Documente contabile primare: tipuri, procesare și stocare

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Efectuarea contabilității la întreprinderile cu diferite forme de proprietate este imposibilă fără o reflecție documentară. Nici o singură procedură, nici un singur proiect, nici o singură tranzacție comercială nu se realizează fără un document corect executat, reglementat de ordinele interne ale întreprinderii și normele legislative externe. Fiecare acțiune efectuată de un angajat al unei societăți comerciale, de exemplu, începând de la operatorul de primire a cererilor și terminând cu directorul, este reflectată în baza documentară, care se bazează pe o listă de documente primare.

Concept și semnificație

Probabil este dificil de imaginat funcționarea unei întreprinderi existente în orice domeniu posibil de activitate fără documente care confirmă tranzacțiile comerciale. Ca în orice altă problemă, documentația joacă un rol foarte important aici. Cu greu vă puteți imaginamunca de în altă calitate și justificată din punct de vedere legal a aeroportului, permițând unui pasager să plece fără documente care să-și dovedească identitatea - un pașaport și un cod de identificare al cetățeanului. La fel, este greu de asumat admiterea în circulație a unui autoturism al cărui șofer nu deține documentația corespunzătoare sub formă de permis și pașaport tehnic pentru autoturismul pe care îl conduce. La fel și documentele contabile primare. Orice companie înregistrată în lista de stat a antreprenorilor trebuie să dețină un număr de documente necesare contabilității, care reprezintă baza fundamentală și veriga inițială în lanțul de reglementare reglementară a proceselor sale de afaceri.

Documentația contabilă primară este un set de certificate, acte, comenzi, facturi, extrase de cont și rapoarte, prin care sunt înregistrate operațiunile companiei și sunt reglementate procedurile sale de afaceri.

Tipuri de documente

Clasificarea fluxului de lucru contabil include următoarele tipuri principale de documente primare:

• după scopul funcțional - contabilitate, management, personal;
• după gradul de reglementare - intern și extern.

Prima direcție a clasificării face posibilă distingerea între ele documentele celor trei niveluri funcționale principale ale oricărei firme de afaceri în funcție de natura scopului lor, iar a doua - după modalitatea de organizare a activității juridice. reglementarea relaţiilor economice. Fiecare dintre direcții include o masăanumite tipuri de documente care reflectă efectuarea unor acțiuni specifice de către angajații companiei.

Documentația contabilă

Dacă luăm în considerare documentele contabile primare, acestea, la rândul lor, sunt împărțite în reglementarea celor trei etape ale tranzacțiilor comerciale.

Prima etapă este caracterizată de încheierea tranzacției. Aici, documentația contabilă primară este reprezentată de încheierea unui acord și emiterea unei facturi de plată. Un acord este un document care reglementează relația dintre două părți pentru a stabili condițiile de interacțiune între ele. O factură de plată este o cerință cu definirea unei anumite sume pe care, în condițiile contractului, cumpărătorul trebuie să o plătească vânzătorului pentru bunurile vândute sau pentru serviciul furnizat.

A doua etapă a activității antreprenoriale se reflectă în documentele de plată și se numește etapa de plată a tranzacției. Pe baza faptului că plata se poate face fără numerar sau în numerar, documentele primare pentru aceasta sunt prezentate fie ca extrase din contul curent și ordine de plată, fie cecuri de casierie și chitanțe pentru comenzile în numerar primite.

A treia etapă finală este determinată în mod specific de primirea unui produs sau serviciu. În consecință, este reglementată și de documentația primară sub forma unui bon de livrare, a bonului de vânzare și a unui act de acceptare și transfer de produse sau a unui act de muncă efectuat în cazul furnizării oricărui tip de serviciu.

Documentația contabilă de gestiune

Diferenta dintre fluxul de lucru contabil si cel de gestiune consta in principal in faptul ca activitatea contabila este reglementata de legislatia statului cu un cadru de reflectare a operatiunilor de afaceri stabilite in mod special de autoritati, iar managementul este determinat de deciziile interne si preferintele personale ale director sau proprietar direct al unei anumite companii. Cu alte cuvinte, documentele contabile primare au o formă strictă controlată de un cadru de reglementare comun, în timp ce documentele de gestiune sunt elaborate exclusiv la nivel de întreprindere. Ce documente controlează conduita contabilității de gestiune în companie? Printre principalele sunt următoarele:

• codul regulamentelor interne de muncă;
• politica contabilă a întreprinderii;
• contract colectiv;
• regulamente și ordine ale directorului companiei;
• descrieri de post;
• documente administrative.

documentație HR

În ceea ce privește lista documentelor primare care reglementează relațiile internivel ale angajaților din întreprindere, precum și controlul procedurii de calcul a salariilor și determinarea responsabilităților fiecăruia dintre angajații companiei, aici documentația de lucru cuprinde următoarele principale tipuri:

• staffing - implică totalitatea tuturor posturilor din întreprindere, o reflectare a numărului acestora și a numărului de unități de personal, precum și o descriere a nivelului salariilor acestorataxe, procedura pentru bonusuri, debonding, acceptarea prevederilor privind indemnizațiile;
• program de lucru - include informații despre ziua de lucru, aspecte organizatorice și administrative, regulile de angajare și concediere a angajaților, precum și condițiile de promovare a acestora ca plată suplimentară pentru muncă sau cenzură sub formă de mustrare și deduceri din salarii;
• fișa postului - activitatea departamentului de personal al fiecărei întreprinderi se bazează pe un set de drepturi și obligații, prevederi generale, sarcini, responsabilități, cerințe de calificare și relații în ceea ce privește subordonarea dintre diferitele niveluri de unități de personal din întreprindere.

