Gestionarea evenimentelor este managementul organizării evenimentelor. Managementul evenimentelor și dezvoltarea acestuia în Rusia

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Gestionarea evenimentelor este un set de activități desfășurate pentru a crea evenimente de masă și corporative. În același timp, primii sunt chemați să ofere un sprijin puternic companiilor de publicitate, în timp ce cei din urmă au ca scop întărirea spiritului în cadrul corporațiilor.

Gestionarea evenimentelor este cunoscută și sub un alt nume - „gestionarea evenimentelor”. Sarcina sa principală este de a organiza un eveniment la scară largă dintr-un eveniment obișnuit, care va fi amintit mult timp după finalizarea acestuia.

Un pic de istorie

Dacă luăm în considerare acest concept în traducere din engleză, atunci acesta este un eveniment, un eveniment. Din surse primare se știe că primele evenimente de divertisment au apărut la începutul secolului al XIX-lea. În acel moment a început vânzarea biletelor pentru diverse competiții din sportul profesionist. În același timp, Jocurile Olimpice, de exemplu, din Grecia Antică sau diferite competiții din Roma Antică pot fi, de asemenea, clasificate drept divertisment.

Cult event manager Joe Goldblatt demonstrează că meseria de a organiza diverse evenimente de divertisment datează din 20secolul (1955 - deschiderea Disneyland). Se poate avea încredere în această persoană remarcabilă, deoarece este fondatorul Comunității Internaționale de Management de Evenimente. De asemenea, a dezvoltat primele cursuri de formare din lume și un program de certificare profesională în acest domeniu.

Starea actuală a gestionării evenimentului

După cum știți, societatea modernă are două caracteristici principale - producția de masă și consumul. Ei au fost cei care au influențat nevoia din ce în ce mai mare de marketing pentru evenimente.

După cum știți, societatea modernă are două caracteristici principale - producția de masă și consumul. Ei au fost cei care au influențat nevoia din ce în ce mai mare de marketing pentru evenimente.

În Rusia, managementul evenimentelor nu a luat rădăcină imediat. Așadar, în URSS, acest tip de serviciu a fost asigurat de stat multă vreme și a fost responsabil și de organizarea de sărbători grandioase (de exemplu, olimpiade).

Companiile de evenimente profesionale din Rusia și-au început activitatea abia în anii 90 ai secolului XX. Datorita specificului acestui domeniu de activitate, s-a dovedit ca majoritatea specialistilor erau din show business. Prin urmare, unele evenimente au fost organizate în acei ani nu în numele aducerii de beneficii, ci pentru spectacolul obișnuit.

Odată cu dezvoltarea culturii corporative, cererea a continuat să crească nu numai pentru marketingul evenimentelor, ci și pentru profesioniștii în managementul evenimentelor. Nu numai că trebuie să fie creativi, dar trebuie să fie competenți în diverse instrumente și cunoștințedomenii ale psihologiei. În agențiile moderne din această direcție, în stat există angajați calificați care sunt capabili să organizeze orice eveniment. De asemenea, se poate presupune că această industrie a serviciilor va continua să se dezvolte.

Motiv pentru astfel de evenimente

Deci, cum poate începe un eveniment? Motivele care sunt „preludiul”, după care se realizează organizarea de evenimente, pot fi complet diferite. În funcție de natură și obiective, este necesar să se evidențieze următoarele acțiuni: seminarii, concursuri, cursuri de perfecționare, întâlniri și întâlniri, precum și aniversari. Evenimentele gestionate de managementul evenimentelor includ: strângerea de fonduri (strângerea de fonduri în scopuri specifice), felicitări, ceremonii, sărbători, competiții sportive, concerte și spectacole muzicale, precum și sărbători în masă. Principalul lucru în acest proces este utilizarea corectă a fiecărei ocazii și organizarea sărbătorii cu beneficii maxime.

Se știe din experiență că organizarea de evenimente, chiar și cele mai mici ca amploare, poate necesita costuri și eforturi semnificative (materiale și intelectuale). Prin urmare, pentru o pregătire de în altă calitate, este necesară o idee clară a scopurilor finale, a obiectivelor și a protestului public dorit. Numai după ce primiți răspunsuri complete la aceste întrebări, puteți începe direct gestionarea evenimentelor. Cu toate acestea, anumite puncte cheie ar trebui luate în considerare în timpul planificării, care vor fi discutate mai jos.

