Managementul de proiect - ce este? Argumente pro şi contra

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2024-01-17 19:05

Managementul de proiect este un element integrant al sistemului modern de management din Rusia. Multe companii interne și străine folosesc managementul de proiect pentru a îmbunătăți calitatea produselor și serviciilor, pentru a reduce costurile, pentru a crește profiturile. Ce este managementul de proiect și care sunt principalele sale beneficii?

Ce este un proiect?

Conceptul de „proiect” poate fi interpretat în moduri complet diferite. Prima variantă presupune definirea proiectului ca un set de documentație, conform căruia este posibilă construcția unei clădiri sau structuri. Acest articol va discuta al doilea sens al cuvântului „proiect”.

Există o mulțime de definiții ale unui proiect, deși toate sunt de acord asupra unui singur lucru: un proiect este o idee care implică implementarea unei sarcini materiale specifice într-o perioadă limitată de timp. În același timp, principalele caracteristici ale proiectului se numesc:

• Unicitate (un proiect este ceva care este creat pentru prima dată).
• Timp limitat (proiectul are întotdeauna termene limită pentru implementarea sa).
• Scop (proiectul se realizează întotdeauna pentru a rezolva probleme specifice, exprimate, de regulă, în unități cantitativemăsurători).

Dacă sunt îndeplinite toate cele trei condiții, atunci setul de activități poate fi numit proiect.

Programe și portofolii

Proiectele sunt adesea grupate în programe și portofolii. În același timp, programele sunt un set de proiecte care sunt unite printr-un scop comun. De exemplu, un program de îmbunătățire a calității educației pentru populație poate include proiecte de creștere a salariilor profesorilor cu 20%, construirea a 15 școli noi, lansarea a 26 de manuale noi la disciplinele de bază.

Un portofoliu de proiecte reunește proiecte finanțate dintr-o singură sursă, indiferent de obiectivele acestora. De exemplu, portofoliul de proiecte al companiei N poate include proiecte de caritate, construirea unui nou birou corporativ, sărbătorirea aniversării directorului și o creștere a cifrei de afaceri anuale cu 10%.

Proiectele din portofolii și programe ar trebui să aibă și cele trei caracteristici principale descrise mai sus.

Principii de bază ale managementului de proiect

Având în vedere dezvoltarea dinamică a pieței pentru tehnologiile concepute pentru a facilita procesul de management, este dificil să numim metode specifice care descriu pe deplin managementul de proiect.

Gestionarea proiectelor include multe abordări și instrumente și se bazează pe următoarele principii de bază:

• Orientat spre rezultate. Acest principiu este determinat de sensul termenului „proiect”. Managementul proiectelor nu este doar managementul calității, ci este un set intenționat de acțiuni interdependente.
• Principiul „triunghiului de proiectare”. Lamanagementul proiectului ar trebui să fie ghidat de interdependențele dintre: calendar, buget, calitatea proiectului. O modificare a unuia dintre factori duce la o schimbare a celorlalți, ceea ce îi face, parcă, părți ale aceluiași triunghi.



• Contabilitatea ciclului de viață al proiectului. Ciclul de viață al unui proiect începe cu formarea însăși ideea de a crea un proiect și se termină la expirarea perioadei de timp specificate în proiect. Ciclul de viață al unui proiect, de regulă, se termină în momentul în care începe ciclul de viață al produsului, creat ca urmare a proiectului.
• Abordare proces a managementului. Acest principiu presupune evaluarea proiectului ca ansamblu de procese care sunt interconectate și culminează cu rezultate intermediare sub formă de semifabricate sau documente importante. Această abordare vă permite să controlați proiectul fără așa-numitele „zone oarbe”.

Metode de încurajare a participanților la proiect

Stimularea participanților la proiect este de obicei acordată o atenție specială atunci când managementul de proiect este selectat pentru a îndeplini sarcini specifice. Managementul proiectelor include de obicei mecanisme motivaționale tangibile și intangibile.

Stimulentele materiale includ bonusuri, amenzi, plăți suplimentare pentru finalizarea anticipată a sarcinilor intermediare.

