Inventarul este obligatoriu: cazuri, ordine, calendar

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Inventarul este reprezentat de o procedură specială de reconciliere a valorilor, bunurilor, banilor sau mijloacelor fixe existente ale companiei cu acele valori care sunt disponibile în documentele oficiale ale întreprinderii. Poate fi efectuată în mod obligatoriu sau la inițiativa conducerii companiei. Efectuarea unui inventar este obligatorie pentru unele companii, iar acest proces se realizează neapărat în fiecare an în toate firmele. Scopul principal al acestei proceduri este identificarea diferitelor inconsecvențe și lipsuri. Multe firme nu realizează valoarea acestui proces, așa că este folosit doar ca o formalitate. Deși dacă abordați corect inventarul, atunci cu ajutorul acestuia puteți identifica toate lipsurile sau surplusurile.

Scopul procesului

Mulți antreprenori aspiranți se gândesc dacă este necesar să se realizeze un inventar și ce obiective pot fi atinse prin acest proces. Procedura este reprezentată de o contabilitate sistematică a activelor materiale și a fondurilor, pentru care o comparație aindicatori cu date din documente oficiale.

Scopul principal al inventarului este identificarea discrepanțelor. Ele pot apărea din diverse motive:

• valorile sunt afectate de factori naturali, astfel încât acestea includ contracția, deteriorarea datorată depozitării necorespunzătoare, evaporarea sau pierderile care apar în timpul transportului de mărfuri;
• acțiuni ilegale din partea angajaților companiei, de exemplu, luarea de măsurători incorecte, permiterea truselor corporale sau chiar furtul de obiecte de valoare;
• probleme care apar în timpul contabilității, prin urmare, în urma inventarierii, sunt deseori detectate diverse erori, corecții, inexactități, greșeli de scriere sau alte ambiguități în documente.

Pe baza acestui fapt, un audit sistematic permite oricărui manager al companiei să identifice în timp util diversele încălcări și probleme.

Funcții de verificare

Efectuarea unui inventar de bunuri implică în mod necesar utilizarea diferitelor funcții ale procedurii:

1. Condițiile în care sunt depozitate diverse bunuri sunt evaluate în mod obiectiv, iar o astfel de evaluare este obiectivă.
2. Se determină cât de corect și competent se realizează întreținerea diverselor documente în cadrul companiei.
3. Reflectă caracteristicile managementului depozitului în companie.
4. Completitudinea și corectitudinea contabilității sunt evaluate.
5. Se asigură prevenirea diferitelor abuzuri și încălcări de către specialiștii angajați.

Datorită funcțiilor atât de numeroase, mențineInventarul este considerat un proces important în orice companie.

Cazurile de inventar obligatoriu numără

Unele companii sunt obligate să efectueze procedura fără greșeli pe baza cerințelor legale. Informațiile cu privire la cazurile în care un inventar este obligatoriu sunt conținute în următoarele reglementări:

• în Legea federală nr. 402 „Cu privire la contabilitate”;
• în liniile directoare aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 49.

Cu siguranță, verificarea se efectuează în următoarele situații:

• când se închiriază o proprietate;
• vânzarea sau răscumpărarea activelor deținute de companie;
• transformarea unei întreprinderi de stat sau municipale;
• înainte de formarea conturilor anuale;
• când numiți o nouă persoană responsabilă financiar în companie;
• când se detectează daune aduse obiectelor de valoare sau furtul proprietății;
• după dezastre naturale sau alte urgențe;
• când compania este reorganizată;
• înainte de lichidarea organizației;
• în alte situații prevăzute de lege.

Inventarul este obligatoriu înainte de pregătirea rapoartelor anuale. Un astfel de proces permite nu numai luarea în considerare a cerințelor legii, ci și prevenirea diferitelor erori sau lipsuri în documentele contabile. De obicei, companiile efectuează o analiză anual înainte de sfârșitul anului calendaristic.

Inventarul mijloacelor fixe se efectuează la fiecare trei ani. Fiecare manager ar trebui să cunoască toate cazurile de inventar obligatoriu. În plus, poate numi independent o inspecție dacă există îndoieli cu privire la onestitatea muncii anumitor specialiști angajați.

