Sarcini și scopul călătoriei: exemple

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 10:39

Știi cum să indicați corect scopul călătoriei de afaceri? Un exemplu poate fi găsit, desigur, cu ușurință pe tot felul de forumuri profesionale pentru contabili sau specialiști în HR. Dar copierea experienței altcuiva nu este întotdeauna justificată.

Nu există nicio listă cu scopurile călătoriilor de afaceri în reglementări. Cu toate acestea, motivul pentru care un angajat călătorește ar trebui să fie menționat astfel încât cheltuielile de călătorie și diurnă să poată fi contabilizate pentru a reduce venitul impozabil.

Pentru aceasta, este important să luați în considerare o serie de puncte.

Care?

Contabilii practicieni dau cu ușurință diverse exemple de scopuri de călătorie și indică următoarele:

1. Călătoria de afaceri a unui angajat trebuie să fie în mod clar în interesul companiei. Scopul călătoriei de afaceri este formulat în așa fel încât să fie clar: „călătoria” este benefică pentru companie, contribuie direct sau indirect la obținerea profitului companiei, la creșterea volumului activităților și la îmbunătățirea calității mărfurilor și Servicii. muncitororganizația nu poate fi trimisă într-o călătorie de afaceri, punându-i în fața sarcina de „odihnă”, „recuperare forțe” sau „recuperare”. Vacanțele sunt oferite pentru aceasta - anuale sau din motive de sănătate.
2. Scopul călătoriei nu trebuie să contrazică fișa postului a angajatului. Deci, un contabil nu poate fi trimis într-o călătorie de afaceri pentru a negocia cu clienții. Iar directorul comercial al companiei nu poate fi trimis în alt oraș în scopul „transportului de angajați.”
3. Motivul pentru care faceți o călătorie de afaceri ar trebui să fie în concordanță cu durata „călătoriei” și traseul acesteia. Dacă scopul excursiei este, de exemplu, participarea la o expoziție, un angajat al organizației este obligat să se „miște” în direcția opusă într-o zi de la încheierea evenimentului.
4. Extrem de atent la justificarea călătoriilor de afaceri în weekend. Dacă un angajat al companiei merge într-un alt oraș, de exemplu, pentru a negocia luni, iar timpul de călătorie este de o zi, atunci puteți pleca nu mai devreme de sâmbătă seara. În caz contrar, costul biletelor sau al combustibilului nu poate fi atribuit cheltuielilor.
5. Cel mai bine este să evitați limbajul general. Este important să indicați de ce exact un angajat al organizației este trimis să lucreze în afara locului de serviciu permanent. În caz contrar, controlorii pot avea îndoieli cu privire la legalitatea atribuirii cheltuielilor de călătorie contabilității fiscale.
6. Scopul călătoriei ar trebui formulat în așa fel încât să se poată face o concluzie clară dacă sarcina atribuită a fost finalizată sau nu. După călătorie, angajatul va fi obligat să prezinte un raport cu privire la rezultate,atașați documente care confirmă finalizarea sarcinii. Apropo, este posibilă o situație când scopul călătoriei nu este atins. În acest caz, angajatorul solicită angajatului să furnizeze o „notă explicativă” care să indice motivele pentru care sarcina de lucru nu a putut fi îndeplinită. Cu acest document, cheltuielile de călătorie pot fi acceptate pentru contabilitate fiscală.
7. Dacă scopul călătoriei este voluminos, constă din mai multe sarcini, este, de asemenea, important să notați sarcini separate ale călătoriei, finalizarea fiecăreia dintre ele va trebui, de asemenea, confirmată.
8. Dacă munca unui specialist este călătoria în natură și mutarea în altă localitate este legată de îndeplinirea treburilor de zi cu zi, atunci o astfel de „călătorie”, conform Codului Muncii, nu este recunoscută ca o călătorie de afaceri la toate.

Orice angajat poate fi trimis în călătorii de afaceri?

Acesta este la fel de important ca întrebarea cum să determinați scopul călătoriei. Exemplele de cazuri în care un angajator a fost amendat pentru că a trimis un angajat care nu a putut fi trimis într-o călătorie în alt oraș nu sunt izolate.

Înainte de a trimite un angajat în alt oraș sau țară, este important să luați în considerare următoarele:

1. Este strict interzisă „echiparea pe drum” a femeilor însărcinate și a lucrătorilor minori (cu excepția personalului angajat în domeniul creativității).
2. Un angajat trimis într-o călătorie de afaceri trebuie să aibă o relație de muncă cu angajatorul. La momentul plecării trebuie deja încheiat, întocmit, un contract de închiriereîn conformitate cu legile în vigoare.
3. Există categorii de cetățeni care au dreptul de a refuza călătoriile de afaceri. Trimiterea lor într-un alt oraș sau țară pentru afaceri oficiale este permisă numai cu acordul lor scris.

