Funcția principală de control în management

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Fiecare lider îndeplinește funcțiile de bază ale managementului: planificare, organizare, motivare, control. Cele patru elemente ale funcției de control: definirea indicatorilor și a metodelor de măsurare a rezultatelor, măsurarea rezultatelor, determinarea dacă rezultatele sunt pe drumul cel bun și acțiuni corective.

Toate funcțiile de management: planificare, organizare, motivare, control sunt strâns interconectate. Ele sunt la fel de importante pentru un management eficient. Ele nu pot fi împărțite în majore și minore. În același timp, funcțiile de management: organizare, motivare și control se bazează pe o planificare atentă și eficientă.

• Planificarea este funcția principală, fundamentală. Pe baza obiectivelor strategice se construiește un plan de realizare a acestora, prevăzând alocarea anumitor resurse și legând această alocare în timp. Planificarea documentează alocarea resurselor și unește eforturile departamentelor individuale și ale angajaților pentru a atinge un obiectiv comun. Pentru aceasta, se realizeazădescompunerea scopurilor comune în obiective personale. Este imperativ să se asigure planificarea și controlul organizației. Funcțiile de management, pe lângă stabilirea obiectivelor, prevăd și compilarea unei liste de lucrări care trebuie efectuate într-o anumită secvență pentru a atinge scopul. În același timp, fiecare lucrare este legată de momentul începerii și sfârșitului ei, de resursele alocate acesteia și de lucrările ulterioare (sau anterioare) în timp.
• Organizația, în funcție de management, este de a crea o structură care să permită elementelor individuale ale sistemului să lucreze împreună în conformitate cu regulile date și să cheltuiască în mod rațional resursele alocate pentru a atinge obiectivele. Structura organizatorică este descrisă de o serie de reguli oficializate - regulamente, regulamente, instrucțiuni.
• Motivația, ca o funcție a managementului, este de a încuraja angajații de la toate nivelurile să lucreze împreună eficient pentru a-și atinge obiectivele. Aceasta este cea mai umanistă și mai puțin formalizată funcție a guvernării.
• Controlul, ca functie, a procesului de management consta in contabilizarea cantitativa si calitativa a rezultatelor muncii, acesta fiind un proces care asigura ca organizatia isi atinge obiectivele

Atribuirea controlului

Controlul este funcția principală a managementului. Este pentru:

• Reducerea incertitudinii procesului de producție și a procesului de management.
• Predicție și prevenire a eșecurilor.
• Sprijină acțiunea de succes.

Controlul este de neconceput fără măsurare. Pentru a înțelege ceLucrările decurg conform planului, este necesară compararea indicatorilor cantitativi atinși la momentul controlului cu unii planificați cunoscuți anterior.

Controlul procesului este un sistem care vă permite să planificați, să măsurați, să identificați abaterile și să corectați orice activitate comercială, cum ar fi producția, ambalarea, livrarea către consumator și multe altele.

Funcția de control în management este o parte esențială a procesului de management.

În absența unei funcții de control, orice control își pierde sensul. Nu veți ști dacă s-a făcut ceea ce a fost planificat și, în general, dacă se face ceva.

Fără funcția de control, este imposibil să gestionezi personalul.

Procesul de management este un proces funcțional pentru controlul organizațional, ar trebui să decurgă din obiectivele și planurile strategice ale organizației

Patru elemente ale funcției de control

Există patru pași principali în funcția de control al managementului:

1. Definiți indicatorii și cum să măsurați rezultatele.
2. Măsurați rezultatele.
3. Stabiliți dacă rezultatele sunt cele planificate.
4. Aplicați o acțiune corectivă.

„Control” înseamnă o listă păstrată în dublu exemplar (în franceză contrôle, de la contrerôle -, din latină contra - contra și rotulus - defilare).

Setarea obiectivelor și metodelor de măsurare a rezultatelor

Este necesar să se formeze un set de indicatori importanți pentru procesul controlat și să se determine valorile planificate pentru fiecare în anumite momente de timp. Când în acest moment actualulDrept urmare, managerii primesc semnale despre cum merg lucrurile și, prin urmare, nu trebuie să verifice fiecare pas al implementării planurilor.

Indicatorii ar trebui să fie clar articulați, măsurabili și materiale de monitorizat. Într-o fabrică de producție, valorile pot include vânzările și producția, eficiența muncii, performanța în materie de siguranță și multe altele.

În livrarea de servicii, pe de altă parte, valorile ar trebui să includă, de exemplu, numărul de clienți care trebuie să stea la coadă la bancă sau numărul de clienți noi aduși ca urmare a unei campanii de publicitate actualizate.

Punctele de măsurare de pe cronologia nu ar trebui, de asemenea, alese aleatoriu, ci ar trebui să fie asociate cu perioade de timp sau începutul / sfârșitul unor etape importante ale procesului de importanță critică, din punctul de vedere al unui proces controlat. Ar putea fi

• Începutul sau sfârșitul perioadei de planificare - tură, zi, săptămână sau lună.
• Începutul sau sfârșitul unei etape importante: finalizarea pre-producției, începerea asamblarii finale a produsului, livrarea produsului către client.
• O lansare de produs nou sau atingerea volumelor de servicii planificate.

