Structură de management matrice: schemă, principii de bază, eficiență

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Structura organizațională este un model de relații între poziții și oameni dintr-o anumită organizație.

Structura organizațională este un set de diferite dependențe (de exemplu funcționale, ierarhice) între elementele individuale (cum ar fi pozițiile organizaționale, celulele, unitățile) ale organizațiilor care vă permit să o gestionați. Esența sistemului de operare este conectarea corectă a scopurilor și obiectivelor cu oamenii și modalitățile de influențare a acestora în procesele de lucru, adică crearea anumitor părți în organizație, iar apoi integrarea acestora pentru a le gestiona mai eficient..

Structura matriceală este una dintre cele mai căutate structuri pentru organizațiile complexe care se caracterizează printr-un accent pe activitățile de proiect.

Structura matriceală se caracterizează printr-o abatere de la ipoteza tradițională conform căreia structura organizațională formală în ansamblu ar trebui să fie un sistem permanent și neschimbabil. În această structură, a fost posibil să se combine caracteristicile pozitive ale structurilor de linie de personal cu proprietățile structurii.

Concept

Forma matriceală de organizare managerială se referă la una dintre formele structurilor organizatorice ale întreprinderii, care sunt destul de răspândite în condițiile moderne. Se bazează pe suprapunerea a două criterii de îmbinare. Departamentele funcționale formează baza creării unei matrice. După definirea lor, se selectează și se trasează seturi de grupuri. În funcție de profilul întreprinderii, principalul criteriu de distincție a grupurilor menționate anterior este departamentul de producție sau temporar care se ocupă de o anumită sarcină.

Acest tip de structură este asociat cu conceptul matematic de matrice, adică o matrice dreptunghiulară de numere reale, caracterizată printr-o combinație de coloane și rânduri.

Într-o structură matriceală, coloanele sunt echivalente cu funcții care se repetă constant. Fiecare element al matricei are 2 centre de decizie - un manager de funcții și un manager de sarcini. Avantajele sale sunt flexibilitatea și deschiderea la schimbările din mediu, responsabilitatea sporită a managerului de proiect pentru proiect, fluxul de informații îmbunătățit și oportunitatea angajaților de a-și crește creativitatea.

Acest tip de structură organizatorică a fost introdus în anii '60 în industria aerospațială. NASA a jucat un rol principal în aplicarea acestui cadru. Structura matricei este construită cel mai adesea în jurul problemelor sau proiectelor la care participă organizația. Ele sunt de obicei recunoscute în rândurile matricei. Coloanele de matrice sunt analoge ale funcțiilor constante care se repetă.

Aplicații

Structura matriceiutilizat atunci când este necesară realizarea anumitor activități speciale care necesită numirea echipelor de proiect în sistemul de management al întreprinderii. Membrii acestor grupuri sunt angajați ai unităților organizatorice permanente ale structurii.

Desemnarea angajaților poate avea loc în următoarele cazuri:

• deconectare completă de la celula inițială (departament) pe durata sarcinii (proiectului) întreprinderii și subordonarea completă față de managerul grupului de proiecte atribuit (vorbim despre așa-numitele echipe de proiect);
• dubla subordonare a angajaților: atât față de șef de divizie a celulei principale, cât și față de șef de echipă (această soluție corespunde structurilor matriceale tipice).

Fiecare angajat, care este unul dintre verigile din structura matricei, este membru al echipei de proiect, precum și al departamentului funcțional. Rezultatul acestui bipartidism este faptul că există mai mulți lideri. Structura organizatorică a matricei este o întreprindere destul de complexă. Nu orice companie o poate implementa eficient. Aplicarea acestei structuri poate duce la multe lucruri atât pozitive, cât și negative în organizație.

Beneficii

Printre caracteristicile pozitive ale utilizării structurii matriceale se numără:

• crearea condițiilor pentru munca interdisciplinară;
• promovarea abilităților de colaborare;
• flexibilitate;
• promovați identificarea ridicată a angajaților cu obiectivele;
• creați mecanisme independente de management și coordonare;
• promovarea apariției fenomenului de sinergie;
• eliberarea potențialului creativ al angajaților;
• posibilitate de concentrare cuprinzătoare pe o problemă detaliată;
• mai mare deschidere și flexibilitate în adaptarea la schimbările din mediu;
• creșterea responsabilității managerului-coordonator pentru întreprindere datorită extinderii competențelor sale pentru întregul ciclu de implementare a proiectului;
• îmbunătățirea fluxului de informații.

