Gestionarea electronică a documentelor: avantaje și dezavantaje, esența sistemului, modalități de implementare

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Din ce în ce mai multe companii trec la gestionarea electronică a documentelor, care implică utilizarea diferitelor programe pentru crearea și stocarea documentelor. În același timp, organizația nu deține o arhivă care să conțină copii pe hârtie ale documentelor. Există multe avantaje ale gestionării electronice a documentelor, datorită cărora antreprenorii sunt bucuroși să refuze utilizarea documentelor pe hârtie. Dar pentru a trece la acesta, trebuie să instalați software specializat pe computerele care funcționează, precum și să numiți un angajat responsabil care se va ocupa de acest flux de lucru.

Conceptul de gestionare electronică a documentelor

Este reprezentat de o metodă modernă de lucru cu diverse documentații. În cursul activității oricărei organizații, apar o mulțime de lucrări diferite, care trebuie să fie tipărite în mod constant și depozitate într-o cameră separată pentru o perioadă lungă de timp.

Dacă un antreprenor sau o companie are o activitate corect executatăsemnătură electronică, care documente sunt certificate în formă electronică, atunci nu este necesară tipărirea acestei documentații pe hârtie.

Avantajele gestionării electronice a documentelor

Există multe avantaje ale trecerii la documentația electronică certificată de EDS. Datorită prezenței a numeroși parametri pozitivi, tot mai mulți antreprenori trec la această metodă de documentare. Dar mai întâi ar trebui să evaluați avantajele și dezavantajele managementului electronic al documentelor. Beneficiile cheie includ:

• caută prompt documentația necesară datorită structurii competente și fiabilității stocării;
• Structura fluxului de lucrueste centralizată;
• toate documentele pot fi stocate electronic pe diferite medii și chiar pe servere la distanță, așa că, chiar dacă izbucnește un incendiu în birou, nu trebuie să vă faceți griji că orice documentație importantă va fi distrusă;
• toate documentele sunt ușor de înregistrat și aprobat;
• toate documentele sunt semnate pe baza trimiterii lor prin canale de comunicare electronică, ceea ce economisește o cantitate semnificativă de timp și efort pentru angajații oricărei întreprinderi;
• dacă este necesar, puteți face o copie a documentului dorit în câteva secunde;
• auditul este mult simplificat, deoarece se desfășoară în formă electronică și puteți invita și specialiști angajați în aceste scopuri care primesc documentația prin canale electronice.

Beneficiisistemele electronice de gestionare a documentelor sunt semnificative și de netăgăduit, dar înainte de a trece la ele, ar trebui să evaluați aspectele negative ale fiecărui sistem.

Defecte de sistem

Beneficiile implementării unui sistem electronic de gestionare a documentelor sunt incontestabile, dar acest proces are unele dezavantaje. Acestea includ:

• necesar pentru înregistrarea unei semnături digitale electronice, pentru crearea căreia se plătește o sumă mare de fonduri;
• nu există nicio oportunitate de a utiliza documente electronice dacă partenerii nu au trecut la gestionarea electronică a documentelor;
• se cheltuiesc o mulțime de bani și timp instalând software suplimentar și angajând un angajat de încredere care păstrează toate evidențele electronice;
• niciun format strict unificat pentru un astfel de flux de lucru nu a fost încă remediat;
• mulți antreprenori și cumpărători sunt suspicioși cu privire la utilizarea documentelor electronice semnate cu EDS.

De aceea, fiecare antreprenor trebuie să studieze mai întâi avantajele și dezavantajele gestionării electronice a documentelor pentru a lua decizia corectă și relevantă.

Motivul dezvoltării

Beneficiile managementului electronic al documentelor sunt numeroase și semnificative. Acest lucru duce la faptul că se dezvoltă în mod constant și este introdus în activitatea diferitelor întreprinderi, care nu sunt doarcomercial, dar și public. Principalele premise pentru dezvoltarea sa eficientă și continuă includ:

