Documentele contabile sunt Conceptul, regulile de înregistrare și păstrare a documentelor contabile. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”. Articolul 9. Documente contabile primare

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Executarea corectă a documentației contabile este foarte importantă pentru procesul de generare a informațiilor contabile și de determinare a obligațiilor fiscale. Prin urmare, este necesar să tratați documentele cu grijă deosebită.

Specialiștii serviciilor de contabilitate, reprezentanții micilor afaceri care țin evidențe independente ar trebui să cunoască principalele cerințe pentru crearea, proiectarea, mișcarea, depozitarea documentelor.

Conceptul de document

Actele de reglementare în materie de contabilitate nu dezvăluie conceptul de document. Prin urmare, merită să folosiți definiția stabilită de GOST R ISO 15489-1-2007.

Documentele contabile sunt informații de identificare înregistrate pe un suport de materiale, create, primite și stocate de o persoană sau organizație ca dovadă atunci când se confirmă activități comerciale sau juridice.obligații.

Documentele principale sunt documente care conțin date sursă despre procese și operațiuni. Acestea sunt documente contabile care servesc drept bază pentru înregistrările contabile.

Documentele contabile primare sunt documentele prin care se înregistrează faptele de activitate economică. Acest concept al Legii federale „Cu privire la contabilitate” este reglementat de articole.

Principala cerință propusă pentru întocmirea lor este ca acestea să fie întocmite în momentul efectuării activității economice sau imediat după finalizarea acesteia (dacă este posibil).

Lucrări primare

Documentul contabil primar trebuie întocmit în momentul tranzacției comerciale, iar dacă acest lucru nu este posibil, imediat după finalizarea acestuia.

Documentele principale principale sunt:

1. Carta de trăsură, având forma TORG-12.
2. RKO și PKO.
3. Referință contabilă.
4. Raport de cheltuieli.

Soiuri de documente primare

Niciun act normativ nu conține gruparea și clasificarea documentelor contabile. Se pot distinge următoarele tipuri de documente contabile, acestea sunt documente luând în considerare:

1. Locurile compilației lor: externe și interne.
2. Forme documentare aplicabile: neunificate (create în conformitate cu formularele care au fost dezvoltate independent de organizație), unificate (create în conformitate cu formele conținute în albumforme unificate).
3. Tip de suport de informații: electronic și hârtie.
4. Volum de date: rezumat și principal.
5. Tip de pasive, domenii contabile, active: contabilizarea tranzacțiilor în numerar, contabilizarea acumularii și plății salariilor, contabilizarea stocurilor, contabilizarea mijloacelor fixe etc.

Formulare de contabilitate primară

Înregistrarea în contabilitate a documentelor contabile este, în primul rând, utilizarea de formulare unificate și dezvoltate independent. Utilizarea multor unificate din 2013 nu este obligatorie.

Toate formularele principale trebuie să fie aprobate de șeful organizației. Următoarele sunt în prezent obligatorii:

1. Conform contabilității serviciilor de transport de mărfuri (272-P al Guvernului).
2. Conform contabilității muncii, plata acesteia (1-P al Comitetului de Stat pentru Statistică).
3. Contabilitatea tranzacțiilor cu numerar (88-P al Comitetului de Stat pentru Statistică, 3210-U al Băncii Federației Ruse).

Formularul standard este furnizat și pentru ordinul de plată. In procesul de emitere a formularelor unificate este obligatorie completarea documentelor contabile, si anume a tuturor coloanelor (liniilor) prevazute. Dacă lipsește vreo informație, ar trebui să se pună o liniuță în coloana corespunzătoare.

Este de remarcat faptul că utilizarea documentelor contabile, care în prezent nu sunt necesare, este încă folosită în organizații. Ținând cont de nevoile interne ale întreprinderii, aceste formulare pot fi finalizate. Ele pot fi făcute mai potrivite și mai convenabile pentru stabilirea anumitor activități de afaceri. De exemplu, poțiRefuzați să folosiți cerințele de imprimare și marcajele pe părțile din față și din spate.

