Condițiile și perioada de păstrare a documentelor primare în contabilitate

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

După cum arată practica, în aproape orice întreprindere autohtonă modernă, cea mai mare cantitate de documentație este generată de contabilitate. Desigur, acest lucru este de înțeles: în acest departament lucrează cu bani și fiecare astfel de operațiune trebuie să fie stabilită oficial pe hârtie. În plus, termenul de stocare a documentelor primare într-o organizație este legal stabilit, ceea ce înseamnă că nu va funcționa chiar așa pentru a scăpa de „bucăți de hârtie”, va trebui să le păstrați cel puțin câțiva ani și abia apoi distruge-i. Apropo, procesul de eliminare a deșeurilor de hârtie nu este, de asemenea, ușor, are o serie de caracteristici specifice. Despre toate acestea - mai departe.

Documente, documente…

Dacă dai statistici cu privire la cantitatea de documentație produsă, se dovedește că în aproape toate întreprinderile autohtone moderne, contabilitatea este sursa a 80-90% din documentele pe hârtie. Ele nu trebuie doar păstrate. Restricțiile determină nu numai care este perioada minimă corectă de stocare pentru documentele contabile primare (de obicei variază de lacinci ani până la un deceniu), dar și condițiile în care ar trebui să fie aceste obiecte. În același timp, trebuie amintit că există o împărțire în documentație pentru depozitare temporară și permanentă.

Cu toate acestea, după cum arată practica, nu toți managerii companiei sunt interesați să înțeleagă complexitatea condițiilor de stocare a documentelor primare. Pentru a te scuti de o bătaie de cap, poți apela la serviciile unor firme specializate de arhivă. Într-o astfel de companie, ei știu exact ce tip de documente pentru cât timp trebuie să fie păstrate, în ce condiții, sub ce reguli. În plus, o astfel de organizație are capacitatea tehnică de a distruge documentele încredințate cu stocarea la expirarea termenelor. Este chiar convenabil, dar costă bani. Dacă doriți să economisiți bani, atunci va trebui să alocați o cameră specială pentru arhivă și să înțelegeți care este perioada legală pentru stocarea documentelor contabile primare într-o organizație.

Vreau - nu vreau

Problema, apropo, nu apare de la zero. Legile actuale stabilesc termenii de păstrare a documentelor contabile primare, iar în cadrul oricărei întreprinderi acestea trebuie respectate. Din legislație rezultă că oricărei persoane juridice care operează îi este încredințată obligația de a păstra documentația. Aceasta înseamnă că forma de activitate nu contează - indiferent dacă este un antreprenor privat care face afaceri singur, sau o preocupare mare, trebuie totuși să vă ocupați de stocarea situațiilor financiare și a altor documente. Este important să studiem legea pentruperioade stabilite pentru păstrarea documentelor primare electronice, pe hârtie, astfel încât în cazul unui conflict cu contractantul sau în timpul verificării de către autoritatea de control, să nu vă aflați într-o poziție inconfortabilă. În plus, nerespectarea intervalelor de timp legale poate provoca o amendă considerabilă în timpul inspecției. Legislația actuală conține reglementări care reglementează perioada minimă de păstrare a documentelor contabile primare. Este important ca afacerile să fie în siguranță, iar desfășurarea afacerilor în țara noastră se distinge prin legalitate și respectarea regulilor stabilite.

Cea de-a 125-a lege federală, adoptată în octombrie 2004, spune despre perioada de stocare pentru documentele primare electronice, documentele pe hârtie. Pe baza numelui, este dedicat arhivelor și desfășurării corecte a afacerilor. În acest document oficial sunt luate în considerare caracteristicile stocării documentelor oficiale produse de departamentul de contabilitate. Aici puteți găsi atât caracteristici care vă permit să distingeți între documentația de stocare temporară și cea permanentă, precum și termeni specifici unui anumit tip de hârtie.

Se aplică cui?

Obligațiile de a respecta perioadele minime de stocare pentru documentele primare sunt atribuite:

• administrații locale;
• agenții guvernamentale;
• antreprenori;
• întreprinderi;
• persoane care fac afaceri.

