestui tip de hârtie se efectuează timp de cel puțin cinci ani de la data semnării. În timpul controalelor fiscale, inspectorul solicită documentație primară pentru o perioadă de unul până la trei ani. Astfel, lucrările cu o perioadă mai lungă pot fi trimise la arhivă pentru depozitare. După cinci ani, pot fi eliminate complet. Distrugerea „primarului” se realizează în conformitate cu carta internă a companiei și cu legislația țării. Această procedură este destul de complexă și consumatoare de timp. Prin urmare, multe întreprinderi păstrează „primarul” atâta timp cât există un loc în departamentul de contabilitate. Perioada de depozitare a lucrărilor în arhiva din Rusia nu este limitată în niciun fel.

Lista

Pentru a înțelege ce este documentația primară în contabilitate, trebuie să știți ce tipuri de documente include aceasta. Trebuie amintit acel discurseste despre lucrări legate de mișcarea fondurilor. Iată o listă cu ceea ce este inclus în documentația principală în contabilitate:

1. Contract.
2. Factură pentru plată.
3. Numerar și chitanțe din vânzări.
4. Forme de raportare stricte.
5. Acte.
6. facturi.

Mai multe informații despre fiecare dintre aceste documente principale sunt furnizate în paragrafele următoare.

Acord

Acest articol provoacă multe controverse în rândul angajaților departamentului de contabilitate. Cert este că documentația primară din departamentul de contabilitate ar trebui stocată în orice caz, dar contractele ajung uneori la avocați sau chiar la departamentul de personal. Dar există o altă față a monedei. La urma urmei, contractul stă la baza tranzacției legate de mișcarea fluxurilor de numerar.

Factură

Acest formular se referă la documentația primară din departamentul de contabilitate. Ce este un cont, știe fiecare participant la procesul de afaceri. De fapt, acest document stă la baza transferului de fonduri pentru bunurile sau serviciile primite. Dacă una dintre părți acceptă contul, înseamnă că ea este de acord tacit cu tranzacția. De asemenea, poate conține informații referitoare la un acord anterior. Factura conține nu numai aceste date, ci și procedura de returnare a fondurilor în cazul acestei necesități.

scrisoare de trăsură

Această lucrare este unul dintre cei mai străluciți reprezentanți ai documentației primare în contabilitate. Ideea este că înindică o listă completă a mărfurilor expediate cumpărătorului. În acest caz, vorbim atât de produse finite, cât și de materii prime. O scrisoare de trăsură se întocmește într-un număr nelimitat de exemplare. Acest moment nu are o reglementare clară și de fapt se bazează doar pe câte părți au nevoie de acest tip de document. Adică, câți participanți la tranzacție, atât de multe copii ar trebui furnizate. Merită să ne amintim că sunt valabile doar acele formulare pe care este semnată semnătura persoanei responsabile. Sigiliul sau ștampila nu sunt necesare în această situație.

Act de acceptare-transfer

Angajații obișnuiți ai acestui departament sunt angajați în prelucrarea documentației primare în departamentul de contabilitate. Cel mai adesea, ei primesc certificate de muncă (servicii) efectuate ca document justificativ. Această lucrare, după cum sugerează și numele, este întocmită după prestarea de servicii sau efectuarea muncii. Actul de acceptare si transfer, semnat bilateral, este considerat valabil. Există momente când una dintre contrapărți refuză să aprobe documentul. În această situație, formularul poate fi certificat de către o singură parte, dar cu condiția ca observatori să fie prezenți la semnarea acestuia. Pe lângă informațiile de bază, actul de acceptare și transfer poate include date de natură clarificatoare sau clarificatoare. De regulă, acestea sunt introduse într-un tabel special format. În ceea ce privește aprobarea ștampilei, este întotdeauna binevenită, dar dacă nu există tipărire, aceasta nu invalidează hârtia. Este de remarcat faptul că atunci când se menține documentația primară în contabilitate, un act care reflectă mișcarea mijloacelor fixeîntreprinderile ar trebui, de asemenea, să fie incluse în lista documentelor primare.