Astfel de persoane includ:

• Mame cu copii sub 3 ani.
• Părinți sau tutori ai persoanelor cu dizabilități sub 18 ani.
• Cetățeni care îngrijesc membrii familiei bolnavi, în conformitate cu un raport medical.
• Mame și tați care cresc copii sub 5 ani fără soți.

Angajații care nu aparțin acestor categorii sunt supuși răspunderii disciplinare pentru nerespectarea ordinului de a pleca într-o călătorie de afaceri. În unele cazuri, puteți chiar concedia un angajat care a refuzat să meargă într-un alt oraș pentru afaceri ale companiei.

Care documente descriu scopul călătoriei?

Până în 2015, a fost emisă deplasarea unui angajat:

1. Comanda.
2. Atribuire servicii.
3. ID călătorie.
4. Raport.

În prezent, toate caracteristicile „călătoriei” sunt indicate în comandă. Formele unificate de „atribuire a serviciului”, „certificat de călătorie” și „raport” au fost anulate.

Pentru confirmarea faptului călătoriei și îndeplinirea comenzii sunt: bilete, borderouri, verificări pentru combustibil și lubrifianți, rapoarte, note explicative, protocoale de negocieri, certificate de pregătire, contracte încheiate, inventare.

Din compoziția și conținutul acestor documente ar trebui să fie clar cădacă scopul desemnat al călătoriei a fost atins.

Să vedem cum sunt definite sarcinile de călătorie de afaceri pentru diferite categorii de angajați.

Director

Munca primelor persoane ale întreprinderilor este adesea asociată cu „călătorii”.

Călătoria de afaceri a unui director de companie, de regulă, este emisă nu printr-un ordin, ci printr-un ordin care conține fraza: „Plec într-o călătorie de afaceri cu scopul de a…”.

Șeful companiei poate pleca într-o călătorie de afaceri, în special pentru a cuceri noi piețe, a căuta clienți, a încheia contracte de furnizare de produse. Care ar fi scopul călătoriei regizorului în acest caz? Exemple:

• negocierea și încheierea unui contract cu Firma LLC;
• negocierea cu participanții la conferința „Produsele viitorului” în N-sk „_”_ 20_;
• demonstrație de mostre ale produsului „Articol-1” al companiei SRL „Client mare”;
• prezentare de bunuri pentru JSC Good Client.

Prima persoană a companiei poate călători și în alt oraș sau țară pentru a se întâlni cu clienții existenți ai companiei. Pentru acest caz, specialiștii HR și-au dat deja seama cum să scrie scopul călătoriei în certificatul de călătorie. Exemple:

• discuție a termenilor contractului de furnizare a echipamentelor de producție a Our Friend LLC;
• aprobarea planului de achiziții pentru a doua jumătate a anului _ cu JSC Concern.

Directori de companie din când în cândsunt trimise în alte orașe sau țări pentru a „deschide o nouă sucursală a companiei”. O astfel de formulare a rezultatului dorit este, de asemenea, acceptabilă în documente. Cu toate acestea, în acest caz, merită să identificați atât scopurile, cât și obiectivele călătoriei. Exemplu:

„Plec la N-sk pentru a organiza munca unei noi unități structurale.

Sarcini:

• Cercetați piața țintă.
• Testarea și angajarea unui angajat pentru funcția de director de sucursală.
• Coordonare cu șeful filialei planuri de lucru pe _ an.”

De asemenea, seful unei firme mici, precum si un specialist in departamentul de achizitii, poate merge in alt oras sau tara pentru a achizitiona utilaje noi, a incheia contracte de furnizare de materii prime, materiale, componente., și să negocieze condițiile de cooperare cu furnizorii. În acest caz, documentele ar trebui să indice corect și scopul călătoriei directorului. Exemple:

• negociere cu SRL „Partener” cu privire la achiziționarea unui lot de bunuri „Lucru”;
• încheierea unui acord pentru achiziționarea de produse Pomoshnik LLC;
• achiziție de echipament „Mașină”;
• studiu de mostre ale produsului „Shtuka” de la Producer LLC.

Cum altfel poate fi formulat scopul călătoriei de afaceri a primei persoane a companiei? Exemple:

• formarea personalului;
• participarea la o expoziție, seminar, conferință" (vizitare evenimente legate de activitățile financiare și economice ale întreprinderii);
• dezvoltare profesională;
• stăpânirea noilor tehnologii;
• verificarea calității munciiunități.

Director de vânzări

În departamentele angajate în vânzarea de bunuri și servicii, scopul călătoriilor de afaceri, de regulă, este prescris în detaliu. Angajații primesc instrucțiuni detaliate în scris, care indică ce sarcini trebuie îndeplinite și ce indicatori cantitativi sunt atinși.

În primul rând, este stabilit obiectivul principal al călătoriei de afaceri a managerului de vânzări. Exemple:

• creșterea volumelor de vânzări în regiune;
• cercetare de piață;
• negocierea cu potențiali clienți.

