Lista documentelor contabile primare și regulilor de executare a acestora

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

La întreprindere se efectuează zilnic multe operațiuni. Contabilii emit facturi către contrapărți și le trimit bani, calculează salarii, penalități, calculează amortizarea, întocmesc rapoarte etc. Zilnic sunt emise zeci de documente de diferite feluri: administrative, executive, primare. Ultimul grup este de mare importanță pentru activitățile întreprinderii.

Ce sunt „documentele primare”?

Fiecare eveniment din viața economică a organizației trebuie confirmat pe hârtie. Se formează în momentul operației sau imediat după finalizarea acesteia. Întocmirea înregistrărilor, raportarea se efectuează pe baza informațiilor specificate în documentele contabile primare ale contabilității. Lista lor este mare. În articol vom lua în considerare principalele, cele mai frecvent utilizatedocumente.

De ce avem nevoie de un primar?

Documentația primară este un element integral al contabilității. După cum sa menționat mai sus, se formează în momentul tranzacției sau imediat după încheierea tranzacției și este dovada realității unuia sau altuia fapt al vieții economice a întreprinderii.

Lista documentelor contabile primare pentru o tranzacție poate include:

1. Contract.
2. cont.
3. Chitanță de numerar sau alt document de plată.
4. Trecol de trăsură.
5. Act de finalizare.

Detalii necesare

În prezent, există forme unificate de documente contabile primare. Ele sunt folosite pentru a reflecta informații despre diferite operațiuni, respectiv, lista de coloane din ele este diferită. Între timp, toate documentele primare conțin detalii obligatorii uniforme. Printre acestea:

1. Numele companiei.
2. Numele documentului (de exemplu, „Boucher de numerar”).
3. Data formării.
4. Conținutul operațiunii pe care se întocmește documentul. De exemplu, la completarea unei facturi, coloana corespunzătoare poate indica „Transfer de materiale pentru prelucrare”.
5. Bani și indicatori naturali. Primele sunt folosite pentru a reflecta costul, al doilea - cantități, greutăți etc.
6. Poziții ale angajaților responsabili („contabil șef”, „magazin”, etc.).
7. Semnături ale persoanelor implicate în tranzacție.

Moment important

Documentul principal care conține toate detaliile necesare are forță legală.

Vă rugăm să rețineți că documentele executate corespunzător pot fi utilizate în procedurile judiciare ca dovadă a validității (sau invalidității) cererilor. Multe documente sunt întocmite de antreprenori. Este necesar să verificați cu atenție corectitudinea înregistrării și în niciun caz să nu puneți semnături pentru furnizori (antreprenori etc.) dacă nu au făcut acest lucru.

Documentația principală trebuie păstrată cu grijă.

Am nevoie de un sigiliu primar?

În practică, multe contrapărți fac pretenții cu privire la absența acestuia în formularul TTN și în alte documente. Reamintim că din 2015, majoritatea organizațiilor au fost scutite de obligația de a deține un sigiliu. Astfel de întreprinderi îl pot folosi la propria discreție. Dacă este, atunci informațiile despre prezența sa trebuie să fie scrise în politica contabilă.

În cazul în care contrapartea insistă să folosească sigiliul la înregistrarea primarului, iar compania are dreptul de a nu-l pune pe temeiuri legale, contrapartei trebuie să i se transmită o notificare scrisă cu link-uri către reglementările care reglementează acest lucru. problemă.

Acord

Dacă contrapartea este un partener pe termen lung, atunci este foarte posibil să se încheie un acord pentru mai multe tranzacții. În acest caz, este important să definiți clar termenele limită pentru îndeplinirea obligațiilor, succesiunea și procedura de calcul și alte nuanțe. Contractul poate fi întocmit pentru vânzarea de bunuri, prestarea de serviciisau munca de productie. Merită spus că dreptul civil permite și încheierea orală a unui acord. Cu toate acestea, în activitățile de afaceri, de regulă, se folosesc forme scrise de contracte.

Factură

În acest document, furnizorul indică suma de transferat către contrapartidă pentru bunuri, servicii sau lucrări. La efectuarea unei plăți, în mod implicit, se presupune că subiectul este de acord cu tranzacția.

Factura trebuie să fie prezentă:

1. Numele documentului.
2. Numele serviciilor (bunuri, lucrări) pentru care se face plata.
3. Cost.
4. Suma totală.
5. Detalii pentru plată.

În prezent, întreaga listă de documente contabile este cuprinsă în programul 1C, deci sunt procesate automat.

Rețineți că factura are o valoare mică pentru autoritățile de reglementare. În el, vânzătorul fixează prețul stabilit. Din postura de contabil, factura este cel mai important document primar pe baza căruia se formează înregistrările contabile.

Invoice acționează ca un tip de factură. Această lucrare conține o linie specială pentru specificarea sumelor TVA.

Documentația de plată

Puteți confirma plata printr-o chitanță de numerar sau alt document similar. Plata confirmă faptul plății pentru furnizarea de produse, servicii, muncă. Tipul specific de document este selectat în funcție de metodăplata: numerar sau transfer bancar.

