Obiectivele și responsabilitățile departamentului de achiziții

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

De ce avem nevoie de un departament de achiziții? În fiecare organizație, acest departament este reprezentat într-o formă sau alta. Iar munca lui afectează în mod direct eficiența întregii organizații în ansamblu. Să aruncăm o privire mai atentă asupra modului în care activitatea departamentului afectează rezultatele organizației.

Obiective ale departamentului

Departamentul de Achiziții este un departament specializat în achiziționarea de bunuri de la un furnizor în cele mai favorabile condiții pentru companie.

Munca departamentului are un impact direct asupra tuturor activităților companiei. Pentru sortiment, pentru vânzări, plinătatea depozitelor, disponibilitatea bunurilor necesare, utilizarea efectivă a capitalului de lucru.

Obiectivele de achiziție pot fi clasate în funcție de obiectivele globale ale companiei, dar lista generală arată adesea cam așa:

• determină nevoia companiei pentru un anumit produs;
• cumpărați bunuri la cel mai bun preț posibil;
• promovează cifra de afaceri ridicată;
• creați condiții pentru a primi bunurile la timp;



• evaluarecalitatea produsului și cumpărați cea mai în altă calitate;
• menține o relație cu un furnizor sau furnizori;
• lucrați eficient cu restul companiei;
• Păstrați evidența în mod eficient a bunurilor achiziționate;
• monitorizează cifra de afaceri, obținând beneficii maxime pentru companie.

Funcții principale

În diferite organizații, funcțiile departamentului de achiziții pot diferi semnificativ unele de altele. Cu toate acestea, există funcții și responsabilități care vor caracteriza un departament în aproape fiecare companie:

• Monitorizarea pieței furnizorilor;
• monitorizarea disponibilității bunurilor în stoc;
• alimentare la timp a sortimentului;
• căutați cei mai buni furnizori și prețuri;
• negocieri cu furnizorii;
• controlul livrării și al transportului de mărfuri;



• primirea mărfurilor;
• controlul calității bunurilor achiziționate;
• reclamații, dacă este necesar.

Funcții suplimentare ale departamentului de achiziții, care pot fi prezente sau nu în organizație - în funcție de specificul și structura acesteia:

• gestionarea sortimentului;
• strângerea de informații despre concurenți;
• implicarea furnizorilor în organizația de marketing.

Structură

Structura departamentului de achiziții se construiește în funcție de:

• dimensiunea organizației;
• industrii;
• număr de unități de sortiment în cifra de afaceri;
• numar de furnizori;
• locația lor geografică.

În funcție de tipul de organizație, departamentul de achiziții poate fi gestionat central sau regional.

De regulă, aceasta este o structură matricială formată din șeful (șef, director) departamentului de achiziții și manageri (specialiști) pentru achiziții.

Numărul mediu de articole sau categorii per manager este de aproximativ 7, dar poate varia în funcție de volumul producției sau de cifra de afaceri.

Atribuții ale departamentului și ale angajaților săi

Pentru munca eficientă a departamentului de achiziții, este necesară o repartizare clară a responsabilităților departamentului de achiziții între angajații săi.

Principala responsabilitate a șefului de departament este de a asigura continuitatea și stabilitatea aprovizionării cu bunurile necesare prin optimizarea activității departamentului și coordonarea activităților angajaților. De asemenea, managerul de achizitii trebuie sa aiba o idee despre toate contractele si categoriile incheiate pentru a organiza si continua munca eficienta a departamentului chiar si in lipsa vreunuia dintre angajati.

Atribuțiile managerilor de achiziții sau ale specialiștilor obișnuiți ai departamentului includ organizarea aprovizionării cu bunuri, urmărirea transportului mărfurilor, controlul plății pentru loturile achiziționate și planificarea achizițiilor.

Un model eficient va fi în care fiecare cumpărător are propria sa zonă de responsabilitate, constând dintr-o listă de articole sau categorii de produse.

Cerințe pentru angajați

Având în vedere responsabilitățile angajaților și funcțiile departamentului, puteți face o listă de cerințe pentrucandidatul ideal pentru postul de cumpărător.

