Controlul în întreprindere: instrumente, scopuri și obiective

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2024-01-17 19:05

Cei care aud cuvântul „control” pentru prima dată își imaginează de obicei că controlează ceva, dar de fapt nu este deloc așa. Controlul într-o întreprindere este un sistem complex care are ca scop îmbunătățirea proceselor financiare, de personal și tehnologice pentru a obține funcționarea eficientă a organizației în ansamblu. Spre deosebire de control, care este conceput pentru a identifica problemele și greșelile făcute în trecut, controlul urmărește construirea unui sistem de management al proceselor în companie care se concentrează pe treburile curente și viitoare. De ce este atât de important?

Serviciul de control la întreprindere este un element important, deoarece angajații săi pot minimiza pierderea de resurse, pot analiza planurile actuale și viitoare și, de asemenea, pot identifica eventualele erori, adică cele care pot fi făcute în cursul activitatile firmei. Cu toate acestea, pentru a înțelege care este acest tip de activitate, este important să studiem mai detaliat caracteristicile și punctele cheie ale acestuia. Acest articol va discuta conceptele de bază, scopurile și obiectivelecontrol, precum și conceptele, instrumentele și funcțiile sale.

Concepte și definiții

Controlul este o nouă direcție în sistemul de management, așa că astăzi nu există o definiție clară a acestui concept. Cu toate acestea, există mai multe definiții care sunt cele mai populare și reflectă esența acestui termen.

Originea sa este legată de verbul englezesc a controla. În traducere, „controlul” înseamnă „management, supraveghere, control, management, reglementare”. Cu toate acestea, o astfel de descriere nu este suficientă pentru a înțelege esența acestui fenomen, așa că merită să luăm în considerare următoarele două definiții mai precise.

Controlul este un domeniu separat de activitate în organizații, care este asociat cu implementarea funcției economice și are ca scop luarea deciziilor strategice și operaționale corecte de către management.

Controlul este un set de acțiuni care vizează susținerea tuturor proceselor cu informațiile și suportul analitic necesar pentru luarea deciziilor corecte de management. Cel mai adesea, acestea au ca scop creșterea profiturilor în organizație.

Controlul modern într-o întreprindere trebuie să includă în mod necesar un sistem de management al calității, managementul riscului și un sistem de indicatori cheie, precum și managementul proceselor în implementarea oricărui tip de planificare.

Obiective și obiective

Pe baza conceptelor de bază, putem concluziona că principalulscopul controlului într-o întreprindere este orientarea tuturor proceselor de management spre atingerea unor scopuri, care se pot exprima în îmbunătățirea produselor, atingerea unui nivel adecvat de competitivitate etc. Cu alte cuvinte, scopul este de a menține managementul eficient al organizației. Care este scopul lui?

În funcție de obiectiv, se disting următoarele sarcini principale de control în administrarea unei companii:

• dezvoltarea metodologiei de planificare și organizarea acesteia;
• contabilitate, inclusiv colectarea de informații și prelucrarea acestora;
• control;
• organizarea de evenimente speciale ale sistemului de observare.

Aceste sarcini, rezumate, au subsarcini specifice care trebuie îndeplinite de serviciul sau departamentul căruia i se încredințează funcția de control. Dezvoltarea unei metodologii de planificare și organizarea acesteia include următoarele:

• asigurarea creării unui cadru de reglementare care va ajuta la implementarea previziunilor de dezvoltare a companiei;
• oferind consiliere persoanelor care dezvoltă planuri strategice;
• coordonarea lucrărilor în pregătirea diverselor planuri, în stabilirea obiectivelor principale ale companiei și a bugetului;
• participarea la discuții și definirea parametrilor (calitativi și cantitativi) ai lucrării.

Sarcina de contabilitate include următoarele:

• dezvoltarea structurii de transmitere și primire a informațiilor;
• crearea unui sistem de suport informațional pentru a oferi referințe, informații șiraportează persoanelor responsabile cu un anumit proces în conducerea companiei;
• determină necesitatea de a furniza informațiile necesare managerilor sau altor persoane responsabile;
• comparând planurile și rapoartele și compilarea documentației de raportare intermediară care arată progresul planurilor;
• analiza abaterilor de la planuri, identificarea cauzelor posibile și elaborarea de propuneri pentru prevenirea influenței factorilor negativi care au cauzat întreruperi în muncă.

