Ce este un sistem ERP? Planificarea resurselor financiare ale întreprinderii

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Din ce în ce mai multe întreprinderi de diferite dimensiuni din întreaga lume caută să introducă în activitatea lor cel mai puternic instrument de management cunoscut sub numele de sistem ERP. Utilizarea sa este concepută pentru a stabili controlul și planificarea eficientă a tuturor proceselor de afaceri importante din punct de vedere strategic pentru organizație, pentru a optimiza funcționarea principalelor unități de producție și auxiliare.

Conceptul de sisteme ERP și ERP

Strategia de afaceri ERP (EntERPrise Resource Planning) este o integrare a tuturor departamentelor și proceselor organizației: facilități de producție, departamente financiare, de personal și de profil client și multe altele. O astfel de combinație vizează în primul rând optimizarea distribuției diverselor resurse în cadrul întreprinderii.

Dacă mai devreme era un concept pur de marketing, astăzi un sistem ERP este cel mai adesea înțeles ca o clasă de instrumente software specializate. Într-un sens larg, este o metodologie pentru planificarea și gestionarea tuturor resurselor întreprinderii. Din punct de vedere istoric, strategia ERP a fost formată pe baza predecesorilor săi:

• MRP - planificarea cerințelor materiale.
• MRP II - planificareresurse de producție.

În schimb, un sistem ERP poate fi folosit pentru întreprinderi foarte mari, adesea distribuite geografic. În acest caz, vorbim despre planificarea resurselor corporative, deoarece acordă atenție nu numai producției, ci și planificării financiare cuprinzătoare. O caracteristică esențială a sistemului ERP este și posibilitatea utilizării acestuia în absolut orice întreprindere, indiferent de specificul lucrării, inclusiv cele care nu sunt angajate în activități de producție. Considerându-l ca un produs software, trebuie remarcat faptul că este echipat cu un set mai puternic de mijloace tehnice care facilitează sau înlocuiesc procesul decizional.

Scopul sistemului ERP în întreprindere

Pentru a decide asupra unei schimbări radicale în activitățile companiei lor, legate de introducerea unui sistem de management al informațiilor și implementarea unei noi strategii de afaceri, conducerea trebuie să fie clar conștientă de necesitatea acestui pas, care ar trebui să fie exprimat în următoarele puncte cheie:

• nevoința de a accepta situația actuală;
• existența necesității utilizării tehnologiilor moderne pentru a consolida poziția unei entități de afaceri pe piață într-un mediu concurențial;
• se așteaptă la beneficii semnificative de la implementare.

În primul rând, utilizarea unui sistem ERP este concepută pentru a contribui la implementarea cu succes a unei strategii de afaceri similare, a cărei execuție ar trebui să asigureplanificarea și managementul resurselor întreprinderii. Pentru a face acest lucru, este necesar să se optimizeze activitatea departamentelor sale, și anume să se obțină o coerență maximă între ele și să se reducă costurile administrative. Acest lucru se poate realiza prin beneficiile oferite de sistemul informatic. Acesta este:

• Creșterea transparenței proceselor de afaceri.
• Rezolvarea problemelor legate de organizare și găsirea informațiilor potrivite.
• Îmbunătățiți fiabilitatea și relevanța datelor.
• Creșterea vitezei fluxului de lucru între departamente.
• Organizarea unui singur spațiu de informații între sediul central și sucursalele aflate la distanță.
• Reducerea timpului necesar pentru completarea documentației și eliminarea posibilelor erori.
• Creșterea vitezei de luare a deciziilor la toate nivelurile.

Sistemul ERP asigură o creștere a competitivității obiectului, nu doar prin introducerea unor procese de afaceri mai eficiente în activitatea sa. Utilizarea acestuia ar trebui să conducă, de asemenea, la o reducere a costurilor totale ale întreprinderii. Instrumentele avansate de planificare, modelare și analiză ajută la optimizarea resurselor activităților de producție, a sectorului financiar, precum și a activității depozitelor, transporturilor și altor departamente.

Principalele caracteristici ale muncii

În companii diferite, chiar și în acelea care sunt angajate în aceeași afacere, toate procesele de afaceri pot decurge în moduri complet diferite. Schema standardizată de lucru pe care o oferă un sistem informațional de management al întreprinderii poate diferi semnificativ de cea folosită anterior aici. De aceastamotivul pentru a-l considera doar ca produs software este fundamental greșit, deoarece implementarea lui necesită schimbări interne la scară largă din partea companiei sub forma reorganizării proceselor de afaceri existente.