Legea va trebui respectată în ceea ce privește documentația de arhivă, inclusiv cele referitoare la personal. Întregulperioada de timp specificată în actele de lege trebuie să fie într-un loc sigur. Pe lângă legile federale, specificul condițiilor de stocare a documentelor primare și a registrelor contabile sunt afectate într-o serie de documente de reglementare care sunt în vigoare atât pe teritoriul țării în ansamblu, cât și în fiecare regiune în parte. Totuși, cel mai important document este legea a 125-a menționată mai sus, care oferă o listă completă a documentației care reglementează durata de păstrare a documentelor contabile.

Numărul legii 129

În 1996, a fost emisă o lege federală privind caracteristicile contabilității. Se precizează că contabilitatea își poate genera documentația pe hârtie, precum și folosind diverse mașini-unelte. Totodată, compania trebuie să facă copii ale documentației pe hârtie pe cont propriu, astfel încât toți participanții la operațiuni să aibă acces la datele despre aceștia. În cazul în care autoritatea de reglementare solicită accesul la documentație, reprezentanții companiei sunt obligați să o furnizeze. Atât procurorii, cât și reprezentanții instanței au dreptul să facă acest lucru.

Crearea, păstrarea în conformitate cu perioadele de păstrare a documentelor contabile primare, furnizarea la cerere trebuie să respecte formele stabilite în actele normative. Documentele trebuie trimise persoanei solicitante pe suport de hârtie. Dacă acest lucru este permis de capabilitățile mașinilor utilizate în lucrare, dacă toți participanții sunt de acord, raportarea poate fi transmisă în formă electronică. De asemenea, este permis de legile aplicabile ale noastrețări.

Respectați regulile

129-a lege federală conține o mențiune despre obligația de a respecta condițiile de stocare a documentelor contabile primare. În special, articolul 17 menționează că orice persoană juridică trebuie să păstreze fără greșeală o astfel de documentație, inclusiv registre și rapoarte. Durata intervalului de timp este stabilită de regulile care reglementează arhivarea la nivel de stat. Durata acestei perioade nu poate fi mai mică de 5 ani.

Se stabilește o perioadă specială de păstrare a documentelor primare pentru documentația care reglementează politica contabilă și pentru alte categorii (programe utilizate pe mașinile care procesează informații, planul de conturi de lucru). Desigur, și aici durata este de cinci ani (în unele cazuri această perioadă poate fi setată mai mult), dar perioada începe să conteze din momentul în care acest document a fost utilizat ultima dată la întreprindere. Conducătorul unei persoane juridice este persoana care, potrivit legii, este responsabilă de păstrarea tuturor documentației solicitate cu respectarea intervalelor de timp. Aceasta înseamnă că orice șef educat și responsabil trebuie să cunoască perioada de păstrare a documentelor primare în departamentul de contabilitate dacă dorește să țină sub control situația din companie.

După cum arată practica, multe organizații efectuează în mod regulat un inventar al documentației oficiale, iar reglementările locale stabilesc persoane responsabile cu stocarea documentelor, cu care autoritățile de inspecție interacționează de fapt atunci când monitorizează conformitateareguli de arhivare.

Crearea și stocarea: totul conform regulilor

În baza legislației în vigoare, contabilii pot genera atât documentația primară, cât și documentația sumară nu doar pe hârtie, ci și în format electronic; totodată, obligațiile de a realiza copii pe hârtie sunt atribuite persoanei juridice, iar la cererea persoanei interesate, organul de control, societatea este obligată să trimită documentele pe hârtie la adresă în cel mai scurt timp posibil. Compilarea și stocarea trebuie efectuate în forma stabilită prin actele normative actuale.

Despre perioada de stocare a documentelor primare în departamentul de contabilitate, ordinea acestui proces, spune lista de documentație care ia în considerare documentele tipice de management care se formează în cursul activității oricărei întreprinderi. Acestea au fost stabilite în 2010 într-un document aprobat de Ministerul Finanțelor și Arhivele Federale. În plus, este necesar să se țină cont de cerințele Codului Fiscal, care reglementează că fiecare cetățean al țării noastre este responsabil pentru ținerea evidenței contabile timp de patru ani. Acest lucru se aplică documentelor legate de contabilizarea cheltuielilor, veniturilor și, de asemenea, confirmarea plății impozitelor.

