Elemente ale mediului intern al organizației și caracteristicile acestora

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

O parte integrantă a efectuării unei analize SWOT este identificarea oportunităților și amenințărilor de pe piață, precum și determinarea punctelor forte și a punctelor slabe ale companiei, pentru care sunt analizate diverse elemente ale mediului intern al organizației.

Care este mediul intern al unei organizații?

Când vine vorba de mediul intern al unei organizații, înseamnă de obicei un set de elemente care pot fi influențate într-un fel sau altul, în comparație cu factorii de mediu care nu pot fi modificați. Deci, mediul intern al organizației include:

1. persoane.
2. Obiective.
3. Sarcini.
4. Tehnologie.
5. Structură.

Combinarea tuturor acestor elemente este esența organizației: oamenii, uniți într-o anumită structură, îndeplinesc o serie de sarcini, folosind anumite tehnologii pentru atingerea scopurilor finale.

Astfel, combinarea elementelor mediului intern al organizației poate fi sau nu eficientă. Sarcina analizei este de a identifica acele procese care sunt configurate ideal, precum și cele carereduceți profitabilitatea globală a companiei.

Cum sunt clasificate elementele mediului intern?

Principalele elemente ale mediului intern al organizației sunt de obicei clasificate în grupuri, sau așa-numitele felii:

• slice organizațională;
• reducere de marketing;
• tăiere cadru;
• slice de producție;
• slice financiară.

Pentru comoditatea analizei, elementele fiecărui grup sunt luate în considerare separat. În context organizațional, ei studiază trăsăturile întreprinderii din punctul de vedere al structurii organizatorice a companiei. Se acordă atenție atât relațiilor ierarhice din cadrul companiei, cât și sistemului de interacțiune între structurile individuale ale întreprinderii. Secțiunea de marketing oferă o idee despre gama de produse, caracteristicile și beneficiile acestora, factorii de preț, precum și metodele de vânzări și publicitate.

Avand in vedere reducerea financiara, se acorda atentie situatiilor financiare, dinamicii principalilor indicatori de costuri si profitabilitate. Se determină eficiența fluxului de numerar. La secțiunea de personal se are în vedere relația dintre conducere și personalul executiv și se efectuează analiza rezultatelor activității de muncă. Aceasta include și cultura corporativă sau organizațională a organizației, metode de stimulare și motivare a personalului.

Secțiunea a cincea - producție - include o listă de tehnologii, norme, reguli și standarde pentru producția de bunuri și controlul calității acestora. O varietate de dezvoltări inovatoare și cercetări științifice care vizează extinderea gamei sau îmbunătățirea proprietăților utile ale produsului, de asemeneaconsultați reducerea producției.

Personalul ca element al mediului intern

Sarcina abordării situaționale în analiza și luarea deciziilor manageriale este de a lua în considerare comportamentul angajaților individuali, grupurile acestora, precum și natura influenței personalului de conducere. Conform teoriei economice, personalul este unul dintre principalii factori de producție, totuși, în realitățile moderne, echipa de angajați devine un element important din punct de vedere strategic.

Sarcina managerială este de a organiza munca personalului cât mai eficient posibil, în timp ce mai multe componente ale acestui proces ar trebui luate în considerare:

• principii de recrutare și recrutare;
• adaptarea noilor angajați;
• monitorizarea personalului, metodele sale;
• motivarea și stimularea personalului;
• instruire, dezvoltarea personalului;
• crearea și menținerea culturii corporative.

Astfel, sistemul de cultură organizațională a organizației, ajustat necorespunzător la nivelul întreprinderii, poate deveni partea sa slabă și, ca urmare, îngreunează atingerea atât a obiectivelor pe termen scurt, cât și pe termen lung, precum și a sarcinilor intermediare.. Managementul echipei rămâne una dintre activitățile strategice ale liderilor.

Obiectivele companiei ca element al mediului intern

Când se analizează starea companiei și se planifică o strategie ulterioară, se stabilesc unul sau mai multe obiective. Sarcina conducerii companiei este să aleagă numai obiective realizabile care să corespundă stării pieţei şicompanie.