Trăsăturile conceptuale ale acestor sisteme sunt direct legate de esența lor. Reamintim că metodologia ERP presupune consolidarea tuturor departamentelor vitale ale întreprinderii pentru a organiza managementul eficient al resurselor acesteia. O astfel de asociere este implementată în cadrul sistemului informațional prin prezența unei baze de date publice unice. Informațiile intră în depozit o singură dată și, ulterior, pot fi procesate și utilizate în mod repetat de diverși consumatori interni și externi. Față de viața reală, în acest caz, se constată o scădere a timpului și efortului angajaților companiei pentru luarea deciziilor. De asemenea, trebuie remarcat faptul că sistemul ERP nu este un sistem automat de control al procesului, ci un sistem informațional integrat bazat pe modelul lor abstract, informații în care sunt introduse de oameni vii.

Structura bazei de date, precum și funcționarea pachetului software în ansamblu, trebuie aranjate în așa fel încât să reflecte activitățile tuturor departamentelor fără excepție. Această abordare face posibilă monitorizarea setului total de resurse și procese de afaceri ale întreprinderii aproape în timp real și, prin urmare, realizarea managementului operațional și strategic al acestora.

Una dintre sarcinile principale ale sistemelor ERP este săoptimizarea procesului de planificare și controlul asupra implementării planului. Algoritmii inteligenți încorporați simplifică foarte mult soluția pentru utilizatorii lor. De exemplu, planificarea și managementul unei întreprinderi de producție are multe caracteristici specifice asociate cu eterogenitatea componentelor sale. Deci, la o singură fabrică pot exista ateliere care funcționează atât continuu, cât și discret. Din acest punct de vedere, sistemul implementat de clasă ERP ar trebui să fie universal și să conțină cea mai largă gamă de module specializate.

Deoarece întreprinderile moderne de astăzi sunt adesea distribuite geografic, este foarte important ca sucursalele aflate la distanță de sediul principal să aibă acces deplin la un depozit comun de date de informații. Aceasta este implementată de cele mai avansate tehnologii de rețea implicate în dezvoltarea sistemelor ERP, care prevăd și diferențierea drepturilor de acces ale utilizatorilor la informațiile stocate în acestea.

Funcționalitatea sistemelor de clasă ERP

Vorbind de funcții, nu trebuie să uităm că orice produs de clasă ERP este un sistem de management al întreprinderii în ansamblu. Gama capabilităților sale va depinde în primul rând de amploarea și caracteristicile funcționării unității pentru nevoile pentru care este utilizată. Luați în considerare setul de caracteristici clasice:

Producție

• Menținerea specificațiilor de proiectare și proces pentru bunurile produse sau serviciile efectuate în scopul determinării cantității de materiale necesare și a costurilor cu forța de muncă.
• Desenarea planurilor de producție.
• Planificarea și gestionarea capacităților tehnice ale unei întreprinderi în diverse aproximări: de la unități individuale la ateliere și asociații de producție.

Finanțe

• Contabilitatea operațională, financiară, managerială, contabilitate fiscală și control.
• Gestionarea activelor întreprinderii, inclusiv active fixe, valori mobiliare, conturi bancare etc.
• Planificare cuprinzătoare a resurselor financiare ale întreprinderii și controlul rezultatelor acesteia.

Logistică

• Formarea indicatorilor planificați ai volumelor necesare de materiale, materii prime, piese, componente în conformitate cu planurile de producție.
• Gestionarea aprovizionării și vânzărilor: contabilitate pentru contrapărți, ținerea unui registru al contractelor, managementul lanțului de aprovizionare, implementarea planificării depozitului și contabilității.

Personal

• Gestionarea procesului de recrutare.
• Personal operațional și evidențe de personal, personal, salarizare.
• Planificare a forței de muncă.

Marketing și publicitate

• Mențineți planurile de vânzări.
• Gestionarea prețurilor în diverse tipuri de piețe pentru a forma o strategie de ansamblu adecvată a întreprinderii, o politică transparentă pentru calcularea costului mărfurilor: contabilizarea reducerilor și a condițiilor speciale de vânzare.
• Planificați și controlați activitățile de promovare și de marketing în curs.

Proiecte. Raportare

• Oferirea unei game largi de formulare standardizate de raportare contabilă, financiară și de gestiune, precum și un mecanism flexibilcreați personalizate.
• Elaborarea unei strategii generale: planificarea pas cu pas a necesarului pentru implementarea cu succes a timpului, resurselor materiale, financiare și umane.
• Monitorizarea indicatorilor cheie de performanță ai proiectelor.

