Atribuire de servicii într-o călătorie de afaceri

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Organizația își trimite angajații în călătorii de afaceri, oferindu-le fiecăruia o anumită sarcină. Poate fi atât individual, cât și de grup. Totul este determinat de sarcinile specifice cu care se confruntă angajații detașați.

O organizație care trimite angajați într-o călătorie de afaceri emite un ordin sau o instrucțiune care indică scopul călătoriei, localitatea în care este trimis angajatul, momentul și lista persoanelor trimise. Angajații care călătoresc trebuie să primească certificate de călătorie cu o misiune de muncă. Acestea sunt documente obligatorii care confirmă valabilitatea plecării la locul de muncă din afara organizației. Pe certificatul de călătorie este trecută o notă de plecare. La sosirea la loc, angajații din certificatul de călătorie trebuie să primească un marcaj de sosire, iar la finalizare - de plecare. Când vă întoarceți în organizația dvs., asigurați-vă că vă marcați întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri.

Specialiștii care servesc într-o altă zonă pentru a rezolva anumite probleme primesc o sarcină individuală. De exemplu, lucrătorii din lanțul de aprovizionaresunt trimise la unități cu care întreprinderea lor are relații comerciale pentru furnizarea de materiale specifice, piese componente și ansambluri. Uneori, comunicarea telefonică nu este suficientă pentru a discuta termenii de livrare sau orice caracteristici ale produselor furnizate: coordonarea specificațiilor tehnice, definirea parametrilor, alegerea caracteristicilor optime.

Angajații departamentelor de marketing, precum și ai serviciilor tehnice și de inginerie primesc, de asemenea, o sarcină. De exemplu, participarea la expoziții necesită prezența nu numai a managerilor de vânzări care își pot prezenta produsele și pot determina prețul. De asemenea, pot fi de folos designerii, tehnologii și lucrătorii de producție, care clarifică cerințele și dorințele speciale ale potențialilor consumatori. În astfel de călătorii de afaceri, specialiștii fac schimb de experiență, schițează perspectivele de dezvoltare a instalațiilor lor de producție.

Unele organizații direcționează grupuri întregi de oameni către anumite obiecte, dându-le o sarcină de serviciu, un exemplu din care este dat sub formă de instrucțiuni sau foi de traseu. Pentru ca grupul detașat să își îndeplinească în mod clar sarcina oficială, șeful grupului responsabil de punerea sa în aplicare trebuie să fie numit prin ordin. Mai ales adesea, necesitatea unor astfel de călătorii de afaceri apare în cazul introducerii de echipamente sau complexe întregi la întreprinderea clientului. Pentru ca echipa de la noua locație să poată lucra mai eficient, se rezolvă probleme de rezidență temporară: rezervarea de hoteluri sau apartamente. Locurile în care vor fi angajațiihrana, precum si conditiile de livrare a salariatilor la locul de munca. Biletele pentru transportul dus și înapoi sunt plătite de întreprinderea care și-a trimis angajații. În astfel de cazuri, termenii sunt strict limitati. Se plătesc și diurne. Salariile sunt păstrate pe toată perioada de absență a angajaților.

La trimiterea specialiștilor se întocmesc documente de călătorie care includ certificate de călătorie, precum și o listă de sarcini. În funcție de caracteristicile și tipul sarcinilor, specialiștii detașați completează instrumentele și dispozitivele necesare. Sarcina de service este în acest caz principalul criteriu de selecție a consumabilelor necesare.

În urma rezultatelor muncii într-o călătorie de afaceri, angajații care s-au întors în întreprindere întocmesc un raport privind munca depusă. Aceste rapoarte sunt aprobate de către șeful sau adjuncții săi. Pentru raportul de cheltuieli se întocmesc rapoarte anticipate la care se anexează documentele disponibile care confirmă cheltuielile.

O călătorie de afaceri este considerată finalizată cu succes cu condiția ca sarcina de service să fie finalizată în totalitate. În caz de neîndeplinire (pot apărea situații în care sarcina este finalizată parțial sau este imposibil de finalizat), trebuie indicate motivele. Adesea motivele sunt destul de justificate, dar uneori există neglijență a angajaților. Conducerea organizației ia o decizie pe baza rezultatelor luării în considerare a tuturor motivelor care împiedică obținerea unei decizii pozitive din partea lucrătorilor detașați.