Angajații departamentului de achiziții ar trebui, respectiv, să aibă următoarele abilități, cunoștințe și calități personale:

• Abilitatea de a analiza informații. Alegerea furnizorului ar trebui să se bazeze pe mai multe criterii. Acesta este cel mai bun preț și un avantaj geografic și alinierea logisticii companiei furnizor și a organizației dumneavoastră.
• Cunoașterea principiilor de stabilire a prețurilor.
• Cunoașterea cadrului legal pentru achiziții.
• Abilitatea de a întocmi și de a încheia contracte.
• Abilitatea de a negocia. Uneori este foarte important să întocmești condiții individuale cu un furnizor pentru compania ta. Reducerea prețului furnizorului sau utilizarea resurselor furnizorului pentru promoții, instruirea specifică produsului pentru personalul acestora, ratele de produse și sistemele de plată ulterioară pot servi toate ca un avantaj competitiv bun în rândul companiilor similare.
• Abilitatea de a menține relații de afaceri.
• Abilitatea de a vă planifica activitățile.

Motivarea cumpărătorilor și a managerului de achiziții

Sistemul de motivare al departamentului de achizitii sa fie construit in asa fel incat angajatul sa lucreze cu eficienta maxima. Dar, în același timp, cerințele conflictuale și cerințele care depășesc capacitățile angajatului nu ar trebui prezentate.

Pentru a implementa un sistem lunar de motivare, aveți nevoie de:

• Creați un model KPI pentru departament. Aceștia sunt indicatori precum îndeplinirea planului de achiziții, rata cifrei de afaceri, profitabilitatea vânzărilor.bunuri, prezența și absența mărfurilor vechi.
• Creați un model de indicatori cheie de performanță pentru fiecare angajat pe baza unor criterii precum delta de preț a organizației față de concurenți, disponibilitatea produsului solicitat, calitatea produsului achiziționat, lansarea de noi mărci, individualitatea condițiile furnizorilor și altele.
• Pe baza modelului KPI, se calculează prima. În plus, va fi eficient să plătiți un bonus format din două părți: un bonus pentru performanța departamentului și un bonus pentru îndeplinirea personală a planurilor.

În același timp, fiecare criteriu KPI trebuie să aibă proprietăți precum:

• măsurabilitate;
• transparency;
• criteriul de planificare ar trebui creat ținând cont de tendințele pieței.

Adică, cumpărătorul poate, dacă dorește, să calculeze independent suma primei sale.

Bonusul șefului de departament se poate baza pe indicatorii întregului departament și poate include și indicatorii de performanță ai fiecărui angajat în mod individual.

În același timp, partea de bonus a unui angajat obișnuit al departamentului de achiziții ar trebui să fie de aproximativ 50% din întregul salariu, iar bonusul șefului de departament ar trebui să fie de aproximativ 30-40%. Restul este salariu, deoarece nu toți indicatorii de performanță departamentali pot fi legați de activitățile unui anumit angajat.

Vânzările intră în responsabilitatea cumpărătorului

În calculele KPI-ului departamentului de achiziții, puteți utiliza un astfel de criteriu precum cifra de afaceri a mărfurilor achiziționate - raportul dintre vânzări și activele sale.

Se pare că cumpărătorul ar trebuise ocupă doar de achiziția de bunuri, dar totuși calitatea mărfurilor achiziționate, atractivitatea prețului acestuia pentru consumatorul final sau clientul companiei afectează semnificativ implementarea planului de vânzări.

De aceea, cantitatea și calitatea vânzărilor pe jumătate depind de achizițiile bine efectuate.

Locul departamentului de achiziții în structura organizației

Sarcinile care sunt rezolvate de departamentul de achiziții, în conformitate cu tendințele moderne de marketing, ar trebui rezolvate în această ordine:

• În primul rând, se construiește o strategie de vânzări (produs finit sau bunuri achiziționate).
• Apoi, dacă departamentul de achiziții este în întreprindere, se decide problema strategiei de producție.
• Și numai atunci se dezvoltă o strategie de achiziții pentru bunurile, materii prime sau componente necesare.

Șeful de achiziții raportează adesea direct directorului general al companiei.

De asemenea, trebuie să existe o comunicare eficientă între departamentul de achiziții și departamentul de marketing și vânzări. Fără aceasta, multe eforturi de a crea un departament de achiziții, de a-i îmbunătăți structura și motivația vor rămâne fără rezultatul potrivit.

Dacă un sistem de management al categoriei este implementat într-o exploatație sau organizație, atunci cumpărătorul trebuie să lucreze împreună cu managerul categoriei. În același timp, este necesar să se delimiteze aria de responsabilitate a fiecărui specialist astfel încât sistemul de motivare să rămână transparent și ușor de înțeles pentru toată lumea.