Buget

Acest termense determină costul evenimentelor viitoare. De exemplu, o petrecere corporativă bine organizată costă până la 20 de mii de unități convenționale. Și un alt eveniment de mare amploare (de exemplu, un concert al unui interpret remarcabil) este un management de eveniment complet diferit. Aceasta este o sărbătoare de cel mai în alt nivel cu evenimente organizatorice suplimentare: o conferință de presă, interviuri de presă și emisiuni TV. Costul unor astfel de evenimente la scară largă este adesea enorm.

Plan de acțiune

O etapă la fel de importantă pe care se bazează organizarea evenimentului este planul. Întocmirea unei liste specifice de probleme care trebuie rezolvate și determinarea calendarului va permite nu numai organizarea corectă a unei anumite vacanțe, ci și elaborarea optimă a unei estimări a costurilor pentru aceasta.

Personal

Rezolvarea problemei de personal este pur și simplu necesară pentru ca munca de organizare a evenimentelor să se desfășoare corect. Deci, în etapa inițială, este necesar să se determine numărul de artiști, ingineri de sunet, specialiști în iluminat care lucrează la o anumită vacanță. Este necesar să înțelegeți clar câte persoane vor fi implicate în livrarea echipamentelor, pregătirea zonei, precum și în negocierea cu contractorii.

Atragerea de sponsori

Organizarea și desfășurarea de evenimente sunt adesea realizate cu sponsorizare. Cu toate acestea, uneori, o vacanță corporativă la întreprindere este organizată pe cont propriu. Totul depinde de amploarea unei anumite petreceri.

Atragerea atenției publice

Una dintre cele mai importante sarcini carea rezolva managementul evenimentelor înseamnă a obține protestul public necesar. Prin urmare, atunci când planificați o acțiune, este necesar să vă imaginați cu exactitate în ce volume și ce fel de răspuns la un anumit eveniment este de dorit să primiți.

Externalizare

În orice caz, această întrebare se confruntă de un manager de evenimente începător sau de un șef de marketing. Organizarea de evenimente de o scară mai largă este încredințată unor profesioniști. Deși astfel de sărbători ar putea costa o afacere puțin mai mult, o agenție dedicată va evita cea mai mare parte a bătăilor de cap, asumându-și toată povara muncii.

Specialistii, actionand in conformitate cu regulile acceptate, dezvolta mai intai un concept general. Și numai atunci, folosindu-și potențialul creativ, oferă o idee care ar exprima la maximum individualitatea și esența viitorului eveniment.

Următorul pas este selectarea echipamentului și a spațiilor adecvate. Un punct destul de important în acest proces este crearea unui scenariu terminat. Specialiștii unor astfel de agenții vor organiza negocieri cu contractorii, vor căuta ingineri de sunet și prezentatori profesioniști. De asemenea, profesioniștii vor găsi modalități de a economisi la unele lucruri mărunte, dar în același timp nu vor rata nimic din agitația festivă.

Organizarea evenimentelor va fi mai eficientă cu implicarea specialiștilor din agenția relevantă, în special în relații publice. De exemplu, agențiile de comunicații care au contacte de lungă durată cu mass-media pot ajunge la publicrezonanță mult mai rapidă. Pentru a atinge obiectivele, profesioniștii folosesc o varietate de modalități de diseminare a informațiilor: e-mail direct, publicitate în aer liber și transmiterea de informații către publicul țintă folosind surse speciale. Astfel, marile companii moderne din Rusia se confruntă cu nevoia de a organiza o vacanță cu participarea profesioniștilor.

Comparație cu practica occidentală

În Occident, managementul evenimentelor este un tip de afacere destul de nou, nu se poate acorda mai mult de douăzeci de ani. Atenția antreprenorilor ruși a fost atrasă asupra acestui tip de afaceri abia la mijlocul anilor 1990. În această perioadă, economia domestică a primit o nouă dezvoltare și diverse lucrări au început să fie înnobilate într-un anumit fel. Un event manager a devenit unul dintre cei mai căutați specialiști pe piața de comunicații. Numărul agențiilor care oferă aceste tipuri de servicii este în continuă creștere, iar evenimentele de masă încep să capete o orientare europeană nu doar la Moscova, ci și în centrele mari.