Ce companii pot folosi sisteme ERP

La prima vedere, poate părea că sistemele din această clasă sunt concepute exclusiv pentru industriile pe scară largă, deoarece sunt mai mult caracterizate de complexitatea ridicată a structurii fluxurilor de resurse și a proceselor de diferite tipuri. Cu toate acestea, există situații în care utilizarea claselor MRP sau MRP II poate să nu fie suficientă pentru o întreprindere mică. Astăzi, pe piață, puteți cumpăra produse software cu diferite capacități. În funcție de amploarea întreprinderii unde pot fi utilizate eficient, există soluții grele, medii și ușoare.

În ceea ce privește organizațiile non-productoare, sistemele de clasă ERP sunt aplicabile și acestora. Pentru astfel de întreprinderi, funcționalitatea nu prea largă va fi suficientă. În prezent, există mici varietăți integrate sau locale de sisteme care pot satisface nevoile companiilor comerciale sau organizațiilor care lucrează în sectorul serviciilor. De asemenea, trebuie remarcat faptul că mulți dezvoltatori oferă clienților și produse din industrie.

Despre metodele de clasificare

Cea mai evidentă caracteristică prin care pot fi clasificate toate sistemele de management al întreprinderii ERP esteamploarea organizației, acolo unde acestea pot fi aplicabile. Din acest punct de vedere, în funcție de numărul de locuri de muncă, se obișnuiește să se aloce soluții pentru:

• Corporații mari (peste 10 mii de persoane).
• Corporații mijlocii (de la 1.000 la 10.000 de persoane).
• Întreprinderi mijlocii (de la 100 la 1 mie de persoane).
• Companii mici (mai puțin de 100 de persoane).

Un semn important al sistematizării unor astfel de produse informaționale este funcționalitatea. În funcție de volumul implementat de sarcini efectuate, există următoarea împărțire general acceptată în:

• Mare integrat.
• Medie integrată.
• Gestionare financiară.
• Local.

Versiunea locală este, de obicei, un produs de informații unificate în cutie, cu un focus restrâns, cu un cost total relativ mic. Cel mai adesea, acoperă unul sau mai multe blocuri din domeniul finanțelor organizației sau al activităților sale de contabilitate. Astfel de sisteme sunt potrivite pentru companiile mici de producție sau comerț.

Sistemul financiar și de management al managementului întreprinderilor poate fi utilizat în principal în organizații non-producție, în principal comerț sau care lucrează în prestarea de servicii. Pe lângă financiar și contabilitate, aici sunt implicate și module de management logistic.

Sistemele informatice integrate, în funcție de scara obiectului țintă, pot fi medii sau mari. Acestea acoperă toate procesele de afaceri ale structurilor corporative, și anume, interacțiunea cu furnizorii și consumatorii,producția produsului final, fluxurile materiale și financiare, relațiile cu personalul, furnizarea, depozitarea și marketingul, implementarea proiectelor și multe altele.

Piața sistemelor ERP moderne

Toate produsele software prezentate astăzi pe piața internă pot fi împărțite în două categorii principale: rusești și importate. Diferențele dintre ele nu sunt doar în locul creației, ci și în funcționalitate.

Dezvoltările occidentale puternice servesc drept standarde pentru ceea ce se numește în mod obișnuit sisteme de clasă ERP. Cele mai clare exemple ale acestora sunt produsele SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Toate pot fi folosite pe ținte de orice nivel, inclusiv pe cele foarte mari. Cu toate acestea, utilizarea lor de către companiile rusești poate fi adesea dificilă din cauza posibilei apariții a următoarelor probleme:

• Nepregătirea întreprinderilor pentru o reorganizare serioasă a proceselor de afaceri existente. Amploarea unor astfel de schimbări este greu de exagerat. Procesele de afaceri ale sistemelor de management al întreprinderilor străine sunt fundamental diferite de cele care sunt utilizate în mod obișnuit în țara noastră.
• Număr insuficient de specialiști capabili să implementeze un proiect de implementare a unui sistem ERP de import în Rusia cu nivelul de calitate corespunzător.
• Costul ridicat al utilizării unor astfel de soluții.

În ciuda decalajului general în urma analogilor occidentali, evoluțiile moderne din Rusia își măresc treptat funcționalitatea. Ele sunt pe deplin adaptate la munca întreprinderilor autohtone. și poate fi implementat cu succesdacă într-un caz anume nu este necesară o acoperire largă a proceselor de afaceri, dar este suficient doar configurarea contabilității în anumite domenii de activitate folosind un sistem ERP. Exemple de dezvoltări interne avansate sunt produsele 1C și Galaktika.

