Eșantioane de completare a unei scrisori de trăsură. Reguli pentru completarea unei scrisori de trăsură

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Activitățile organizațiilor în multe chestiuni sunt supuse unui control atent și sunt reglementate de multe reguli. Unul dintre ele este mostre de completare a unei scrisori de trăsură, a unei facturi și a altor documente primare. Pentru ca activitățile companiei să respecte pe deplin cerințele legii, la completarea acestor documente, trebuie să urmați instrucțiunile stabilite. Acest articol discută exemple de completare a unei scrisori de trăsură și a altor documente însoțitoare, scopul, structura și semnificația acestora în activitățile organizațiilor.

Documentația principală și scopul acesteia

Toate operațiunile din activitățile companiei trebuie să fie documentate și reflectate în evidențele fiscale, contabile și de gestiune. În viitor, toate aceste date sunt sistematizate, rezumate, analizate și utilizate de diverși utilizatori în diverse scopuri. Cel mai important dintre acestea este raportarearezultatele activității financiare și economice în fața autorităților de reglementare.

Categoria documentației primare include o serie de documente destinate înregistrării anumitor evenimente din viața comercială a companiei. Caracteristica lor distinctivă este completarea în momentul tranzacției sau imediat după aceasta. Documentația primară este dovada faptului că operația a fost efectuată. Astfel de documente includ o scrisoare de trăsură, o scrisoare de transport (TTN), o factură, un caiet de sarcini, o comandă de numerar de intrare și de ieșire și alte documente.

Atribuirea scrisorii de trăsură

Carta de trăsură - documentul primar de transfer, care se întocmește în momentul expedierii mărfurilor către cumpărător de către furnizor. Dovada că articolul a fost vândut. Trebuie eliberat în două sau mai multe exemplare. Documentele suplimentare se întocmesc dacă bunurile sunt achiziționate pe credit sau leasing, cu participarea unui comisionar, agent, precum și cu ajutorul subvențiilor de stat sau a fondurilor bugetare. Un exemplar ar trebui lăsat furnizorului, al doilea este destinat cumpărătorului, al treilea - pentru bancă, altă instituție financiară, intermediar, instituție bugetară.

Orice operațiune comercială a organizațiilor juridice și a antreprenorilor trebuie să fie însoțită de un conosament. Forma, eșantionul de umplere și caracteristicile aspectului documentului pot varia ușor. Legislația prevede mai multe opțiuni de înregistrare. DarExistă, de asemenea, cerințe pe care trebuie să le îndeplinească toate șabloanele de facturi de vânzări.

Opțiuni de proiectare a scrisorii de trăsură

Organizațiile pot încadra evenimente în activitățile lor de zi cu zi în moduri diferite. Acest lucru este valabil și pentru mostrele de completare a scrisorii de trăsură. Mai jos este o listă de opțiuni pe care le poate lua o firmă:

• Folosind formularul oficial unificat TORG-12. De ce să recreezi roata dacă a fost inventată de mult? TORG-12 este potrivit pentru organizații cu orice formă juridică, care lucrează în toate domeniile și cu orice bun. În același timp, formularul oficial a fost elaborat ținând cont de toate cerințele autorităților de reglementare, cu dorințele companiilor de comoditate și simplitate. Toate versiunile bazelor de date electronice 1C care sunt utilizate de contabili pentru a lucra cu înregistrările companiei sunt echipate cu formulare standard TORG-12.
• Elaborarea și aprobarea propriului formular, ținând cont de nevoile organizației și de toate cerințele legale. Unele organizații, pentru comoditatea utilizatorilor interni, fac ajustări la TN, îl completează cu coloanele, tabelele și detaliile necesare. Acest lucru nu este interzis de lege dacă modificările nu schimbă esența documentului și încă mulțumește utilizatorii cu informațiile pe care le caută.
• Utilizarea unui formular unificat UPD (Document de transfer universal), care joacă simultan rolul de scrisoare de însoțire și de factură, este relevantă pentru organizațiile care sunt plătitoare de TVA. Comoditatea constă în disparițienecesitatea de a tipări separat factura, ceea ce economisește timp, spațiu de birou pentru depozitarea hârtiei, bunurilor materiale (hârtie și toner), reduce riscul de erori și discrepanțe în pachetul de documente pentru o singură operațiune comercială, precum și riscul de pierdere. componentele sale în timpul depozitării.
• Utilizați versiunea electronică a documentelor. Unele companii moderne au trecut de mult la managementul electronic al documentelor. Cerințele pentru facturile electronice sunt aceleași ca și pentru facturile pe hârtie. Pentru a utiliza această formă de flux de lucru, va trebui să obțineți o semnătură electronică.
• Folosind reviste-cărți standard. Tipografiile produc un număr mare de cărți cu forme de documente primare, inclusiv note de însoțire. Întreprinzătorii individuali preferă acest model de umplere, deoarece nu necesită cunoștințe speciale în contabilitate și utilizarea tehnologiei informatice. Acest lucru se aplică antreprenorilor al căror proces de lucru are puțin de-a face cu activitățile de birou - comercianții de pavilioane de piață, antreprenori ambulanți și alții.

