Echipa de proiect este Concept, etape de dezvoltare și management

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Echipa de proiect este un grup de oameni de care depinde succesul său. Cele două sarcini principale care sunt rezolvate atunci când te gândești la o idee nouă sunt: adunarea unei echipe, pregătirea ei pentru o muncă eficientă. Întrucât organizarea echipei de proiect este un eveniment important și responsabil, ne vom opri asupra acestei probleme mai detaliat.

Esența termenului

În funcție de specificul, tipul, amploarea inițiativei luate în considerare, atât profesioniști individuali, cât și mai multe organizații diferite pot lua parte la lucru. Toți sunt membri ai echipei de proiect în sensul cel mai larg al termenului. Printre reprezentanții grupului de inițiativă se numără:

• investitori;
• clienți direcți;
• întreprinderi financiare;
• designeri;
• consultanți în afaceri;
• furnizori de resurse și materiale;
• diverși contractori.

Fiecare dintre ei execută uneleanumite funcții, este responsabil pentru o anumită parte a lucrării. Din toți angajații este selectat un microgrup, care va rezolva anumite probleme pe parcursul dezvoltării și implementării unei idei inovatoare.

O echipă de proiect eficientă sunt persoanele direct implicate în implementarea noii inițiative, raportând managerului de proiect. Crearea sa este o condiție prealabilă pentru implementarea cu succes a unei idei care contribuie la crearea unui produs unic.

Puncte importante

Echipa de proiect este o echipă care se formează înainte de implementarea inițiativei „în viață”. Se desființează imediat după finalizarea cu succes a sarcinii.

Alcătuirea echipei de proiect este selectată de profesioniști, ceea ce este un proces costisitor și care necesită timp. Este necesar să se stabilească relații prietenoase și funcționale între membrii grupului pentru a ne aștepta la obținerea rezultatului dorit. În unele cazuri, în companie este creat un grup de lucru pentru economisirea resurselor materiale. Scopul muncii ei este de a îndeplini o anumită sarcină care este relevantă la un anumit moment în timp pentru organizație.

Operațiune

Structura echipei de proiect și numărul acesteia variază în funcție de specificul ideii implementate.

Fiecare participant este responsabil pentru o anumită parte a proiectului, urmărind în același timp interese personale.

Crearea unei echipe de proiect presupune nu numai formareagrupuri, dar și formare comună, comunicare. Această abordare contribuie la obținerea rezultatului dorit. Cu un climat psihologic favorabil între participanți, deciziile sunt luate mobile și echilibrate. Oamenii care au aceleași idei iau în considerare factorii externi și interni, astfel încât procesul de implementare a ideilor în viață este accelerat.

Principiul creației

Cum este formată echipa de proiect? Acest grup are o serie de diferențe semnificative față de o echipă stabilă de lucrători. Deoarece îndeplinește anumite funcții doar la un interval de timp specific. Există anumite principii ale formării sale. Să ne oprim asupra acestei probleme mai detaliat.

Principalii jucători ai ideii (antreprenor și client) își creează propriile grupuri conduse de manageri profesioniști. Prin acord comun între părți, managerul este managerul de la client sau de la antreprenor.

Dezvoltarea echipei de proiect contribuie la realizarea sarcinii în cel mai scurt timp posibil. Funcția managerială a managerilor este de a îndeplini următoarele sarcini:

• în planificarea implementării inițiativei;
• furnizarea ideii cu personalul potrivit;
• monitorizarea sistematică a activităților;
• motivați angajații să obțină un anumit rezultat.

Implementarea specifică a ideii

Managementul echipei de proiect se stabilește ținând cont de specificul inițiativei implementate. Acest lucru afectează direct structura grupului, numărulspecialiști necesari, cerințe pentru abilitățile și abilitățile lor.

Echipa de proiect este un singur mecanism, a cărui coordonare determină calendarul lucrărilor necesare. De exemplu, dacă planul urmează să fie implementat în domeniul asistenței medicale, echipa va avea nevoie de administratori și medici certificați.

Echipa de constructii a proiectului este proiectanti, arhitecti, constructori, furnizori, fara de care este greu sa ne imaginam acest sector al economiei.

Mediu organizațional-cultural

Factorii externi au un impact semnificativ asupra activității întreprinderii. Elementele interne includ următoarele aspecte: coeziunea partenerilor, norme colective de muncă, repartizarea responsabilităților funcționale, abilități de comunicare.

Gestiunea adecvată a echipei de proiect ajută la minimizarea acestor influențe. Diferența esențială dintre o echipă și un tip clasic de colectiv de muncă este funcționarea acesteia pe baza profesionalismului și calităților de afaceri, și nu aplicarea unui principiu ierarhic tipic.

Metode de formare

Noile inițiative pot apărea atât în cadrul unei singure organizații (companie), cât și cu cooperarea mai multor companii mici simultan. De aceea formarea echipei de proiect se realizează în moduri diferite. Aceasta este o condiție importantă.

În funcție de scopul echipei de proiect, sunt utilizate anumite instrumente și abordări. De exemplu, atunci când esența ideii este legată de restructurare, extindere, modernizare în cadrul unei anumite întreprinderi, proiectulface parte din munca de zi cu zi a managerului și a profesioniștilor selectați pentru post.

Clasic

Un manager desemnat de șeful companiei, pe lângă principalele sale atribuții funcționale, conduce și ideea, implementează acest plan specific.