Unul dintre cele mai populare documente de decontare este un ordin de plată. Este o comandă de la titularul contului pentru ca bancă să transfere fonduri în contul specificat. Documentul poate fi folosit la plata pentru servicii, bunuri, pentru plata unui avans, rambursarea unui credit etc.

În cazul deducerilor la buget, se completează câmpul 22 „Cod”. În ordinul de plată, această coloană indică UIN (identificatorul unic). Datorită lui, autoritatea fiscală recunoaște plătitorul.

Câmpul „Cod” din ordinul de plată poate fi completat în diferite moduri. Depinde de modul în care entitatea își îndeplinește exact obligația față de buget: voluntar sau la cererea autorității de reglementare.

scrisoare de trăsură

Formularul TTN este întocmit de expeditor. Conosamentul este baza pentru transferul mărfurilor către destinatar. Documentul este întocmit în 4 exemplare. Potrivit TTN, vânzătorul ia în calcul vânzarea, iar cumpărătorul primește livrarea mărfurilor.

Vă rugăm să rețineți că TTN se întocmește la transportul mărfurilor de către forțele proprii ale companiei. Dacă transportul este efectuat de o companie terță parte, se emite un formular 1-T.

Un alt punct important: informațiile din TTN trebuie să se potrivească cu informațiile din factură.

Act de lucrare finalizată

Acest document se întocmește între client și furnizor. Actul este o confirmare a executării lucrării, a prestării de servicii la un cost convenit în termenele stabilite prin acord. Pur și simplu, astaraportul contractorului către client.

În prezent, o formă unificată a actului nu a fost aprobată. Compania are dreptul de a dezvolta un formular pe cont propriu și de a-l fixa în politica contabilă.

Principalele detalii ale actului sunt:

1. Numărul și data înregistrării în evidențele contabile.
2. Data compilarii.
3. Detalii ale contractului în conformitate cu care se formează actul.
4. Termen, volum, costul muncii.
5. Detalii despre contul pentru care trebuie plătit.
6. Numele clientului și al contractantului.
7. Semnături ale părților la tranzacție.

Actul este întotdeauna întocmit în două exemplare.

Formular M-15

Această abreviere este folosită pentru a face referire la o factură pentru emisiunea de mărfuri. Trebuie remarcat faptul că acest document nu este obligatoriu, dar este adesea folosit de întreprinderi.

Factura pentru eliberarea materialelor în lateral este emisă în cazul în care este necesar să se transfere obiectele de valoare de la sediul principal (principal) către divizii îndepărtate sau alte companii (dacă există un acord special).

Reguli de formulare M-15

În prima parte a lucrării, este atașat un număr, în conformitate cu fluxul documentar al întreprinderii. Aici ar trebui să indicați și numele complet al companiei și OKPO.

Primul tabel reflectă data documentului, codul tranzacției (dacă se folosește sistemul corespunzător), denumirea unității structurale, domeniul de activitate al întreprinderii emitente a facturii.

La felsunt indicate informații despre destinatar și persoana responsabilă de livrare. Mai jos este un link către documentul în conformitate cu care se emite factura. Poate fi un contract, o comandă etc.

În tabelul principal, coloanele 1 și 2 indică subcontul contabil și codul contabil analitic pentru toate materialele care urmează să fie anulate.

În continuare, următoarele date sunt introduse în coloanele 3-15:

• numele materialelor cu caracteristici individuale, marca, dimensiunea, calitatea;
• număr de stoc (dacă nu este acolo, celula nu este completată);
• cod de unitate;
• numele unității de măsură;
• cantitate de bunuri transferate;
• informații despre obiectele reale eliberate din depozit (se vor completa de către depozitar);
• costul total al materialelor;
• preț fără TVA;
• suma alocată TVA;
• cost total inclusiv TVA;
• număr de inventar al materialelor;
• număr de pașaport (dacă este disponibil);
• număr de înregistrare conform cardului de cont.

Factura este semnată de contabil, angajatul responsabil cu eliberarea obiectelor de valoare din depozit și destinatar.

Rapoarte avansate în „1C”

Formarea documentelor de raportare este una dintre cele mai frecvente acțiuni ale unui contabil. Multe decontări efectuate în numerar sunt efectuate prin documente în avans. Acestea includ cheltuielile de călătorie, achizițiile casnice etc.

Adesea, angajații întreprinderii primesc fonduri de la casierie pentru cheltuielile casnice. După achiziționarea obiectelor de valoare necesare (de exemplu, papetărie), angajații raportează și furnizează documente justificative departamentului de contabilitate.

Contabilul, la rândul său, trebuie să înregistreze toate cheltuielile în sistemul contabil. Puteți deschide „Rapoarte anticipate” în „1C” în secțiunea „Bancă și casierie”, subsecțiunea „Casiera”. Introducerea unui nou document se realizează prin butonul „Creați”.