Salarizare

Acest tip de documentație primară reflectă mișcarea fondurilor între întreprindere și angajații săi. Pe lângă suma de bază a salariului, aceasta include toate bonusurile și compensațiile. În această situație, contabilul șef împreună cu șeful întreprinderii acționează ca martor al declarației. Pentru ca documentul să fie valabil și să intre în vigoare, acesta trebuie ștampilat. Dacă acest lucru nu se face, formularul poate fi considerat nevalid. Este de remarcat faptul că acest sigiliu este opțional în cele două documente de mai sus.

Documente de numerar

Această listă include următoarele forme:

• comandă de primire,
• notă de plată,
• carte de numerar.

Această documentație principală conține cele mai complete informații cu privire la mișcarea fondurilor. Mandatele de numerar sunt împărțite în mai multe tipuri. Deci, cel mai adesea în activitatea de contabilitate, sunt utilizate KO-1, KO-2 și KO-4. Ele reflectă toate faptele vieții economice a organizației. Astfel, în timpul unui control fiscal, inspectorii sunt cei mai pretențioși în privința lor. Pe lângă aceste tipuri, există forme KO-3 și KO-5. Al treilea este un registru al comenzilor de numerar, iar al cincilea ia în considerare mișcarea numerarului în întreprindere. De regulă, inspectorii acordă mult mai puțină atenție acestor tipuri de documente primare. În ceea ce privește stocarea și înregistrarea acestora, aceste proceseefectuată în conformitate cu procedura generală.

Separare în funcție de stadiul tranzacției

Orice tranzacție este împărțită în trei etape. Și fiecare dintre ele are o documentație specifică.

În primul rând, părțile sunt întotdeauna de acord cu privire la termenii tranzacției. În acest moment, ei încheie un acord și emit facturi de plată. După aceea, una dintre părți face o contribuție la cerere. Iar în sprijinul acesteia, plătitorul este obligat să prezinte documente justificative. Dacă fondurile au fost trimise din contul curent, atunci trebuie prezentat un extras. În cazul în care plata se face în numerar, confirmarea se realizează prin furnizarea de cecuri de casierie, formulare stricte de raportare sau chitanțe. Etapa finală a oricărei tranzacții este furnizarea de bunuri sau servicii plătite. Acest moment trebuie confirmat printr-un act de muncă prestat (servicii) sau o scrisoare de însoțire, dacă vorbim de diverse tipuri de produse.

Completați cerințele

Pentru un flux de lucru adecvat, nu este suficient doar să știi ce este documentația primară în contabilitate. Este important să luați în considerare cerințele de bază pentru completarea acestuia. În primul rând, fiecare formular trebuie să aibă propriul nume. De asemenea, redactorul documentului este obligat să indice data formării acestor rapoarte și denumirea întreprinderii. O întreprindere se referă la un furnizor, antreprenor sau cumpărător. Detalii bancare,inițialele funcționarilor și denumirea operațiunii sunt afișate și în coloane separate ale documentației primare din compartimentul de contabilitate. Toată lumea știe care este numele operațiunii, nu uitați decât că această valoare trebuie exprimată în formă cantitativă. Momentul final în pregătirea acestui tip de hârtie este semnătura și sigiliul persoanelor responsabile.

Editare

În tratarea unui număr mare de documente, angajații fac adesea greșeli. Acestea trebuie corectate în conformitate cu regulile stabilite de lege. Există două tipuri de editări:

1. Pentru responsabilitate strictă. Dacă trebuie făcută o corecție minoră în formular, atunci persoana responsabilă este obligată să taie linia incorectă cu o linie subțire și să indice intrarea corectă deasupra acesteia. Pentru a confirma acuratețea modificărilor efectuate pe hârtie, este necesar să scrieți „Crederea corectată” și să certificați formularul cu semnătura și sigiliul unui funcționar. Dacă documentul nu poate fi corectat punctual, atunci persoana responsabilă este obligată să tache din colț în colț formularul întocmit incorect cu o linie roșie subțire. De asemenea, trebuie să fie marcat „Anulat”. După crearea instanței corecte, este interzisă distrugerea celei eronate.
2. Pentru documentație nestrictă. În acest caz, formularul deteriorat este distrus și este creată o hârtie cu informațiile corecte.

Merită să știți că barajele trebuie făcute numai cu o linie foarte subțire. Dacă un angajattaie textul în așa fel încât să devină ilizibil, aceasta este o greșeală foarte gravă.