Având suficiente resurse financiare, personal și planificare eficientă se combină pentru a conduce la stabilirea corectă a obiectivelor. În același timp, lista obiectivelor generale ar trebui împărțită în sub-obiective sau sarcini, a căror responsabilitate pentru implementarea este distribuită între angajații sau departamentele organizației.

De exemplu, compania X, intrând pe piață cu produse produse în serie, își stabilește un obiectiv: să devină lider pe o anumită piață pe termen scurt. Totodată, Compania X a funcționat pe un alt segment, iar la analiza situațiilor financiare s-a constatat că există un împrumut de la bancă de valoare mare. În plus, analiza politicii de personal a arătat că departamentul de vânzări își îndeplinește funcțiile în mod ineficient și nu se realizează indicatorii planificați. Este evident că obiectivul stabilit de management nu este doar greu de atins, ci aproape imposibil.

Exemple de obiective corect formulate:

• atinge până la 60% cunoaștere a mărcii;
• crește cota de piață la 16%;
• pentru a intra în primele trei companii de pe piață;
• crește factura medie la 1500 de ruble;
• crește traficul pe site la 2000 de persoane pe zi.

Astfel, pentru a stabili obiective în mod eficient, managementul companiei trebuie să se bazeze pe cercetări de piață aprofundate și pe poziția actuală a companiei în aceasta.

Sarcinile companiei ca element al mediului intern

După întocmirea unei liste cu obiectivele companiei, este necesar să le împărțim în sarcini, adică în componente. Rare în orice organizațieeste stabilită o singură țintă. Deci, obiectivele strategice ale companiei sunt transformate în obiective operaționale pentru an, jumătate de an sau trimestru. În plus, obiectivul este împărțit într-o listă de sarcini specifice care trebuie îndeplinite pentru a obține rezultatul dorit.

Fiecare dintre sarcinile stabilite trebuie să aibă un rezultat final documentat, precum și departamentele și angajații specifici responsabili de implementarea acestuia. Iată un exemplu de conversie a unuia dintre obiective într-o listă de sarcini. Deci, pentru a atinge obiectivul de creștere a vânzărilor cu 25%, compania poate distribui sarcinile în acest mod:

1. Crește programul de întâlniri pentru fiecare manager de vânzări cu 5%. Responsabilitatea și controlul revin șefului de departament, Ivanov I. I.
2. Analiza preliminara a situatiei pietei de la departamentul de marketing, dezvoltarea unei firme de publicitate cu monitorizarea lunara a implementarii recomandarilor. Responsabil - Șef departament A. P. Petrov.
3. Extinderea echipei de vânzări la 20 de persoane până la sfârșitul anului. Responsabil - managerul de resurse umane A. I. Sidorov.
4. Deschiderea a 5 filiale noi în regiuni în 6 luni. Responsabil - Director adjunct pentru Dezvoltare G. I. Laptev, Manager HR A. I. Sidorov.

Astfel, șeful organizației poate controla procesul de realizare a scopului întreprinderii în etape, iar munca corectă a managerilor de personal va permite fiecărui angajat să fie personal responsabil pentru atingerea rezultatului general.

Tehnologii și locul lor în mediul intern

Procestransformarea materiilor prime în produse finite necesită anumite tehnologii. Dacă este o fabrică de conserve, atunci sunt necesare linii speciale, personal instruit, standarde aprobate și brevete înregistrate. Toate cele de mai sus se aplică tehnologiei pentru întreprinderi.

Oricât de surprinzător ar fi, tehnologia, ca element al mediului intern, este prezentă chiar și la micii antreprenori sau freelanceri. De exemplu, un fotograf sau un designer folosește software, echipamente și tehnologie speciale în munca lor, fără de care este pur și simplu imposibil să rămână competitiv pe piață.

Structura unei întreprinderi ca element al mediului său intern

Unul dintre primii pași în analiza mediului intern al întreprinderii este o examinare detaliată a structurii organizatorice. În același timp, marketerii și managerii stabilesc nu doar o listă a departamentelor interne, ci și relația dintre acestea, subordonarea ierarhică și dependența.

Ierarhia în organizarea muncii a personalului ajută la distribuirea eficientă a muncii. Angajații sunt separați și separați în grupuri și departamente separate, sunt repartizați în diferite departamente. Ierarhia în întreprindere poate fi orizontală și verticală, iar eficiența și calitatea distribuției muncii sunt relevate în analiză.

