Gestionarea electronică a documentelor între organizații: cum funcționează?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Gestionarea electronică a documentelor (EDM) este o modalitate rapidă de schimb de informații bazată pe utilizarea documentelor electronice cu semnături virtuale. A câștigat de multă vreme recunoașterea în țările dezvoltate ale lumii ca un instrument eficient pentru afaceri operaționale.

Esență

Gestionarea electronică a documentelor între organizații este un set de procese pentru crearea, procesarea, trimiterea, transferul, primirea, stocarea, utilizarea și distrugerea documentelor. Toate aceste procese sunt efectuate după verificarea integrității și confirmarea primirii documentelor.

Regulile de implementare a fluxului de documente între persoane juridice se realizează prin acordul părților. Schimbul de informații se realizează prin mijloace de telecomunicații, iar documentele sunt stocate pe medii electronice. Perioada de stocare a informațiilor contabile nu trebuie să depășească cea stabilită de lege.

Organizațiiîntre ei pot face schimb de documente formale și informale cu semnăturile participanților. În domeniul activității de întreprinzător, acestea pot fi: facturi, acorduri, facturi, contracte, acorduri, comenzi, notificări, împuterniciri etc. Informațiile pot fi transmise sub formă de fișiere text, tabelare și grafice.

Scopul implementării EDI

Condițiile preliminare pentru introducerea EDI pot fi:

• reducerea muncii de rutină;
• reduce pierderea documentelor;
• lucru „transparent” cu documente;
• îmbunătățirea disciplinei de performanță - furnizarea documentelor la timp, etc.

Printre obiectivele cantitative se numără următoarele:

• Reduceți timpul de procesare a documentelor de 10 ori.
• Reduceți cheltuielile de birou la jumătate.

Gestionarea electronică a documentelor între organizații: cum funcționează

În conformitate cu legislația națională, gestionarea documentelor electronice între organizații se realizează prin acordul celor două părți. Pentru a face schimb de date, este necesar ca toți participanții să fie conectați la echipamentul unui operator. În continuare, utilizatorul trebuie să trimită o cerere pentru a fi adăugat la lista contrapărților. După confirmarea solicitării, participanții la sistem pot face schimb de date.

Modulul EDI va trebui să îndeplinească următoarele funcții:

• Invitați contrapărți să facă schimb de date.
• Creează o agendă de adrese.
• Integrați cu software-ul de contabilitate,de exemplu, 1С.
• Semnați și criptați documentația.
• Strucificați corespondența.
• Urmăriți stările de e-mail.

Gestionarea electronică a documentelor între organizații se realizează cu ajutorul certificatelor. Conectarea la server și autentificarea se realizează printr-un certificat digital personal. Fiecărui utilizator al sistemului i se emite un EDS, stocat pe un purtător de Token electronic și protejat de un cod PIN. Utilizatorul trebuie să introducă numele său de autentificare, parola pentru contul personal. Abia după aceea va avea acces la documentele sale.

Orice angajat al organizației conectat la sistem poate iniția procesul de schimb. Inainte de a trimite documentul catre contrapartida, acesta trebuie semnat in semnatura digitala. Această operație se realizează folosind programul Cryptopro. Documentul este trimis prin EDI. Un angajat al contrapartidei primește o notificare despre primirea unui nou document. Dacă o acceptă, atunci pune și un EDS. Dacă trebuie să faceți modificări documentului, atunci este creată o nouă versiune electronică. La finalizarea editării, trebuie să salvați toate modificările folosind EDS. Apoi documentul cu modificarea este trimis către contrapartidă. Dacă este necesar, se realizează coordonarea electronică a informațiilor.

Dacă trebuie să faceți din nou modificări, atunci întreaga procedură se repetă din nou. Dacă nu există reclamații cu privire la noua versiune, atunci documentul este respectat. Eșantionul final este considerat a fi semnat de două semnături digitale. Toate versiunile documentului sunt stocate pe server și sunt disponibile pentru vizualizare. De îndată ce eșantionul primește statutul de valid, modificațidocumentul nu va funcționa. Contractelor perturbate li se atribuie statutul „Anulat”. Acesta este modul în care se realizează gestionarea documentelor electronice între organizații.

Echipament

Ce este necesar pentru gestionarea electronică a documentelor între organizații? În primul rând, trebuie să selectați un operator de telecomunicații și să instalați un software special pentru schimbul de informații. În al doilea rând, cu fiecare contraparte cu care organizația intenționează să efectueze corespondență electronică, este necesar să se încheie un „Acord privind schimbul de documente electronice”.

De asemenea, este necesar să instalați un server EDI unde vor fi stocate toate documentele. Acesta poate fi atât echipament client, cât și stocare „în cloud”. Accesul la datele sistemului din exterior se realizează printr-o aplicație care este instalată pe echipamentele angajaților organizației. Interacțiunea computerelor cu serverul se realizează prin protocolul HTTP cu criptare suplimentară SSL 128. Accesul la documente se realizează numai prin interfața aplicației și după trecerea autentificărilor.

Proiect EDF

Un proiect de automatizare a proceselor poate dura de la câteva luni la câțiva ani. Termenul depinde direct de numărul de procese care trebuie automatizate, de resursele și de capacitățile financiare ale organizației. O schemă scurtă pentru introducerea EDI este următoarea:

• Crearea unui grup de lucru.
• Formarea obiectivelor, termenelor limită și bugetului proiectului.
• Cercetați procesele existente.
• Dezvoltați sarcini.
• AlegeSisteme EDI.
• Semnarea unui acord privind implementarea EDS.
• Aprobarea regulamentului de lucru.
• Umplerea directoarelor de sistem.
• Formarea personalului.
• Testări preliminare.
• Emiterea unei comenzi privind introducerea EDS.
• Rafinarea software-ului și a procedurilor de operare.
• Lansarea unui proiect pilot.
• Tranziție la scară completă la EDI.

