AHO - cine este acesta? Compartiment administrativ si economic: structura, angajati, management

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Orice persoană care a avut experiență în muncă înțelege cât de important este atunci când o companie menține în mod corespunzător activitatea vitală și asigură siguranța angajaților. Să aflăm ce angajați ar trebui să fie incluși în personalul companiei pentru a face șederea confortabilă.

De ce este creat AXO

În primul rând, să clarificăm că AHO este un departament administrativ și economic. De obicei, astfel de unități structurale sunt create la întreprinderi mari cu o structură ramificată a activității economice. În companiile mici, funcțiile unui întreg departament pot fi îndeplinite de o singură persoană. Funcția principală a angajaților acestui departament este de a organiza cu competență activitățile administrative și economice, minimizând costurile companiei pentru asigurarea activității sale vitale și crearea condițiilor confortabile pentru șederea la locul de muncă.

Structura departamentului

După cum sa menționat mai sus, un angajat AHO este o poziție care este mai tipică pentru o organizație mare, în care formează o unitate structurală independentă și creează o pozițiedespre AXO.

În exploatațiile de mai multe mii din cadrul AHO, pot fi alocate parcele, grupuri.

Deci, în cadrul departamentului, se pot distinge sectoare:

1. Planificare și calcul, a căror sarcină principală este de a planifica cheltuielile și de a determina fezabilitatea acestora.

2. Material și resurse - controlează acceptarea consumabilelor.

3. Asigurări sociale – creează condiții pentru o existență confortabilă a angajaților companiei.

Principalele sarcini ale departamentului

Această unitate i se atribuie destul de multe sarcini, într-o organizație mare se aude rar întrebarea: „Specialist AHO - cine este acesta?”

Toți membrii echipei înțeleg că angajații departamentului se ocupă de probleme importante, a căror rezolvare contribuie la funcționarea eficientă a întreprinderii:

• menaj;
• întreținerea interiorului și a clădirii;
• crearea unor condiții confortabile de lucru.

Compartiment administrativ și economic. Caracteristici

Datorita faptului ca sarcinile in fata acestei unitati structurale pot fi foarte diverse, dar intr-un fel sau altul legate de furnizarea de servicii economice de nivelul corespunzator, se pot identifica urmatoarele functii:

• asigură întreținerea corespunzătoare a spațiilor întreprinderii;
• monitorizarea funcționării corecte a echipamentelor;
• planificarea reconstrucției, repararea clădirilor;
• implementarea reparațiilor programate, estecontrol și acceptare;
• înfrumusețarea clădirii și a fațadei acesteia, amenajarea teritoriului;
• estimarea costurilor;
• execuția tuturor documentației necesare;
• oferind lucrătorilor de birou tot ceea ce au nevoie pentru a lucra eficient.

Pe baza acestui fapt, putem concluziona că munca în AHO necesită respectarea unui număr mare de reguli și reglementări și este indisolubil legată de un grad ridicat de responsabilitate pentru efectuarea muncii.

Despre drepturi

Acum să vorbim despre ce drepturi are un specialist AXO (am decis deja cine este). Tot în acest paragraf se va indica cine răspunde de îndeplinirea atribuțiilor de către angajații departamentului.

Așa cum era de așteptat, acest alineat include tot ceea ce ține de controlul respectării diferitelor standarde, cerințe pentru conservarea proprietății companiei, care este în uz operațional.

De asemenea, departamentul poate controla depozitarea corectă a proprietății în depozit, poate solicita rapoarte privind utilizarea consumabilelor de birou.

Bineînțeles, dreptul acestei unități structurale este de a reprezenta interesele companiei în interacțiunea cu diverse instituții (organizații de reparații, construcții) dacă este necesar să rezolve probleme din aria sa de responsabilitate.

În baza rezultatelor controalelor, șeful ACS poate iniția, prin intermediul conducerii, emiterea unui ordin de impunere a sancțiunii disciplinare pentru prejudiciul proprietății.

Despre interacțiune

AHO Specialist (careeste un manager sau un angajat obișnuit, nu contează) în cursul activității sale construiește fără greșeală relații oficiale cu colegii din alte departamente. Acest lucru este necesar pentru performanța de calitate a funcțiilor.

De la angajații altor direcții structurale, un angajat al departamentului administrativ primește cereri pentru achiziționarea de lucruri necesare muncii (echipament de birou, papetărie etc.), precum și rapoarte privind daunele materiale, explicații scrise despre cauzele defecțiunilor.