Marea „mare” de lucru este împărțită în etape, în urma finalizării fiecăreia dintre care angajatul întocmește un raport scris. Managerului de vânzări i se oferă adesea următoarele „sub-obiective”:

• face vizite la clienți existenți conform programului de vizite;
• visitați potențialii clienți conform programului întâlnirii;
• adună informații despre o nouă piață pentru departamentul de marketing;
• visitați punctele de vânzare ale concurenților, efectuați o analiză comparativă.

Ingineri, personal de producție

Deplasările de afaceri ale acestor categorii de angajați sunt de lungă durată, deoarece sunt de obicei asociate cu asigurarea funcționării eficiente a utilajelor, liniilor automate, roboților.

Pentru ingineri și muncitori, este, de asemenea, foarte important să se formuleze corect scopul călătoriei în certificatul de călătorie. Exemple:

• instalare, reglare echipament;
• formarea angajaților responsabili pentru a lucra cu linia de producție;
• verificare, testare a funcționării mașinilor;
• reparații în garanție, service întreținere a dispozitivelor furnizate în baza Contractului nr. _ datat „_” _;
• lucrări de întreținere, întreținere echipamente.

Mulți ingineri merg în călătorii de afaceri pentru a comunica cu colegii și pentru a obține noi cunoștințe practice. Acesta este un scop foarte comun al unei călătorii de afaceri. Exemplu:

schimb de experiență cu dezvoltatorii de dispozitive „puternice”

Contabil

Contabilii-șefi călătoresc în alte orașe pentru a verifica calitatea muncii specialiștilor contabili, pentru a instrui angajații, a colecta informații și a rezuma activitățile financiare și economice ale companiei.

Un contabil obișnuit poate merge într-o călătorie pentru a-și îmbunătăți abilitățile, poate face schimb de experiență cu colegii, poate lua parte la o întâlnire.

Cum poate fi formulat scopul călătoriei de afaceri a unui contabil? Exemplu:

efectuarea unui audit intern, verificarea corectitudinii reflectarii in contabilitate a operatiunilor financiare si economice ale filialei

Orice alt scop al călătoriei care corespunde fișei postului contabilului este, de asemenea, acceptabil. Exemplu:

vizită la recepție

Lucrători agricoli

Fermierii, agronomii, operatorii de mașini, crescătorii de animale, crescătorii de păsări se confruntă cu nevoia de a pleca în călătorii de afaceri, poate mult mai des decât specialiștii „urbani”. Lucrând în zonele rurale, trebuie să fie în permanență în contact cu „civilizația”: să cumpere semințe, hrană pentru animale, să participe la expoziții de realizări ale economiei naționale, să se familiarizeze cu noile tehnologii și, în cele din urmă, să vândă produse întreprinderilor orașului și persoanelor fizice, piață. vizitatori.

În conformitate cu obiectivele unei anumite călătorii, se formulează scopul călătoriei de afaceri a lucrătorilor din agricultură. Exemple:

• cumpărare de îngrășăminte;
• obținerea documentației permisului;
• prezentarea unui proiect de investiții la o expoziție de specialitate;
• participarea la conferința fermierilor, schimb de experiență;
• achiziție de echipamente speciale;
• vând produse la târgul orașului;
• livrarea unui lot de mărfuri către fabrica SA „Client”.

Șofer

O altă categorie de lucrători a căror ocupație este asociată cu deplasări frecvente este șoferii. Sarcinile lor includ transportul angajaților companiei, bunuri, obiecte de valoare, documente.

Depinde de sarcina specifică cum să scrieți scopul călătoriei în ordine. Exemple de drivere:

• livrarea de bunuri către clientul nostru LLC (adresă);
• transportul directorului comercial;
• livrarea de bunuri și materiale, primirea facturilor.

Ce altceva ar putea arăta scopul călătoriei de afaceri a unui șofer? Exemple:

• achiziționarea de piese de reparații auto;
• diagnosticare programată a vehiculului;
• livraredocumentația originală a tranzacției.

Cercetator

Oameni de știință, cercetători, experți, teoreticieni din diverse industrii, profesori ai instituțiilor de învățământ secundar și superior merg în călătorii de afaceri pentru a participa la conferințe și concursuri, pentru a împărtăși experiențe, a studia surse unice, a vizita expoziții și muzee de specialitate, pentru a participa la activități arheologice. săpături.

Cum poate fi formulat scopul călătoriei de afaceri? Exemplu:

Colectarea de informații pentru lucrări științifice pe tema (nume)

Sau:

Examinarea documentației originale

Concluzie

Nu este deloc necesar să folosiți „termenii” standard care descriu de obicei scopul unei călătorii de afaceri. Exemplele facilitează doar procesul de alegere a cuvintelor „potrivite”. Experiența multor angajați demonstrează că formularea sarcinii poate fi gratuită.