Metodele intangibile de motivare includ certificate și cadouri disciplinare sub formă de concediu, precum și desfășurarea competiției între participanții la proiect ca parte a unei competiții competitive.

Etape principale ale managementului de proiect

Managementul de proiect are loc în etape ale ciclului de viață al proiectului și faze ale complexității managementului. Relația dintre etape și faze este prezentată în tabelul de mai jos.

FAZE:	Gestionarea costurilor	Gestionare datorată	Gestionarea conținutului	Gestiunea riscurilor
STAGES:	1	2	3	4
Inițiere	Estimare preliminară de finanțare	Estimarea preliminară a calendarului proiectului	Definiția sarcinilor cheie	Analiza preliminară a posibililor factori negativi
Planificare	Calculul bugetului și căutarea surselor de finanțare	Calcul programului proiectului	Calculul obiectivelor proiectului	Calculul ajustării riscului
Implementare	Finanțarea etapă a proiectului	Monitorizarea implementării programului	Monitorizarea realizării indicatorilor intermediari	Monitorizarea modificărilor în factorii cheie
Închidere	Estimați profit/pierdere	Scor picior/lead	Evaluarea finalizării/eșecului obiectivelor proiectului	Analizăgreșeli făcute

Astfel, domeniile managementului de proiect includ domenii financiare, de personal, structurale ale organizației.

Domeniul de aplicare al managementului de proiect

Structura de management al proiectelor include împărțirea întregii activități a organizației în proiecte limitate din punct de vedere al timpului și al obiectivelor. În același timp, se formează câte o echipă a fiecărui proiect și o echipă de manageri de proiect, care raportează managerului despre progresul proiectului lor.

În acest sens, managementul de proiect este utilizat, de regulă, în organizații de diverse industrii și dimensiuni, cu o gamă largă de comenzi executate simultan. Cu toate acestea, în întreprinderile mici, el folosește și managementul de proiect pentru a rezolva probleme specifice de modernizare a producției sau, de exemplu, introducerea unui nou produs.

Managementul de proiecte în industria construcțiilor

În industria construcțiilor, utilizarea metodologiei de management al proiectelor este deosebit de relevantă. În companiile care îndeplinesc funcțiile unui client sau antreprenor, managementul de proiect utilizează o împărțire naturală a muncii în proiecte (conform principiului produsului, adică construcția fiecărei clădiri este un proiect separat), iar structura managementului de vârf practic. nu necesită restructurare serioasă.

Managementul unei organizații de proiect se realizează adesea conform principiului proiectului, folosind cu succes echipe deja formatedesigneri ca o echipă de proiect.

Managementul proiectelor în structurile de stat

Gestionarea proiectelor în guvern este o tendință destul de nouă a timpului nostru. Metoda de management program-țintă, care s-a dezvoltat încă din perioada sovietică, a luat acum forma managementului de proiect în toată țara. Acum, pentru a rezolva sarcini importante din punct de vedere strategic pentru stat, se folosesc programe care includ proiecte individuale cu indicatori țintă și termene de implementare. Cu toate acestea, însăși metodologia de gestionare a unor astfel de programe este încă departe de a fi ideală și necesită modernizare și actualizare.

Experiență în implementarea managementului de proiect în regiunea Belgorod

Administrația publică bazată pe proiecte s-a dovedit în întreaga lume. În Rusia, există experiență în aplicarea acestei tehnologii în regiunea Belgorod.

Acest experiment pe scară largă a afectat aproape toate aspectele serviciului public din regiunea Belgorod. Printre elementele principale se numără instruirea în managementul proiectelor, suportul organizatoric și metodologic, inspecțiile la fața locului, motivația, evaluarea competențelor angajaților, comisiile de experți pentru revizuirea proiectelor.

Managementul de proiect al regiunii Belgorod include acum organisme colegiale de management de proiect:

• Comisia interdepartamentală care gestionează activitățile proiectului.
• Comisii sectoriale de experți care decid cu privire la deschiderea/închiderea proiectelor.
• Biroul regional de proiect care controlează conformitatea cu metodologiamanagement de proiect.