Textură de însoțire: instrucțiuni pentru completare

TN trebuie să respecte în mod necesar cerințele serviciului fiscal. Procesul de înregistrare a acestuia este reglementat de prevederile actelor juridice contabile și de reglementare ale autorităților de control. Acest document trebuie să conțină o serie de detalii obligatorii:

• numărul și data documentului;
• numele și adresele (actuale și legale) ale expeditorului și ale destinatarului;
• TIN,cont curent, informații pe baza tranzacției în curs (acord, caietul de sarcini, numărul și data acestora);
• listă de articole expediate, cantitatea fiecărui articol, unitățile de măsură, costul pe unitate, suma totală pe articol, suma totală pentru întreaga listă, procentul TVA și valoarea sa monetară;
• numele și parafa persoanelor responsabile cu operațiunea în derulare: cine a expediat din depozit, cine a dat comanda pentru aceasta, cine a primit-o;
• Tipărește fețele dacă este folosit în activitate (unii PI funcționează fără tipărire).

scrisoare de trăsură

Un alt document al pachetului standard pentru o afacere este conosamentul. Se utilizează în cazul participării la procesul de vânzare-achiziție a obiectelor de inventar ale autotransporturilor proprii sau ale transportatorilor terți. Este necesară atât rambursarea costurilor cu combustibilul și lubrifianții, cât și confirmarea legalității încărcăturii în procesul de transport al polițistului rutier, cât și demonstrarea legitimității prestării serviciilor de transport.

Organizațiile folosesc în prezent două forme de borderouri în paralel. Formele și modelul de umplere diferă complet. Compoziția detaliilor este aproape identică, dar se reflectă diferit în document. Cea mai importantă diferență dintre formularele TTN și 1-T este absența unei secțiuni cu o listă de mărfuri în a doua.

Reguli pentru completarea unei scrisori de trăsură

Marfă-Conosamentul conține două secțiuni. Primul conține următoarele informații despre ofertă:

• data și numărul documentului;
• expedient și destinatar, adresele lor reale, detalii bancare, informații pe baza tranzacției;
• locul unde sunt livrate bunurile;
• tabel cu o listă de mărfuri, costul acestora, numărul de locuri, disponibilitatea și tipul de ambalaj, unități de măsură, greutate;
• numele și parafa oficialilor care au autorizat și au efectuat eliberarea mărfurilor, semnăturile acestora și sigiliul firmei expeditoare;
• poziție, prenume și inițiale, semnătura transportatorului;
• funcția, numele și parafa, semnătura persoanei care a acceptat bunurile și sigiliul destinatarului.

A doua secțiune a TTN conține informații despre mașina care efectuează transportul și șoferul acesteia. Această parte a formularului trebuie să includă:

• marcă, model, număr de înmatriculare a mașinii;
• Numele complet al șoferului, semnătura acestuia în coloanele privind acceptarea mărfii la transport, cu indicarea numărului de locuri și la livrarea mărfii către destinatar;
• alte informații care informează despre caracteristicile încărcăturii - toxicitate, explozibilitate, radioactivitate și așa mai departe.

Diferențele noului formular 1-T

Atunci când transportă pe cont propriu, organizațiile folosesc eșantionul de completare a TTN descris mai sus. Conosamentul formular 1-T este utilizat în cazurile în care încărcătura este transportată de o organizație terță sau de un șofer privat. Fără el, este imposibil să dovedești existențarelație contractuală cu un șofer sau, respectiv, o companie de transport, este imposibil să se anuleze costurile achitării serviciilor lor în contabilitate și contabilitate fiscală.

Principala diferență dintre aceste două formulare este că formularul 1-T nu conține o secțiune de mărfuri și informații detaliate despre marfa transportată. Puteți specifica în el doar numărul de locuri, caracteristicile încărcăturii și ambalajului, precum și valoarea declarată.

Ce trebuie să urmați când completați?

Urmeaza o lista cu deciziile legislative privind executarea documentelor de mai sus:

• Decretul Guvernului nr. 272 din 15 aprilie 2011 - aprobarea Formularului 1-T.
• Scrisoare de la Ministerul Finanțelor din 6 noiembrie 2014 - privind recunoașterea relației contractuale dintre transportator și client;
• Scrisoare de la Serviciul Federal de Taxe din 21 martie 2013 - privind utilizarea formularelor TTN la calcularea impozitului pe venit;
• Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică Nr. 132 din 28 decembrie 1998 - aprobarea formularului TORG-12.

De ce este necesar să completați corect documentele primare?

Orice organizație comercială funcționează pentru profit. Din cuantumul acesteia, este obligat să plătească impozite și alte contribuții către stat. Calculul sumelor acestora depinde în întregime de corectitudinea documentației primare. Dacă s-au făcut erori sau s-au constatat încălcări, organizația poate fi ulterior supusă unor maritaxe decât se aștepta. De exemplu, dacă documentele care confirmă cheltuielile pe care organizația are dreptul să le deducă din baza impozabilă sunt executate incorect, Serviciul Fiscal Federal poate să nu le recunoască. În acest caz, organizația va trebui să suporte costurile din propriul buzunar și nu prin includerea lor în costul final de producție.

Sancțiuni pentru absența sau completarea incorectă a documentelor

Lipsa copiilor documentelor primare poate provoca un val de inspecții neprogramate de către Serviciul Fiscal Federal. Fiecare încălcare identificată poate fi supusă unei amenzi. În cazul în care serviciul fiscal constată fraudă, intenție penală sau tentativă de sustragere a impozitelor prin erori sau lipsă de documente, organizația se va confrunta cu consecințe mai neplăcute - amenzi, sancțiuni fiscale, răspundere administrativă și penală prevăzute de articolele codurilor relevante.