• Se are în vedere posibilitatea aplicării sale în legislația fiscală. Anumite tipuri de declarații fiscale pot fi depuse doar electronic. Acest lucru se aplică rapoartelor privind primele de asigurare enumerate în PF pentru angajați, precum și declarației 3-NDFL depuse la Serviciul Fiscal Federal pentru fiecare angajat al întreprinderii. Chiar și raportul SZV-M pentru toți angajații companiei este transmis electronic dacă organizația are mai mult de 25 de angajați. Prin urmare, unele companii sunt pur și simplu forțate să treacă la documentația electronică, deoarece oricum trebuie să emită un EDS.
• Principalele avantaje ale managementului electronic al documentelor includ posibilitatea remedierii acestuia în contabilitate. În baza Legii federale nr. 402, documentația contabilă primară poate fi generată nu numai în formă de hârtie, ci și în formă electronică, dacă este posibil să o avizeze cu o semnătură electronică.
• Din 2017, a început dezvoltarea efectivă a acestui flux de documente în procedurile judiciare. Acum fiecare hotărâre judecătorească trebuie publicată în surse deschise. În plus, toate firmele și persoanele fizice au posibilitatea de a depune o reclamație sau o plângere electronic, ceea ce necesită un EDS. Prin urmare, o semnătură electronică este emisă nu numai de companiile mari, ci chiar și de persoane fizice.
• Dezvoltarea tehnologiilor electronice are loc rapid, așa că acum aproape toată lumea are acces la Internet, ceea ce simplifică foarte mult procesul de comunicare cu ceilalțioameni și oficiali guvernamentali.

De aceea, se poate argumenta că utilizarea unui astfel de flux de lucru devine din ce în ce mai solicitată.

Un alt beneficiu semnificativ

În plus, multe companii cooperează cu întreprinderi situate în alte regiuni sau țări, astfel încât este mult mai ușor să schimbi diferite documente atunci când se desfășoară gestiunea electronică a documentelor. Acest lucru vă permite să creșteți semnificativ piețele de vânzări și să stabiliți contacte cu producătorii direcți.

Acesta este un avantaj semnificativ suplimentar al gestionării electronice a documentelor. Îmbunătățirea calității managementului a fost observată încă din prima zi de introducere a unui sistem adecvat.

Cum se introduce?

Inițial, șeful întreprinderii evaluează avantajele și dezavantajele sistemului electronic de management al documentelor. Dacă se ia decizia de a-l introduce în companie, atunci sunt implementați următorii pași pentru aceasta:

• Se ține o adunare a acționarilor, unde se votează pentru implementarea acestui sistem.
• Dacă decizia este pozitivă, atunci ordinul corespunzător este emis de directorul companiei.
• Este recomandabil să se elaboreze un regulament intern care să reglementeze regulile de utilizare a documentației electronice.
• Selectați semnătura care va fi utilizată în procesul de semnare a diferitelor documente.
• Dacă este selectată o semnătură simplă, atunci aceasta este aplicată pe baza codurilor și parolelor, precum și a altor mijloace și accesul la eaeste limitată, prin urmare, este desemnată o anumită persoană care se va ocupa de aprobarea documentației electronice.
• Autoritatea de certificare este selectată. Este reprezentat de o organizație specializată care se ocupă de managementul documentelor electronice. Este important să alegeți o companie cu care va fi profitabil și confortabil să cooperați. Ar trebui să evaluați în prealabil costul serviciilor oferite, precum și diferitele funcții care pot fi utilizate în timpul cooperării. Se stabilește ce responsabilitate poartă centrul selectat pentru diverse erori care pot apărea în procesul de menținere a gestionării electronice a documentelor.
• Se pregătesc documente pe baza cărora se încheie un acord cu centrul selectat.
• Se explică contractul cu organizația selectată. După aceea, centrul creează și emite un certificat de cheie EDS clientului său.
• Există o introducere directă a managementului electronic al documentelor în activitatea organizației. Pentru a face acest lucru, toate documentele pe hârtie sunt convertite în formă electronică și se stabilește o procedură de schimb de documentație electronică.

Facturile pot fi întocmite electronic, dar trebuie să vă asigurați mai întâi că utilizarea unei astfel de documente va fi convenabilă pentru contraparte. Acest lucru se datorează faptului că firma trebuie să dispună de mijloacele tehnice pentru a procesa aceste documente.

Alegere de EDS

Incluse chiar și în beneficiile managementului electronic al documentelor sunt costurile reduse de pregătirenumeroase documente pe hârtie. Dar, în orice caz, va trebui să suportați anumite costuri. Acestea sunt legate de executarea unei semnături electronice utilizate în procesul de aprobare a documentației electronice.

ETS poate fi prezentat într-o formă necalificată sau calificată.