Cum este stabilită ordinea procesului

Efectuarea unui inventar presupune în mod necesar luarea în considerare a cerințelor cuprinse în Ghid. Numeroase nuanțe sunt determinate de managerii direcți ai companiilor. Pentru aceasta, regulile sunt fixate în documentația constitutivă.

Directorul companiei poate identifica câteva puncte importante:

• când este necesar un proces;
• de câte ori pe an se poate face inventarul;
• la ce oră este efectuat procesul;
• cât durează;
• ce active vor fi cu siguranță verificate;
• care este membru sau președinte al comitetului de inventariere.

Răspunsurile la toate aceste întrebări sunt fixate în documentația fondatoare. Efectuarea unui inventar este obligatorie la schimbarea persoanelor responsabile financiar. În astfel de condiții, un nou specialist angajat poate fi sigur că lipsurile apărute sub predecesorul său nu îi vor fi transferate în niciun fel.

Ce se verifică?

Inventarul poate fi efectuat în legătură cu diferite proprietăți, astfel încât se evidențiază verificarea numerarului, mijloacelor fixe, materialelor sau a altor obiecte. În timpul procedurii, sunt evaluate toate activele și pasivele companiei și subdiviziunilor acesteia. Următoarele elemente sunt supuse verificării:

• active fixefirme obișnuite să desfășoare afaceri;
• active necorporale ale companiei;
• diverse investiții financiare;
• bunuri și materiale;
• lucrări în curs;
• bani în conturi și la îndemână;
• titluri de valoare și SSO;
• decontări cu contrapărți, cumpărători, Serviciul Fiscal Federal, diverse fonduri și alți debitori sau creditori;
• rezerve;
• active și pasive ale întreprinderii.

Când este necesar un inventar al materialelor? O astfel de verificare se efectuează atunci când se suspectează că specialiștii angajați în companie abuzează de puterile lor, prin urmare se detectează furtul sau lipsa.

Verificarea este supusă nu numai proprietăților deținute de companie, ci și obiectelor de valoare aflate în conturi în afara bilanțului. Întreprinderea nu are drepturi de proprietate asupra acestora, dar acestea sunt utilizate în procesul de lucru pe baza unui contract de închiriere sau a altor acorduri.

Pașii procesului

Efectuarea unui inventar al proprietății implică în mod necesar implementarea unor acțiuni succesive. Prin urmare, procesul este împărțit în etape:

1. Șeful emite o comandă cu privire la necesitatea unui inventar.
2. Se constituie o comisie de inventariere, care ar trebui să includă specialiști care nu sunt interesați de rezultatele auditului.
3. Determinați intervalul de timp în care va fi efectuată procedura.
4. Proprietatea de evaluat este selectată.
5. Materialpersoanele responsabile ale companiei dau chitante angajatorului.
6. Tipărește inventarele de valori în companie, create pentru fiecare persoană responsabilă financiar.
7. Se face o verificare directă, care constă în cântărire, compararea cantității efective cu datele din documente, măsurare, numărare și alte acțiuni similare.
8. Informațiile din lista de inventar sunt comparate cu informațiile disponibile în documentele contabile, ceea ce face posibilă identificarea oricăror discrepanțe
9. Se formează declarații de comparație, cu ajutorul cărora este posibil să se identifice cauzele discrepanțelor.
10. Se întocmesc rezultatele verificării, pentru care se întocmește un act corespunzător.
11. Dacă sunt identificate lipsuri și alte probleme, atunci se efectuează o anchetă în companie, al cărei scop este identificarea făptuitorilor.
12. Infractorii identificați sunt supuși răspunderii administrative sau penale, în funcție de caracteristicile încălcărilor.

Este necesară completarea inventarului înainte de pregătirea, semnarea și transmiterea imediată a rapoartelor anuale către Serviciul Fiscal Federal. Procedura de inventariere se încheie neapărat cu un raport special.

Reguli de raportare

Se generează un raport pe baza rezultatelor verificării. Include următoarele informații:

• data inventarului;
• date despre membrii comisiei de inventariere;
• perioada în care a fost efectuată procedura;
• proprietate verificabilă a companiei;
• Probleme și lipsuri identificate;
• semnături ale tuturor inspectorilor.