Sarcina de control include:

• monitorizarea implementării planurilor care vizează atingerea obiectivelor strategice;
• monitorizarea stării condițiilor de mediu legate de elaborarea planurilor strategice;
• monitorizarea punctelor slabe care au fost identificate în timpul planificării sau revizuirii progresului programului.

Sarcina de a organiza evenimente pentru un sistem special de observare prevede următoarele:

• dezvoltarea unui cadru de reglementare pentru obținerea și furnizarea de informații în cadrul organizației;
• dezvoltarea activităților care oferă informații suplimentare și suport analitic.

Un loc special în sistemul de control al finanțelor, personalului și resurselor este contabilitatea. De regulă, raportarea tradițională implică o concentrare pe trecut și o prezentare a datelor faptice despre procesele și fenomenele trecute, în timp ce raportarea în control este axată pe viitor.

Astfel, puteți observa că organizarea controlului în întreprindere contribuie la creareacontrolul curent asupra proceselor pentru a determina consecinţele anumitor decizii de management. De asemenea, se poate spune că introducerea controlului vă permite să salvați conducerea companiei de la luarea unor decizii pripite sau neprofitabile care implică o risipă de resurse.

Metode

Pentru a îndeplini toate sarcinile stabilite la conducerea unei organizații, controlul implică utilizarea următoarelor metode științifice generale:

• analiza;
• deducere;
• inductie;
• specificație;
• abstracție;
• sinteză;
• analogie;
• simulare.

După ce au fost luate în considerare scopurile, obiectivele și metodele acestui domeniu de activitate, este extrem de important să ne oprim asupra funcțiilor sale.

Funcții

Sistemul de control al întreprinderii include funcții de bază precum:

• informațional;
• contabilitate și control;
• analitic;
• funcție de planificare.

Și, de asemenea, în mod condiționat, pot fi distinse trei funcții, care vor fi o combinație a celor de mai sus - servicii, comentarii și management.

Motive pentru control

La începutul secolelor al XIX-lea și al XX-lea, mulți lideri americani în procesul de conducere a organizațiilor s-au confruntat cu o nevoie urgentă de a îmbunătăți metodele de contabilitate economică și de control financiar. Primele încercări de îmbunătățire a sistemului contabil au arătat așamod - șefii întreprinderilor atribuite finanțatorului șef și secretarului companiei sarcina de a furniza informații analitice asupra problemelor părții economice și economice. Astfel, s-a format o relație de lucru strânsă între serviciul financiar și persoana care îl asistă pe directorul executiv. Ulterior, s-a constatat că, din cauza varietății de informații și a necesității detaliilor acestora, este mai oportun să se încredințeze această sarcină funcționarilor individuali. Astfel, a avut loc introducerea controlling-ului în întreprindere.

Se pot distinge următoarele condiții preliminare pentru apariția controlului:

• criză economică globală;
• complicarea și înăsprirea sistemului de impozitare pentru antreprenori;
• complicarea formelor de finanțare.

Dezvoltarea controlului ca ramură a științei economice se datorează următoarelor motive:

• internaționalizarea și diferențierea companiilor;
• schimbarea tehnologiilor implicate în zonele de producție;
• complicație a sistemului de management al întreprinderii;
• complicarea mediului extern;
• complicarea proceselor de comunicare pentru luarea deciziilor de management, ceea ce a condus la o nevoie urgentă de personal competent în domeniul ingineriei și organizării sistemelor.

Astăzi, mulți șefi de întreprinderi străine notează că, după crearea departamentelor de control la întreprindere, de exemplu, veniturile companiei au crescut, utilizarea resurselor financiare, umane și de altă natură a devenit mai corectă și a reușit într-un mod semnificativ.reduceți costurile.

Serviciul de controlling din organizație se confruntă cu o sarcină foarte serioasă - de a asigura colectarea promptă și pregătirea unei analize detaliate a informațiilor privind toate costurile disponibile în vederea administrării întreprinderii. Directorul întreprinderii, șeful serviciului financiar și șefii departamentelor de producție trebuie să primească informații în timp util și regulat, astfel încât, în cazul unor eventuale abateri, să poată lua măsurile potrivite și să corecteze activitatea întregii întreprinderi.