AHO nu numai că supraveghează alte compartimente asupra execuției gamei de probleme care îi sunt încredințate, ci întocmește și planuri de realizare a reparațiilor în incintă pe baza standardelor furnizate de serviciile financiar-contabile.

În plus, unitatea structurală interacționează cu departamentul de administrare a personalului (solicitarea personalului, obținerea de informații despre călătoriile de afaceri ale angajaților) și departamentul juridic (solicitarea asistenței de consultanță la întocmirea contractelor).

Despre responsabilitate

Acum este necesar să atingem aria de responsabilitate pe care o poartă specialistul AHO. Cine decide să controleze acest lucru trebuie să știe că șeful departamentului administrativ și economic este pe deplin responsabil de îndeplinirea funcțiilor.

Atribuțiile sale includ, printre altele, organizarea muncii angajaților unității structurale care i-au fost încredințate. Managerul asigură pregătirea de în altă calitate și la timp a documentației, managementul documentelor. Șeful AHO este responsabil de execuția de către angajațidisciplina industriala. Zona de responsabilitate a celorlalți angajați ai departamentului economic este determinată de fișele postului, care vor fi discutate pe scurt în acest articol.

Descrierea postului șefului AHO

Angajații care nu sunt implicați în gestionarea documentelor de personal este puțin probabil să creadă că instrucțiunea desemnată trebuie să îndeplinească anumite cerințe.

Cu toate acestea, este. Fără eșec, documentul trebuie să conțină o indicație a calificărilor șefului de departament și a cerințelor pentru experiența în muncă. De regulă, pentru funcția de manager sunt acceptați specialiști cu studii superioare (în cazul nostru, studiile pot fi tehnice sau economice), experiență de muncă (minim trei ani ca specialist, 1-2 ani ca manager).

Șeful departamentului trebuie să cunoască toate reglementările locale, ordinele organizației care îi reglementează activitățile și, de asemenea, să fie un conducător al culturii corporative adoptate în companie.

În orice fișă a postului, fie că este vorba de șef, inginer ACS sau alt angajat, este necesar să se includă cerințe de cunoaștere a normelor și regulilor de SSM, securitate la incendiu.

Documentul trebuie să conțină și informații despre cine este supervizorul imediat al angajatului, care îl înlocuiește în timpul bolii.

Răspunderile pentru funcția de „Șef al AHO” în multe privințe au ceva în comun cu funcțiile departamentului, ceea ce nu este surprinzător. Cu toate acestea, să le notăm:

• asigurați servicii de calitate și conformitateși regulile SNiP pentru starea clădirii și a spațiilor interioare;
• bugetare, planificare renovări;
• asigurarea angajaților companiei cu mobilierul, electrocasnicele, inventarul necesar, ținerea contabilității acestora pentru întreprindere, organizarea utilizării raționale a materialelor;
• execuția conducerii lucrărilor de îmbunătățire a teritoriului;
• organizarea serviciului la nivelul corespunzător de întâlniri, conferințe și alte evenimente;
• conducerea angajaților unității care i-a fost încredințată.

Informațiile despre drepturi sunt, de asemenea, necesare în fișa postului. Aici ar trebui să vorbim despre depunerea proiectelor de îmbunătățire a serviciului pentru management, cunoașterea documentelor care reglementează activitățile companiei, informarea conducerii despre neajunsurile din activitatea economică. Ca parte a managementului angajaților, un funcționar poate face propuneri pentru promovarea/pedepsirea specialiștilor acestora.

Secțiunea de răspundere include informații despre necesitatea de a-ți îndeplini în mod corespunzător sarcinile și de a avea grijă de proprietatea angajatorului.

Alte posturi în departament

Structura AHO presupune existența unui număr suficient de mare de angajați în acesta: aceștia pot fi ingineri, specialiști, asistenți.

În funcție de cât de complexă este organizația, pot exista specialiști de conducere, seniori, juniori, asistenți. Fișa postului, desigur, în acest caz este prescrisă direct pentru o anumită poziție și organizație,implică o împărțire clară a responsabilităților.

În mod separat, ar trebui spus despre îndatoririle unor astfel de angajați ca un îngrijitor, un curățenie care se ocupă de aducerea teritoriului și a incintelor în stare corespunzătoare. Munca lor nu este deosebit de dificilă, dar implică și un anumit grad de responsabilitate.

Din cele de mai sus, putem concluziona că munca angajaților AHO constă în planificarea competentă și asigurarea angajaților cu resurse. În același timp, specialiștii nu ar trebui să permită cheltuieli excesive și situații de urgență.

Astfel, munca în AHO nu este mai puțin responsabilă decât în alte posturi.