Aprobarea documentelor contabile primare

Organizațiile sunt obligate să aprobe formularele principale aplicabile (4 paragraful 1/2008-PBU). Este important să rețineți, totuși, că simpla conectare la albumul Formulare uniforme nu va fi suficientă.

Politica contabilă ar trebui să enumere tipurile specifice de documente din albumele pe care organizația le va folosi, precum și o listă a persoanelor care au dreptul de a semna documentele primare.

Formularele pot fi aprobate și de alte reglementări locale. De exemplu, un ordin de aprobare a formularelor documentelor contabile primare. Politica contabilă trebuie să conțină un link către o astfel de comandă.

Detalii obligatorii ale documentelor contabile

402-FZ reglementează cerințele pentru detaliile obligatorii ale documentelor contabile primare. Există șapte astfel de detalii:

1. Data documentului.
2. Numele lui.
3. Numele entității economice care a întocmit documentul.
4. Conținutul faptelor comerciale.
5. Valoarea de măsurare monetară sau naturală (cu unități).
6. Numele posturilor persoanelor responsabile de tranzacție.
7. Semnături cu stenogramele persoanelor responsabile.

Unele documente care nu sunt documente primare pot fi folosite ca atare.

Dacă o organizație reflectă costul chiriei, atunci astfel de documente contabile sunt acte și un contract de închiriere. 611 și 622 articole din Codul civilstabilește că într-un astfel de caz trebuie întocmite acte bilaterale de acceptare și transfer al obiectului raportor. Dacă luăm în considerare articolul 753 din Codul civil, atunci actele cu caracter unilateral pot servi drept documente primare.

Documentarea în contabilitate

Este important să luați în considerare cazurile speciale care apar adesea la pregătirea documentației.

Respingerea utilizării sigiliilor. Scopul principal al sigiliului este certificarea semnăturii puse de persoana responsabilă. Din 2015, întreprinderile nu sunt obligate să ștampileze. Informațiile despre presă ar trebui să fie reflectate în Carta organizației (82-FZ). Sigiliul este necesar numai atunci când reglementările federale o cer.

Trebuie sa fie prezent pe urmatoarele documente: certificate de depozit dublu, acte de accidente de munca, documente depuse la autoritatile vamale, imputernicire care iti permite sa reprezinte interesele unei persoane juridice in instante.

Sigiliul nu este o cerință obligatorie, totuși, prezența acestuia poate fi prevăzută de forma documentului contabil primar, care este aprobat de șeful entității comerciale.

Documente întocmite într-o limbă străină. Documentele numai în limba rusă pot fi acceptate pentru contabilitate. Dacă documentul este întocmit într-o altă limbă, atunci trebuie să existe o traducere în rusă și trebuie să fie rând cu rând. Nu este necesară certificarea traducerii, cu excepția cazurilor prevăzute de Convenția de la Haga:

1. Contoare fără ruble în documentele contabile primare. Datele de cost din documentele contabile pot fi reflectate în unități convenționale, în valută, în ruble.
2. Primar în formă electronică.

402-FZ permite entităților comerciale să emită documente primare nu numai în formă de hârtie, ci și în formă electronică.

Documentul electronic trebuie să conțină toate detaliile necesare setate pentru documentele contabile, precum și o semnătură electronică.

Semnăturile electronice sunt disponibile în trei variante - simple, îmbunătățite necalificate, îmbunătățite calificate. Potrivit Ministerului de Finanțe, oricare dintre aceste trei semnături poate fi folosită.

Imputernicire pentru semnarea documentelor contabile primare

Un angajat al unei organizații are dreptul de a semna dacă este întocmit unul dintre următoarele documente:

1. Procura pentru semnarea primarului (articolul 185-189 din Codul civil).
2. Comanda din dreapta pentru a semna.

În comparație cu un ordin care dă dreptul de a semna, o procură poate fi eliberată și persoanelor care nu sunt angajați ai organizației. Prin acordul părților, un fax poate fi utilizat pentru semnarea documentelor primare (articolul 160 din Codul civil).

