Documente de numerar: înregistrare, verificare, depozitare. Procedura de eliberare a documentelor primare de numerar

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Documentele de numerar sunt documente care sunt întocmite în legătură cu circulația fondurilor unei persoane juridice sau ale unui antreprenor individual. Formularele acestora sunt aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică. Să luăm în considerare în continuare ce documente de numerar pot folosi întreprinderile.

Comenzi

Acţionează ca documente de numerar primare. Comenzile pot fi primite sau ieșite. Prima se aplică atunci când se primesc numerar. Un ordin de primire se emite într-un singur exemplar de către un contabil și se semnează de Ch. un contabil sau un funcționar autorizat în acest sens. În absența funcționarilor responsabili, șeful persoanei juridice sau antreprenorul individual însuși poate viza documentele primare de numerar. Chitanța pentru comanda de credit trebuie să fie semnată de persoane împuternicite (contabil și casier), certificată prin ștampilă (sigiliu). În plus, este înregistrată în jurnalul relevant. Chitanța se dă subiectului care a depus banii. Ordinul de primire în sine rămâne la casierie. Hârtia de cheltuieli se completează la emiterea de numerar. Trebuie spus că documentele de numerar se întocmesc dacă întreprinderea folosește atât metode tradiționale de prelucrare a informațiilor, cât și instrumente BT. O comandă de ieșire, ca și una de intrare, este emisă într-un singur exemplar. De asemenea, trebuie să fie aprobată de persoane autorizate și înregistrată în jurnalul corespunzător.

Umplere

Cum se eliberează documentele de numerar menționate mai sus? Umplerea se efectuează după cum urmează:

1. Rândul „Baza” se referă la o tranzacție comercială.
2. În coloana „Inclusiv” se introduce valoarea TVA-ului. Este scris cu cifre. Dacă serviciile, bunurile sau munca nu sunt impozitate, atunci rândul indică „fără TVA”.
3. În rândul „Anexă”, trebuie enumerate documentele însoțitoare și alte documente, indicând datele compilării și numerele acestora.
4. În coloana „Credit, cod de subdiviziune” este trecută denumirea corespunzătoare a departamentului structural la care se primesc fondurile.

Înregistrare

Documentele de numerar trebuie înregistrate într-un jurnal special. Înregistrează atât comenzile de intrare/ieșire, cât și documentele care le înlocuiesc. Acestea din urmă, de exemplu, includ state de plată, cereri pentru emiterea de fonduri, facturi și altele. Totodată, trebuie menționat că ordinele de cheltuieli, care se emit pe statul de plată pentru salarii și alte sume echivalente cu acesta, trebuie înregistrate după emiterea plăților.

Cartea de numerar

Este utilizat pentru a contabiliza emiterea și primirea de numerar. Cartea este numerotată, dantelă și certificată cu un sigiliu, care este plasat pe ultima pagină. Aici se face și o înregistrare indicând numărul de foi. Ultima pagină trebuie să fie semnată. contabil și manager de afaceri. Fiecare foaie a cărții este împărțită în 2 părți egale. Unul (cu o riglă orizontală) trebuie completat ca primă copie, ceal altă ca a doua copie. Acesta din urmă este emis din față și din spate folosind hârtie de carbon. Ambele cazuri sunt numerotate cu același număr. Primele rămân în carte, în timp ce cele din urmă sunt detașabile. Acestea din urmă acționează ca documente de raportare de numerar. Până la finalul tuturor operațiunilor pentru ziua curentă, acestea nu se desprind. Înregistrările încep pe fața primei exemplare după coloana „Sold la începutul zilei”. Înainte de umplere, foaia trebuie pliată de-a lungul liniei de rupere. Partea tăiată este plasată sub cea care rămâne în carte. Pentru a introduce informații după „Transfer”, partea de rupere este suprapusă pe fața celui de-al doilea exemplar. Înregistrările continuă de-a lungul liniei orizontale de pe reversul părții inseparabile.

Documente suplimentare

Tranzacțiile cu numerar pot fi înregistrate cu diferite documente. Unul dintre ele, de exemplu, este un raport prealabil. Este folosit pentru a contabiliza fondurile care sunt emise persoanelor responsabile pentru cheltuieli administrative și de afaceri. Cum se întocmesc astfel de documente? Tranzacțiile în numerar de acest tip sunt contabilizate direct de entitatea raportoare șiDe asemenea, contabil. Rapoartele în avans se întocmesc pe suport de hârtie sau computer. Înregistrarea documentelor de numerar se efectuează strict în conformitate cu regulile. Fiecare formular este completat într-un singur exemplar. Pe reversul acestuia, persoana responsabilă indică o listă de documente care confirmă cheltuielile efectuate. Acestea, de exemplu, includ un certificat de călătorie, conosament, cecuri, chitanțe etc. Aici, subiectul indică suma cheltuielilor. Lucrările care sunt anexate raportului trebuie să fie numerotate în ordinea în care sunt enumerate. Verificarea documentelor de numerar este efectuată de angajații departamentului de contabilitate. Angajații, în special, efectuează un audit al cheltuirii vizate a fondurilor, al caracterului complet al documentelor de coroborare furnizate, al corectitudinii completării acestora și al calculului sumelor. Reversul indică costurile care sunt acceptate pentru contabilitate, conturile în debitul cărora sunt înregistrate.