Erori în implementarea EDI

În procesul de automatizare a documentelor, o atenție deosebită trebuie acordată proceselor în care prezența hârtiei este impusă de lege. Nu puteți duplica un document pe hârtie în format electronic. Acest lucru încetinește semnificativ procesul de lucru și provoacă o atitudine negativă față de procesul de automatizare în ansamblu. Nimeni nu plătește în plus pentru munca dublă.

În procesul de implementare, este necesar să se dezvolte o nouă procedură de lucru cu documente, să instruiască personalul și numai după aceea să se angajeze în implementarea completă. Acest lucru poate fi realizat numai dacă beneficiile utilizării noilor tehnologii sunt comunicate angajaților.

O altă greșeală populară este un studiu slab al cerințelor pentru EDMS. Dacă utilizatorii trebuie să lucreze într-un sistem neconfigurat, atunci procesul EDI diferă de cel adoptat în organizație.

Gestionarea electronică a documentelor între organizații: argumente pro și contra

Beneficii:

• Reducerea costului trimiterii documentelor originale prin poștă.
• Economisirea spațiului de stocare pentru documentare. Toate sunt stocate electronic.
• Ușor de utilizat. Documentul este trimis de la un singur loc de muncă. O căutare rapidă a unui document este efectuată în funcție de stare (trimis, primit, acceptat etc.).
• Livrare instantanee. Toate informațiile trimise ajung la destinatar în câteva secunde.
• Un document nu poate fi pierdut până la expirarea perioadei de păstrare a acestuia în sistem.

Defecte:

• Pentru a utiliza echipamentul, trebuie să achiziționați o licență, care costă mulți bani.
• Cel mai adesea, datele pot fi schimbate numai între membrii aceluiași sistem.
• Gestionarea electronică a documentelor între organizații în 1C sau folosind orice alt software diferă de schema utilizată anterior. Odată cu introducerea noului algoritm, toți angajații vor avea întrebări despre desfășurarea muncii.
• Echipament tehnic. Înainte de introducerea EDI, organizația trebuie să achiziționeze echipamente și să pregătească angajații pentru a gestiona noul sistem.
• EDI se efectuează folosind un EDS, a cărui valabilitate este de 1 an. Certificatele trebuie urmărite și actualizate în timp util. De asemenea, este necesar să se controleze perioada de valabilitate a certificatelor de contrapartidă pentru a evita problemele cu taxa.

Reglementare legală

Ce reglementări reglementează gestionarea documentelor electronice între organizații? Legislația Federației Ruse include Legea federală nr. 63 „Cu privire la semnătura electronică”, regulile de depunere a documentelor la Serviciul fiscal federal sunt prescrise în ordinul Ministerului Finanțelor nr. MMV-7-2 / 168. EDOîntre organizații se realizează în baza ordinului Ministerului Finanțelor nr.50n. Regulile pentru schimbul de documente contabile primare în formă electronică sunt prescrise în ordinea Serviciului Fiscal Federal nr. ММВ-7-6/36@. Toți operatorii EDI în cursul activităților lor trebuie să fie ghidați de ordinul Serviciului Federal de Taxe nr. ММВ-7-6/253@.

SBIS

Gestionarea electronică a documentelor între organizațiile SBIS oferă clienților următoarele beneficii:

• Puteți trimite documente oricărei organizații care este înregistrată pe teritoriul Federației Ruse. Dacă contrapartea nu este membru al sistemului SBIS, atunci un angajat al companiei va contacta pur și simplu reprezentantul organizației și va trimite invitații de a participa la sistem pe e-mailul său. Imediat după confirmarea cererii, schimbul de informații între participanți se va desfășura fără intermediari.
• Nu trebuie să instalați software pe computer. Este suficient să aveți o versiune actualizată a browserului și acces la Internet.
• Nu aveți nevoie de un program special pentru a lucra cu date. Dacă raportul este pregătit inițial în software terță parte, de exemplu, 1C, atunci puteți configura integrarea datelor cu sistemul VLIS.
• Formular de document tipic nu este instalat. Puteți trimite text, foi de calcul, imagini și multe altele.

SKB „Kontur”

Unul dintre primii dezvoltatori de software din Rusia furnizează și echipamente pentru gestionarea electronică a documentelor între organizații. „Kontur” a dezvoltat sistemul Diadoc, cu ajutorul căruia se realizează schimbul de documente electronice. O caracteristică a sistemului este că accesul la date poate fi obținut în străinătate. Compania a dezvoltat tarife de roaming special pentru acest scop. Dacă doriți, puteți accesa datele prin API.

De ce ai nevoie?

Pentru a conecta EDI, o organizație trebuie să cumpere:

• software cu licență;
• server;
• efectuează modernizarea echipamentului;
• tren personal;
• configurați și integrați EDMS pentru a funcționa cu aplicațiile interne.

Asemenea investiții trebuie făcute pentru a conecta managementul electronic al documentelor între organizație? Includerea în costurile consultărilor de suport tehnic, EDMS și actualizări de software reprezintă a doua etapă a investiției. Aceste costuri vor trebui plătite lunar.

Concluzie

Fluxul de lucru pe hârtie este înlocuit cu cel electronic. Nu numai că reduce costurile de proces ale organizației, dar crește și eficiența afacerii în ansamblu. Pentru ca EDI să funcționeze cu succes, este necesar să se formuleze clar obiectivele implementării sistemului și să se configureze corect echipamentul.