Ghișeu unic

În cadrul tranziției la managementul proiectelor, regiunea Belgorod, în 2010, a trecut la coordonarea proiectelor de investiții prin sistemul „one window”, acum binecunoscut la Moscova. Rolul acestei ferestre este doar îndeplinit de unul dintre serviciile nou introduse - biroul regional de proiecte. Acum, la exact o lună de la aplicarea la biroul de proiect, entitatea comercială primește un document de aprobare.

Sistem informatic automat „Managementul proiectelor”

Informația și asistența tehnică pentru managementul proiectelor în regiunea Belgorod se realizează prin sistemul informatic automatizat (AIS) „Project Management”. Aceasta este o aplicație web fără software care îndeplinește următoarele funcții pentru proiecte, portofolii și programe:

• Menținerea registrului (baza de date).
• Programare.
• Buget.
• Monitorizarea implementării la nivel regional și municipal.
• Repartizarea puterilor și responsabilităților echipei.
• Schimbați conținutul.
• Sistem de alertă despre evenimentele viitoare și viitoare pentru proiecte.
• Flux de documente.
• Raportare analitică automată.
• Integrare cu guvernul electronic al regiunii Belgorod.

Avantaje și dezavantaje ale managementului de proiect

Experiența descrisă de implementare a managementului de proiect în regiunea Belgorod sa dovedit a fi de succes. Efectul acestor schimbări s-a exprimat în primul rând îno creștere a ratei de creștere a produsului regional brut cu 0,1% (mai mult de 3 miliarde de ruble), o reducere a timpului petrecut pentru aprobarea proiectului (cu 2 luni pentru fiecare proiect) și o creștere a ratei de dezvoltare a investițiilor în regiunea cu 23%. Cu toate acestea, cel mai important rezultat este formarea gândirii de proiect în rândul angajaților care analizează activ și încearcă să rezolve problema, uneori chiar folosind metode inovatoare, nestandardizate.

Motivarea și restructurarea structurii manageriale au făcut posibilă obținerea unui efect pozitiv nu numai pentru serviciul public, ci și pentru afaceri, creând un climat investițional favorabil și eliminând barierele din calea antreprenoriatului.

Populația regiunii ia acum un rol activ în selecția și controlul implementării unor proiecte strategice importante. Pentru oameni, managementul de proiect este o oportunitate de a se bucura de servicii de în altă calitate și mobilitate ridicată.

Cu toate acestea, în ciuda tuturor avantajelor structurii de management de proiect, există și dezavantaje ale acestei abordări.

În primul rând, perioada de tranziție. Este nevoie de un anumit timp pentru ca echipa de proiect să lucreze împreună și să își îndeplinească funcțiile ca un mecanism bine coordonat.

În al doilea rând, la implementarea managementului de proiect într-o întreprindere, căutarea unui bun manager de proiect poate fi amânată. Calităților personale și profesionale ale unui manager de proiect sunt impuse cerințe foarte mari: calificări cuprinzătoare, imersiune totală în proiect, experiență de management de proiect cu specificul cerut.

Al treilea dezavantaj al managementului de proiect poate fi considerat necesitateaîmpărțirea resurselor companiei între proiecte. În firmele „sărace”, acest lucru poate să nu fie deloc fezabil. Managerii de proiect vor trebui să „lupte” pentru finanțare și personal, ceea ce este inacceptabil în condiții de control total al tuturor etapelor ciclului de viață al proiectului.

Unul dintre cele mai importante dezavantaje ale căii de management de proiect într-o organizație este angajarea membrilor echipei de proiect și a managerului de proiect după finalizarea proiectului. După cum știți, volumul de muncă al echipei este cea mai importantă regulă a unei afaceri de succes, iar în cazul lucrărilor de proiect apar în mod regulat grupuri de specialiști „atârnate în aer”, care își pierd imediat volumul de muncă constant.

Rezumând cele de mai sus, putem concluziona că managementul de proiect este o parte integrantă a spațiului modern de afaceri, iar studierea bazelor acestuia este pur și simplu necesară pentru luarea deciziilor de management competent atât la nivel de stat, cât și în cadrul unei singure afaceri.