Defecte

Printre caracteristicile negative ale utilizării structurii matriceale se numără:

• cost de management ridicat;
• posibilitate de anarhie;
• timp de finalizare a sarcinii crescut;
• încălcarea principiului unității de comandă și posibilitatea unor dispute de competențe între șefii de funcție și coordonatorii de proiect;
• lipsa de raport și încredere din partea liderilor de funcție și de proiect;
• impune cerințe destul de mari managerilor și subordonaților, ceea ce provoacă dificultăți în completarea grupurilor de lucru;
• incertitudine și amenințare care însoțesc liderul echipei și participanții la mecanismul de management al proiectului;
• supraîncărcarea managerilor de proiect cu probleme de coordonare în curs.

Caracteristici de structură

Structura matriceală este recomandată ca fiind modernă datorită ușurinței cu care o organizație operează într-o matricesistem capabil să răspundă la condițiile de mediu în schimbare. Acest tip de structură este construit pe principiul grupării bidimensionale: coloanele sunt echivalentele funcțiilor care se repetă constant, iar liniile reprezintă sarcini, produse, proiecte neobișnuite, care se schimbă periodic.

Dacă o organizație realizează mai multe sarcini (proiecte) separate în același timp, echipele care le execută acționează ca și cum ar „depăși” structura tradițională de „linie de personal”, creând o matrice de sarcini și funcții.

Fiecare element al matricei - o poziție sau o unitate organizatorică - este două centre de decizie: un manager de funcție și un manager de sarcini (de proiect). Ambele sisteme se intersectează ca urmare a pătrunderii vechii diviziuni în funcții cu noua împărțire în proiecte. Acest lucru duce la transferul de informații și la coordonarea muncii într-un aranjament orizontal, iar descărcarea supraîncărcă de obicei canalele verticale (diviziunea ierarhică după funcție).

În structura matricei, care utilizează două reguli de grupare suprapuse, există astfel de caracteristici structurale ale managementului întreprinderii, cum ar fi:

• grad în alt de specializare de tip profesional;
• descentralizare profundă;
• grad mic de formalizare.

Structura matricei în practică

Concernul american de automobile de renume mondial Ford a folosit o abordare arie pentru a crea unul dintre cele mai populare modele ale sale, și anume Ford Focus. Grupul creat în acest scop a fost numit „echipase concentrează , inclusiv ingineri, designeri, specialiști în marketing și producție. Organizarea muncii șefului a fost realizată de experți din alte domenii ale companiei. Datorită implementării acestei structuri și adunării de specialiști, proiectul de creare a un nou model a avut succes cu cel puțin un an mai devreme, decât ar fi putut fi realizat folosind abordarea anterioară a companiei.

Următoarele companii folosesc, de asemenea, structura matriceală: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid și Manhattan Bank. Cu toate acestea, structura matriceală, în ciuda tuturor eforturilor implicate în implementare și încercare de implementare, nu și-a găsit aplicație în companii precum Philips sau Citibank. Situația de mai sus presupune că structura matriceală nu este o structură universală potrivită pentru implementare în orice întreprindere.

Exemplu de structură matrice

Figura de mai jos prezintă un exemplu de structură de control matrice și o diagramă a relațiilor din cadrul acesteia.

Așa cum se poate observa din figură, structura conține atât principiul separării funcționale, cât și prin design a legăturilor de subordonare.

Șeful companiei din cadrul acestei structuri are mai mulți adjuncți. director pe domenii: marketing, R&D, producție, economie și finanțe, departament tehnic. Această listă poate varia de la o companie la alta. Fiecare dintre acesti deputat directorii își poartă responsabilitățile funcționale conform profilului.

În subordonarea fiecăruia dintre ele puteți vedea funcționalangajati. Dacă luăm departamentul de personal, atunci managerul de personal va fi subordonat adjunctului de personal. Dacă luăm un asistent de marketing, atunci va fi în subordine un specialist în marketing etc.

Managerul HR își îndeplinește atribuțiile funcționale în domeniul muncii de personal, dar în același timp are și un alt manager de proiect (nu doar funcțional). Acest angajat se supune si indeplineste ordinele managerului sau de proiect la care a fost atasat. Acest lucru scoate în evidență esența lanțului dublu de comandă.