Concepte

Astăzi, conceptul german și american de control se distinge în literatura economică. În general, aceste concepte sunt foarte asemănătoare între ele, dar principala lor diferență este că primul este mai concentrat pe luarea în considerare a problemelor contabilității interne și analizei mediului intern al organizației, iar al doilea este mai concentrat pe problemele de mediul extern cu care compania este strâns interconectată.

Este de remarcat faptul că conceptul german a câștigat o acceptare mai largă. Conform acestui concept, sarcina centrală este de a rezolva problemele contabilității interne într-o formă planificată, de control și documentară.

Conceptul american pune în prim plan și soluționarea problemelor legate de forma planificată, control și documentară a contabilității interne, dar aici locul central este acordat și soluționării problemelor de evaluare a mediului extern și detaliat al acestuia. analiză.

Unelte

Instrumentele de control sunt un set de acțiuni care vă permit să efectuați anumite funcții și sarcini. Aceste instrumente pot fi clasificate cacriterii:

• perioadă de valabilitate (strategică sau operațională);
• scop (în funcție de sarcini).

Pentru a înțelege clar care sunt principalele instrumente utilizate în control și în ce circumstanțe sunt cel mai bine utilizate, luați în considerare tabelul de mai jos.

Domeniul de aplicare	Set de instrumente	Perioada de valabilitate
Contabilitate	Rapoarte de activități comerciale Formulare de înregistrare Cifre contabile Metode de analiză de raportare	Operațional
Organizarea fluxurilor de informații	Sistem de gestionare a documentelor	strategic
Planificare	Lucrul cu volume de comenzi Analiza punctului de rupere analiza ABC Analiza punctelor slabe ale firmei Analiza proiectelor de investiții Analiza reducerii Analiza modelelor de vânzări și consum Evaluarea rentabilității începerii producției de materii prime pentru fabricarea produselor proprii Estimarea curbei de învățare Metode logistice Evaluare comparativă Evaluarea potențialului firmei Analiza SWOT Hărți de percepție Măsurarea calității serviciilor Diagrama Gantt Calcul la nivel de inventar Planificarea capacității Preț Analiza barierelor de intrare Planificarea rețelei și altele	strategic
Monitorizare și control	Sistem de avertizare timpurie Analiza costurilor Analiza corespondenței indicatorilor (planificați și efectivi) Analiza decalajului	strategic

Chestiunea alegerii instrumentelor de control ar trebui abordată cu precauție extremă. De exemplu, pentru o organizație care operează pe o piață de oligopol sau monopol, nu are absolut niciun rost să folosești analiza concurenței.

Instrumentele de mai sus pentru controlul finanțelor pot simplifica foarte mult procedura de dezvoltare economică și pregătirea documentației de planificare și raportare.

Control strategic și operațional

Există două tipuri de control, care diferă în funcție de perioada de acțiune, precum și de sarcini și modalități de a le rezolva.

Controlul strategic vizează implementarea de programe, strategii pe termen lung. Scopul său este de a forma un sistem clar de planificare care să vă permită să gestionați în mod fiabil compania, ceea ce va duce la o creștere a profiturilor.

A. Galweiter (om de știință-economist) în scrierile sale a identificat opt domenii pe care controlul strategic ar trebui să le acopere, și anume:

1. Determinarea caracterului complet al planurilor companiei, precum și a conținutului lor formal și financiar.
2. Controlul instabiluluicondițiile din cadrul organizației și din mediul extern, care sunt strâns legate de implementarea planurilor strategice ale companiei.
3. Controlul asupra adoptării deciziilor importante și implementării acestora, pe baza aspectului de timp.
4. Urmărirea implementării planurilor, în special în etapele dificile sau importante ale implementării acestuia.
5. Răspuns în timp util la condițiile externe și interne negative care pot cauza prejudicii financiare organizației sau pot genera un produs secundar al activității.
6. Urmărirea situației strategice a firmei pe baza evaluărilor regulate.
7. Verificarea delimitării unităților strategice ale întreprinderii.
8. Monitorizarea conformității cu principiile definitorii ale întreprinderii, care au fost definite anterior.

Se pot distinge următoarele sarcini ale acestui tip de control:

• definiți obiectivele cantitative și calitative;
• responsabilitate pentru planificare;
• elaborarea unui sistem de strategii alternative;
• determinarea punctelor critice din mediul intern și extern pentru sistemul de strategii alternative;
• identificarea și gestionarea punctelor slabe organizaționale;
• formarea unui tablou de bord;
• gestionarea abaterilor și indicatorii acestora;
• managementul motivației într-o instituție;
• gestionarea potențialului economic.