Necalificat

Se emite folosind transformarea datelor criptografice, pentru care se folosește o cheie specială, care este disponibilă proprietarului EDS. Este important să decideți dinainte cine anume din companie va semna documentele electronice.

Cu ajutorul unei astfel de semnături, puteți detecta diverse modificări aduse documentației după ce aceasta a fost semnată.

calificat

Pentru a face acest lucru, compania primește un certificat special care conține cheia de verificare EDS. Pentru a crea o astfel de semnătură, sunt luate în considerare cerințele enumerate în Legea federală nr. 63.

De obicei, un astfel de EDS este utilizat în companiile mari care caută să păstreze un secret comercial, prin urmare, datorită EDS-ului calificat îmbunătățit, securitatea documentelor electronice este asigurată.

După alegerea unui anumit tip de semnătură electronică, se încheie un acord cu centrul de certificare selectat.

Reguli pentru introducerea sistemului în activitatea companiei

Avantajele managementului electronic al documentelor în comparație cu cea a hârtiei sunt considerate incontestabile, dar adesea în procesul de implementare a acestuia în activitatea unei organizații apar anumite dificultăți. Prin urmare, regulile acestui proces includ:

• inițial este numit din ordinul șefului un specialist, care se va ocupa de traducerea documentelor pe hârtie în formă electronică;
• Pe fiecare computer de lucru este instalat software special, care vă permite să semnați documente cu un EDS emis anterior;
• la compilarea, prelucrarea și acordul asupra diverselor documentații se ține cont de regulile de bază ale muncii de birou, care se aplică și documentelor pe hârtie;
• documentele electronice trebuie să aibă toate detaliile necesare, sigilii și EDS;
• informații pot fi introduse în reglementările companiei cu privire la metodele de confirmare a acțiunilor cu aceste documente vor fi aplicate.

Procesul nu este considerat prea dificil dacă este bine înțeles.

Reguli de cooperare cu alte companii

Fiecare companie care implementează un astfel de sistem în activitatea sa dorește să utilizeze documentația electronică în cooperare cu principalele sale contrapărți. Pentru a face acest lucru, la întocmirea unui acord cu o altă companie, în textul documentului ar trebui inclusă o clauză care să precizeze că toate lucrările vor fi transmise prin canale de comunicare electronică. După aceea, documentația necesară este compilată și semnată de un EDS emis anterior. Toate instrumentele EDS trebuie să fie certificate, altfel nu pot fi utilizate în timpul funcționării companiei.

Este mult mai ușor să stabiliți un astfel de flux de lucru cu diverse agenții guvernamentale, de exemplu, cu Serviciul Fiscal Federal sau cu Fondul de pensii. Acest lucru se datorează faptului că astfel de organizații au deja software-ul necesar pentrulucrați cu documentație electronică.

Cum sunt stocate documentele?

Principalul avantaj al gestionării electronice a documentelor este că nu este necesară în organizație să aloce o cameră separată pentru crearea unei arhive, deoarece toate lucrările sunt stocate pe computere, servere sau diverse medii electronice. Cu toate acestea, fiecare companie trebuie să plătească depozitarea adecvată a documentației, astfel încât să nu fie accesată de persoane sau organizații neautorizate.

În timpul stocării documentelor electronice, sunt luate în considerare următoarele reguli:

• se întocmește neapărat un nomenclator de cazuri pentru întreaga firmă, iar aspectul și conținutul acesteia depind de domeniul de activitate în care își desfășoară activitatea compania;
• se efectuează examinarea valorii documentelor;
• fiecare documentație este marcată cu utilizarea gestionării electronice a documentelor;
• toate documentele trebuie arhivate.

Când aceste reguli sunt luate în considerare, nu va fi dificil să stocați corect documentația în formă electronică.

Concluzie

Există multe beneficii ale gestionării electronice a documentelor. Îmbunătățirea calității muncii companiei este o consecință a implementării acesteia. Pentru a face acest lucru, este important să luați o decizie adecvată pentru managementul întreprinderii, să selectați un centru de certificare și să emiteți un EDS. Pe computere sunt instalate programe speciale, iar modificările necesare sunt aduse actelor locale de reglementare ale companiei.

Cu ajutorul documentației electronice, aceasta este mult simplificatăfuncționarea companiei, precum și ușurința cooperării cu alte firme și organizații guvernamentale.