Fii inteligent în privința lucrurilor

Organizarea corectă a procesului cu respectarea condițiilor de păstrare a documentelor contabile primare presupune o abordare profesională, implicarea personalului responsabil cu documentația contabilă, prelucrarea informațiilor de arhivă despre organizarea procesului de lucru în sine. Momentan aproape nu sunt locuripregătire specializată în arhivare, așa că de multe ori este dificil să găsești un specialist cu adevărat de în altă calitate. Pe de alta parte, legislatia progresiva impune respectarea perioadelor de pastrare a documentelor contabile primare, in caz contrar te poti confrunta cu amenzi categoric neplacute. Cea mai bună opțiune pentru un flux de documente suficient de voluminos este crearea unui departament responsabil cu arhivarea în personalul companiei și asigurarea pregătirii periodice a personalului responsabil de documentare cu resurse interne. Acest lucru va menține sub control inovațiile stabilite în legi și va respecta toate cerințele.

O opțiune alternativă care vă permite, de asemenea, să luați în considerare perioada de păstrare a documentelor primare și să o respectați în activitățile dvs. de lucru este cooperarea cu un intermediar care își asumă obligațiile de conservare a documentelor clientului. Cu toate acestea, alegerea unei firme de arhivă pentru dvs. nu este, de asemenea, o sarcină ușoară. Este necesar să analizați cu atenție toate opțiunile disponibile pentru a da preferință unei companii de încredere și pentru a nu vă face griji că se poate închide și clădirea ar putea arde.

Funcții de stocare a unor tipuri de documentație

După cum reiese din legislația în vigoare, documentația primară, precum și registrele, raportările și bilanțurile trebuie transferate în arhivă. Toate aceste categorii de documentatii oficiale, pana la trimiterea la arhiva, trebuie pastrate in incinta contabila, in timp ce persoana juridicaeste obligat să asigure toate condițiile pentru siguranța hârtiilor: dulapurile trebuie să fie închise, trebuie respectate siguranța la incendiu și celel alte. În cadrul întreprinderii, o persoană responsabilă cu siguranța documentației este desemnată printr-un document special.

Dacă firma folosește formulare stricte de raportare, prin lege aceste documente trebuie păstrate într-un seif sau într-un dulap special, o cameră care este închisă și garantează siguranța documentației. Documentația primară a perioadei de timp curente, procesată manual, ar trebui colectată cronologic în registre, care sunt apoi trimise la arhivă pentru stocare permanentă.

La ce altceva să fii atent?

La stocarea extraselor bancare, a comenzilor de numerar și a rapoartelor anticipate, toată documentația trebuie păstrată cronologic și legată pentru stocare sistematică comună. Unele categorii specifice de documente (rapoarte de schimb, ordine de lucru) pot fi stocate fără obligații, dar arhivate în dosare, astfel încât nimic să nu se piardă sau să fie folosit în scopuri necinstite.

Siguranța documentației, precum și trimiterea în timp util la arhivă, este în primul rând responsabilitatea contabilului șef, deși, dacă este necesar, reglementările locale pot conține delegarea de autoritate către o altă persoană. Eliberarea documentației primare, raportărilor, bilanțurilor este posibilă doar în unele cazuri dacă există un ordin oficial de la contabilul șef. În general, diviziile structurale nu au acces la documentele contabile. Sechestrarea documentației este posibilănumai dacă există o cerere de specialitate din partea organelor de anchetă, a instanței de judecată sau a altor autorități care au competențele corespunzătoare în condițiile legii. În acest caz, este necesară prezentarea unei rezoluții oficiale întocmite în condițiile legii. La retragere, este necesar să se întocmească un protocol, unul dintre copiile căruia se transferă reprezentantului organizației împotriva semnării.

Perioada de stocare pentru documentele primare este prezentată în tabelul de mai jos.

Caracteristici ale fluxului de lucru

Termenul „flux de documente” se aplică unui set de factori asociați cu mișcarea documentației din momentul în care a fost creată lucrarea și până la transferul acesteia în afacerea de arhivă. Elaborarea unui program este responsabilitatea contabilului șef, deși în unele întreprinderi este delegată unui specialist în managementul documentelor. Cu toate acestea, după cum arată practica, cea mai corectă este includerea unui astfel de program în politica contabilă a organizației, care este apoi aprobat printr-un ordin special emis, semnat de oficialul șef al companiei.