Controlul operațional într-o întreprindere diferă de strategic prin aceea că are ca scop să-i ajute pe manageri să obțină rezultate în scopuri pe termen scurt. Trebuie remarcat faptul că sarcina sa principală este prevenirea unei crizestarea în organizație și urmăriți progresul curent al activităților planificate.

Pentru a înțelege diferențele dintre aceste două specii, luați în considerare tabelul de mai jos.

Semne	Control strategic	Control operațional
Orientare	Mediul intern Mediu extern	Profitabilitate Eficiența costurilor
Nivel de control	Strategic (pe termen lung)	Tactic și operațional
Obiective	Crearea condițiilor de supraviețuire Efectuarea măsurilor anticriză Menținerea potențialului de succes	Asigurarea lichidității și a rentabilității
Sarcini principale	Definiți obiectivele cantitative și calitative Responsabilitatea de planificare Dezvoltarea unui sistem de strategii alternative Determinarea punctelor critice în mediul intern și extern pentru sistemul de strategii alternative Identificarea și gestionarea deficiențelor organizaționale Analiza cost-eficacitate	Asistență metodologică în elaborarea bugetului Căutați punctele slabe pentru controlul tactic Determinarea setului de indicatoare controlabile în conformitate cu curentulobiective Comparație între indicatorii planificați și efectivi Determinarea impactului abaterilor asupra executării planurilor curente Motivație

Relația dintre controlul operațional și strategic

Aceste două tipuri de control sunt părți integrante unul de celăl alt. Cea mai importantă sarcină a controlului strategic este de a asigura existența pe termen lung a unei anumite întreprinderi și operațional - planificarea curentă și implementarea anumitor planuri de profit.

Relația dintre aceste două tipuri poate fi reprezentată ca astfel de proverbe:

• „a face ceea ce trebuie” este control strategic;
• „a face ceea ce trebuie” este operațional.

Astfel, putem concluziona că controlul operațional este o parte integrantă a implementării celui strategic.

Introducerea și organizarea serviciului

Dacă șeful întreprinderii a decis să implementeze un sistem de control, atunci va trebui mai întâi să facă modificări în structura organizatorică și să creeze un serviciu (departament), care trebuie să fie direct subordonat directorului general sau șefului executiv. Serviciul de control poate include următorii specialiști:

• șef de serviciu;
• controller-curator de ateliere (diviziuni/diviziuni/departamente);
• contabil de management;
• Specialist în sisteme informatice.

Dacă volumele de producție saudimensiunea organizației este mică, atunci puteți combina funcțiile acestor zone și puteți exclude o poziție.

Pentru organizarea corectă a muncii la implementarea unui astfel de sistem, fiecărui specialist ar trebui să i se ofere fișe de post, a căror funcționalitate va fi determinată în funcție de nevoile întreprinderii.

Fiecare lider, în special acele întreprinderi situate în teritoriile post-sovietice, trebuie să-și amintească că introducerea unor metode inovatoare de management poate provoca critici din partea personalului, și în unele cazuri chiar respingere totală. Prin urmare, înainte de a începe activitatea serviciului de control, este necesar să se prezinte inovații și să se transmită în atenția tuturor angajaților principalele sarcini, scopuri și funcții principale pe care le va îndeplini această unitate structurală.

De asemenea, este de remarcat faptul că implementarea unui astfel de serviciu ar trebui să fie etapizată și să includă o etapă pregătitoare în care se studiază starea întreprinderii, apoi implementarea propriu-zisă și, în final, o etapă de automatizare, dacă este necesar.

Concluzie

În general, controlul reflectă o gamă largă de discipline economice și manageriale științifice - management, planificare strategică, cibernetică, teorie economică și așa mai departe. Datorită acestui fapt, un manager profesionist sau o echipă de mai mulți specialiști încredințați cu funcția de control este capabil să rezolve probleme de producție, economice și de personal, ținând cont de diversitatea și gama largă de probleme ale acestei activități. De aceea, prezența unui sistem de control consacrat la întreprindere permite rezolvarea și, adesea, anticiparea problemelor, ceea ce, la rândul său, duce la un răspuns în timp util și la minimizarea diferitelor costuri și a pierderilor financiare grave..