În mod similar, puteți lua exemplul unui specialist în aprovizionare. Pe de o parte, în cadrul structurii organizatorice, raportează șefului său de departament achiziții, pe de altă parte, participând la proiect, raportează managerului de proiect în îndeplinirea funcției de aprovizionare.

Când ar trebui să aplicați structura matricei?

Structura de control al matricei și schema de aplicare a acesteia este posibilă în următoarele situații:

• Când mediul extern al întreprinderii pune o presiune puternică asupra acesteia, de exemplu, în cazul concurenței ridicate pe piață. Prin adoptarea de măsuri cuprinzătoare pentru toate celulele structurii matricei, puteți atrage rapid și eficient atenția consumatorilor.
• În situația în care o întreprindere prelucrează nenumărate cantități de date și informații. Utilizarea acestei structuri facilitează foarte mult distribuirea responsabilităților și coordonarea sarcinilor.
• În cazul în care resursele în care se află organizația sunt limitate, structura matricei se dovedește a fi salvatoaredecizie. Prin utilizarea unor resurse limitate, cum ar fi specialiștii în producție, poate fi folosit nu numai departamentul care produce produsul A, ci și departamentul care produce produsul B.

În ciuda dificultăților pe care le implică crearea unei structuri de matrice activă, funcționează în întreprinderi și contribuie adesea la succesul și accelerează sincronizarea proiectelor.

Principii de bază ale formării

În structura de control al matricei și schema de formare a acesteia se disting două părți separate: fixă și variabilă. Partea fixă este formată din unități organizatorice specifice structurii de personal (administrația generală), în timp ce partea variabilă este formată din grupuri de salariați alocați unei anumite obligații (proiect). După finalizarea acestui proiect, aceste echipe sunt separate și pot fi recreate în funcție de nevoile instituției.

Astfel, partea variabilă a structurii include posturi organizatorice sau seturi de posturi create din angajați atașați, ca parte a funcțiilor care compun procesul de producție (de exemplu, cercetare și dezvoltare, planificare, achiziții, producție, vânzări), pentru implementarea proiectelor individuale. În funcție de tipul de întreprindere, sunt numiți manageri de proiect și alți angajați ai diviziilor industriale. Partea fixă a acestei structuri constă din unitățile organizaționale suport tipice (de exemplu, personal, finanțe, contabilitate etc.) necesare pentru agestionarea eficientă a instituțiilor.

Structura de gestionare a matricei și schema structurii acesteia sunt o matrice în care coloanele sunt o ierarhie funcțională, iar rândurile de legături sunt o ierarhie tehnică. Astfel, celulele executive (departamente) raportează managerului funcțional în sistemul vertical, în timp ce în sistemul orizontal depind de coordonatorii de proiect.

Numele structurii matricei este derivat din matematică: în știință, termenul „matrice” se referă la o matrice dreptunghiulară de numere reale care caracterizează feedback-ul rândurilor și coloanelor. Împreună, aceasta creează o matrice care definește relația dintre elementele rând și coloane.

Într-o organigramă cu matrice, rândurile reprezintă, de obicei, activități subiecte neobișnuite, recurente, în timp ce coloanele sunt echivalentul funcțiilor permanente, repetitive, îndeplinite de grupuri de personal. Dacă mai multe sau o duzină de proiecte majore sunt realizate simultan, atunci echipele care execută aceste lucrări acţionează ca „în cruce” cu structura tradiţională a liniei de personal, creând o matrice de sarcini obiect-funcţionale. O trăsătură caracteristică a structurii matricei este îndepărtarea de la principiul controlului unic.

Concluzie

Structura matriceală poate fi considerată ca o soluție universală, mai ales în acele instituții în care sunt îndeplinite sarcini individuale complexe care necesită coordonarea și cooperarea specialiștilor din diverse industrii. Prin urmare, matriceastructura este utilă în special în institute științifice și de cercetare, birouri de proiectare, centre de cercetare etc. În prezent, o astfel de structură este utilizată și în multe instituții mari (holding, corporații), precum și în companii de consultanță organizațională și agenții de publicitate. Structura matricei este flexibilă și permite interacțiunea între oameni de la toate nivelurile de management al organizației.