Una dintre componentele importante ale unei astfel de analize poate fi determinarea eficacității informațiilor și a altor fluxuri între unitățile organizaționale. De exemplu, în întreprinderea B, care produce piese pentruvehiculelor, întârzierile în implementarea planului sunt înregistrate în mod constant. Angajaților li s-a cerut să completeze carduri de lucru, au fost introduse penalități, dar astfel de măsuri preliminare de management al echipei nu au fost eficiente.

La analizarea relației dintre departamentele companiei B, s-a dovedit că vina nu este a angajaților care realizează piesele, ci a departamentului care este responsabil cu repararea echipamentelor. Deci, multe mașini au fost inactive mai mult decât timpul programat din cauza reparațiilor îndelungate.

Cum determinați punctele forte și punctele slabe ale unei întreprinderi?

Adoptarea unei decizii manageriale este precedată de o analiză minuțioasă a tuturor elementelor mediului intern, a mediului extern, urmată de o concluzie despre locul întreprinderii pe piață și capacitățile acesteia.

Datele obținute în timpul analizei trebuie prezentate sub forma unei liste. De exemplu, acestea ar putea fi următoarele articole:

1. Personal de vânzări necalificat.
2. Lipsa fondurilor proprii acumulate.
3. Evoluții inovatoare în producția de bunuri.
4. Aveți un împrumut bancar.
5. Gamă largă de produse.
6. Echipament de producție învechit.

După întocmirea unei astfel de liste, este necesar să se separe datele după impact calitativ, adică să se determine dacă acesta sau acela factor are un efect pozitiv asupra activităților companiei sau unul negativ.

Deci, ca rezultat, lista inițială ar trebui să fie împărțită în două părți, iar următorul pas ar trebui să fie o evaluare a posibilei influențe a acestor factori ai mediului internorganizatii. Vă recomandăm să folosiți o scală de la 1 la 5 sau de la 1 la 10. Fiecare element de pe listă trebuie evaluat în puncte, în funcție de cât de mult afectează acest factor activitățile companiei.

Următorul pas este evaluarea posibilelor daune pe care le poate provoca fiecare dintre elementele de pe listă. Ca urmare, lista rezultată trebuie clasată în funcție de doi indicatori - posibilități și probabilități. Această metodă va ajuta la tăierea datelor nesemnificative și la crearea unei liste a principalelor probleme care au fost găsite în analiza factorilor mediului intern al organizației. Un exemplu de analiză calitativă a mediului organizației ar trebui să se încheie cu o listă specifică de cel mult 10 articole pentru fiecare dintre categorii - punctele slabe și punctele forte ale companiei.

Care este relația dintre mediul intern și analiza SWOT?

Instrumentul SWOT presupune o analiză a mediului companiei, atât intern, cât și extern. Elementele mediului intern al organizației și caracteristicile acestora arată ce puncte forte pot fi folosite pentru a obține avantaje competitive. Lista punctelor slabe obținute în timpul analizei va ajuta la ajustarea activităților companiei pentru a minimiza daunele acestora sau pentru a se moderniza și îmbunătăți.

Rezultatul unei analize SWOT ajută la compararea amenințărilor și oportunităților mediului extern, adică a pieței pe care compania își desfășoară activitatea sau intenționează să opereze, cu factorii mediului intern. Sarcina unui marketer, manager sau lider este să întocmească un plan de marketing în așa fel încât, folosind punctele fortecompaniile ar fi putut evita prejudiciul cauzat de amenințările pieței. Același lucru se poate spune despre combinarea oportunităților de piață și a punctelor forte ale companiei - liderul trebuie să decidă cum să le folosească cel mai bine împreună.

Cum se face o analiză SWOT?

Pentru a înțelege cum să efectuați corect o analiză SWOT, luați în considerare cele mai frecvente greșeli pe care managerii le fac atunci când o efectuează.

Includerea nerezonabilă a elementelor mediului intern în categoria punctelor forte sau slabe ale companiei duce la erori în planificare. Fiecare fapt trebuie să fie susținut de cifre specifice și de date de raportare. Se poate afirma neîntemeiat că compania este lider de piață, dar de fapt acest lucru este confirmat doar de cuvintele șefului, și nu de cercetările de marketing.

