Audit de personal este Definiție, tipuri, metode, sarcini și obiective

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Audit de personal este o verificare a eficacității muncii personalului, efectuată de către angajați special desemnați sau de către un terț. Spre deosebire de auditul clasic utilizat în contabilitate, auditul de personal nu este obligatoriu și nu este reglementat de legi și acte juridice speciale ale Federației Ruse. Se realizează la inițiativa șefului întreprinderii pentru a rezolva anumite probleme. Scopul principal al unui astfel de audit, de cele mai multe ori, este de a identifica starea personalului companiei. De asemenea, este folosit pentru a găsi modalități de a crește productivitatea și de a reduce costurile de producție.

Cum se clasifică

Inspecțiile sunt legate de unul sau altul tip de audit de personal conform unor parametri precum:

• Perioada de date utilizată: pe termen scurt, pe termen lung și pe termen scurt.
• Metoda de obținere a informațiilor: orală sau documentară
• Natura informațiilor verificate: legală, calificată sau mixtă;
• Către recenzenți: interni și externi.

Audit de personal se realizează în două direcții: identificarea încălcărilor legale șiidentificarea încălcărilor disciplinei muncii - căutarea depășirilor nerezonabile de costuri, identificarea motivelor pentru simplă, căsătorie etc. Prin urmare, auditul personalului în direcția activității este împărțit în principal în juridic, calificare și mixt.

Audit personalului juridic

În timpul auditului personalului juridic, aceștia verifică documentația departamentului de personal, fișa de pontaj a atelierelor, verifică facturile și chitanțele cu materialele și instrumentele disponibile. Verificați corectitudinea completării contractelor de muncă, carnetelor de muncă, ordinelor executive. Verificarea dacă angajații respectă fișele postului. Ei efectuează sondaje și desfășoară anchete pentru a identifica încălcările legislației muncii din Federația Rusă, precum și regulile și standardele adoptate într-un anumit domeniu de activitate pe care angajații trebuie să le respecte. De exemplu, cerințele standardelor sanitare din industria alimentară, GOST, standardele de calitate și conformitatea cu reglementările.

Sarcina principală a unui audit al personalului juridic este de a identifica încălcările înainte ca acestea să fie detectate de o comisie specială în timpul auditului. Acest lucru va ajuta la evitarea problemelor cu legea și la îmbunătățirea calității produselor și serviciilor.

Auditul personalului de calificare

Auditul de calificare a personalului organizației este efectuat pentru a identifica deficiențele în activitatea personalului și pentru a determina modalități de eliminare a acestora. De asemenea, face posibilă identificarea prezenței calificărilor insuficiente a unui lucrător saudimpotrivă, să identifice personalul cel mai valoros care trebuie promovat sau plătit mai mult, astfel încât să performeze și mai bine și să facă mai mult.

Auditul personalului de calificare este cel mai relevant în acele domenii de activitate în care succesul întreprinderii depinde în totalitate de calitățile profesionale ale angajatului. De exemplu, în comerț. Dacă vânzătorul tratează cumpărătorii incorect, din ignoranță sau incapacitate, atunci acest lucru afectează direct rezultatul financiar al întreprinderii - veniturile scad, volumele de produse expirate cresc. În același timp, doar o verificare poate dezvălui dacă motivul scăderii veniturilor este calificarea scăzută a angajatului, și nu un alt factor. În acest exemplu, un audit de personal ar ajuta la identificarea unui angajat fără scrupule și la înlocuirea lui la timp, înainte ca societatea comercială să fie în pragul falimentului.

Audit cuprinzător al personalului

Auditul cuprinzător al personalului implică utilizarea atât a auditurilor legale, cât și a celor de calificare, precum și a tuturor metodelor disponibile pentru evaluarea și analizarea informațiilor. O astfel de verificare face posibilă evaluarea stării personalului și identificarea potențialului de personal al companiei, identificarea încălcărilor legale existente în întreprindere și eliminarea acestora înainte de a duce la pierderi financiare și de personal nedorite.