Are acces deplin la personalul necesar, autoritatea de a coordona toate acțiunile, planificarea etapelor de lucru. În structura organizatorică generală a companiei, atunci când se gândește la o idee nouă, se evidențiază o unitate structurală separată.

Acest model este o formă clasică, este folosit în principal în întreprinderile mari. Presupune prioritatea inovației față de activitățile zilnice, întrucât managerul nu atinge ierarhia tipică stabilită în companie. Managerul și membrii echipei principale sunt eliberați pentru o perioadă de sarcinile lor funcționale directe. Seful companiei sau adjunctul acestuia este numit curator al grupului.

Formă mixtă

Este potrivit pentru firmele mijlocii. Esența creării unei echipe de proiect este că inovația este condusă de un manager extern. El este responsabil pentru succesul implementării ideii. Pentru a îndeplini sarcina care i-a fost atribuită, un astfel de specialist poate implica în proiect angajați ai altor departamente. Diferența este că, pe lângă faptul că lucrează la inovare, ei continuă să își îndeplinească principalele responsabilități.

Dacă ideea este implementată de mai multe companii deodată, echipa de proiect includereprezentanţi ai tuturor întreprinderilor interesate de succes. O astfel de organizare a procesului este considerată standard, în care este creat un grup separat de interpreți pentru fiecare idee.

Abordări de bază pentru construirea unei echipe

În prezent, sunt folosite patru principii de bază:

• setarea obiectivelor;
• interpersonal;
• jocuri de rol;
• problematic - orientativ.

Primul implică stabilirea obiectivului final ca ghid pentru munca echipei de proiect, gândirea preliminară asupra modalităților de a-l atinge.

Principiul interpersonal constă în atenția sporită acordată relației dintre membrii echipei. Succesul muncii depinde direct de stabilirea unor relații comunicative de încredere, astfel că managerul de proiect recurge adesea la ajutorul unui psiholog profesionist.

Principiul rolului are ca scop împărțirea puterilor de bază între membrii grupului, oferind fiecărei persoane propriile drepturi și responsabilități.

Ultimul principiu contribuie la soluționarea tuturor chestiunilor litigioase în cadrul litigiilor comune, ceea ce accelerează semnificativ implementarea planului și crește eficiența acestuia.

Criterii de selecție a angajaților

Se acordă o atenție deosebită experienței și profesionalismului persoanelor care vor fi implicate în dezvoltarea și implementarea de noi articole care sunt importante pentru companie. Angajații implicați în proiect trebuie să fie proactivi, gata să își asume responsabilitatea pentru deciziile pe care le iau. Dorința de a dedica maximum de timp muncii este binevenită șide asemenea, independență în planificarea etapelor activităților.

Nu există cerințe speciale pentru componența vârstei atunci când creați o echipă de proiect. Pentru a uni o nouă echipă mică, liderul organizează evenimente comune: vacanțe, drumeții, petreceri corporative.

Structura este dezvoltată ținând cont de funcțiile îndeplinite de specialiști, precum și de relația dintre aceștia. Dintre procesele de grup care afectează eficiența atingerii scopului, remarcăm presiunea grupului, indicatorii dinamici, gândirea prin decizii comune. Printre factorii care afectează negativ viteza proiectului, remarcăm lipsa unui obiectiv clar formulat, a planului de lucru, conflicte interne constante, precum și lipsa resurselor și lipsa de interes a managerului în promovarea proiectului.

În realitățile țării noastre, la atragerea în echipă a specialiști valoroși din alte departamente, apar diverse conflicte între șefii de departament și manageri. Dificultățile maxime apar pentru angajații tineri și promițători care primesc o sarcină responsabilă de la șef. Problema în astfel de situații ar trebui rezolvată prin negocieri constructive, iar conducerea ar trebui să pună accentul corect pe echipă.

Etape ale formării și ciclul „vieții”

După apariția unei idei interesante până la implementarea ei cu succes în realitate, trec simultan mai multe etape succesive. În acest moment, se stabilesc relații între comercianții privați, construindu-se un mediu binevoitor și eficientcooperare. Managerul observă procesele care au loc în cadrul grupului, oprește conflictele și neînțelegerile și orientează participanții către rezultatul final.

La etapa de orientare se realizează cunoașterea superficială inițială a tuturor membrilor noului grup. Ei se află într-o stare de incertitudine și incertitudine în ceea ce privește punctele forte și capacitățile lor, așa că este important ca liderul să creeze atitudinea potrivită în această etapă.

Managerul nu numai că își orientează oamenii care au aceleași idei, dar răspunde și la întrebări, formează o listă de reguli, un scop, metode pentru a-l atinge.

În procesul de comunicare apar conflicte și neînțelegeri în ceea ce privește repartizarea funcțiilor în echipă. Liderul trebuie să reducă durata acestei faze, să distribuie rolurile între membrii grupului în cel mai scurt timp posibil.

Entuziasmul fiecărui angajat, dorința lui de a da dovadă de inițiativă, independență și originalitate în planificarea principalelor etape de activitate, depinde direct de interesul managerului însuși.

În stadiul de cooperare, se așteaptă stabilirea de relații de încredere, o distribuție clară a rolurilor și o muncă consecventă pentru luarea în considerare a unui plan de lucru.

Etapa de lucru este timpul, momentul imediat pentru implementarea tuturor ideilor în viața reală. Durata acestuia este legată de specificul ideii luate în considerare, precum și de capacitățile financiare ale companiei care implementează proiectul.

Etapa finală este de a evalua eficacitatea proiectului, caracterul complet al atingerii obiectivului stabilit la începutul lucrării.