Descrierea postului: asistent al șefului organizației

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Organizare mare - treburi mari. Șeful corporației nu va avea timp peste tot, nici măcar cu ajutorul deputaților. Pentru a planifica corect ziua, pentru a nu uita nimic, pentru a distribui și controla munca, managerul are nevoie de un asistent. Ce face angajatul în această poziție, ce ar trebui să fie capabil și să știe?

Asistent executiv: rolul său în organizație

Urmând logica clasificatorului de profesii aprobat la nivel de stat, asistentul managerului aparține categoriei de manageri, deoarece supraveghează aproape toate problemele de competența primei persoane.

În același timp, unele organizații interpretează funcția de asistent manager ca administrator, manager sau secretar: primele două posturi presupun funcții organizatorice și administrative, a treia - prezentare și suport. Clasificatorul profesiilor clasifică aceste tipuri de muncă în diferite categorii.- specialiști, angajați tehnici, dar doar un asistent este clasificat ca manager.

Cum se stabilește domeniul de aplicare al responsabilităților profesionale?

La angajarea unui asistent manager sau secretar, o organizație ar trebui să decidă cu privire la statutul, drepturile și responsabilitățile acestui angajat, deoarece de aceasta depind cerințele privind nivelul de educație, calificările, experiența de muncă a candidatului.

• Este suficient ca recepționerul să aibă studii medii complete, iar eticheta și tehnicile de lucru cu echipamentele de birou ale solicitantului sunt predate direct la locul de muncă.
• Administratorul trebuie să aibă cel puțin o diplomă de licență, să aibă abilități organizatorice și un caracter energic și să aibă o anumită experiență de lucru, în funcție de cerințele companiei.
• Un manager, în calitate de reprezentant al profesioniștilor, necesită cel puțin o studii superioare complete, experiența de lucru este opțională, dar compania stabilește acest standard la discreția sa.
• Asistent al șefului. Acest post presupune aceleași cerințe de calificare ca și pentru un manager: studii superioare complete, experiență de lucru în specialitate de minim 2 ani. Este probabil să fie necesare și caracteristici personale speciale ale solicitantului și, eventual, pregătire avansată.

De ce am nevoie de o descriere a postului?

Un asistent manager, fiind funcționar, este obligat să acționeze în cadrul drepturilor sale funcționale și să îndeplinească pe deplin funcțiile prescrise. Cu toate acestea, nici măcarîn calitate de manager, salariatul este obligat să-și îndeplinească îndatoririle de muncă în mod conștiincios și la timp.

Ordinul de angajare nu conține o declarație detaliată a acestor competențe, iar chiar și în cazul unui contract, lista funcțiilor nu este întotdeauna exhaustivă. Pentru a evita discrepanțe în determinarea termenilor de referință ai unui angajat, fișa postului unui asistent al șefului unei organizații ar trebui să conțină în detaliu sarcinile, drepturile pe care le are, precum și o măsură de responsabilitate pentru încălcarea unui contract de muncă, intern reglementările muncii, care provoacă prejudicii angajatorului etc.

Asistent personal al executivului

Fișa postului unui asistent este modelată pe o instrucțiune similară pentru un manager sau adjunctul acestuia, cu excepția unor funcții prioritare de planificare și management strategic. Probabil că asistentului nu i se va încredința nici angajarea și concedierea angajaților, dreptul de a gestiona resursele financiare ale întreprinderii, eliberarea de împuterniciri și alte competențe care aparțin personal șefului.

Totuși, legislația permite delegarea oricăror funcții unui angajat de încredere, cu condiția ca acesta să aibă suficiente calificări, cunoștințe, experiență și autoritate pentru a rezolva astfel de probleme. Este important doar să emiteți corect autoritatea angajatului - prin ordin sau procură.

În același timp, fișa postului de asistent al șefului întreprinderii ar trebui să reflecte munca efectiv prestată de acesta.

Secțiuni tipice

Structura fișei postului este fixată în directoarele de calificare de stat și conține toate cerințele de bază pentru angajat și nuanțele postului, precum și locul acesteia în structura organizatorică a organizației.