Această metodă de efectuare a unui audit de personal are, pe lângă avantajele enumerate, două dezavantaje - va costa mai mult și va dura mai mult timp, deoarece vor fi implicați mai mulți participanți pentru a verifica o cantitate mare de date. De aceeaare sens să se efectueze numai în cazuri de urgență: în caz de faliment sau în timpul unei crize financiare, când piața se îngustează și concurența se intensifică.

Cine poate inspecta

Audit al sistemului de personal poate fi efectuat atât de către angajații companiei, cât și de către organizații terțe. În același timp, se pune problema stabilirii nivelului de competență al inspectorului, întrucât conceptul de audit de personal nu este fixat în practica juridică, iar acele instrucțiuni, standarde și reguli care există sunt destinate auditului în activități contabile. Dar cât de completă și fiabilă vor fi primite informațiile și cum vor fi analizate și evaluate depinde de ce măsuri va face șeful întreprinderii pentru a îmbunătăți situația cu personalul.

Totuși, a fost găsită o cale de ieșire. Deci, ca instrucțiuni și reguli de bază pentru organizarea unui audit de personal la o întreprindere, pot fi luate elementele de bază ale auditului financiar și, în special, astfel de cerințe pentru informațiile primite și furnizate ca:

• obiectivitate;
• credibilitate;
• promptitudine;
• onestitate;
• plinătate.

În consecință, auditorul trebuie să respecte nu numai regulile de etică profesională, să fie onest și obiectiv, ci și să respecte anumite reguli la colectarea și prelucrarea informațiilor, precum și la pregătirea unui raport de audit. În același timp, nu trebuie să aibă la el niciun certificat special pentru a se angaja într-o astfel de activitate precum auditul de personal. Dar asta nu înseamnăcă poate fi efectuată de orice angajat. Pentru a rezolva sarcinile unui audit de personal, inspectorul trebuie să aibă un anumit nivel de cunoștințe și calificări.

Efectuarea unui audit de personal poate fi fie un angajat al unei firme specializate, fie cineva din personalul întreprinderii cu un nivel suficient de educație și competență. Cel mai adesea, aceștia sunt șefi de departamente, contabili și alți specialiști cu în altă calificare. Și aici apare o dilemă în fața șefului întreprinderii: ce este mai bine, să angajeze o organizație specializată sau să efectueze un audit pe cont propriu? Răspunsul la această întrebare depinde de factori precum:

• Costul personalului cu în altă calificare implicat în auditul de personal și costul serviciilor unei companii de audit;
• Cantitatea de informații care necesită procesare și termenii permisi pentru procesarea acesteia.

Se crede în general că un audit de personal efectuat de angajații unei întreprinderi este mai ieftin, ceea ce nu este întotdeauna adevărat. Implicarea specialiștilor externi este adesea mult mai profitabilă dacă este necesară efectuarea unui audit într-o întreprindere mare, unde volumul de informații este foarte mare. Firmele care oferă servicii de audit au mai multă experiență, angajații lor sunt mai calificați, cel puțin în domeniul auditului de personal, atunci auditul va costa mai puțin și mai bine și va dura mai puțin timp.

Audit de resurse umane pe cont propriu, cum să efectuați

Dacă șeful întreprinderii a decis totuși să efectueze un audit cu ajutorul angajaților săi,el trebuie să cunoască unele caracteristici. De obicei, scopul unui audit de personal în acest caz este de a studia activitatea nu a întreprinderii în ansamblu, ci a unui departament separat, în timp ce este necesar să se asigure un nivel maxim de confidențialitate a informațiilor.