În același timp, pe lângă fiabilitate, fiecare dintre presupusele puncte forte trebuie comparat cu datele cunoscute despre concurenți. Acest lucru va dezvălui adevăratele puncte forte ale întreprinderii, care vor ajuta la atingerea obiectivelor sale.

De exemplu, punctul forte al companiei a fost amplasarea apropiată a resurselor de materii prime. Evident, acest lucru oferă multe avantaje companiei, contribuind la economisirea atât a costurilor financiare, cât și a timpului. Cu toate acestea, atunci când analizăm aceste informații în ceea ce privește diferențele față de concurenți, se poate dovedi că toți jucătorii importanți se află în apropierea surselor de materii prime. Se dovedește că fiecare companie de pe piață are un astfel de punct forte și, prin urmare, nu va fi posibil să obțineți beneficii în comparație cu concurenții.

Pentru comoditate și pentru a preveni erorile, ar trebui să analizați concurenții din sursele deschise disponibile și să le determinați punctele forte și punctele slabe. În continuare, merită să compilați un tabel de testare în care fiecare element al mediului intern este comparat cu concurenții. Drept urmare, se dovedește că compania nu se laudă cu atât de multe avantaje.

Toate recomandările pentru determinarea punctelor forte și slabe ale companiei pot fi atribuite și procesului de analiză a oportunităților și amenințărilor de pe piață. Toate informațiile trebuie să fie adevărate și corecte.

Este o greșeală frecventă să indicați informații generale care afectează indirect activitățile companiei. Sau influența lor este prea mică pentru a fi dovedită. De exemplu, managerii fără experiență indică astfel de factori de mediu:

• criză în țară;
• situație dificilă în economie;
• rate de schimb instabile.

Dacă vorbim despre crize din economie, este imposibil să măsuram și să planificăm semnificația acestora pentru activitățile unei anumite companii. Factorul „criză” este destul de vag, așa că ar trebui să fie descompus în componente specifice care afectează cu adevărat poziția întreprinderii. Este posibil să fi fost introdusă licența obligatorie la nivel de stat sau să fi fost stabilite cote pentru anumite tipuri de activități.

În ceea ce privește cursul de schimb instabil, acesta este adesea menționat în analizele lor SWOT de către acele companii care nu au dependențe de valută. Dacă firma nu importă sau exportă, nu cumpără materii prime din străinătate,nu vinde produse finite în alte țări, atunci impactul fluctuațiilor cursurilor de schimb are un impact nesemnificativ asupra activităților întreprinderii.

În încheiere

Mediul intern al companiei este o resursă strategică importantă care poate ajuta sau, dimpotrivă, dăuna activităților companiei. Mediul intern al organizației include mai multe elemente de bază: oameni, tehnologie, structură, sarcini și obiective. Un astfel de set de elemente nu este întâmplător, deoarece orice organizație cu o anumită structură angajează oameni care, cu ajutorul tehnologiei, ating obiectivele și obiectivele generale ale întreprinderii.

Șeful organizației în luarea deciziilor manageriale ar trebui să se bazeze pe o analiză a mediului intern și extern al întreprinderii. Dacă există o amenințare evidentă pe piață, atunci resursele mediului intern vor ajuta la depășirea acesteia. Același lucru este valabil și pentru oportunitățile de pe piață, care pot fi maximizate doar prin utilizarea resurselor interne ale întreprinderii.

Resursele mediului intern în analiză sunt evaluate din punct de vedere al impactului lor și împărțite în punctele forte și punctele slabe ale companiei. Structura organizatorică a unei organizații poate fi partea slabă a organizației, în timp ce, în același timp, un departament de marketing profesionist și eficient poate fi atribuit puterii întreprinderii.

La întocmirea unui plan de marketing, mai multe obiective generale sunt distribuite sub formă de sarcini între departamente, divizii, grupuri și angajați specifici. Sistemul potrivitmotivarea și stimularea personalului, managementul echipei va contribui la atribuirea fiecărei sarcini de responsabilitate personală a angajatului. În același timp, fiecare angajat din echipă va înțelege că lucrează pentru a atinge un obiectiv comun.