Fișa postului „Asistent manager”, ca oricare alta, ar trebui să includă următoarele părți:

1. Condiții generale. Indică procedura de angajare și concediere, subordonare, procedura de înlocuire a unui angajat.
2. Funcții de muncă. Una dintre cele mai importante secțiuni care trebuie reflectată în detaliu.
3. Drepturi acordate unui angajat.
4. Limite de răspundere pentru încălcări.
5. Calificări, experiență profesională, nivel educațional.
6. Ce ar trebui să știe angajatul în această funcție.
7. Relațiile dintre el și alte părți ale organizației.

Secțiunile specificate nu pot fi trunchiate, dar este permisă extinderea lor și adăugarea elementelor necesare.

Eșantion de descriere a postului de asistent executiv

Aprobat:

Director (numele organizației)

semnătură

(nume complet)

data de aprobare

Descrierea postului „Asistent manager”

1. Condiții de bază

1.1. Categoria profesională „Lideri”.

1.2. Acceptat și concediat de la serviciu din ordinul directorului.

1.3. Raportare: direct către director.

2. Caracteristici

Asistent executiv:

2.1. Coordonează activitatea departamentelor, secțiilor și altor divizii ale întreprinderii în conformitate cu instrucțiunile, rezoluțiile și ordinele directorului.

2.2. Ține evidența termenelor de executare a ordinelor de control ale directorului de către diviziile structurale.

2.3. Întocmește un plan de lucru pentru director pentru următoarea zi lucrătoare și îl prezintă managerului în timp util.

2.4. Organizează și controlează munca de birou la întreprindere, verifică respectarea cerințelor legale.

2.5. Asigură contabilitatea și înregistrarea tuturor împuternicirilor emise de director.

2.6. Gestionați funcționarii și controlați rezultatele activităților acestora.

Supliment în funcție de nevoile unei anumite organizații și de profilul postului.

3. Puterile

Asistentul executiv are dreptul la:

3.1. Familiarizați-vă cu deciziile luate de întreprindere.

3.2. Participați la întâlnirile personalului de conducere.

Supliment în funcție de nevoile unei anumite organizații și de profilul postului.

4. Responsabilitate

Asistent supervizor responsabil:

4.1. Pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor ce le revin conform prezentei instrucțiuni, ordinelor și ordinelor directorului, legislația în vigoare care reglementează activitățile întreprinderii.

4.2. Pentru control insuficient asupra activităților angajaților din subordine.

4.3. Pentru dezvăluirea informațiilor cu acces restricționat.

Supliment conformpe nevoile unei anumite organizații și al profilului de poziție.

5. Calificare

Un asistent manager trebuie să aibă studii superioare complete, experiență de profil de cel puțin 2 ani.

6. Trebuie să știți

Legislația actuală, Carta, Contract colectiv (indică ce acte și norme trebuie să cunoască angajatul).

7. Interacțiune

Indica cu cine si in ce probleme coopereaza asistentul manager.

De acord:

Șef Resurse Umane

Semnătura

(nume complet)

Consilier juridic

Semnătura

(nume complet)

Familiarizat:

semnătură

(nume complet)

Competențe specifice ale asistentului manager de proiect

Se presupune că managementul de proiect este un post, respectiv, temporar, iar asistentul își asumă anumite obligații până la finalizarea proiectului. Responsabilitățile sale funcționale vor depinde de specificul și tema proiectului, precum și de nevoile unei anumite organizații.

Fișa postului de asistent manager de proiect pentru funcții va fi mai în alt specializată, dar cu o culoare administrativă și organizatorică. Responsabilitățile tipice pentru această poziție pot fi găsite în Manualul de calificări și apoi modificate pentru a se potrivi situației.

Sunt diferite responsabilitățile unui director general adjunct?

Responsabilități de asistentCEO-ul și directorul adjunct pentru afaceri generale vor fi diferiți. Desigur, în cel de-al doilea caz, puterile vor fi concentrate mai îngust, deoarece șeful afacerilor generale nu este responsabil pentru toate activitățile organizației, ci doar pentru un sector separat.

Fișa postului de asistent director pentru afaceri generale se întocmește pe baza funcțiilor șefului care este „asistat”. În consecință, domeniul de aplicare al responsabilităților și funcțiilor sale vor fi baza.

Fișa postului „Asistent Manager” în acest caz este potrivită ca bază, puteți să vă bazați pe ea atunci când dezvoltați noi documente pentru posturi conexe.