Documente necesare

Orice companie înregistrată și care funcționează legal are o listă de documente obligatorii care trebuie să apară în cadrul activităților sale. Documentele primare obligatorii sunt următoarele:

• acord - indiferent de afacere, acest document este baza fundamentală în începerea unei relații între doi antreprenori, între un vânzător și un cumpărător, între cerere și ofertă;
• factură emisă - atunci când ia o decizie privind vânzarea de bunuri sau prestarea de servicii, partea vânzătoare emite o factură către cumpărător ca o condiție prealabilă pentru tranzacție;
• forme de raportare strictă - în procesul de înțelegere nu este completă fără cecuri, numerar și documente de mărfuri aferente listei obligatorii;
• marfa-scrisoare de trăsură - un document care indică destinatarul, transportatorul, expeditorul mărfurilor, mărfurile în sine în sortimentul nomenclatorului său, numărul produselor expediate, prețul și cantitatea;
• Act de acceptare și transfer al lucrărilor finalizate sau al bunurilor expediate.

Documente interne

După cum am menționat mai devreme, munca oricărei companii presupune prezența documentației externe și interne. Principalele documente primare în scopuri interne sunt o listă a tuturor acelor formulare, certificate, declarații, ordine, instrucțiuni care sunt elaborate direct în cadrul întreprinderii și se aplică numai personalului care funcționează pe aceasta, fără a avea nicio influență legislativă asupra societății care depășește această companie.

Documente externe

Documentarea scopului extern presupune un nivel ierarhic mai ridicat de subordonare, întrucât documentele externe sunt cele care sunt reglementate de stat și de cadrul legislativ al acestuia. Prevederile elaborate în materie de contabilitate, setul de conturi de corespondență contabilă, standardele de contabilitate și raportare financiară - toate acestea au un cadru normativ și sunt reglementate de cadrul legal al statului.

Formulare de document

Formele documentelor primare au mai multe fațete în ceea ce privește natura scopului, tipul de design și proprietatea. Următoarele diviziuni principale se disting din punct de vedere juridic:

• forme de înregistrări ale personalului (comenzi, comenzi, programe,moduri și programe obișnuite);
• forme de contabilitate pentru salarii și orele de lucru (fișe de pontaj, conturi personale, jurnale, statul de plată);
• formulare de contabilitate a construcțiilor de capital (certificate, jurnale, acte);
• formulare de contabilitate a produselor (acte și registre de inventar, fișe de greutate, carduri de partid, rapoarte privind mișcarea inventarului);
• formulare de contabilitate monetară (jurnal de casierie, acte asupra transferurilor și numerar la casierie);
• formulare de contabilitate comercială (comenzi, facturi, acte, caietul de sarcini, certificate de calitate);
• forme de contabilitate pentru tranzacțiile cu numerar (raport anticipat, PKO, RKO, jurnalul de înregistrare a acestora);
• formulare pentru înregistrarea rezultatelor inventarului (liste de inventar, acte, certificate, jurnale, declarații).

Pe lângă cele de mai sus, există și forme de documente primare pentru evidența mașinilor și mecanismelor de construcții, transport rutier, active fixe și necorporale, materiale, articole cu valoare redusă, produse agricole și materii prime.

Procedura de înregistrare

Documentele primare se întocmesc din cauza anumitor cerințe care trebuie îndeplinite. De exemplu, înscrierile în documentație trebuie făcute exclusiv cu cerneală albastră, în timp ce acestea trebuie să fie îngrijite și lizibile. De asemenea, documentul trebuie să conțină o serie de detalii cerute pentru fiecare tip și să fie certificat prin semnătura personală a șefului, contabilului șef sau persoanei împuternicite și, de asemenea, sigilat cu sigiliul întreprinderii. Numerele din documentele de baniar trebui să fie scrise, de asemenea, în cuvinte și, în cazul în care coloana documentului este goală, trebuie să existe o liniuță pentru a evita completarea ulterioară a numerelor false de către orice nedoritor.

Depozitare

Depozitarea documentelor primare se realizează direct la întreprindere. Sau puteți utiliza serviciile unei arhive private (sau de stat). În cazul în care auditul efectuat de inspectoratul fiscal relevă absența unui document primar, întreprinderii i se aplică o amendă, al cărei cuantum este determinat în funcție de tipul specific și numărul de documente pierdute. Conform legislației actuale a Federației Ruse, documentele primare sunt stocate la întreprindere timp de cel puțin cinci ani.