Cu ajutorul orarului, puteți armoniza procesele organizaționale și simplifica sarcina de planificare în întreprindere. Programul de lucru pentru documentația primară este o listă de executanți, intervalele de timp în care lucrările trebuie trimise la departamentul de contabilitate și intervalul de timp pentru care contabilii le procesează. Asigurați-vă că descrieți perioadele de raportare, inclusiv bilanțurile. Adesea, politica contabilă conține reglementarea perioadelor de păstrare a documentelor primare, iar această perioadă sauechivalat cu cel stabilit de lege, sau stabilit mai mare dacă specificul activităților companiei o impune. La depunerea raportării pentru anul, documentația se întocmește în modul prescris și se transferă în depozitul de arhivă. În același timp, se ține cont de faptul că în viitor poate fi necesară extragerea datelor utile din volumul transferat pentru stocare. Pentru aceasta, se obișnuiește să se împartă cazurile în foldere, în timp ce gruparea este explicată de conținut. Asigurați-vă că atribuiți un titlu relevant fiecărui dosar.

Funcții de stocare a carcasei

Toată documentația generată în cursul activităților întreprinderii, așa cum sa menționat mai sus, se împarte în cele destinate depozitării temporare și permanente. La transferul lucrărilor în arhivă este necesar să predați fiecare dintre aceste categorii separat, fără a amesteca lucrări oficiale în aceleași mape. În acest caz, copiile trebuie păstrate separat de originale. De asemenea, în foldere separate, va trebui să sortați documentația care arată raportări, planuri pe an și pe trimestre, pe luni. Un fișier trebuie să conțină o singură documentație.

Pentru a grupa un caz, puteți utiliza documente generate într-o perioadă (trimestru, an, lună). Excepție fac așa-numitele categorii tranzitorii - de exemplu, fișierele personale, a căror închidere nu este programată să coincidă cu anul calendaristic. În cazul în care dosarul conține documentație generată pe parcursul mai multor luni, este necesar să se separe fiecare lună de altele cu o fișă specială, fixându-se pe ea în ce perioadă se documentează blocul care urmează. În acest caz, este permisă gruparea a până la 250 de coli într-o singură carcasă. Grosimea folderului poate fi de 4 cm sau mai puțin.

La ce altceva să fii atent?

Așa cum se poate observa din regulile de arhivare, dacă documentația are anexe, acestea (indiferent de când anume au fost întocmite) trebuie atașate la documentația pe care o însoțesc. În general, succesiunea pentru arhiva documentației contabile este foarte importantă, așa că trebuie respectată cu strictețe. De regulă, se afișează mai întâi situații, apoi note explicative, după care bilanţul, completat de documentele anexate.

La organizarea stocării conturilor personale ale angajaților companiei, este necesar să se aloce un caz separat pentru aceasta, în care documentația este așezată pe an cu o cronologie strictă. Corespondența anuală este formată în dosare care indică anul calendaristic și este, de asemenea, sistematizată în conformitate cu datele. Fiecare cerere trebuie să fie urmată de un răspuns.

Unele funcții

Perioadele de păstrare prevăzute în Codul Fiscal pot diferi de cele specificate în legile care reglementează activitățile de contabilitate. Când se observă o astfel de discrepanță, se recomandă, în primul rând, să se respecte perioada de timp mai lungă - acest lucru va permite, dacă este necesar, să se facă referire la documentație, să o folosească, chiar dacă, conform uneia dintre regulile actuale, termenul limită. a expirat deja. În plus, inspectorii nu vor avea de ce să se plângă. De asemenea, este necesar să ne amintim o listă specială publicată în anul 2000 care indică durata depozităriiunele grupuri specifice de documentare. Această listă este actualizată și completată în mod regulat, astfel încât contabilul-șef al întreprinderii și departamentul responsabil cu gestionarea documentelor trebuie să urmărească informațiile actualizate.

Dacă au fost încălcate condițiile de depozitare, responsabilitatea pentru aceasta revine șefului companiei, în ciuda faptului că problema siguranței este în primul rând responsabilitatea contabilului șef. În cazul în care comanda, durata de depozitare sunt încălcate, compania este amendată. Pentru un funcționar, pedeapsa variază de obicei între două și trei mii de ruble. Dar dacă documentația primară nu este păstrată deloc, aceștia pot fi pedepsiți cu o amendă de cinci mii de ruble sau mai mult.