În partea de sus a formularului sunt indicate:

1. Numele companiei.
2. Depozit unde vor fi creditate obiectele de valoare nou primite.
3. Raportarea angajaților cu privire la fondurile primite în raport cu raportul.

Documentul conține 5 marcaje. În secțiunea „Avansuri”, selectați documentul pentru care au fost emise fondurile:

1. Document de bani.
2. Comandă în numerar pentru cheltuieli.
3. Debit din cont.

Dacă bunurile au fost achiziționate cu fondurile emise, acestea sunt reflectate în fila cu același nume. În secțiunea „Container”, indicați informații despre recipientul returnabil (de exemplu, sticle de apă). Fila „Plată” reflectă informații despre numerarul plătit furnizorilor pentru achiziționarea unui obiect sau emis în urma unei livrări viitoare.

În secțiunea „Altele” sunt indicate date privind cheltuielile de călătorie: diurnă, costuri cu combustibilul, bilete etc.

formular „universal”

În lista documentelor contabile primare există o singură lucrare care poate fi utilizată într-o varietate de situații. Se folosește atât în formarea contabilității cât șiraportare fiscală. Este vorba de contabilitate. Formularul este necesar, dacă este necesar, pentru a corecta greșeala făcută. În plus, documentul este necesar la efectuarea operațiunilor care necesită explicații, reflectarea calculului, confirmarea tranzacțiilor, dacă nu există alte documente.

Nuance

Este de spus că o întreprindere are dreptul de a confirma finalizarea tranzacțiilor care nu necesită executarea de formulare standard (standard, unificate), nu cu ajutorul unui certificat, ci printr-o contabilitate primară dezvoltată independent. documente. Lista lor, totuși, ar trebui stabilită în politica financiară a companiei.

Reguli pentru compilarea unui certificat

Un singur formular unificat nu a fost aprobat pentru acest document. În consecință, specialiștii îl pot compila într-o formă gratuită sau pot folosi șabloane dezvoltate la întreprindere. Dintre informațiile obligatorii pe care trebuie să le conțină certificatul, trebuie menționat:

1. Informații despre întreprindere.
2. Data și motivele compilării.
3. Documente contabile primare și registre contabile, la care este atașat un certificat.
4. Semnătura angajatului responsabil.

Puteți scrie pe o foaie albă obișnuită A4 sau pe antetul companiei.

La compilare, trebuie să fii foarte atent să nu faci greșeli. Cu cât referința este mai detaliată, cu atât mai puține întrebări suplimentare au inspectorii.

Documentul ar trebui, desigur, să conțină doar informații de încredere. Dacă, în timpulgreșelile de ortografie vor fi identificate, este mai indicat să întocmești din nou un certificat.

Funcții de stocare

Tot ceea ce se referă la documentele contabile primare trebuie păstrat la întreprindere cel puțin 5 ani. Calculul acestei perioade începe de la data de încheiere a perioadei de raportare în care au fost emise lucrările.

Extra

Primar poate fi emis în format hârtie sau electronic. Recent, tot mai multe întreprinderi preferă gestionarea electronică a documentelor. Acest lucru este de înțeles: procesarea și trimiterea documentelor durează mult mai puțin.

Documentele electronice trebuie să fie certificate printr-o semnătură digitală (îmbunătățită sau obișnuită - prin acord între contrapărți).

Responsabilitate

Documentația primară este cel mai important element al vieții de afaceri a unei întreprinderi. În lipsa acesteia, compania se va confrunta cu sancțiuni grave din partea autorităților de reglementare. Se vor aplica și penalități în cazul detectării unor erori în documentația primară, informații inexacte.

Încălcarea reglementărilor se pedepsește nu numai prin Codul fiscal, ci și prin Codul contravențiilor administrative. Dacă există motive, făptuitorii pot fi, de asemenea, urmăriți penal.

Concluzie

O varietate de documente pot fi utilizate în activitatea unei întreprinderi. În același timp, unele dintre ele pot avea o formă unificată, iar unele pot fi dezvoltate independent de companie. Indiferent de acest lucru, totuși, toate detaliile necesare trebuie să fie prezente în documente.

Unele companii practică utilizarea documentelor combinate. Vorbirevorbim de forme unificate, completate în concordanță cu specificul activităților organizației.

Este important să se reflecte tipurile selectate de documentație primară în politica contabilă a întreprinderii. În cursul activităților companiei poate apărea nevoia de noi documente. Dacă sunt dezvoltate de întreprindere, atunci acestea ar trebui menționate în politica contabilă.

Vă rugăm să rețineți că, de asemenea, contrapartea poate dezvolta în mod independent anumite forme de titluri. Este necesar să se indice în politica financiară că societatea acceptă astfel de documente de la contrapărți.

Pentru a înregistra multe tranzacții, organizațiile nu pot folosi forme unificate de documentație primară. Totuși, dacă vorbim de tranzacții în numerar, atunci acestea sunt executate exclusiv prin ordine aprobate și alte documente de plată.