Privind în viitor - ERP II

Apărut cu ceva timp în urmă, conceptul ERP II a fost rezultatul îmbunătățirii metodologiei ERP. Planificarea și managementul resurselor întreprinderii rămân printre sarcinile principale aici. Cu toate acestea, dezvoltarea rapidă a Internetului, care a inițiat apariția unei noi metodologii, și-a lăsat amprenta, făcând afacerile tradiționale parțial electronice. ERP II este o combinație a unui sistem clasic de management al întreprinderii cu soluții specifice de comerț online.

Acum a devenit extrem de important să interacționați cu contrapărțile dvs. prin intermediul rețelei. Există două domenii importante pentru aceasta: managementul lanțului de aprovizionare și managementul relațiilor cu clienții. Informațiile din interiorul companiei încetează să fie doar astfel, intră în mediul extern și devin baza cooperării cu alte entități de afaceri. Noul concept în acest caz este formulat ca management al resurselor și relațiilor externe ale întreprinderii. Pe lângă reorientarea ideologică, sistemele ERP II au primit propriile caracteristici tehnologice.

Rezolvarea problemei alegerii unui sistem

Alegerea software-ului de acest nivel este un proces extrem de responsabil. O decizie greșită cu privire la această problemă, în special pentru proiecte de anvergură, poateimplică costuri impresionante de timp și bani în absența rezultatului așteptat.

Implementarea eficientă a unui sistem pe scară largă, care, de exemplu, ar trebui să asigure managementul eficient al unei întreprinderi de producție, va necesita neapărat reinginierea proceselor de afaceri din aceasta. Este important să se prevină o situație în care, la finalul procedurii de implementare, programul ar colecta date neutilizate sau nu ar rezolva sarcinile necesare. Din acest motiv, este mai bine să invitați o echipă de experți care s-au dovedit în această problemă să coopereze în vederea implementării proiectului.

Există o anumită listă de criterii pe baza cărora echipa de proiect, de comun acord cu administrația companiei țintă, poate lua o decizie optimă, rentabilă cu privire la alegerea unui produs software:

• Conformitatea capabilităților tehnice și funcționale ale sistemului cu obiectivele principale ale întreprinderii.
• Costul total de proprietate trebuie să se încadreze în bugetul alocat în acest scop. Pe lângă costul achiziționării sistemului, acestea includ costurile de operare și alte tipuri de costuri indirecte.
• Sistemul informatic implementat de clasa ERP trebuie să respecte toate cerințele tehnice general acceptate, ceea ce înseamnă că trebuie să fie scalabil, fiabil, rezistent la posibile defecțiuni, să aibă protecție antivirus și anti-hacker.
• Furnizorul trebuie să asigure întreținerea și asistența ulterioară a software-ului instalat.

Procesul de implementare a sistemelor de clasă ERP

Introducerea sistemelor ERP în întreprinderi însoțește implementarea strategiilor cu același nume asupra acestora. Această procedură, în funcție de dimensiunea obiectului țintă, durează de obicei de la câteva săptămâni la câțiva ani. O organizație se poate angaja în implementare pe cont propriu sau poate folosi ajutorul companiilor specializate în acest lucru. Putem distinge principalele etape ale acestui proces:

1. Organizație principală. Aici este necesar să se definească scopuri strategice, obiective și să se desemneze efectul așteptat al implementării pentru o anumită organizație. Pe baza acestor date, va fi posibil să se întocmească un plan tehnic pentru proiect.
2. Dezvoltare de proiect. În această etapă sunt analizate activitățile curente ale organizației: strategia de promovare a acesteia, procesele de afaceri. Pe baza rezultatelor sale, se construiește un model de sistem și se fac perfecționări corespunzătoare planului de lucru.
3. Executarea proiectului. Întrucât regulile de desfășurare a proceselor de afaceri sunt dictate de sistemul ERP implementat, aici ele sunt transformate conform cerințelor unificate. Dacă este necesar, se realizează elaborarea de formulare de raportare și algoritmi pentru transferul datelor din programele de contabilitate utilizate anterior. Dacă la etapele anterioare se dezvăluie insuficiența funcțiilor sistemului pentru obiect, acesta este finalizat. Se încheie cu instruirea utilizatorilor și pre-testare.
4. Dare în funcțiune. În procesul de utilizare, posibilele erori și defecțiuni sunt identificate și eliminate.

SistemManagementul de clasă ERP de astăzi nu este doar o copie a software-ului scump instalat pe toate computerele dintr-o organizație, ci și principala forță motrice din spatele unei strategii de afaceri promițătoare. Alegerea sa ar trebui să se bazeze pe nevoile și capacitățile existente ale obiectului țintă. Succesul în continuare al întregii afaceri în ansamblu depinde de corectitudinea deciziei luate și de implementarea pașilor pentru implementarea ulterioară.