Cu toate acestea, organizarea unui eveniment de orice amploare ar trebui să țină cont de particularitățile mentalității domestice: dacă este o sărbătoare - atunci până dimineața. O asemenea amploare a sufletului rusesc creează uneori unele dificultăți, dar acest lucru nu afectează în niciun fel rezultatul.

De asemenea, este necesar de remarcat faptul că acest domeniu de activitate are perspective largi. În același timp, este și prematur să spunem că o astfel de piață a serviciilor este pe deplin formată. Adesea prezența prețurilor scăzute în detrimentul calității în firmele cu acest tip deactivitatea se datorează lipsei unei culturi a managementului evenimentelor în diverse companii. Așadar, mulți oameni își amintesc că trebuie să sărbătorească Anul Nou sau aniversarea companiei cu câteva zile înainte de eveniment. Dar, de fapt, costurile corespunzătoare ar trebui incluse în estimare pentru cel puțin încă șase luni ale unei astfel de sărbători.

Cursuri de gestionare a evenimentelor

Din păcate, nu există instituții de învățământ în care ar fi pregătiți astfel de specialiști. Această profesie este de obicei stăpânită de artiști, psihologi, agenți de publicitate și profesori. În cele mai multe cazuri, persoanele fără educație specială obțin profesia de „manager de evenimente”. Cursurile sunt potrivite numai pentru cei ale căror subiecte rezonează cu elementele de bază ale managementului evenimentelor. Din păcate, astăzi sunt foarte puține.

Adesea, agențiile de evenimente sunt angajate în pregătirea angajaților lor. Pentru aceasta se angajează stagiari. Și deja cei mai buni dintre ei sunt înscriși în stat.

Cerințe pentru candidat

Se poate spune cu siguranță că jobul unui manager din această categorie este modul lui de viață. De aceea o persoană care a ales această profesie trebuie să aibă calități care rezonează direct cu activitățile sale profesionale.

Calități personale necesare ale unui manager de evenimente:

- caracter deschis și vesel, sociabilitate, precum și o înfățișare captivantă;

- abilitate creativă și artistică;

- gândire analitică și creativă;

- performanță ridicată și rezistență la stres;

-calități de conducere;

- abilități organizatorice;

- pregătirea pentru auto-îmbunătățire.

Pe baza listei de calități de mai sus, putem concluziona că cartofii de canapea și oamenii flegmatici nu ar trebui să se aplice în această zonă.

Oamenii din această profesie ar trebui să aibă talente artistice și creative. Cu toate acestea, abilitățile organizatorice joacă, de asemenea, un rol important în acest caz. Managerul trebuie să prioritizeze corect și să atingă obiectivul cu orice preț. De asemenea, trebuie să aibă capacitatea de a lucra cu o cantitate imensă de informații și talentul de persuasiune.

Astfel, poate părea că acest management al evenimentului este un lucru foarte complicat. De asemenea, unde să studiezi în acest caz nu este complet clar. Un lucru este sigur - dacă o persoană are cel puțin jumătate din calitățile menționate în acest articol, atunci poate încerca deja să ajute la organizarea unui eveniment, de exemplu, la întreprinderea în care lucrează. Și dacă o face bine și îi place să o facă, atunci poți deja să-ți oferi serviciile altor companii.

Directii principale de gestionare a evenimentelor

Astăzi, profesioniștii din PR business au evidențiat următoarele domenii ale managementului evenimentelor: organizarea de evenimente corporate interne menite să consolideze spiritul întreprinderii; promoții la scară largă.

Cu toate acestea, în fiecare caz individual, specialiștii pornesc de la sarcinile pe care trebuie să le rezolve. O declarație precisă a obiectivului vă va ajuta să alegeți dintr-o gamă largăinstrumente în forma potrivită pentru un anumit caz. Luați în considerare un exemplu.

De exemplu, o companie farmaceutică a ordonat unei agenții de evenimente să sărbătorească a cincea aniversare. O sărbătoare de această amploare, în primul rând, ajută la întărirea spiritului corporativ. Prin urmare, ca variantă cea mai bună, a fost luată în considerare plecarea echipei la clubul de țară. Competițiile pe echipe și cursele de ștafetă sportive au fost alese ca mijloc de comunicare destul de potrivit, iar punctul culminant al sărbătorii a fost oferirea unei oportunitati pentru oricine de a vedea orașul dintr-un coș cu balon.