În timp ce inventarul este necesar înainte de întocmirea conturilor anuale, orice director al companiei poate începe procesul fără un motiv întemeiat. Pentru a face acest lucru, se emite un ordin corespunzător, după care angajații întreprinderii sunt obligați să urmeze procedura.

Responsabilitățile comisiei de inventariere

Inventarul este impus de lege, astfel încât fiecare companie trebuie să creeze un organism special responsabil de verificare și contabilitate. Se numește comisie de lichidare. Ea are unele responsabilități:

• aplicarea diferitelor măsuri preventive care vizează conservarea proprietății întreprinderii;
• participarea la diverse dispute legate de depozitarea sau deteriorarea valorilor proprietatii;
• control asupra corectitudinii întocmirii diferitelor documente referitoare la proprietatea companiei;
• inventar bazat pe ordinea conducerii companiei;
• pregătirea unui raport cu privire la rezultatele auditului;
• desfășurarea unei investigații menite să identifice vinovatul de diverse încălcări și probleme.

Toate aceste acțiuni ar trebui efectuate exclusiv de către angajații firmei care nu sunt interesați de rezultatele auditului.

Cine face parte din comision

La formarea unei comisii, următorii specialiști sunt de obicei implicați în lucrare:

• lucrători administrativi;
• specialişti în departamentul de contabilitate;
• internăauditori;
• deseori sunt implicați chiar și experți independenți;
• reprezentanți ai diferitelor poziții disponibile în personalul organizației.

Dacă compania are o cantitate mică de proprietăți diferite, atunci de multe ori responsabilitatea pentru efectuarea unui inventar este transferată comisiei de audit, dacă aceasta există în companie.

Dacă în timpul inspecției se dezvăluie că chiar și un membru al comisiei este absent, atunci rezultatele procedurii sunt invalidate.

Responsabilitate pentru non-inventar

Unii proprietari de afaceri refuză în mod deliberat să auditeze din diverse motive. Legislația nu prevede răspunderea pentru o astfel de decizie. Dar Serviciul Fiscal Federal poate amenda compania dacă se dovedește că există inconsecvențe sau erori în situațiile financiare primite.

Recomandări de la experți

La efectuarea unui inventar într-o companie, este recomandabil să folosiți anumite recomandări. Acestea includ următoarele:

• 10 zile înainte de verificare, șeful emite o comandă adecvată, care este înregistrată în jurnal.
• Este permisă formarea unei comisii nu numai permanente, ci și o singură dată sau de lucru.
• Dacă organizația folosește o mulțime de bunuri și materiale, atunci decizia privind necesitatea unui inventar selectiv este luată de manager în funcție de situația actuală din companie.
• Toți membrii comisiei ar trebui să fie implicați în verificare, altfel rezultatele sunt ușor de recunoscutnevalid.
• Persoanele responsabile sunt implicate în timpul procesului.
• Conducerea firmei trebuie să se asigure că procesul se desfășoară rapid și ușor.
• Verificarea poate dura adesea mult timp, mai ales în companiile care folosesc un număr mare de materiale sau expediază și primesc o mulțime de bunuri.

În timpul inventarierii, membrii comisiei trebuie să țină cont de cerințele legii.

Date scadente

Șeful companiei stabilește cât de des va fi efectuată verificarea. Dar, în același timp, se ține cont de anumite recomandări, prin urmare, se face un inventar la depozit cel puțin o dată pe an.

Magazinele trebuie verificate de două ori pe an. Materialele și bunurile sunt evaluate fără greșeală înainte de întocmirea rapoartelor anuale. Verificarea se efectuează de obicei în trei zile, dar uneori procesul este întârziat cu câteva săptămâni.

Concluzie

Inventarul este un proces obligatoriu pentru orice companie. Presupune compararea materialelor si marfurilor disponibile cu cantitatea indicata in documentatia firmei. Procesul este efectuat de o comisie specială.

Nu există informații în legislație privind răspunderea pentru refuzul de a efectua un inventar, dar dacă inspectorii fiscali constată erori și încălcări în raportare, compania va trebui să plătească amenzi semnificative.