În primul rând, managerul va trebui să creeze un grup de lucru, care de obicei cuprinde 4-5 persoane, și să stabilească persoana responsabilă cu efectuarea auditului și întocmirea raportului de audit. Întregul proces de pregătire și conduită poate fi împărțit în următoarele etape ale unui audit de personal:

1. Dezvoltarea unui plan de acțiune.
2. Determinarea mărimii eșantionului: numărul de angajați intervievați, volumul și tipul documentelor verificate. Cu cât eșantionul este mai mare, cu atât rezultatul este mai precis, dar cu atât va dura mai mult procedura de verificare.
3. Elaborarea formularelor de chestionare, pregătirea întrebărilor.
4. Verificarea documentației departamentului de personal, precum și a documentelor din zona care se verifică.
5. Chestionare și chestionare a angajaților întreprinderii.
6. Analiza informațiilor colectate, inclusiv utilizarea tehnologiei informatice și a programelor speciale.
7. Întocmirea, pe baza informațiilor obținute în timpul auditului, a unui raport de audit, în care persoana responsabilă cu realizarea auditului de personal la întreprindere își exprimă opinia cu privire la starea personalului, la calificarea acestuia și la satisfacția de a lucra. condiții.

Raportul de audit se întocmește în scris, la acesta se anexează dovezi sub forma unui raport privind munca depusă. Toate paginile raportului trebuie numerotate și depuse într-un dosar. În general, oricesau nu există reguli stricte pentru întocmirea unei concluzii, precum și pentru efectuarea acesteia, deoarece scopul unui audit de personal este obținerea de informații pentru utilizatorii interni, prin urmare, datele obținute în urma unui astfel de audit nu sunt publicate nicăieri, și cel mai adesea sunt strict confidențiale și dezvăluirea lor este inacceptabilă. Mai mult, trebuie asigurată confidențialitatea informațiilor, atât în faza de planificare, cât și a rezultatelor verificării. Este de dorit ca angajații întreprinderii să nu știe despre inspecția viitoare. Acest lucru va ajuta la evitarea coluziunii între ele, ceea ce înseamnă că va face posibilă creșterea obiectivității și a fiabilității informațiilor primite.

Metode de colectare și procesare a informațiilor

Metodele de audit HR nu sunt diferite de cele utilizate în auditurile contabile, se obțin doar informații de altă natură și scop. Ei folosesc în principal forme de chestionare pregătite în prealabil și liste de întrebări. Informațiile obținute în timpul auditului despre angajații întreprinderii sunt comparate cu cerințele de bază prescrise în manuale de specialitate, fișe de post și standarde de calitate a muncii.

Informațiile obținute în timpul auditului sub formă de chestionare și înregistrări ale răspunsurilor la întrebări și alte documente care au fost primite în timpul auditului sunt colectate, sortate și comparate în funcție de momentul și locul în care a fost efectuat auditul de personal. Raportul întocmit pe baza rezultatelor auditului ar trebui să conțină, dacă nu toate documentele, atunci cele mai importante dintre ele.

Ce sarcini pot fi rezolvateaudit de personal

Audit al sistemului de personal ajută la o mai bună evaluare a potențialului companiei și a calificărilor personalului. Acest lucru face posibilă identificarea celor mai valoroși angajați din forța de muncă și asigurarea acestora cu locuri de muncă și salarii care sunt mai potrivite cu nivelul lor.

După cum arată experiența, este mai profitabil pentru un manager să-i ridice pe cei care lucrează deja la întreprindere pe scara carierei decât să angajeze unul nou. Pe de o parte, acest lucru va crește rentabilitatea celorlalți angajați, deoarece aceștia vor vedea perspective de carieră, pe de altă parte, este posibil ca un nou angajat să nu prindă rădăcini în echipă, iar acest lucru crește fluctuația personalului, ceea ce poate afecta negativ performanța intreprinderea. Schimbarea personalului poate fi, de asemenea, rezultatul unei politici incorecte de personal. De exemplu, dacă complexitatea muncii sau nivelul de responsabilitate și nivelul de plată nu se potrivesc. Acest lucru poate dezvălui doar un audit al muncii personalului.