Nuanțe importante

Detaliile care se referă la valută (pagina 1a pe față și coloanele 6 și 8 pe verso) trebuie completate numai dacă persoana responsabilă primește fonduri care nu sunt în ruble. Raportul prealabil după verificare trebuie aprobat de conducătorul întreprinderii sau de o persoană împuternicită de acesta. Abia după aceea se ia în considerare. Dacă avansul nu a fost utilizat în totalitate, persoana responsabilă returnează soldul înapoi la casierie. În același timp, se completează comanda de primire. Fondurile sunt anulate în conformitate cu informațiile din raportul aprobat.

State de plată

Plata documentelor de numerar se efectuează la calcularea și plata salariilor către angajații întreprinderii. Compartimentul contabilitate întocmește declarația corespunzătoare în 1 exemplar. Acumularea salariilor se realizează conform informațiilor prezente în documentația primară de contabilizare a timpului efectiv lucrat, producției etc. Rândurile „Acumulat” indică sumele în conformitate cu tipurile de plăți din statul de plată. Aici se înscriu și alte venituri (beneficii materiale și sociale) oferite salariatului, rambursate pe cheltuiala profitului întreprinderii și supuse includerii în baza impozabilă. Totodata se calculeaza deducerile din salariu si se stabileste suma ce urmeaza a fi predata salariatului. Pe pagina de copertă a extrasului este atașată suma totală care trebuie plătită angajaților. Șeful întreprinderii trebuie să semneze permisiunea de a elibera salarii. În cazul lipsei acestuia, acest document este eliberat de un angajat autorizat. La finalul decontului se trec sumele salariilor depuse si emise. După perioada stabilită pentru plata fondurilor către angajați, numele salariaților care nu au primit bani în coloana 23 sunt marcate „Depus”. Pentru suma emisa se intocmeste ordin de cheltuiala. Numărul și data finalizării acestuia trebuie să fie indicate în statul de plată de pe ultima foaie.

Raport-ajutor

Acest document conține citirile contoarelor KKM și veniturile pe schimb (zi lucrătoare). Raportul de ajutor este completat în 1 copie zilnic. Casierul-operator trebuie să o semneze și să o predea funcționarului șef(Șeful companiei). În același timp, se completează comanda de primire. În companiile mici, banii sunt predați direct colecționarilor. La transferul de numerar, se completează documentele de numerar relevante ale băncii. Venitul pe schimb (zi lucrătoare) este stabilit în conformitate cu indicatorii contoarelor de însumare de la începutul și sfârșitul zilei. Totodată, se deduc sumele returnate clienților pe cecurile neutilizate. Venitul stabilit este confirmat de șefii de departamente. În afișarea fondurilor în raport semnează casierul superior, precum și șeful întreprinderii. Raportul de referință acționează ca bază pentru compilarea unei „Informații consolidate privind citirile contoarelor KKM și veniturile companiei”.

Jurnalul casierului

Acest document este necesar pentru a contabiliza cheltuielile și primirea de numerar pentru fiecare KKM al întreprinderii. Jurnalul acționează și ca un raport de control și înregistrare a citirilor contorului. Acest document este dantelat, numerotat și sigilat cu semnăturile cap. contabil, șef al companiei, precum și inspector fiscal. Jurnalul este certificat și prin sigiliul întreprinderii. Toate înregistrările sunt făcute de casier în fiecare zi. Procedura de emitere a documentelor de numerar nu permite ștergeri și șters în jurnal. Toate corecțiile efectuate trebuie să fie convenite și certificate prin semnăturile persoanelor autorizate. Dacă citirile se potrivesc, acestea sunt înregistrate pentru tura curentă la începutul lucrului. Aceste date trebuie certificate prin semnăturile administratorului de gardă și a casieriei. Rândul 15 indică sumele care sunt înscrisececuri returnate de clienti. Informațiile pentru aceasta sunt preluate din actul relevant. Aceeași coloană indică numărul de cecuri zero imprimate în timpul schimbului. La sfârșitul zilei de lucru, operatorul generează un raport final pentru tură și predă cu acesta veniturile primite. Aceasta creează o comandă de intrare. După efectuarea citirilor contorului, se verifică suma reală a încasărilor, se face înregistrarea corespunzătoare în jurnal. Se confirmă prin semnăturile șefului (administrator de serviciu), casierului superior și casierului. În cazul unor discrepanțe între sumele indicate pe banda de control și valoarea veniturilor, se identifică motivul diferenței. Surplusurile sau lipsurile constatate sunt înregistrate în rândurile corespunzătoare ale jurnalului.