Programa fluxului de lucru în contabilitate

Un program de flux de lucru este o descriere, care poate lua forma unui tabel sau diagramă, a procedurilor de creare, mutare, procesare, stocare a documentelor contabile. Graficul poate fi aprobat ca anexă la politica contabilă sau ca act normativ local. În al doilea caz, politica contabilă ar trebui să conțină un link către acest act.

Programul fluxului de lucru trebuie să reflecte în mod necesar:

1. Termeni în timpul cărora documentele trebuie întocmite, transmise, procesate, stocate.
2. Pozițiile persoanelor responsabile cu operațiuni reflectate în programul fluxului de lucru (105-P al Ministerului Finanțelor).

Revista pentru contabilizarea documentației primare

Păstrarea unui astfel de jurnal este mai degrabă o regulă de gestionare rațională a documentelor, decât de contabilitate. Este necesar pentru înregistrarea documentelor contabile - documente primare de intrare și de ieșire. Experții recomandă ținerea unui jurnal similar în cazurile în care contabilitatea este efectuată fără utilizarea unor programe de contabilitate specializate.

De exemplu, atunci când utilizați 1C, un jurnal de documentare poate fi generat și tipărit de îndată ce este necesar. Deci, în registrul documentelor de primire se vor afișa documentele furnizorilor, respectiv registrul documentelor de casă, respectiv documentația de pe casieria întreprinderii.

Contabilitatea, spre deosebire de contabilitatea fiscală, permite reflectarea faptelor activității economice în absența documentelor contabile primare, dar numai dacă acestea sunt oricum primite ulterior.

În acest caz, faptele de activitate economică trebuie înregistrate folosind valoarea estimată. Odată ce documentul sosește, acesta nu este inversat. Este necesar doar să corectați data primirii acestuia.

Această abordarereglementat prin 21/2008-PBU, 119n-P al Ministerului Finanțelor, AKPI16-443-R VS.

Documentele referitoare la tranzacțiile intermediare reprezintă o excepție de la această procedură. Intermediarul este obligat să transfere toată documentația. În cazurile în care procesul-verbal privind tranzacția finalizată este întocmit cu erori sau inexactități, mandantul poate avea dreptul de a ridica obiecții în termen de 30 de zile de la data primirii acestuia (999, 1008 articole Cod civil).

Depozitarea și distrugerea documentelor contabile

Ordinea de depozitare a primarului este determinată de 558-P al Ministerului Culturii. Perioada totală de păstrare a documentației, în conformitate cu 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, articolul 9, este de 5 ani. Șeful întreprinderii este responsabil pentru organizarea depozitării documentației.

Unele documente ar trebui păstrate pentru o perioadă mai lungă:

1. Despre achiziția de bunuri mobile - cel puțin 10 ani.
2. Pentru tranzacții cu proprietăți imobiliare - pe termen nelimitat.
3. Plăți de dividende și certificate de călătorie pentru călătorii de afaceri în Nordul Îndepărtat - 75 de ani.

Dacă înregistrările interne au expirat, acestea pot fi distruse. Decizia cu privire la posibilitatea distrugerii ar trebui luată de o comisie de experți, creată în fiecare an sau care acționează permanent. Pe baza rezultatelor activităților unei astfel de comisii, ar trebui să se întocmească un act, care să reflecte lista documentelor de distrus.

O întreprindere poate lichida documentația pe cont propriu sau prin transferarea acesteia la o instituție specializatăorganizație.

Responsabilitatea pentru stocarea documentelor primare

Sunt prevăzute penalități pentru încălcările grave ale cerințelor contabile și de raportare financiară. Unul dintre cele mai grosolane documente este lipsa documentelor contabile primare obligatorii, a registrelor contabile, a situațiilor financiare și a unui raport de audit pentru o entitate economică.

Dacă se constată astfel de încălcări, se aplică amenzi în următoarele sume:

1. Oficiali - 5-10 mii de ruble.
2. Încălcare repetată de către oficiali - 10-20 mii de ruble sau descalificare pentru 1-2 ani.