O astfel de verificare ajută nu numai la identificarea celor mai valoroși angajați sau la scăderea celor mai puțin valoroși, ci și la rezolvarea problemelor care sunt direct legate de faptul că organizarea muncii este efectuată incorect la întreprindere. De exemplu, în timpul unei inspecții într-unul dintre ateliere, a fost dezvăluit că, din cauza plasării necorespunzătoare a materialelor, lucrătorii petreceau până la două ore pe zi doar livrându-le la locurile de procesare, deoarece acestea erau depozitate într-un depozit îndepărtat. Ca urmare, timp și efort au fost irosite. Muncitorii au obosit mai repede și și-au pierdut concentrarea. Acest lucru a afectat calitatea și volumul produselor. Fără un audit de personal, această eroare de sistemproducția nu ar fi remediată, ceea ce înseamnă că resursele ar fi irosite.

Răspunderea auditorilor

Auditorul este responsabil numai pentru opinia sa exprimată în raportul auditorului. În cele din urmă, decizia privind schimbările de personal este luată de șeful întreprinderii, iar sarcina auditorului este doar să îi transmită despre starea personalului întreprinderii, ce nivel de calificare a acestora, dacă există încălcări. a legii, disciplina muncii, măsuri de siguranță, dacă există într-adevăr specialiști de în altă calificare. Indicați factorii care afectează negativ sau pozitiv munca personalului și utilizarea rațională a timpului de lucru.

Ca urmare, auditorul întocmește un raport de audit în care indică:

• ce evenimente au avut loc;
• câtă muncă a fost făcută;
• ce probleme și riscuri a întâmpinat în timpul muncii sale;
• ce trebuie făcut pentru a corecta situația dacă starea personalului sau politica de personal este negativă;
• consecințe posibile dacă încălcările nu sunt corectate.

În sine, inspecția nu rezolvă problema personalului selectat necorespunzător sau acțiunile incorecte ale angajaților întreprinderii, încălcarea acestora a regulilor de siguranță sau nerespectarea instrucțiunilor și reglementărilor tehnice. Scopul unui audit de personal este de a identifica punctele forte și punctele slabe ale sistemului de personal existent la întreprindere și de a oferi recomandări cu privire la modul de eliminare a deficiențelor și îmbunătățirea acestui sistem. Auditorul nuresponsabilitatea pentru starea politicii de personal și a deciziilor pe care managerul le va lua pe baza rezultatelor auditului.

Unde și cum să angajați auditori pentru verificarea personalului

Acest tip de serviciu este furnizat în principal de companii de consultanță și agenții de recrutare specializate în consultanță și recrutare pentru alte întreprinderi. Există astfel de organizații în aproape fiecare oraș important. Cel mai adesea aceștia își fac publicitate serviciilor în ziare și reviste de publicitate locale sau pe ziduri de publicitate speciale de pe Internet. Unele au un site web oficial al companiei.

La angajare, se întocmește un acord între o întreprindere și o companie care furnizează servicii de audit de personal, care trebuie să precizeze drepturile și obligațiile părților și să plătească serviciul. De obicei, părțile contractante se întâlnesc de mai multe ori înainte de a întocmi un contract, discutând nuanțele și posibilele riscuri. Ce activități se vor desfășura. Se negociază un plan de lucru aproximativ (compania de consultanță poate chiar să depună un prospect pentru planul de audit HR).

Principalul avantaj al angajării unei organizații specializate terțe pentru a organiza un audit de personal este independența auditului. Dacă un angajat al unei întreprinderi, într-un fel sau altul, depinde atât de manager, cât și de forța de muncă, atunci auditorul extern are independență aproape deplină. Opinia lui se bazează numai pe fapte observate.

Auditul HR este una dintre cele mai simple și mai accesibile moduri de a verifica sistemul de personal al unei organizații șidetermina potentialul de resurse umane existent al intreprinderii. Această metodă de verificare este parte integrantă a contabilității de gestiune a companiei și trebuie efectuată în mod regulat, indiferent de rezultatul financiar al activităților sale.