Date despre citirile contorului KKM și veniturile

Sunt folosite pentru a genera un raport rezumat pentru schimbul curent. Aceste date acționează ca o anexă la declarația casierului, compilată zilnic. Datele privind indicațiile și veniturile sunt formate într-un singur exemplar. Împreună cu ordinele de cheltuieli și de primire, certificatele-rapoarte ale casierului, acestea sunt transferate la departamentul de contabilitate al întreprinderii până la următoarea tură. Eșantionul de documente de numerar, în conformitate cu citirile contorului, la începutul și sfârșitul zilei lucrătoare pentru fiecare casă de marcat include calculul veniturilor. În același timp, printre altele, este indicată distribuția sa pe departamente. Acestea din urmă trebuie confirmate prin semnăturile managerilor. La sfârșitul tabelului completat, rezultatele sunt afișate în funcție de citirile contoarelor tuturor caselor de marcat șiveniturile companiei se însumează și cu repartizarea fondurilor pe departamente. În conformitate cu actele, este indicată suma totală de bani care a fost emisă clienților pe cecurile pe care le-au returnat. Această sumă reduce veniturile totale ale companiei. Informațiile trebuie semnate de casierul superior și de șeful întreprinderii.

Recomandări pentru umplere

La întocmirea documentelor de numerar, trebuie să respectați procedura stabilită prin acte legislative și alte acte normative. În plus, există câteva reguli destul de simple, a căror respectare va evita inexactitățile la completarea documentelor:

1. Suma în cuvinte ar trebui să fie întotdeauna scrisă cu majuscule. În acest caz, bănuții au voie să fie scrise cu cifre. De exemplu: optsprezece mii de ruble 10 copeici.
2. Hârtiile pot fi completate fie manual, fie folosind mijloace tehnice (un computer, de exemplu).
3. Actele de reglementare permit ajustarea informațiilor din documentele de numerar. Cu toate acestea, trebuie îndeplinite o serie de cerințe. O intrare incorectă trebuie tăiată cu atenție cu o singură linie. Informațiile corecte sunt indicate lângă sau (dacă este posibil) deasupra acesteia. Aici ar trebui să faci și un postscript: „Crede corectat”, „Tăiat este invalid” sau „Adevărat”. Lângă această intrare ar trebui să fie semnată cap. contabil și șef al organizației (sau antreprenor individual).
4. Dacă există pete, ștersături, pete cu un „tun” și alte metode de corectare similare, documentul este considerat nevalid.

Reguli suplimentare

Depozitarea documentelor de numerar, în conformitate cu legislația în vigoare, se realizează timp de 5 ani. Calculul acestei perioade începe la 1 ianuarie a anului următor perioadei de finalizare a lucrărilor de birou. Această regulă este considerată generală. A fost stabilită o procedură specială pentru extrasele de plată. Dacă angajații nu au conturi personale, aceste acte sunt păstrate la întreprindere timp de 75 de ani. La sfârșitul acestei perioade, toată documentația poate fi transferată în arhivă sau distrusă dacă nu există cauze în instanță, neînțelegeri sau dispute cu privire la aceasta. Când lucrați cu lucrări, trebuie respectate următoarele reguli:

1. Formarea documentelor în capse trebuie efectuată pentru fiecare zi nu mai târziu de următoarea zi lucrătoare sau prima zi liberă.
2. Înainte de a transfera lucrările în arhivă, trebuie făcut inventarul acestora.
3. Controlul formării dosarelor este efectuat fie de un casier, fie de către managerul direct al întreprinderii.
4. În procesul de creare a unei capse, documentele sunt colectate în ordinea crescătoare a numerelor de cont (întâi prin debit, apoi prin credit).

Responsabilitatea pentru siguranța documentelor de numerar revine șefului întreprinderii. În cazul nerespectării regulilor de mai sus, contravenientului i se poate aplica o sancțiune administrativă sub forma unei penalități bănești. Cuantumul amenzii este stabilit în conformitate cu legea.

Concluzie

Păstraredocumentația de numerar este considerată un loc de muncă destul de responsabil. Completarea documentelor trebuie abordată cu toată responsabilitatea. Documentele de numerar sunt folosite la rezumarea diferitelor date, raportare, contabilitate. În acest sens, erorile comise în etapele inițiale ale tranzacțiilor de fixare pot duce la denaturări serioase în documentele finale. Un angajat care este numit în funcția responsabilă cu procesarea documentelor de numerar trebuie să aibă cunoștințe și experiență relevante. Trebuie reținut că toate documentele pe care le completează operatorul sunt revizuite de înalți funcționari și aprobate de șeful companiei. O atenție deosebită trebuie acordată înregistrării documentelor. Înscrierile în jurnale și cărți trebuie făcute la timp în conformitate cu regulile. Deoarece documentele de numerar sunt utilizate la pregătirea rapoartelor, toate corecțiile din acestea sunt efectuate strict într-o anumită ordine. În cazul în care regulile stabilite nu sunt respectate, lucrările își pierd valabilitatea, iar informațiile din ele nu pot fi folosite de companie în lucrările de management ulterioare.