Funcțiile de planificare și control în management sunt foarte strâns interconectate și nu au sens una fără ceal altă. Niciun plan controlat de nimeni nu se transformă într-o bucată de hârtie goală. Funcțiile de management de motivare și control sunt, de asemenea, legate.

Rezultatele de măsurare

Măsurarea rezultatelor la punctele de control și compararea acestora cu cele planificateindicatorii ar trebui să fie desfășurați într-o manieră proactivă, astfel încât abaterile să poată fi detectate cât mai devreme posibil sau chiar anticipate înainte ca acestea să apară, evitând sau minimizând astfel acțiunile corective.

Dacă punctele de control sunt planificate corect și sunt disponibile instrumente pentru a determina exact ce fac subordonații, evaluarea performanței actuale și așteptate va fi precisă și ușoară.

Cu toate acestea, există multe activități în care este dificil să se determine punctele exacte de control, există și multe activități care sunt greu de măsurat.

Este destul de simplu, de exemplu, să se stabilească un timp standard pentru producția de produse de masă și este la fel de ușor de măsurat valorile reale pentru acești indicatori

Situația este mai complicată cu tipuri de muncă departe de tehnologie. De exemplu, nu este ușor să monitorizați activitatea unui manager de relații industriale, deoarece nu este ușor să dezvoltați un tablou de bord clar.

Șeful acestui tip de manager se bazează adesea pe indicatori atât de vagi precum relațiile sindicale, entuziasmul și loialitatea subordonaților, fluctuația angajaților și/sau conflictele de muncă. În astfel de cazuri, rezultatele măsurării subordonatului de către manager sunt, de asemenea, vagi.

Conformitatea rezultatelor cu planul

Acesta este un pas simplu, dar foarte important în procesul de control. Aceasta implică compararea rezultatelor măsurate cu ținte predeterminate. În această etapă, o tehnică de comparație pre-dezvoltată este extrem de importantă. În aiaDocumentul ar trebui să definească în mod clar ce este măsurat în mod specific, în ce moment și în ce condiții. Urmați cu strictețe această tehnică, în caz contrar, rezultatele măsurării și comparării cu planul vor fi nesigure.

Dacă performanța este cea planificată, conducerea poate crede că totul este sub control. În acest caz, nu este nevoie să interferați cu funcționarea de zi cu zi a organizației.

Acțiune corectivă

Această etapă devine cea mai importantă în cazul în care indicatorii nu ajung la cei planificați și din analiza arată necesitatea unor acțiuni corective. Astfel de acțiuni corective pot include modificări ale unuia sau mai multor aspecte ale funcționării de zi cu zi a organizației.

De exemplu, un director al sucursalei băncii trebuie să decidă că trebuie ocupate mai multe casiere în sală pentru a îndeplini așteptarea maximă de cinci minute stabilită anterior.

Sau managerul magazinului decide să trimită operatorilor de mașini ore suplimentare pentru a respecta termenele limită de livrare a produselor.

Monitorizarea ajută, de asemenea, la identificarea țintelor setate incorect, caz în care acțiunea corectivă va fi corectarea țintelor și nu lupta pentru modificarea valorilor măsurate curente.

Promptitudinea acțiunii corective

Trebuie să dezvolți întotdeauna o modalitate constructivă de a aduce indicatorii la valorile planificate, altfel va trebui să realizezi cu întârziere că eșecul a avut deja loc. Cu cât este identificată mai devreme o eroare sau o defecțiune, cu atât este mai probabil să se remedieze sau să ajungă din urmă. Și cu atât mai puțin timp, resurse materiale și de muncă vor fi cheltuite pentru corectarea acesteia.

Abaterile descoperite la o dată ulterioară pot fi complet imposibil de corectat. În acest caz, organizația suferă pierderi financiare și de reputație semnificative, până la încetarea activității sale.

Veștile proaste de azi sunt mai bune decât aceleași știri de mâine.

D. S. Chadwick

Relația dintre funcțiile de control

Funcții de management: motivația și controlul sunt strâns legate între ele. Pentru a construi un sistem eficient de motivare pentru un subordonat, un manager are nevoie de acces la rezultate de control precise și în timp util.

Controlul poate fi efectuat pentru conformitate:

• indicatori planificați;
• standarde de calitate;
• politici corporative;
• cerințe pentru siguranță și protecția muncii;
• cerințe pentru controlul organizațiilor de stat sau publice.

Controlul poate fi, de asemenea, periodic și unic, programat și de urgență, privat și ca parte a unui audit general al organizației.

Concluzie

Funcția principală a controlului în management este de a asigura implementarea planului și astfel atingerea scopurilor organizației. Caracteristici suplimentare - suport pentru organizare și motivare și interacțiune cu acestea. Funcția de control în management este cea mai importantă. Punctul de control nu estepentru a prinde unitatea sau angajații în neîndeplinirea planului și a-i pedepsi. Ideea este de a detecta abaterile de la plan în timp util. Apoi există șansa de a avea timp să luați măsuri corective. Organizarea atentă a proceselor de control este cheia executării corecte și la timp a planurilor și atingerii obiectivelor.